Principaux enseignements
- Le Règlement général sur la protection des données, ou Règlement général sur la protection des données, a été adopté en 2018 dans l’UE afin de renforcer les mesures de sécurité des données et les droits à la vie privée.
- Les responsables de RESSOURCES HUMAINES sont responsables de maintenir le Règlement général sur la protection des données compliance sur les lieux de travail, où les employés partagent des informations sensibles à chaque étape du cycle de vie talent .
- La plateforme d’embauche internationale deG-Pest conçue pour soutenir la™ conformité mondiale, y compris le Règlement général sur la protection des données regulations.
Les dirigeants de RESSOURCES HUMAINES collectent des données privées tout au long du cycle de vie de l’employé, de la vérification des antécédents professionnels d’un candidat à la gestion des archives de l’entreprise. Alors que les violations de données des consommateurs attirent l’attention des médias, les départements de RESSOURCES HUMAINES traitent des données tout aussi sensibles. Le Règlement général sur la protection des données, ou Règlement général sur la protection des données, est une loi à travers l’Union européenne conçue pour protéger les informations personnelles des employés.
Il existe des amendes et des pénalités en cas de non-respect du Règlement général sur la protection des données. Les autorités de régulation soumettent en moyenne 360+ notifications de violations par jour. Depuis l’entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données en 2018, les autorités ont obtenu plus de 7EUR.58 B en amendes collectives.
La plateforme d’embauche internationale (agent Global Employment Platform™) deG-Prationalise l’ensemble du cycle de vie des employés et dispose d’un Règlement général sur la protection des données compliance intégré pour protéger les données du personnel transfrontalier et des employés. Ce guide expose ce que les dirigeants de RESSOURCES HUMAINES doivent savoir sur le Règlement général sur la protection des données, des droits sur les données des employés aux meilleures pratiques de conformité.
Traitement des données par employé légal en vertu du Règlement général sur la protection des données
Maintenir un Règlement général sur la protection des données compliance pour RESSOURCES HUMAINES peut sembler accablant. Voici quelques-uns des éléments les plus importants à prendre en compte lors de la collecte et du traitement des données sur les employés :
Consentement des employés pour le partage des données
Selon le droit de l’UE, le consentement des employés doit être librement donné, spécifique, informé et sans ambiguïté. Les employés peuvent craindre des résultats de carrière négatifs s’ils refusent de partager certaines données. Cela crée un déséquilibre de pouvoir qui rend le consentement en lieu de travail légalement nul dans de nombreuses situations. Elle peut également arrêter les opérations si un employé retire son consentement pour une opération cruciale, comme la paie.
Surveillance sur le lieu de travail et surveillance des employés
Selon le Règlement général sur la protection des données regulations, la surveillance du lieu de travail doit être nécessaire, pratique et protéger la vie privée des employés. Les enregistreurs de frappes clavier, les flux continus de webcam et le suivi minute par minute ne relèvent pas de ces consignes. Les employés doivent également être conscients de la manière dont ils sont surveillés avant le début de la surveillance.
Motifs légaux de collecte et de partage des données
Le Règlement général sur la protection des données approuve des usages spécifiques du partage de données des employés, tels que l’exécution d’un contrat de travail, le paiement des salaires ou la gestion des prestations. Les données des employés peuvent également être utilisées à des fins juridiques, notamment pour les impôts, la sécurité sociale et d’autres déclarations obligatoires.
Catégories spéciales de données d’employé
En vertu du Règlement général sur la protection des données, les informations sensibles des employés, y compris les dossiers médicaux, les données biométriques et les adhésions syndicales, bénéficient de protections supplémentaires. Les employeurs ne peuvent utiliser ces informations que dans des circonstances très spécifiques, comme vérifier si un employé est apte à travailler ou déterminer l’éligibilité à l’indemnité maladie. Dans ces cas, ils doivent collecter et stocker le minimum de données nécessaires, tout en veillant à une protection soigneuse.
Transferts de données employés transfrontaliers
Le Règlement général sur la protection des données prévoit des réglementations spécifiques pour le partage des données RESSOURCES HUMAINES entre les sièges mondiaux, les plateformes cloud et les centres de services partagés. En vertu de l’article 45 du Règlement général sur la protection des données, les données personnelles ne peuvent être transférées qu’aux pays approuvés qui respectent les normes européennes de protection des données. Si un pays n’est pas approuvé, les employeurs auront besoin de protections et de documents supplémentaires pour les données.
Il existe également un cadre spécifique UE-États-Unis pour la protection des données transféré aux organisations américaines. Les organisations doivent être certifiées pour recevoir les données RESSOURCES HUMAINES, coopérer avec les autorités européennes de protection des données et fournir aux employés des politiques de confidentialité claires.
Codes et réglementations locaux du travail
En vertu de l’article 88 du Règlement général sur la protection des données, chaque pays de l’UE peut créer des règles supplémentaires pour le traitement des données des employés par le biais des lois nationales ou des conventions collectives. Par exemple, la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG) prévoit des règles spécifiques sur la manière dont les données des employés peuvent être utilisées pour l’établissement, l’exécution et la résiliation des contrats.
En France, il existe une législation supplémentaire concernant la surveillance au travail et le droit des employés de se déconnecter en dehors des heures de travail. L’Italie applique également des règles strictes concernant la surveillance des dispositifs et interdit aux employeurs d’enquêter sur les convictions politiques et religieuses des employés. Les entreprises opérant à l’échelle mondiale doivent respecter à la fois le Règlement général sur la protection des données et ces réglementations spécifiques à chaque pays.
Règlement général sur la protection des données et ressources humaines : une analyse
Maintenir un Règlement général sur la protection des données compliance peut sembler intimidant en raison de l’étendue des réglementations. Pour faciliter les choses, l’article 5 de cette législation décompose sept principes fondamentaux de protection des données en directives concrètes pour les équipes de RESSOURCES HUMAINES. Pour rappel, les données de catégorie spéciale, telles que les données de santé, biométriques, ethnique, religion ou syndicales, nécessitent des garanties renforcées en vertu de l’article 9.
Ce tableau contient toutes les informations dont vous avez besoin pour protéger les données de votre équipe :
|
Règlement général sur la protection des données principe |
Type de données |
RESSOURCES HUMAINES candidature |
Garanties techniques et organisationnelles (TOM) |
|---|---|---|---|
|
Légalité, équité et transparence |
Nom, coordonnées, poste, contrat, salaire, détails fiscaux, coordonnées bancaires, adresse. |
RESSOURCES HUMAINES fournit un avis clair sur la confidentialité des employés et enregistre l’article 6 la base légale applicable à chaque utilisation. Expliquez quelles données sont utilisées, pourquoi elles sont nécessaires, qui les reçoit et combien de temps elles sont conservées. |
Utilisez des avis simples, un registre sur base légale, des dates de révision et la validation du responsable. Conservez des preuves simples pour le Règlement général sur la protection des données compliance et facilitez la recherche des avis. |
|
Limitation de la finalité |
Salaire, détails bancaires, détails fiscaux, poste, horaires de travail, contrat. |
Utilisez les données RESSOURCES HUMAINES uniquement pour l’objectif expliqué en premier. Les données de paie ne peuvent pas être réutilisées pour des ventes ou des analyses commerciales, ou pour un suivi caché ou non annoncé. Les nouveaux usages nécessitent une vérification claire de leur objectif avant le début des travaux. |
Tenez une carte des objectifs pour le Règlement général sur la protection des données et les flux de travail des ressources humaines. Bloquez les exportations non approuvées, exigez l’approbation pour de nouveaux rapports et examinez les tableaux de bord pour détecter les mauvais usages. |
|
Minimisation des données |
Formulaire de candidature, curriculum vitae, nom, coordonnées, poste, notes d’entretien. |
RESSOURCES HUMAINES ne collecte que des informations pertinentes sur les candidats pour le poste et non des données « au cas où ». Demandez seulement ce qui est nécessaire pour recruter, embaucher, payer, gérer et soutenir la personne. |
Utilisez des formulaires courts, des vérifications obligatoires sur le terrain, des modèles standards et des conseils du responsable du recrutement. Supprimez les champs inutilisés et évitez les questions en texte libre qui invitent à des informations personnelles supplémentaires. |
|
Précision |
Nom, adresse, coordonnées, coordonnées, coordonnées bancaires, contact d’urgence, poste. |
Mettez à disposition un portail libre-service pour que les employés puissent mettre rapidement à jour leurs informations bancaires et adresses. Utilisez une vérification d’identité appropriée et des journaux de modifications avant que les changements importants n’entrent en vigueur. |
Envoyez des rappels de mise à jour, validez les champs clés, confirmez les modifications sensibles et conservez les journaux de modifications. Limitez les droits d’édition et vérifiez rapidement les mises à jour rejetées ou ratées. |
|
Limitation de stockage |
Contrat, formulaire de candidature, curriculum vitae, registres de paie, détails fiscaux, adresse, registres d’accès. |
Conservez les dossiers de RESSOURCES HUMAINES uniquement lorsque cela est nécessaire. La suppression ou l’anonymisation automatisée ont lieu après l’expiration de la période de conservation légale, contractuelle et liée aux réclamations applicables. Ne gardez pas de vieux fichiers sans raison. |
Utilisez des calendriers de rétention, des alertes système, des archives verrouillées, des règles d’approbation de suppression et d’anonymisation. Examinez les exceptions et documentez pourquoi un fichier est conservé plus longtemps. |
|
Intégrité et confidentialité |
Protégez les données de RESSOURCES HUMAINES contre la perte, les fuites, les abus et les accès non autorisés. Donnez l’accès uniquement aux personnes qui en ont besoin pour leur travail et retirez l’accès lorsque les rôles changent. |
Utilisez des contrôles d’accès basés sur les rôles (RBAC), l’authentification multi-facteurs (MFA), le chiffrement au niveau terrain, le transfert sécurisé, les journaux d’audit et la formation du personnel. Testez régulièrement l’accès et agissez en cas d’alerte. |
|
|
Responsabilité |
Maintenir et mettre régulièrement à jour l’Article 30 Enregistrement des activités de traitement (ROPA). Attribuez les propriétaires, documentez les décisions, suivez les risques et contrôlez les contrôles afin que RESSOURCES HUMAINES puisse montrer ce que cela fait et pourquoi. |
Nommez les propriétaires des procédés, conservez les approbations, examinez les contrôles, enregistrez les exceptions et effectuez des audits périodiques. Mettez à jour les enregistrements lorsque les systèmes, fournisseurs, objectifs ou périodes de conservation changent. |
Le Règlement général sur la protection des données RESSOURCES HUMAINES checklist pour les opérations humaines
Les dirigeants doivent prendre des mesures spécifiques à chaque étape du cycle de vie de l’employé pour maintenir le Règlement général sur la protection des données compliance for RESSOURCES HUMAINES. Cette liste de contrôle détaille exactement ce que vous devez faire pour protéger la confidentialité des données des employés, du recrutement à l’après-embauche.
|
Stade du cycle de vie talent |
Étapes pour maintenir le Règlement général sur la protection des données compliance |
|---|---|
|
Recherche et recrutement de candidats |
|
|
Intégration et emploi actif |
|
|
Gestion du départ et rétention |
|
|
Gouvernance et sécurité |
|
Comment G-P soutient le Règlement général sur la protection des données compliance
La sécurité et la conformité sont intégré G-Pes dans la plateforme d’embauche internationale (agent Global Employment Platform™ (plateforme d’embauche internationale). La plateforme est conçue pour prendre en charge le Règlement général sur la protection des données in RESSOURCES HUMAINES, avec des plannings automatisés de conservation des données, des autorisations basées sur les rôles et des journaux d’audit. G-P s’intègre également parfaitement aux outils de gestion du capital humain comme Workday, ADP et SAP, aidant à éliminer la fragmentation des données et les entrées en double.
Voici comment G-P soutient le Règlement général sur la protection des données compliance :
- Les contrôles d’accès basés sur les rôles (RBAC) définissent des limites opérationnelles claires à travers votre organisation afin de protéger l’accès aux informations sensibles et aux flux de travail.
- L’authentification multifactorielle (MFA) protège les données confidentielles de votre personnel.
- le cadre de gouvernance de l’intelligence artificielle est certifié ISO/IEC 42001 pour la gestion responsable du développement, du déploiement et du suivi des technologies d’intelligence artificielle.
- Grâce à une évaluation continue, nos procédures de test, de mise en conformité et de protection de la confidentialité sont toujours en adéquation avec les normes internationales en matière de sécurité et de conformité.
Le maintien du Règlement général sur la protection des données de conformité soutient le développement stratégique en favorisant la confiance. Cela protège la réputation de votre entreprise, maintient votre organisation agile et attire de nouveaux talent. Contactez-nous ou réservez une démonstration dès aujourd’hui pour voir comment vous pouvez construire votre équipe internationale dans 180+ pays conformes à G-P.
Le Règlement général sur la protection des données s’applique-t-il aux données employées et RESSOURCES HUMAINES ?
Oui. Les employeurs de l’UE doivent veiller à ce que les données des employés soient traitées conformément aux normes du Règlement général sur la protection des données à chaque étape du cycle de vie talent .
Puis-je utiliser le consentement employé comme base légale en vertu du Règlement général sur la protection des données ?
Non, tu ne peux pas. Les employés peuvent se sentir obligés de partager des données personnelles avec leur employeur en raison du déséquilibre inhérent au pouvoir. Cela rend le consentement donné dans ces conditions non viable légalement.
Quelle est la différence entre les données personnelles standard et les données de catégorie spéciale dans RESSOURCES HUMAINES ?
Selon le Règlement général sur la protection des données regulations, les données personnelles standard incluent des éléments tels que les noms des employés, les coordonnées, les adresses et les informations bancaires. Les données de catégorie spéciale incluent les données de santé, les identifiants biométriques et les adhésions syndicales.
Combien de temps RESSOURCES HUMAINES peut-elle légalement conserver les dossiers d’employés et les CV des candidats ?
Le règlement général sur la protection des données n’a pas de délai universel spécifique pour stocker les données des employés. RESSOURCES HUMAINES doit stocker les données aussi longtemps qu’elles sont nécessaires dans le but spécifique et légal pour lequel elles ont été collectées.
Quelles sont les pénalités pour le Règlement général sur la protection des données non-compliance in RESSOURCES HUMAINES ?
Les sanctions en cas de non-respect peuvent inclure des ordonnances réglementaires, des audits, des amendes, voire des sanctions pénales.
