Puntos clave
- Forma W-8BEN definida: La forma W-8BEN es empleada por personas fuera de EE. UU. para certificar su estatus y cerciorar la correcta retención fiscal sobre los ingresos de origen estadounidense.
- Propósito del W-8BEN: Verifica el estatus, determina la elegibilidad para los beneficios del tratado fiscal e identifica a las personas sujetas a un impuesto del 30% sobre los ingresos estadounidenses.
- Garantizar el cumplimiento fiscal: Emplear correctamente el Formulario W-8BEN es importante para las compañías estadounidenses al documentar el estatus extranjero de personas fuera de EE. UU. beneficiarios individuales y la aplicación de normas de retención e reporte del IRS para ciertos pagos no relacionados con Sueldo, incluyendo algunos pagos a entidades no estadounidenses. Contratistas independientes.
- Beneficios del tratado fiscal: Las personas de países que tienen un tratado fiscal con EE. UU. pueden ser elegibles para reducciones o exenciones fiscales sobre ingresos de origen estadounidense.
La contratación global sigue creciendo a medida que las compañías buscan talento más allá de sus fronteras, y muchos profesionales están igualmente interesados en trabajar para empleadores internacionales. Según G-P investigación, la mayoría de los empleados prefieren trabajar para una compañía global. A medida que las compañías se expanden internacionalmente, asumen responsabilidades fiscales y de cumplimiento normativo adicionales.
Una de esas responsabilidades puede implicar recoger el Formulario W-8BEN de personas no estadounidenses elegibles. individuos para cerciorar de que se aplique la retención correcta de impuestos estadounidenses. Ya sea que amplies tu fuerza de trabajo con la ayuda de una entidad empleadora de registro (Plataforma global de empleo (Employer of Record)) o contrates directamente a talentos internacionales, entender cómo funcionan los Formularios W-8BEN es importante. Esta guía explica quién completa el formulario, cuándo se necesita y qué deben saber los empleadores.
¿Qué es un Formulario W-8BEN?
El Formulario W-8BEN es un formulario del IRS empleado por entidades no estadounidenses. individuos para certificar a sus personas que no son estadounidenses, y, cuando corresponda, reclamar una tasa de retención reducida o una exención bajo un tratado impuesto sobre los ingresos para ciertos ingresos de origen estadounidense.
Se puede aplicar a personas no estadounidenses, incluidos algunos contratistas independientes internacionales y freelancers que reciben pagos de origen estadounidense, que entreguen el Formulario W-8BEN a la compañía estadounidense que les paga. La documentación correcta puede depender del tipo y fuente de ingresos y de si se está reclamando un beneficio por tratado.
¿Para qué se usa el Formulario W-8BEN?
Según las normas estadounidenses sobre la obtención fiscal, la compensación por servicios prestados completamente fuera de EE. UU. es un ingreso de origen extranjero y no está sujeta al impuesto federal estadounidense sobre los ingresos retención. Recopilar un Formulario W-8BEN válido ayuda a documentar el estatus extranjero del contratista en los registros de la compañía.
Si los servicios se prestan en EE. UU., o si la fuente de los ingresos no está clara, el análisis de retención cambia. Los pagos de origen estadounidense a personas extranjeras pueden estar sujetos a retención, a menudo a un tipo del30%, salvo que se aplique una exención o una tasa reducida del tratado y se proporcione la documentación adecuada.
El Formulario W-8BEN se aplica comúnmente a ciertos tipos de ingresos de origen estadounidense, incluyendo:
- Interés
- Dividendos
- Regalías
- Alquileres y anualidades
- Primas
- Pagos sustitutivos, si procede
¿Qué son los tratados fiscales?
Los tratados fiscales son acuerdos entre dos países que:
- Ayuda a asignar derechos fiscales
- reducir doble gravamen
- Establecer normas más claras para los ingresos transfronterizos, la residencia y las obligaciones de retención.
Por ejemplo, según las normas fiscales nacionales de EE. UU., los ingresos relacionados con un comercio o negocio estadounidense se gravan netamente a los tipos impositivos estándar graduados de EE. UU. Los tratados fiscales pueden afectar entonces cómo se gravan ciertos tipos de ingresos transfronterizos, dependiendo del tratado y de la elegibilidad del contribuyente.
Según el tratado fiscal EE. UU.–Canadá, los residentes fiscales con base en Canadá que obtengan ingresos elegibles de origen estadounidense pueden reclamar una tasa reducida o una exención de retención estadounidense proporcionando la documentación adecuada del IRS al pagador estadounidense. Estos mecanismos de tratados ayudan a reducir o aliviar el doble gravamen, a menudo limitando la retención en el país de origen o permitiendo créditos fiscales en el país de residencia.
Cuando una persona califica como residente fiscal tanto de EE. UU. como de otro país según la legislación interna de cada país, el tratado aplicable de impuesto sobre los ingresos puede establecer reglas de "desempate" para determinar la residencia de la persona a efectos del tratado. Estas normas consideran factores como:
- donde la persona tiene un hogar permanente
- donde sus relaciones personales y económicas son más estrechas
- donde tienen un hogar habitual.
Establecer residencia bajo tratado en un país puede permitir que las personas elegibles reclamen beneficios por tratado y reduzcan el doble gravamen, sujeto a los términos específicos del tratado y a cualquier limitación, como la cláusula de salvación de tratado de EE. UU.
Países con tratados de impuesto sobre los ingresos de EE. UU.
Estados Unidos mantiene tratados de impuesto sobre los ingresos con muchos países, incluidos socios comerciales como Canadá, Reino Unido, Alemania, Japón, Francia, Australia, India y México.
Dado que el estatus de tratado afecta directamente a las obligaciones de retención, los pagadores estadounidenses deben consultar la lista oficial de Tratados Fiscales de Estados Unidos de la A a la Z del IRS y trabajar con un especialista internacional en impuestos o empleo para confirmar:
- Disponibilidad actual de tratados
- Requisitos de documentación
- Tasas aplicables.
Los tratados fiscales pueden cambiar con el tiempo. Para los empleadores que contratan internacionalmente, es importante mantener informados sobre las leyes en evolución en el país de destino. Herramientas artificiales como G-P Gia™ — agente global de Recursos Humanos basado en inteligencia artificial de G-P— pueden ofrecer asesoramiento experto sobre leyes laborales globales en 50 países y en todos 50 estados de EE. UU., reduciendo el costo y el tiempo de cumplimiento hasta en un 95%.
¿Quién proporciona el formulario W-8BEN?
El formulario correcto del IRS depende de:
- El tipo de beneficiario
- Tipo de ingresos
- donde se realizan servicios
- si se está reclamando alivio del tratado.
Según el IRS, un empleado debe entregar el Formulario W-8BEN al agente o pagador de retención si es un extranjero no residente que es el titular beneficiario de una cantidad sujeta a retención. Tienen que presentar el Formulario W-8BEN cuando se lo aplicar el agente de retención, ya sea que reclamen una tasa reducida o una exención de la retención. Un W8BEN puede completar y entregar al agente de retención o administrador de acciones del otorgante.
Al contratar contratistas extranjeros, las compañías estadounidenses aplicar el Formulario W-8BEN durante la incorporación o antes de pagar la primera factura.
Las compañías tienen que recopilar y verificar la exactitud y legitimidad de los formularios que reciben. El formulario W-8 puede seguir siendo válido con errores menores. Si la fecha falta en la firma, la entidad empleadora puede agregar la fecha al recibir y considerarla válida a partir de ese momento.
¿Quién necesita rellenar el formulario W-8BEN?
El Formulario W-8BEN es rellenado por extranjeros no residentes (NRAs). Las compañías estadounidenses que pagan a otros países las personas deben recoger el Formulario W-8BEN de contratistas internacionales o beneficiarios individuales que cumplan los siguientes criterios:
- No son estadounidenses. ciudadanos o residentes (NRA).
- Trabajan para una compañía estadounidense u obtienen ingresos de origen estadounidense.
- Reclaman beneficios de tratados fiscales o una reducción de la retención.
- Obtienen ingresos fijos o periódicos procedentes de EE. UU.
¿Quién es responsable de retener el impuesto sobre los ingresos?
Las compañías que pagan ingresos a entidades no estadounidenses los residentes fiscales, conocidos como agentes de retención de EE. UU., son responsables de los impuestos de retención en la fuente antes de pagar al individuo. El incumplimiento adecuado puede conllevar sanciones o multas por incumplimiento. Si hay varios agentes de retención implicados, el impuesto solo debe retener una vez a los propietarios de los ingresos.
Si la entidad empleadora es retención impuesto sobre los ingresos en nombre de la persona, no envíes el formulario a la Agencia Tributaria al recibirlo. Necesitan almacenar el formulario de forma segura en sus registros durante el tiempo necesario para determinar su responsabilidad.
Si la información cambia y convierte el W-8BEN incorrecto, el agente de retención estadounidense debe presentar un nuevo formulario. Es buena práctica mantener actualizados tus formularios W-8BEN y responder con prontitud cuando el pagador aplicar un formulario actualizado.
Cómo rellenar el Formulario W-8BEN
Al completar el Formulario W-8BEN, las personas deben seguir las instrucciones del IRS. La forma incluye tres partes principales:
- Identificación del Beneficiario Beneficiario
- Reclamación de beneficios del tratado fiscal
- Certificación.
En la Parte I, la persona proporciona información identificativa como:
- Nombre legal completo
- País de ciudadanía
- Dirección de residencia permanente
- Dirección postal si es diferente
- Número de identificación fiscal extranjero cuando sea necesario,
- Número de identificación de contribuyente estadounidense cuando sea necesario
- fecha de nacimiento en formato MM-DD-YYYY.
La dirección de residencia permanente debe ser la dirección de residencia permanente de la persona en el país donde declara residir para efectos del impuesto sobre los ingresos. No puede ser un caso de libertad condicional. Dirección de caja o de cuidado.
Si procede, la persona completa la Parte II para reclamar los beneficios del tratado identificando:
- su país de residencia fiscal
- El artículo del tratado correspondiente
- la tasa de retención reducida o exención aplicable.
La persona debe completar la Parte III certificando y firmando el formulario.
Formulario W-8BEN no pide:
- Historial de ingresos
- Datos bancarios
- Registros de pagos
- Información previa sobre declaraciones de impuestos.
¿Hay otros formularios W-8 ?
Sí. El IRS dispone de varios formularios W-8 para diferentes tipos de documentos no estadounidenses. escenarios de retención de impuestos. Incluyen:
- Formulario W-8BEN-E para personas no estadounidenses. entidades o entidades internacionales, en lugar de individuos
- Formulario W-8IMY: Empleado por intermediarios extranjeros, entidades de flujo extranjero y ciertas sucursales estadounidenses para certificar su estatus al recibir pagos en nombre de otras personas o como intermediarios, en lugar de como propietarios beneficiarios de los ingresos
- Forma W-8EXP: Empleado por ciertas entidades extranjeras que califican —incluidos gobiernos extranjeros, bancos centrales emisores extranjeros, organizaciones internacionales, organizaciones exentas de impuestos extranjeras, fundaciones privadas extranjeras y gobiernos de posesiones estadounidenses— para certificar su estatus y reclamar una exención o reducción de la retención fiscal estadounidense cuando corresponda
- Formulario W-8ECI: Empleado por personas fuera de EE. UU. individuos o entidades para certificar que los ingresos que obtienen están efectivamente relacionados con el comercio o los negocios en EE. UU. Cuando se entrega un Formulario W-8ECI válido, el agente de retención no retiene el impuesto estándar del 30% en la fuente sobre esos ingresos efectivamente conectados, porque el ECI se declara en una declaración de la renta estadounidense y se grava sobre una base neta a los tipos aplicables en EE. UU.
Formularios W-8 vs. Formularios W-9: ¿Cuál es la diferencia?
Los formularios W-8 son usados por los que no son estadounidenses. Individuos y entidades para certificar a personas no estadounidenses. y, cuando proceda, reclamar beneficios de tratados u otras exenciones de retención para ciertos pagos de origen estadounidense. El Formulario W-9 es empleado por personas estadounidenses, incluidos ciudadanos estadounidenses, residentes extranjeros y entidades nacionales, para proporcionar un número de identificación de contribuyente y una certificación al solicitante.
Tanto los formularios W-8 como W-9 se entregan al solicitante o pagador para fines de registro, retención y declaración fiscal. No se presentan directamente ante la Agencia Tributaria por parte del beneficiario. El Formulario W-9 generalmente no caduca, pero el beneficiario debe presentar un formulario actualizado si su nombre, clasificación fiscal, número de identificación fiscal, estatus FATCA u otra información certificada cambia.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es el Formulario W-8BEN y para qué se emplea?
El Formulario W-8BEN es un formulario fiscal del Servicio de Impuestos Internos empleado por entidades no estadounidenses. Personas para certificar su estatus de no residente y declarar correctamente las retenciones fiscales.
¿Cómo funcionan los beneficios del tratado fiscal en el Formulario W-8BEN?
El W-8BEN puede confirmar el estatus del no residente como ciudadano de un país con un tratado fiscal estadounidense. Esto permite posibles beneficios y/o reducciones conforme a los distintos tratados fiscales.
¿Cuándo debería una compañía estadounidense aplicar un W-8BEN a un contratista?
Una compañía estadounidense debería aplicar un W-8BEN completado a cualquier otro de EE. UU. contratista independiente antes de realizar cualquier pago que pueda estar sujeto a retención estadounidense.
¿Cómo afecta un W-8BEN a la retención de los pagos contratistas en EE. UU.?
El W-8BEN permite a las compañías rendir cuentas de la retención y de cualquier reducción o beneficio que pueda aplicar al contratista debido a tratados fiscales. Sin un BEN W-8, una compañía debe confiar en la retención impagada del IRS.
¿Presentas el Formulario W-8BEN al IRS o al pagador?
El W-8BEN deben presentar al pagador, no al IRS.
