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G-P. Ser global es posible.
El formulario W-8BEN representa el Certificado de condición de extranjero del beneficiario real para la retención y declaración de impuestos de los Estados Unidos (individuos). Cualquier persona que proporcione un servicio o producto para el mercado de EE. UU. pero que no viva allí probablemente esté familiarizada con las complejidades de pagar impuestos sobre la renta en más de un país.
Revisemos el propósito del formulario W-8BEN, su relación con los tratados fiscales de EE. UU. y cómo se compara con formularios similares.
¿Para qué se utiliza el formulario W-8BEN?
El formulario W-8BEN determina qué personas están sujetas a pagar una 30 porcentaje de tasa de impuesto sobre la renta sobre el monto bruto pagado por todos los ingresos obtenidos dentro de los EE. UU., incluidos los ingresos anuales y periódicos fijos y determinables (FDAP), que incluye:
- Interés
- Regalías
- Anualidades
- Renta
- Primas
- Compensación por servicios
- Pagos sustitutos, si corresponde
El propósito de los formularios W-8BEN también es establecer si las personas se consideran estadounidenses, lo que significa que son residentes o ciudadanos, y es necesario reclamar la propiedad de los ingresos a los que se refiere el formulario. El W-8BEN también le permitirá reclamar una exención fiscal o una tasa impositiva reducida si vive en un país que comparte un tratado fiscal existente con los EE. UU.
¿Quién debe presentar un formulario W-8BEN?
El beneficiario real es el nombre que se le da a las personas que, según la legislación fiscal de los EE. UU., deben pagar impuestos sobre sus ingresos brutos. Ya sea que el pago se entregó directamente al beneficiario real o pasó a través de otro agente o conducto en nombre del beneficiario real, todas las personas que recibieron el pago deben presentar una declaración si son el beneficiario final. Las personas que firman los formularios W-8BEN suelen ser extranjeros no residentes (NRA).
Todos aquellos que pagan ingresos a individuos no estadounidenses, conocidos como agentes retenedores de los EE. UU., son responsables de retener impuestos de los ingresos que pagan en la fuente de esos ingresos antes de pagar al individuo. El incumplimiento por parte del retenedor podría resultar en pagos atrasados o multas adicionales. Si su impuesto es elegible para la retención de múltiples agentes de retención, solo necesita ser retenido una vez.
1. Para quienes reciben formularios y retienen el impuesto sobre la renta
Usted es responsable de determinar si el formulario que recibe es preciso y legítimo, según su leal saber y entender. Las posibles señales de alerta para detectar incluyen:
- Información incompleta
- Escritura ilegible
- Sin firma o firma inexacta en la parte inferior del formulario
- La información es inconsistente con la información conocida o registrada
- Tiene otras razones para creer que la información es falsa
Si el formulario que recibió tiene información inexacta o incompleta, puede considerarlo válido si la información no tiene importancia y tiene la documentación adecuada para complementar la información que falta. Por ejemplo, si el individuo se olvidó de llenar la fecha con la firma, puede fecharla en el día que la recibe y considerarla válida a partir de ese momento.
Si está reteniendo el impuesto sobre la renta en nombre de la persona, no debe enviar el formulario al Servicio de Impuestos Internos (IRS) cuando lo reciba. En su lugar, el formulario debe almacenarse de forma segura en sus registros durante el tiempo que sea necesario para determinar su responsabilidad. en la sección 1461, sección 1474, o la sección 1.1471-4(c)(2)(iv) de las Regulaciones.
¿Qué son los tratados fiscales?
Si un país tiene un tratado fiscal con los EE. UU., significa que los residentes en ambos países pueden ser elegibles para reducción de impuestos, créditos o exenciones por los ingresos obtenidos en su país de residencia. Por ejemplo, si vive en Canadá, un país con un tratado fiscal con los EE. UU., y obtiene ingresos en los EE. UU., reclamará beneficios como NRA durante la temporada de presentación de impuestos. Las personas físicas están obligadas a pagar el impuesto sobre la renta de la misma manera, sin tasas reducidas, si viven en un país sin un tratado fiscal existente.
Los tratados fiscales no se aplican a situaciones de doble residencia, cuando las personas son residentes legales de más de un país, pero los residentes duales aún pueden ser elegibles para recibir algunos beneficios de tratados fiscales, según su ubicación.
Algunos tratados fiscales tienen una cláusula de salvaguardia para evitar que los ciudadanos o residentes de los EE. UU. aprovechen el tratado fiscal para evitar impuestos sobre sus ingresos en el país.
1. ¿Qué países tienen un tratado fiscal con los EE. UU.?
Los siguientes países tienen actualmente un tratado fiscal vigente con los EE. UU.:
- Armenia
- Australia
- Austria
- Azerbaiyán
- Bangladesh
- Barbados
- Bielorrusia
- Bélgica
- Bulgaria
- Canadá
- China
- Chipre
- República Checa
- Dinamarca
- Egipto
- Estonia
- Finlandia
- Francia
- Georgia
- Alemania
- Grecia
- Hungría
- Islandia
- India
- Indonesia
- Irlanda
- Israel
- Italia
- Jamaica
- Japón
- Kazajistán
- Corea
- Kirguistán
- Letonia
- Lituania
- Luxemburgo
- Malta
- México
- Moldavia
- Marruecos
- Países Bajos
- Nueva Zelanda
- Noruega
- Pakistán
- Las Filipinas
- Polonia
- Portugal
- Rumania
- Rusia
- Eslovaquia
- Eslovenia
- Sudáfrica
- España
- Sri Lanka
- Suecia
- Suiza
- Tayikistán
- Tailandia
- Trinidad
- Túnez
- Türkiye
- Turkmenistán
- Ucrania
- Reino Unido
- Uzbekistán
- Venezuela
Cada país tiene sus propios requisitos de umbral de ingresos para la tributación, y esos porcentajes suelen cambiar. Las calificaciones específicas dentro de los tratados fiscales también están sujetas a cambios: manténgase informado sobre las leyes en su país de residencia y ajuste sus finanzas y formularios de impuestos en consecuencia.
Cómo presentar formularios W-8BEN
Necesitará la siguiente información para completar el formulario:
- tu nombre legal
- Tu fecha de nacimiento, escrita en el formato mm-dd-aaaa
- Su país de ciudadanía
- Su dirección permanente en su país de residencia
- Su dirección postal si es diferente de su dirección permanente
- Su número de seguro social (SSN) o número de identificación fiscal (TIN), incluido su TIN internacional cuando corresponda
- El nombre de su país de residencia elegible para los beneficios del tratado fiscal, si corresponde
- Toda la información financiera relevante, incluidos los ingresos y los montos de pagos anteriores
Es posible que se requieran disposiciones adicionales especiales si usted es un estudiante o investigador que opera con una beca o a través de un fondo de becas. Un experto en impuestos puede guiarlo a través de estas instrucciones W-8BEN. Si presentó un formulario W-8BEN anterior, es posible que pueda usar la información de este para completar su nuevo formulario más rápido, suponiendo que la información permanezca actualizada y relevante.
1. Asegurar que la información sea precisa
Toda la información enviada debe ser exacta y estar actualizada. Tú tienes30 dias para cambiarsu información de declaración e ingresos si experimenta un cambio en las circunstancias, como mudarse a un país sin un tratado fiscal existente de uno con beneficios de tratados fiscales. Ya no es necesario que envíe este formulario y no está sujeto a la tasa de retención si se convierte en ciudadano estadounidense después de enviarlo, pero debe presentar esos cambios.
2. Firme y feche el formulario
Se requiere su firma y la fecha de la firma. Si presenta su declaración directamente a través de un sitio web del IRS, no puede usar una firma electrónica, pero algunas agencias de procesamiento de terceros pueden aceptarlas.
Nunca firme formularios en papel con lápiz o marcador. El IRS prefiere bolígrafos de tinta azul o negra porque son fáciles de leer y no se desvanecen ni manchan.
3. Enviarlo a la parte solicitante
No envía su W-8BEN al IRS con su declaración de impuestos. En cambio, la persona o entidad que requiere su retención de impuestos W-8BEN, como una sociedad o la persona que le paga, se lo solicitará formalmente. Si les entrega el formulario antes de que le paguen por su producto o servicio, no tendrán que retener el 30 por ciento, o tasas similares.
Puede reclamar varios formularios para cada tipo de ingreso relevante, pero debe usar formularios separados por agente y fuente de ingresos.
4. Guarde una copia para sus archivos
Guarde siempre una copia de los documentos fiscales de cada mes, trimestre o año. Asegúrese de hacer una copia después de haber firmado y fechado el formulario oficial, luego anote la fecha en que lo envió a la parte solicitante. Es posible que necesite esta información más adelante cuando presente sus impuestos o si necesita proporcionar evidencia de que intentó enviar el formulario si la parte nunca lo recibe.
Puede ver, descargar e imprimir un Copia en PDF del formulario W-8BEN en el sitio web del IRS. Si envía varios formularios W-8BEN a varios solicitantes, conserve una copia de cada uno con el nombre de la parte indicada y la fecha en que se los envió.
¿Cuál es la diferencia entre los formularios de impuestos W-8BEN y W-8BEN-E?
El W-8BEN-E también hace referencia al Certificado de condición de extranjero del beneficiario final para la retención y declaración de impuestos de los Estados Unidos, pero se aplica a entidades internacionales en lugar de a individuos. Si opera una empresa fuera de los EE. UU. que genera ingresos en los EE. UU., también está sujeto a una 30 porcentaje de tasa de retención. Debe presentar formularios para todos los ingresos relevantes con información precisa y actualizada, o estará sujeto a pagos atrasados y posibles multas. Puede reclamar una reducción, un crédito o una exención si su entidad se encuentra en un país con tratado fiscal.
El formulario W-8BEN-E también determinará:
- El estado fuera de los EE. UU. de su entidad
- El beneficiario final de la entidad
- La categoría de su entidad según la Ley de Cumplimiento Tributario de Cuentas Extranjeras
Debido a que los ingresos de la entidad suelen ser más complejos que los ingresos de fuentes individuales, su mejor opción es trabajar con un profesional familiarizado con la situación financiera de su entidad y los países en los que opera. Las entidades no pueden usar formularios W-8BEN para enviar su información fiscal y las personas no deben enviar su información en un formulario W-8BEN-E. El no utilizar los documentos correctos podría causar demoras.
W-8BEN frente a otros formularios W-8
El IRS tiene varios formularios W-8, cada uno de los cuales se aplica a diferentes tipos de escenarios de retención de impuestos fuera de los EE. UU. Además de W-8BEN y W-8BEN-E, existen:
- Formulario W-8IMY: El Certificado de Intermediario Extranjero, Entidad Transversal Extranjera o Ciertas Sucursales de EE. UU. para la Retención y Declaración de Impuestos de los Estados Unidos certifica si una persona o entidad recibió pagos sujetos a retención de una persona física o entidad transfronteriza fuera de los EE. UU. Las entidades de flujo continuo no están sujetas al impuesto sobre la renta de sociedades. Este formulario no se aplica a los beneficiarios reales como los formularios anteriores, solo a los intermediarios.
- Formulario W-8EXP: El Certificado de Gobierno Extranjero u otra Organización Extranjera para la Retención y Declaración de Impuestos de los Estados Unidos es para aquellos que desean reclamar una reducción o exención de impuestos cuando son elegibles bajo códigos específicos del IRS 115(2), 501(c), 892, 895, o 1443(b). Esto generalmente incluye gobiernos no estadounidenses y organizaciones exentas de impuestos. La presentación incorrecta de este formulario en lugar del W-8BEN podría resultar en una retención de impuestos.
- Formulario W-8ECI: El Certificado de Solicitud de Exención de Retención de Personas Extranjeras sobre los Ingresos Efectivamente Relacionados con la Realización de un Comercio o Negocio en los Estados Unidos se aplica a todas las personas que operan un negocio o servicio comercial dentro de los Estados Unidos y obtienen ingresos de esas fuentes. Si gana Ingresos Efectivamente Conectados (ECI), no está sujeto a la 30 porcentaje de retención de impuestos que puede aplicarse a otras áreas de su operación, como el alquiler, que no están relacionadas con su ECI. En su lugar, se le grava con una tasa graduada o la tasa más baja según el tratado fiscal de su país de residencia, si corresponde.
Trabajar con asesores fiscales profesionales y una plataforma global de empleo como Globalization Partners es la manera más fácil de mantenerse informado sobre los documentos fiscales que debe solicitar, presentar y enviar al IRS. Un profesional de impuestos puede ayudarlo a determinar cada uno de sus estados impositivos válidos, según su país y la estructura de su empresa.
Estos profesionales también pueden ayudarlo a administrar a sus empleados internacionales al ayudarlo en la preparación de documentos fiscales y mantenerlo actualizado sobre las leyes laborales cambiantes de cada región que podrían afectar los impuestos para su empresa.
Formularios W-8 frente a formularios W-9
Mientras que los formularios W-8 se aplican a personas y entidades no estadounidenses que generan ingresos basados en los EE. UU., los formularios W-9 se aplican a empresas, contratistas y entidades similares que operan bajo la ley de los EE. UU. Estos formularios se consideran envíos de formularios informativos y no vencen como los formularios W-8.
¿Por cuánto tiempo es válido un W-8BEN?
Su formulario W-8BEN es efectivo para estatus internacional a partir de la fecha en que lo firma y finaliza el último día del tercer año calendario siguiendo. Se aplican algunas situaciones y excepciones, incluido un cambio en las circunstancias que podría hacer que la información que ha presentado sea incorrecta o desactualizada.
El formulario seguirá siendo válido hasta la fecha de vencimiento del W-8BEN o hasta que cambien sus circunstancias, como actualizar su ciudadanía.
Soluciones de nómina comercial y cumplimiento tributario de Globalization Partners
Expandirse a nuevos mercados y diversificar sus flujos de ingresos son solo algunas formas de hacer crecer su empresa con éxito, pero cumplir con las leyes fiscales cambiantes de cada país puede ser un desafío costoso y lento. Trabajar con empleados internacionales también significa que su empresa es responsable de retener todos los impuestos pertinentes exigidos por las leyes fiscales de cada país.
Si es responsable de pagar o retener impuestos sobre la renta según el formulario W-8BEN o W-8BEN-E, solicitar una propuestade Globalization Partners . Nuestra plataforma global de empleo respaldada por expertos ayudará con servicios de nómina internacional y asistencia para el cumplimiento tributario en más de 185 países de todo el mundo. Aproveche nuestra tecnología impulsada por IA para agilizar el proceso de recopilación de formularios requerido para todos los empleados internacionales.
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ESTA INFORMACIÓN ES PARA FINES INFORMATIVOS SOLAMENTE Y NO CONSTITUYE ASESORAMIENTO LEGAL O FISCAL. Siempre debe consultar y confiar en su(s) propio(s) asesor(es) legal(es) y/o fiscal(es). Globalization Partners no brinda asesoramiento legal o fiscal y la información no se adapta a las situaciones específicas de su empresa o su fuerza laboral. Globalization Partners no hace representaciones ni garantías con respecto a la precisión, integridad o actualidad de esta información. Globalization Partners no tendrá ninguna responsabilidad derivada de la información o en relación con ella, incluida cualquier pérdida causada por el uso o la confianza en la información.
