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Chez G-P, notre Global Employment Platform™ (plateforme d’embauche internationale), leader du secteur, aide les entreprises à libérer tout leur potentiel en constituant des équipes internationales hautement qualifiées en quelques jours au lieu de quelques mois. Mais comment le personnel du monde entier peut-il collaborer de manière optimale ? Nous discutons ici des opportunités — et des défis — pour atteindre le type de croissance internationale et de succès que nous pouvons tous partager.
G-P. Le monde à portée de main.
Selon le Bureau of Labor Statistics des États-Unis, 37 pourcentage d'emplois peut être effectué entièrement à distance. À présent, 63 % des entreprises devraient passer au travail à distance dans un proche avenir. Avec la popularité croissante du travail hors bureau, il n'est pas étonnant que tant d'entreprises passent à des modèles de travail à distance.
Bien que le passage au travail à distance ait eu des résultats positifs pour les entreprises du monde entier, la mise en œuvre réussie de ce changement nécessite davantage que l'envoi d'employés hors du bureau. La transition du travail à domicile nécessite une préparation approfondie, appelant à la création de politiques de travail à distance, de stratégies de rétention des employés, de programmes de formation, etc.
Passer au travail à distance ne doit pas être difficile. Grâce à ce guide complet, vous apprendrez à adapter rapidement votre entreprise aux conditions de travail à distance.
Pourquoi passer au travail à distance maintenant ?
Le début de la nouvelle décennie a entraîné un changement sans précédent dans la façon dont les entreprises travaillent, et ces dernières années se sont révélées particulièrement précieuses pour favoriser la transition vers le travail à distance. Dans 2020, approximativement 71 pourcentage d'employés travaillé à domicile. Grâce à cette transition rapide, les entreprises et leurs employés ont appris ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans le monde du travail à distance.
Bien que le « travail à distance » soit largement associé au travail à domicile, il va au-delà de cela. Des études ont montré que 22 pourcentage de travailleurs déplacés dans différentes villes tout en travaillant pour la même entreprise, tout en 17 % ont déménagé ou prévoient de déménager dans un autre pays pour travailler pour la même organisation. Le passage au travail à distance permet aux entreprises d'embaucher des employés dans tout le pays et même dans le monde.
D'autres informations que les entreprises ont tirées de la récente transition vers le travail à distance incluent des vues sur l'environnement de bureau. Les statistiques sur le travail à distance indiquent que 65 % des travailleurs ont déclaré ils n'avaient pas besoin d'un environnement de bureau pour rester productifs, bien au contraire. Soixante-quinze pour cent des personnes qui travaillent à domicile ont déclaré le faire parce qu'il y a moins de distractions qu'au bureau.
Les avantages du passage au travail à distance
Que vous recherchiez une transition du travail à domicile par choix ou par nécessité, il y a de nombreux aspects à célébrer. Le passage au travail à distance s'est avéré bénéfique à la fois pour les employeurs et leurs employés, ce qui a entraîné de meilleurs résultats pour les entreprises dans leur ensemble.
1. L'équilibre travail-vie
Lorsqu'on leur a demandé quels aspects de leur travail contribuent à une expérience de travail positive, 50 % de télétravailleurs a cité un bon équilibre travail-vie personnelle comme un facteur primordial.
Travailleurs qui connaissent un bon équilibre travail-vie personnelle montrer une plus grande santé et bien-être, une plus grande satisfaction au travail, de meilleures compétences organisationnelles, de meilleures réalisations d'objectifs et un bonheur familial amélioré. Cela signifie une meilleure performance au travail, une rotation réduite et moins de retards et d'absences pour les employeurs.
2. La productivité
Des études montrent que jusqu'à 40 % de télétravailleurs sont plus productifs que ceux du bureau. Cette productivité accrue est due à moins de distractions, à un plus grand confort et à l'absence de stress lié aux déplacements. Des taux de productivité plus élevés se traduisent par une plus grande production pour les entreprises, ce qui entraîne une augmentation de la production économique pour la même quantité de travail.
3. Espace de bureau :
En raison de l'augmentation du travail à distance, les cadres auront probablement besoin de moins d'espace de bureau dans les années à venir et pourraient regrouper l'espace de bureau en un seul lieu d'affaires de premier ordre. Ces dépenses immobilières réduites peuvent faire économiser aux organisations moyenne de USD 11 000 par navetteur à mi-temps annuellement.
4. Accès aux talents :
Les individus recherchent des avantages tels que l'équilibre travail-vie personnelle, la satisfaction au travail et la flexibilité lorsqu'ils recherchent la carrière idéale. Parce que le travail à domicile s'est avéré offrir ces avantages, les entreprises qui offrent des opportunités de travail à distance sont plus susceptibles de capturer et de retenir les meilleurs talents que celles qui ne le font pas.
Se préparer aux défis du travail à distance
Bien que les entreprises qui passent au travail à distance puissent s'attendre à voir de nombreux avantages, elles ne seront probablement pas sans défis. Bien qu'il soit tout à fait normal de rencontrer des obstacles au début d'un changement considérable, il est important de savoir quels sont les obstacles potentiels à surveiller avant de rechercher des opportunités de travail à domicile.
Certains des défis les plus courants liés au passage au travail à distance incluent :
- Confiance de l'employeur : Parce que le travail à distance supprime l'élément d'interaction en face à face, certains superviseurs craignent que les employés ne travaillent pas aussi dur qu'ils le feraient au bureau.
- Gestion de l'information: Certains travailleurs à distance éprouvent des difficultés à localiser les informations et à accéder aux réponses à leurs questions en dehors du bureau.
- Communication: Il est courant que les employés distants aient du mal à communiquer avec les managers et les collègues lorsqu'ils travaillent à domicile. Certains travailleurs ont même l'impression que leurs gestionnaires à distance ne comprennent pas leurs besoins ou ne fournissent pas le soutien ou l'aide nécessaires pour faire le travail.
- Employee disengagement: Il peut être facile pour les employés de subir des distractions à la maison qu'ils n'auraient pas sur le lieu de travail, comme les exigences de la maison et de la famille. Ces interruptions peuvent amener les individus à se désengager de leur travail.
- Différences géographiques : L'un des plus grands défis du travail à distance pour les entreprises mondiales est de travailler sur différents fuseaux horaires. Le fait d'avoir des employés à l'étranger peut rendre la planification et la collaboration plus difficiles.
L'importance d'une politique de travail à distance
Une politique de travail à distance est un ensemble de lignes directrices pour les employés conçu pour faciliter le processus de travail à domicile afin de promouvoir une meilleure productivité et un meilleur engagement. Une politique de travail à distance détaillée et simple permet aux employés de mieux comprendre les attentes de votre entreprise en matière de travail à domicile tout en rationalisant la communication, en améliorant le processus d'intégration et même en attirant les meilleurs talents.
Chaque politique de travail à distance doit inclure les informations suivantes pour obtenir les meilleurs résultats :
1. Attentes de performances
Il est essentiel que vos employés sachent ce que vous attendez d'eux en termes de performance, de productivité et de qualité de travail. Lorsque les individus savent comment vous prévoyez de mesurer les résultats à l'avenir, ils sont plus susceptibles de respecter les attentes en matière de performances.
Vous pouvez compléter la compréhension de vos employés de la politique de l'entreprise en leur fournissant les outils et les ressources dont ils auront besoin pour réussir, y compris des informations sur les heures de travail et les exigences de sortie.
2. Clarté des communications
Étant donné que le travail à distance peut brouiller les lignes de communication, votre politique doit spécifier comment les employés peuvent communiquer entre eux pour obtenir les meilleurs résultats. Décrivez comment les réunions se dérouleront à distance et quelles plateformes ils utiliseront pour participer.
Vous pouvez également expliquer les outils de communication disponibles à vos employés et fournir une forme de communication d'urgence en cas de panne de courant et de difficultés techniques.
3. Utilisation de l'équipement
Votre politique de travail à distance doit approfondir les types d'équipements utilisés par votre entreprise, quels appareils sont nécessaires pour quel rôle et si vous fournirez ces outils aux employés. Si vos travailleurs doivent acheter l'équipement eux-mêmes, votre entreprise les remboursera-t-elle pour les achats ?
Assurez-vous également d'expliquer comment utiliser chaque type d'équipement et d'inclure toutes les ressources qui peuvent aider à leur compréhension.
4. Les droits des employés
Vos employés doivent être informés de leurs droits lorsqu'ils travaillent à distance pour votre entreprise. Par exemple, votre politique de travail à distance doit détailler l'heure à laquelle les employés doivent se connecter pour travailler, le nombre d'heures de pause-repas qui leur sont allouées et comment demander des jours de congé. La description de ces droits devrait éliminer la confusion et prévenir les malentendus.
5. Gestion de la paie
La paie sera probablement l'un des principaux aspects du travail sur lequel vos employés se poseront des questions. Votre politique de travail à distance doit expliquer qui gère la paie - que ce soit votre entreprise ou un employeur officiel (EOR) - la fréquence des paiements et le montant des paiements. Vous pouvez également inclure des informations sur la personne à contacter si les travailleurs ont des questions concernant la paie.
Comment terminer la transition vers le travail à distance
Avant que votre entreprise ne puisse complètement passer au travail à distance, vous devrez suivre certaines étapes pour assurer une transition réussie.
1. Informez vos employés
Avant de passer au travail à distance, la première chose à faire est d'informer vos employés que le changement est en cours. Faites-leur savoir quand le changement aura lieu et comment ils peuvent s'y préparer. Définissez si vos employés seront entièrement à distance ou s'ils auront la possibilité de travailler à la fois au bureau et à l'extérieur et expliquez comment l'une ou l'autre situation fonctionnera.
Donnez à vos employés la possibilité de poser toutes leurs questions sur la nouvelle structure. Donnez accès à la nouvelle politique sur le travail à distance et aux autres ressources dont ils auront besoin pour faciliter la transition.
2. Formez vos employés distants aux mesures de sécurité
Le passage au travail à distance s'accompagne d'un besoin encore plus grand de sécurité des données. Minimisez les risques en enseignant à vos employés les mesures à prendre lorsqu'ils travaillent à domicile et comment identifier et atténuer les cybermenaces.
Envisagez de mettre en œuvre les sujets suivants dans votre formation à la cybersécurité pour les télétravailleurs :
- Failles de sécurité: Vous pouvez armer vos employés contre les failles de sécurité en leur apprenant à reconnaître les menaces, telles que les logiciels malveillants, le phishing et les attaques par mot de passe, et ce qu'il faut faire lorsqu'ils rencontrent une faille de sécurité.
- Conformité au Règlement général sur la protection des données (RGPD) : Votre entreprise doit se conformer au Règlement général sur la protection des données (RGPD), une norme obligeant les organisations opérant dans l'Union européenne à adopter de nouvelles politiques, procédures et pratiques pour maintenir la sécurité des données personnelles, la transparence et la responsabilité.
- Authentification à deux facteurs : Formez les employés à utiliser l'authentification à deux facteurs (2FA), une couche de sécurité supplémentaire vérifiant que la personne essayant d'accéder à un compte en ligne est bien celle qu'elle prétend être en lui demandant de fournir deux informations d'identification.
- Réseaux privés virtuels : Les réseaux privés virtuels (VPN) génèrent une connexion Internet cryptée entre un appareil et un réseau qui sécurise les données sensibles pour un transfert en toute sécurité. Apprenez à vos employés à configurer et à utiliser un VPN pour protéger les informations de l'entreprise.
- Stockage cloud sécurisé : Une autre façon pour les télétravailleurs de sécuriser leurs données consiste à utiliser le stockage en nuage sur leurs appareils de travail.
3. Maintenir la technologie à jour
Un aspect clé du succès du travail à distance est l'efficacité de la technologie. Pour vous assurer que les employés ne rencontreront pas de problèmes technologiques au travail, vérifiez que vous leur fournissez les technologies les plus récentes, telles que :
- Outils basés sur le cloud
- Applications commerciales
- Programmes de visioconférence
- Outils de gestion de projet
- Solutions de sauvegarde et de récupération de données
- Programmes d'intégration virtuelle
- Logiciel de suivi du temps
4. Communiquer ouvertement et efficacement
Lorsque les entreprises et leurs employés peuvent communiquer avec succès, vous pouvez mieux soutenir votre équipe tout en maintenant une culture d'entreprise positive. Facilitez une communication à distance efficace en planifiant des enregistrements virtuels périodiques avec vos employés pour communiquer avec eux individuellement sur le déroulement de leur expérience. Il est également avantageux d'organiser des réunions de groupe régulières pour informer les travailleurs de ce qui se passe dans l'entreprise au niveau organisationnel.
Pour vous assurer que les travailleurs ne se sentent pas isolés à la maison, vous pouvez même organiser des activités virtuelles à l'échelle de l'entreprise pour que les employés restent en contact les uns avec les autres.
5. Soyez le meilleur leader possible
Lors de la transition de votre entreprise vers le travail à distance, il est essentiel que vous deveniez un leader pour votre équipe. Peu importe le nombre d'outils, de politiques et de ressources que vous fournissez aux employés, vous ne pouvez pas favoriser un environnement de travail à distance positif sans fournir le soutien et le leadership dont ils ont besoin pour réussir. Juste un peu d'empathie et d'optimisme aide grandement les travailleurs à se sentir valorisés et validés.
Vous pouvez montrer à votre équipe que vous vous souciez de ce qu'elle pense en envoyant un sondage demandant aux employés comment ils se sentent au quotidien, à quels défis ils sont confrontés et ce que vous pouvez faire pour faire en sorte qu'ils travaillent à distance. expérimente mieux.
Offrir des avantages aux télétravailleurs
Pour vous assurer que votre passage au travail à distance soit un succès à long terme, essayez de mettre en place des stratégies de rétention des employés. Lorsque vous offrez des avantages à vos télétravailleurs, vous créez une relation de travail bénéfique entre la direction et les employés. Retenir les travailleurs en y investissant du temps et des ressources entraîne une réduction des dépenses, une meilleure collaboration, une productivité accrue et des gains de compétitivité.
Parmi les nombreux avantages que vous pouvez récompenser vos employés pour stimuler la rétention, citons :
- Créez un environnement flexible : De nombreuses personnes apprécient la flexibilité dans leurs horaires de travail, avec 72 pourcentage d'employés déclarant ils envisageraient de quitter leur emploi si leur emploi actuel ne leur offrait pas de flexibilité d'horaire.
- Offrir des avantages concurrentiels : Les entreprises qui offrent une rémunération concurrentielle à leurs employés sont plus susceptibles de les retenir à long terme. Les types d'avantages que vous pouvez offrir comprennent des réductions pour les employés, des congés payés, des soins de santé et une épargne-retraite.
- Envoyer des cadeaux: Prenez des mesures supplémentaires pour montrer votre appréciation à vos employés en envoyant occasionnellement des cadeaux à leur domicile, comme des cartes-cadeaux, de la nourriture, des fleurs ou des paniers-cadeaux.
- Fournir une allocation d'installation à distance : Lorsque les employés travaillent à domicile, ils n'ont pas le luxe d'avoir à leur disposition des ressources de bureau, comme des bureaux, des chaises, le Wi-Fi et d'autres fournitures de bureau. Au lieu de les obliger à payer eux-mêmes ces matériaux, offrez-leur une allocation qu'ils peuvent utiliser pour acheter ces éléments essentiels pour leur environnement de travail à domicile.
- Offrir des programmes de développement de carrière : Les travailleurs sont plus susceptibles de rester dans une entreprise qui investit dans leur développement de carrière avec des programmes tels que des séminaires de formation, des événements de réseautage, du mentorat et des projets spéciaux. Ces types d'opportunités permettent aux employés de se sentir motivés et impatients de grandir et de se développer.
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