Di perusahaan mana pun, komunikasi yang efektif di antara anggota tim adalah kunci untuk mengoptimalkan kinerja bisnis dan mencapai tujuan organisasi. Terlepas dari tugas dan posisi karyawan pada tangga perusahaan, hampir semua orang akan menghadapi hambatan yang memerlukan upaya tim dan komunikasi antardepartemen.
Hingga merebaknya Covid-19 di 2020, percakapan dapat dengan mudah terjadi dengan berjalan ke meja rekan kerja; namun, pekerjaan jarak jauh benar-benar menghapus kemungkinan ini. Sekarang, sebagian besar diskusi harus dijadwalkan, yang sering kali dapat menyebabkan pelambatan dan memicu efek domino dari tenggat waktu yang terlewat dan tingkat perputaran yang tinggi.
Setelah dua tahun, sekarang jelas bahwa pengaturan kerja tidak akan kembali ke pengaturan tatap muka tradisional dalam waktu dekat. Dengan banyaknya perusahaan yang menguji model kerja hibrida dan pengaturan fleksibel, sangat penting bahwa perusahaan dan pemimpin perusahaan mempertajam kecerdasan mereka, dan mencari cara yang efektif untuk menyatukan anggota tim meskipun ada batasan yang ditentukan oleh jarak.
Berikut adalah beberapa strategi kreatif untuk mendorong komunikasi di era kerja jarak jauh:
1. Menggunakan tablet gambar untuk pertemuan virtual
Di kantor tradisional, pertemuan adalah hal yang umum terjadi. Secara teori, mereka adalah ruang bagi karyawan untuk mengumpulkan dan berbagi wawasan tentang tugas sehari-hari dan proyek yang tertunda. Ketika perusahaan beralih ke perusahaan yang mengutamakan jarak jauh, banyak manajer hanya mengganti pertemuan ini dengan panggilan video grup. Sayangnya, alat konferensi video bukanlah solusi untuk semua masalah. Seorang manajer harus memastikan bahwa pertukaran ini terjadi secara rutin dan bahwa anggota inti tim selalu terlibat. Jika tim besar, atau karyawan tersebar di antara zona waktu yang berbeda, solusi praktisnya adalah membagi kelompok berdasarkan proyek yang melibatkan mereka.
Sangatlah penting agar suara setiap karyawan didengar — berikan ruang dalam agenda bagi anggota tim untuk memberikan pembaruan seputar perkembangan pekerjaan mereka dan kemajuan yang diharapkan untuk minggu mendatang. Banyak perusahaan menggabungkan alat bantu baru untuk pertemuan ini, seperti tablet gambar, yang memungkinkan pekerja jarak jauh untuk langsung mengilustrasikan ide secara visual dan kolaboratif.
Idealnya, beberapa menit pada akhir pertemuan harus dialokasikan untuk sesi Tanya Jawab — diskusi terbuka di mana berbagai proyek dibahas dan semua keraguan dapat diklarifikasi.
2. Menetapkan sasaran yang jelas
Memiliki gagasan yang jelas tentang fungsi dan peran setiap karyawan sangat penting agar manajer dapat mengoordinasikan tim secara efektif. Memetakan sasaran yang ditetapkan akan membantu karyawan merasa diberdayakan dan dihargai, mengingatkan mereka bahwa mereka adalah bagian dari kolektif, perasaan yang sering hilang dalam pengaturan kerja jarak jauh
Sumber daya penting lainnya bagi tim global adalah alat bantu manajemen proyek — ini melibatkan berbagai pemimpin proyek, beserta ikhtisar sasaran utama, tenggat waktu, dan indikator kinerja utama (KPI), yang memungkinkan manajer melacak siklus hidup proyek. Ketika anggota tim memiliki akses ke informasi ini, ini membantu memecahkan masalah komunikasi tertentu dan menghilangkan semua ketidakpastian secara tepat waktu, menghindari penundaan.
Metode ini menjadi lebih efektif dalam rezim bekerja dari rumah. Teknologi baru memungkinkan kita untuk berkolaborasi dan mencapai tujuan yang tidak pernah terpikirkan sebelumnya. Misalnya, jika sekelompok karyawan jarak jauh ingin mengevaluasi kampanye pemasaran, penting untuk mengandalkan alat bantu manajemen proyek seperti asana, monday, atau trello. Alat bantu modern dapat membantu kita melacak, memelihara, dan melaksanakan sasaran yang ditetapkan dengan jelas, yang penting saat ini, lebih dari sebelumnya, bagi tim jarak jauh.
3. Bekerja dengan file bersama untuk kontrol dokumen
Setiap proyek memiliki pemimpin dan, hampir selalu, beberapa kontributor, yang perlu memiliki gagasan yang jelas tentang cara pekerjaan dilanjutkan di semua bidang untuk memastikan keberhasilan proyek. Dalam pengaturan jarak jauh dengan tim yang tersebar, pengendalian dokumen lebih penting dari sebelumnya.
Mengirim file bolak-balik melalui email dan menunggu semua orang menyelesaikan bagian mereka pada hasil kerja kemungkinan akan menyebabkan penghentian dalam alur kerja. Hal ini juga mencegah karyawan melakukan modifikasi waktu nyata terhadap pekerjaan mereka dan menyertakan umpan balik. Jika perusahaan Anda menangani informasi sensitif, dokumen rahasia dapat disimpan dengan aman di cloud yang dilindungi.
Manajer harus mempertimbangkan untuk merangkul kemajuan baru dalam teknologi dan otomatisasi dengan bekerja dengan file bersama untuk merampingkan komunikasi antar tim.
4. Mengandalkan alat komunikasi instan
Ketika Anda mengirim email, tidak ada cara untuk menjamin bahwa penerima akan membukanya, apalagi menanggapinya. Dalam hal masalah waktu yang sensitif atau mendesak, email bukanlah media yang efektif. Sering kali, yang kita butuhkan adalah jawaban “ya atau tidak” yang cepat, sehingga solusi ideal untuk melewati dinding kotak masuk yang tidak dapat ditembus adalah dengan menggunakan alat komunikasi instan, seperti aplikasi perpesanan perusahaan.
Alat bantu saat ini seperti Slack, Clubhouse, dan Discord memberikan manfaat komunikasi yang jauh lebih besar daripada kemampuan email. Misalnya, karyawan yang memanfaatkan aplikasi Slack dapat mengirimkan pesan instan, berbagi dokumen, serta mengintegrasikan CRM dan solusi manajemen proyek mereka.
Untuk informasi lebih lanjut tentang topik ini, lihat: Sinkron vs. Tidak Tersinkronisasi: Menguasai Komunikasi di Tempat Kerja Jarak Jauh
5. Menghargai pentingnya percakapan pendingin air
“Komunikasi” dapat memiliki beberapa makna dan tidak harus berkaitan dengan pekerjaan agar bersifat konstruktif dan meningkatkan produktivitas. Ada beberapa perubahan dan perkembangan dalam perilaku karyawan selama pandemi. Sebuah studi baru-baru ini mendeteksi bahwa karyawan yang beralih dari kantor ke jarak jauh mengalami kualitas tidur yang buruk, kecemasan, dan depresi setelah satu tahun bekerja dari rumah.
Efek-efek ini terutama berasal dari rasa pengucilan sosial yang terjadi ketika pekerjaan dan rumah berada di tempat yang sama. Selain dampak kesehatan mental, dinamika ini juga dapat menyebabkan penurunan rasa memiliki karyawan dan merusak semangat kerja tim secara keseluruhan.
Meskipun menjadi rekan kerja tidak selalu berarti menjadi teman, tidak dapat dipungkiri bahwa obrolan informal di tempat kerja membantu rekan kerja menjalin ikatan dan menghadapi hari dengan sikap positif. Oleh karena itu, kami menyarankan karyawan untuk memberikan ruang untuk mengekspresikan diri mereka secara pribadi dan sosial, dengan menjadwalkan rehat kopi virtual singkat.
Waktu ini harus difokuskan pada obrolan informal tentang kehidupan sehari-hari dan bukan seputar proyek yang tertunda atau cara terbaru untuk meningkatkan pemasaran video. Coba hindari topik terkait pekerjaan dan bertujuan untuk membantu karyawan mendapatkan peningkatan energi yang biasanya berasal dari interaksi sosial.
6. Menyesuaikan solusi untuk berbagai kepribadian
Karena popularitas panggilan video grup, 1-1 pertemuan menurun dan jarang terjadi di tempat kerja jarak jauh. Kepribadian berbeda-beda saat terlibat dalam sesi kelompok: Beberapa anggota tim lebih bersemangat untuk berbicara, berbagi masalah yang mereka hadapi, dan meminta dukungan, sedangkan yang lain lebih pendiam.
Dalam hal ini, empati menjadi elemen utama untuk memastikan setiap orang diberi kesempatan untuk mengekspresikan diri. Hal ini dapat dilakukan dengan menjadwalkan pertemuan empat mata yang singkat dan berkala, sehingga lebih mudah bagi kepribadian yang lebih pendiam untuk merasa nyaman membuka diri tanpa takut dihakimi.
7. Menghindari risiko “pengendalian jarak jauh”
Sebuah studi yang dilakukan oleh Stanford University mendeteksi peningkatan 13 persen produktivitas ketika karyawan diberi kemungkinan untuk bekerja dari rumah setidaknya satu hari seminggu. Ini hanya menyanggah kesalahpahaman umum bahwa orang yang bekerja dari rumah “malas” atau “kurang produktif.”
Di lingkungan kantor tradisional, karyawan tidak terus dipantau, jadi ini tidak boleh diubah dalam model kerja jarak jauh. Manajer harus ingat bahwa karyawan adalah profesional yang bertanggung jawab dan bahwa manajemen mikro menyebabkan frustrasi, yang dapat berubah menjadi penurunan motivasi, menurunkan semangat kerja karyawan, dan kurangnya produktivitas.
Manajer harus fokus terutama pada apakah tujuan telah tercapai daripada mengendalikan waktu kerja aktual secara obsesif. Dalam jangka panjang, kepercayaan akan dihargai dengan tingkat produktivitas yang lebih tinggi.
Untuk informasi lebih lanjut, lihat: Apakah Perusahaan Anda Membingungkan Bekerja di Rumah dengan Kerja Jarak Jauh?
Bangun tim internasional Anda bersama Globalization Partners
Dengan bekerja dari jarak jauh menjadi kenormalan baru, kumpulan ahli yang dapat Anda pekerjakan sebagai sekutu global Anda sekarang jauh lebih luas. Berkat Global Employment Platform berbasis AI milik Globalization Partners, perusahaan Anda dapat merekrut, menerima, dan mengelola tim internasional – di mana pun mereka berada. Jika Anda tertarik untuk menemukan talenta baru dalam skala global, hubungi kami atau minta proposal.
Untuk mendapatkan lebih banyak sumber daya tentang kerja jarak jauh dan mengelola tim global, lihat:
