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Chez G-P, notre Global Employment Platform™ (plateforme d’embauche internationale), leader du secteur, aide les entreprises à libérer tout leur potentiel en constituant des équipes internationales hautement qualifiées en quelques jours au lieu de quelques mois. Mais comment le personnel du monde entier peut-il collaborer de manière optimale ? Nous discutons ici des opportunités — et des défis — pour atteindre le type de croissance internationale et de succès que nous pouvons tous partager.
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Ces derniers mois ont apporté des changements importants dans le monde de l’emploi. La pandémie a obligé les employés et les employeurs à changer leur perception du modèle de travail à distance.
Alors que le travail à domicile offre de nombreux avantages évidents pour les entreprises et leurs équipes, la transition vers le travail à distance comporte également des défis, notamment moins d'opportunités d'interactions et de gestion en personne.
Cela a conduit les chefs d'entreprise à se poser la question clé: Comment les managers peuvent-ils surveiller leurs équipes à distance de manière efficace et conforme ?
Suivi du travail à distance: trouver un équilibre
Les employeurs sont confrontés à une variété de défis lorsqu'ils envisagent des stratégies pour surveiller les équipes à distance. Il s'agit notamment d'une prévalence croissante de silos organisationnels, d'un risque accru de fuites de données d'entreprise, des heures supplémentaires supplémentaires travaillées et de la rémunération qui en découle.
Il est important que les managers trouvent un équilibre entre le suivi et l'accompagnement de leurs équipes à distance Cliquez pour tweeterIl est important que les managers trouvent un équilibre entre surveiller et guider leurs équipes à distance et s'assurer que leurs employés ont l'espace pour apprendre et perfectionner leurs compétences individuellement. Il est nécessaire de respecter la vie privée des salariés et le cadre des dispositions légales relatives au suivi des salariés.
À quelles réglementations les entreprises doivent-elles prêter attention ?
Partout dans le monde, de nombreux pays adoptent des lois qui régissent la manière dont les employeurs doivent aborder la surveillance du travail à distance de manière conforme.
La Pologne en est un exemple. La législation polonaise a mis en place un ensemble de réglementations que les employeurs doivent respecter tout en surveillant leurs équipes dans le nouveau monde des affaires à distance. Selon le code du travail:
- « Lorsque cela est nécessaire pour assurer la bonne organisation du travail ou pour assurer la pleine utilisation du temps de travail ou la bonne utilisation des outils professionnels mis à la disposition du salarié, l'employeur peut mettre en place un contrôle de la messagerie électronique professionnelle du salarié ( surveillance des e-mails) » (article 223 § 1er du Code du travail).
- « La surveillance des e-mails ne peut pas affecter la sécurité de la confidentialité de la correspondance et d'autres droits personnels de l'employé » (article 223 § 2 du code du travail).
- « Les dispositions ci-dessus (article 223 § 4 du Code du travail) peuvent s'appliquer aux activités de travail à distance en dehors de la correspondance par courrier électronique, y compris l'utilisation de logiciels ou de plateformes informatiques liés au travail.
Si le Code du travail a fourni des orientations sur le suivi du travail à distance, il existe encore de nombreuses zones d'ombre. L'objectif de la surveillance du travail à distance doit être strictement d'assurer l'utilisation appropriée des biens de l'entreprise et des heures de travail.
Les employeurs doivent informer leurs employés à l'avance de la mise en œuvre de la surveillance à distance avec des informations détaillées sur ce à quoi ils doivent s'attendre et exactement ce qui sera surveillé. Ces dispositions peuvent être reprises dans un document officiel qui détaille le règlement général de l'entreprise sur le travail à distance. Les employeurs devraient également envisager un document distinct qui traite spécifiquement de la surveillance à distance. Il est également important de garder à l'esprit que selon le Code du travail:
« Les objectifs, la portée et les modalités d'application de la surveillance à distance devraient être indiqués dans une convention collective de travail, un règlement de travail documenté ou la déclaration de l'employeur, si l'employeur n'est pas couvert par la convention collective de travail ou n'est pas tenu de fixer les règlement du travail.
Les employeurs peuvent documenter les détails et les réglementations de la surveillance à distance dans une politique officielle de travail à distance ou dans la convention collective de travail, mais des documents distincts couvrant des activités spécifiques telles que la surveillance sont également légalement autorisés.
Les employeurs devraient-ils utiliser un logiciel de surveillance du travail à distance ?
Les employeurs doivent choisir avec soin le logiciel à utiliser pour la surveillance du travail à distance afin de garantir la conformité aux exigences légales. Comme mentionné précédemment, l'informatique utilisée ne doit pas porter atteinte à la vie privée des employés ni mettre en danger les informations confidentielles.
Les employeurs doivent choisir avec soin le logiciel à utiliser pour la surveillance du travail à distance afin de garantir la conformité aux exigences légales. Cliquez pour tweeterCependant, les employeurs peuvent rencontrer des problèmes lors de la mise en œuvre de la surveillance logicielle si les employés (temporairement ou définitivement) effectuent leur travail à l'aide de leurs propres ordinateurs. La surveillance des équipements confiés aux salariés par l'employeur est moins compliquée, car les salariés ne devraient utiliser ces équipements qu'à des fins professionnelles. Si les employés utilisent leur propre équipement, la surveillance du travail à distance doit être limitée aux activités liées au travail.
Il existe de nombreuses entreprises sur le marché qui proposent des logiciels pour surveiller le travail à distance. Cependant, l'employeur doit se rappeler qu'il est entièrement responsable des risques liés aux solutions informatiques mises en œuvre.
Quelles bonnes pratiques les employeurs devraient-ils suivre lors de la mise en œuvre de la surveillance du travail à distance ?
Voici quelques conseils pour le suivi du travail à distance ::
- Suivi de la productivité des employés, incluant l'utilisation de certaines applications : Les employeurs doivent déterminer avec soin quelles applications sont utilisées par les employés à des fins liées au travail et ne surveiller que ces applications.
- Suivi des activités des salariés : Cela peut inclure l'imposition de restrictions sur les sites Web auxquels les employés peuvent accéder et la définition d'alertes de sécurité pour des activités spécifiques. Les entreprises restreignent souvent les sites Web qui entravent la productivité, tels que les sites de médias sociaux ou les sites Web qui augmentent le risque de virus informatiques.
- Clarification des horaires de télétravail : Ceci est essentiel pour surveiller efficacement la productivité des employés et atténuer les risques liés aux réclamations pour heures supplémentaires.
- Surveiller les pauses : Les employeurs devraient fournir des détails sur la fréquence et la durée des pauses quotidiennes.
- Assurer les sauvegardes des données : Mettez en œuvre un logiciel, tel qu'un cloud en ligne sécurisé, qui garantit le stockage automatique des données.
- Gérer la confidentialité et la sécurité : Protégez les données personnelles et professionnelles grâce à un accès clairement défini et établi aux applications ou documents individuels.
- Surveillez l'utilisation des ports et périphériques USB : Utilisez une vérification d'identité supplémentaire pour limiter qui peut utiliser les ports et appareils USB.
Par conséquent, le suivi du travail à distance peut être utile non seulement pour évaluer les niveaux de productivité mais également pour garantir l'utilisation appropriée des outils confiés ou, in fine, protéger les données personnelles et renforcer la sécurité de l'entreprise.
Qu'en est-il des droits à la vie privée et du RGPD ?
En Pologne, la surveillance d'équipements et d'activités privés (non liés au travail) est inadmissible, comme indiqué dans l'article 223 § 1er du Code du travail — il est indiqué que la surveillance peut porter sur « les outils liés au travail confiés au salarié par l'employeur ». Cependant, un contrôle peut être mis en place pour « s'assurer de l'organisation du travail permettant la pleine utilisation du temps de travail », ce qui semble justifier un suivi limité des activités du salarié liées à l'utilisation du matériel informatique privé.
Si l'employeur décide de surveiller le travail à distance effectué sur les équipements personnels des salariés, il est essentiel de mettre en place des mesures techniques adéquates. Sinon, les employeurs s'exposent à des allégations liées à des violations de la vie privée et d'autres droits personnels des employés. Une solution simple consiste à ne surveiller le logiciel des employés que pendant leurs heures de travail. Cela peut être fait en fournissant un VPN (réseau privé virtuel) aux employés à utiliser uniquement pour les activités liées au travail.
Les employeurs doivent se conformer à la réglementation du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et informer leurs employés du processus impliqué dans le suivi de leurs données personnelles tout en travaillant à distance.
Construire un plan de suivi du travail à distance adapté à votre entreprise
Bien que définir clairement le processus et les directives derrière la surveillance du travail à distance puisse être difficile en raison de la complexité des réglementations impliquées, l'objectif sous-jacent devrait être d'adapter les directives à l'entreprise, aux conditions d'emploi et même à des postes spécifiques. Les règles générales du RGPD sur le traitement des données s'appliquent toujours également - elles concernent la limitation du stockage des données et les raisons du travail de surveillance, ainsi que la responsabilité.
Il est également essentiel de donner suite aux nouvelles lois législatives sur le travail à distance. En Pologne, la base juridique actuelle de ceci est toujours l'article 3 de la loi spéciale sur les solutions spécifiques liées à la prévention du Covid-19, qui a été mise en œuvre en mars 2020, initialement en tant que règlement temporaire. La législation polonaise a récemment annoncé que les règles actuelles sur le travail à distance sont destinées à servir de nouveau code du travail. Les employeurs devraient accorder une plus grande importance au respect de ces règles par rapport aux dispositions existantes relatives au télétravail.
En plus des considérations purement juridiques, les employeurs devraient considérer toutes les circonstances et le contexte entourant le contrôle de leur entreprise. Bien que des réglementations formelles soient essentielles à suivre, elles ne devraient pas remplacer le « bon sens » lors de la mise en œuvre d'une solution efficace et raisonnable.
Même les solutions techniques les plus excellentes ne deviendront pas efficaces si le suivi est mis en œuvre sans une communication suffisante avec l'équipe et la compréhension des besoins mutuels. Ne pas le faire pourrait avoir des effets contre-productifs et miner la confiance nécessaire entre l'employeur et les employés. L'introduction de mesures excessives pourrait entraîner un risque de violation de la vie privée et d'autres droits personnels des employés (qui peuvent exposer l'employeur en soulevant des réclamations) et entraîner la démobilisation de l'équipe.
