עבודה מרחוק השתלטה על כוח העבודה הגלובלי – וזה לא הולך לשום מקום. למעשה, 25 אחוז מכל המשרות המקצועיות בצפון אמריקה צפויות להיות מרוחקות עד סוף השנה הנוכחית, והזדמנויות מרחוק צפויות להמשיך לגדול ברחבי העולם2023.
עבודה מרחוק פתחה את ההזדמנות לחברות לשכור את אנשי המקצוע המוסמכים ביותר בכל מקום בעולם, ללא צורך להעביר אותם למשרד מרכזי. עם זאת, מודל עבודה זה מגיע עם האתגרים שלה - אחד מהם הוא ניהול שכר מרחוק.
מדוע עליך למטב את ניהול השכר עבור צוותים מרוחקים?
ניהול שכר יעיל כרוך בעיבוד עסקאות שכר, תיאום מערכות בקרת זמן, ניטור שינויי שכר (שכירים חדשים, התפטרות וכו'), ועוד - כל זאת תוך ציות לחוקים ולתקנות המקומיים. עם זאת, רוב הצוותים המרוחקים מפוזרים על פני מדינות ואזורי זמן שונים. זה עושה שכר מסובך קצת מסורבל כשמדובר מסים, כללי עבודה, חוקי ביטוח לאומי, שיטות תשלום ומטבעות.
חברות חייבות לבקר מחדש באופן קבוע ולמטב את תהליך ניהול השכר שלהן כדי להישאר בתאימות לתקנות ולדרישות המקומיות. אם לא תעשה זאת, הדבר עלול להוביל לקנסות או לסנקציות.
אין זה מפתיע שלניהול השכר יש גם השפעה על שימור העובדים. על פי מחקר, 43 אחוז מהעובדים אומרים שהם יעזבו מעסיק ששילם להם שוב ושוב מאוחר או לא נכון.
במאמר זה, אנו חולקים כמה שיקולים מרכזיים שיעזרו לך לנהל את השכר עבור הצוות המרוחק שלך.
שיקולים עיקריים למיטוב ניהול השכר מרחוק שלך
1. הגדר נהלים ומדיניות
מכיוון שניהול שכר מרחוק יכול להיות מורכב, הגדרת נהלים ומדיניות תעזור לך להימנע משגיאות שכר, ותסייע לך להתרחב בהתאם.
נהלים ומדיניות אלה חייבים להגדיר כיצד אתה הולך:
- לאסוף ולאמת את המידע של העובדים.
- אחסן ורשום מסמכים כגון חוזים, טופסי מס או תלושי שכר.
- קבע תדירות תשלום ומספר תשלומים בשנה.
- עקבו אחרי זמן ונוכחות
- קבע מטבע בהתאם למיקום של כל עובד.
- קבע שיטת תשלום (הפקדה ישירה, העברה, כרטיסי תשלום או המחאות).
- דווח ועדכן רשומות.
2. לשלם לקבלנים ולעובדים בהתאם
בין אם החברה שלך מעסיקה קבלנים או עובדים במשרה מלאה, חשוב לסווג ולשלם אותם בהתאם כדי למנוע טעויות ואי הבנות שעלולות להוביל להפרות משפטיות.
קבלנים אינם חלק משכר החברה ויש לשלם אותם בנפרד ובאופן שונה מעובדים במשרה מלאה.
לקבלנים יש מחיר קבוע, תשלום מבוסס פרויקט. הם אחראים לתשלום המסים שלהם ואינם משתתפים בתוכניות הטבות כלשהן. עובדים במשרה מלאה מקבלים תשלומים מבוססי שכר, מעסיקיהם אחראים לתשלום המסים והחיובים החברתיים שלהם, והם זכאים לקבל הטבות, חופשות וחופשות בתשלום.
ישנם פתרונות שכר המאפשרים לך לשכור ולשלם הן קבלנים והן עובדים באותה פלטפורמה . בדרך זו אתה מבטיח ציות בכל הנוגע לסיווג עובדים ולתשלומים.
3. השתמש בכלים אוטומטיים
כשמדובר בעבודה מרחוק, אחת המגמות הגדולות ביותר היא השימוש בכלי אוטומציה בכל התחומים, כולל ניהול שכר.
מערכות שכר אוטומטיות יכולות לסייע לצוותים לפשט ולהאיץ את הגדרת השכר ואת ניהולו כדי להגביר את היעילות ולשפר את הפרודוקטיביות .
מערכות שכר איכותיות יהפכו לאוטומטיות:
- תזמון תשלומים
- חישובי מס והגשות
- מעקב אחר זמן עבודה, שעות נוספות ונוכחות
- שמירת רשומות פיננסיות
- עדכון נתוני שכר
- הטבות, בונוסים והעלאת חישובים
4. להבטיח ציות לכללים ולתקנות המקומיים
התגברות על אתגרי השכר והעמידה בדרישות הגלובליזציה עלולה להיות קשה. חשוב לדעת ולהבין שכללים, תקנות ודרישות משתנים ממדינה למדינה, ואפילו ממדינה למדינה במדינות כמו ארה"ב.
- כללים ותקנות אלה כוללים:
- מעקה מינימלי
- שעות נוספות ושעות עבודה שבועיות מקסימליות
- עזוב את הקצבה
- תדירות תשלום
- הטבות נדרשות
- מיסוי
ודא שאתה מעודכן היטב על איך להגדיר שכר בכל מיקום שאתה שוכר כדי למנוע עונשים ותביעות משפטיות. עקוב אחר החוקים המקומיים כדי להישאר מעודכן לגבי שינויים שעשויים להשפיע על השכר כדי להבטיח ציות.
5. מינוף מומחיות מקומית
ניהול שכר דורש זמן, מאמץ ומשאבים. גם כאשר קיימת פלטפורמת אוטומציית שכר איכותית כדי לייעל את התהליך, חשוב שתהיה גישה למומחיות המקומית. משאבי אנוש במדינה ומומחים משפטיים יעזרו לך להבטיח שאתה עומד בדרישות החוקים והתקנות המקומיים, במיוחד ככל שהם מתפתחים עם הזמן. מומחים מנוסים אלה במשרה מלאה יכולים לענות על כל שאלה שעשויה להיות לך, כך שאתה מרגיש בטוח לגבי תהליך ניהול השכר שלך.
ככל שעבודה מרחוק מתפתחת, חיוני שחברות ימטבו את השכר כדי להבטיח שהן משלמות לעובדים בהתאם לדרישות המקומיות, בזמן וללא טעויות. כאן נכנסים Globalization Partners.
Global Growth Platform™ שלנו, המבוססת על SaaS, מאפשרת לעסק שלך להתרחב במהירות ובמחיר נוח, בכל מקום שבו הזדמנויות ינצלו אותך, מבלי להקים חברות בת או סניפים מקומיים. עם 99 אחוזי דיוק בשכר ומומחים אזוריים זמינים בכל פעם שאתה צריך אותם, אתה יכול להיות סמוך ובטוח שאתה תישאר בציות לחוקי עבודה ומס ספציפיים למדינה - כך שתוכל להתמקד בשמירה על כוח העבודה שלך מאושר ומעורב.