Setelah beralih ke demokrasi berbasis pasar di 1990s, Polandia telah menjadi salah satu negara dengan pertumbuhan tercepat di Eropa. Perekonomian Polandia terus berkembang, dengan tingkat pertumbuhan PDB tahunan rata-rata 2.784 persen selama dekade terakhir. Polandia juga merupakan satu- satunya negara di Eropa yang menghindari resesi selama krisis keuangan 2008-2009 global. Kini, negara Eropa Tengah menjadi tempat yang luar biasa untuk berinvestasi bagi perusahaan internasional, sebagian berkat tenaga kerjanya yang terampil dan terjangkau.
Apabila Anda ingin mempekerjakan karyawan di Polandia, mulailah dengan panduan kami, yang akan membahas dasar-dasar yang perlu diketahui oleh perusahaan internasional sebelum mulai mempekerjakan karyawan Polandia.
Hal yang perlu diketahui sebelum merekrut di Polandia
Panduan mempekerjakan karyawan di Polandia harus dimulai dengan fakta dasar yang perlu diketahui oleh perusahaan internasional tentang tenaga kerja Polandia dan undang-undang yang mengatur hubungan ketenagakerjaan.
1. Bursa tenaga kerja Polandia
Tenaga kerja Polandia adalah salah satu aset terbesar negara yang menarik investor. Tenaga kerja Polandia ambisius, pekerja keras, termotivasi untuk belajar, loyal, dan berwirausaha. Tenaga kerja Polandia juga cukup berpendidikan, dengan 44 persen orang dewasa Polandia telah meraih pendidikan tinggi. Pendidikan tingkat sarjana banyak diraih oleh karyawan Polandia. Tujuh dari remaja berpendidikan 10 tinggi memiliki gelar master, lebih dari dua kali rata-rata di seluruh negara Organisasi Kerja Sama dan Pembangunan Ekonomi (Organization for Economic Co-operation and Development atau OECD).
Tingkat pengangguran Polandia turun setiap tahunnya selama delapan tahun dan kini hanya sebesar 6.5 persen. Jumlah tersebut sangatlah rendah dibandingkan dengan rata-rata 8.3persen untuk wilayah Eropa. Bursa tenaga kerja Polandia yang kompetitif berkontribusi besar bagi ekonomi, tetapi perusahaan harus melakukan upaya lebih untuk menarik talenta teratas agar bergabung dengan perusahaan mereka. Penting juga untuk diperhatikan bahwa tingkat pengangguran di Polandia sangat bervariasi berdasarkan wilayah, sehingga beberapa area memiliki tingkat pengangguran yang lebih tinggi.
Industri terbesar di Polandia adalah pertanian, produksi, energi, dan pariwisata, tetapi perusahaan di berbagai industri dapat menemukan pekerja Polandia yang memenuhi syarat untuk bergabung dengan perusahaan mereka.
2. Bahasa di Polandia
Lebih dari 95 persen penduduk Polandia berbicara bahasa Polandia, bahasa resmi negara tersebut. Bahasa kedua yang paling banyak digunakan di Polandia adalah bahasa Inggris, yang digunakan oleh 19.85 persen populasinya. Untuk sebagian besar pembicara ini, bahasa Inggris adalah bahasa kedua. Setelah bahasa Inggris, bahasa Rusia dan Jerman adalah bahasa yang paling sering digunakan di negara tersebut.
Meskipun bahasa Inggris adalah bahasa kedua yang sering digunakan, Anda tidak boleh mengandalkan untuk menemukan karyawan berkualifikasi yang fasih berbahasa Inggris. Segera setelah memulai proses perekrutan, Anda memerlukan penerjemah untuk membantu Anda menavigasi pengumuman lowongan pekerjaan Polandia dan menyusun draf iklan lowongan pekerjaan dalam bahasa Polandia.
3. Perjanjian kerja Polandia
Salah satu langkah penting dalam merekrut di Polandia adalah menyediakan perjanjian kerja yang diwajibkan secara hukum kepada calon karyawan pada tanggal mulai kerja mereka dengan perusahaan Anda. Perjanjian harus ditulis dalam bahasa Polandia atau memiliki pendamping penerjemahan bahasa Polandia. Setidaknya, perjanjian harus menyertakan:
- Jenis perjanjian kerja
- Nama perusahaan dan karyawan
- Durasi perjanjian
- Tanggal penandatanganan dan tanggal mulai bekerja
- Jenis pekerjaan
- Lokasi kerja
- Uraian remunerasi posisi tersebut
Selain ketentuan perjanjian di atas, Anda juga harus menyertakan perincian tambahan tentang tanggal mulai karyawan dalam tujuh hari. Ini mencakup jadwal kerja harian dan mingguan, periode gaji, hak cuti, dan periode pemberitahuan. Apabila Anda tidak menyertakan perincian ini dalam perjanjian awal yang ditandatangani karyawan, luangkan waktu pada hari pertama karyawan bekerja untuk membahas tentang perincian posisi baru dan ketentuan ketenagakerjaan mereka.
4. Persyaratan jam kerja dan upah
Undang-undang ketenagakerjaan Polandia menentukan minggu kerja penuh waktu sebanyak 40 jam dibagi lima hari kerja selama delapan jam. Beberapa hari atau minggu dapat melebihi total ini, tetapi rata-rata selama periode referensi empat bulan harus memenuhi batas. Karyawan dapat mengambil kerja lembur, tetapi karyawan tidak boleh bekerja lebih dari 150 jam lembur dalam satu tahun kalender, kecuali jika perjanjian kerja atau kesepakatan bersama menentukan batas yang berbeda. Karyawan tidak boleh bekerja lebih dari rata-rata 48 jam per minggu dalam keadaan apa pun.
Selain menetapkan jam kerja maksimum, pemerintah Polandia juga menetapkan upah minimum. Pada awal 2021, upah minimum dinaikkan ke 2,800 Polandia zloty (PLN) per bulan, yang setara dengan sekitar 630 euro. Pastikan Anda memeriksa tingkat upah minimum dan memeriksa norma upah di industri Anda, sehingga Anda menawarkan upah yang adil dan kompetitif kepada calon karyawan Anda.
5. Hak memperoleh waktu libur berbayar
Polandia memiliki 13 hari libur nasional di mana karyawan harus keluar dari pekerjaan.Karyawan Polandia juga mendapatkan hak cuti liburan minimum, yang jumlahnya tergantung pada jumlah tahun yang telah mereka habiskan untuk pendidikan menengah atau pasca sekolah menengah, dalam angkatan kerja, atau dalam kombinasi keduanya. Untuk karyawan yang memiliki pengalaman kurang dari 10 tahun, cuti liburan tahunan minimum adalah 20 hari. Karyawan dengan pengalaman lebih dari 10 tahun harus menerima cuti selama 26 hari.
Karyawan Polandia juga berhak menerima cuti sakit berbayar jika mereka memerlukannya. Perusahaan harus membayar karyawan yang sakit setidaknya 80 persen dari remunerasi mereka selama beberapa hari sebelum Kantor Jaminan Sosial Polandia (ZUS) mengambil alih. Untuk karyawan di bawah usia 50 tahun, perusahaan membayar cuti sakit hingga 33 hari. Untuk karyawan yang lebih tua, perusahaan membayar cuti sakit hingga 14 hari.
6. Pajak pendapatan dan jaminan sosial
Pemerintah Polandia membebankan pajak pendapatan kepada karyawan secara progresif. Polandia menggunakan model Bayar Saat Menerima Pendapatan (Pay As You Earn, PAYE) untuk pajak pendapatan, sehingga perusahaan bertanggung jawab untuk memotong pajak pendapatan dari slip gaji karyawannya.
Perusahaan juga harus mengurangi kontribusi jaminan sosial dengan benar dan membayarkan kontribusi mereka sendiri. Kontribusi jaminan sosial dibayarkan kepada kantor jaminan sosial secara bulanan. Jaminan sosial mencakup asuransi pensiun, disabilitas, kecelakaan, dan sakit. Karyawan dan perusahaan membayar dana pensiun secara adil. Perusahaan membayar sebagian besar asuransi disabilitas. Perusahaan membayar asuransi kecelakaan dan karyawan membayar asuransi sakit. Apabila ditotal, perusahaan dapat membayar sebesar 18 persen dari remunerasi kotor karyawan, dan karyawan membayar sekitar 14 persen dari remunerasi kotornya.
Selain kontribusi jaminan sosial, perusahaan juga harus menyumbangkan 2.45 persen gaji kotor bulanan karyawan ke Dana Tenaga Kerja dan 0.1 persen ke Dana Tunjangan Terjamin Karyawan.
Harap diperhatikan jika perpajakan umum membiayai sistem perawatan kesehatan masyarakat Polandia. Ini berarti perusahaan tidak wajib menyediakan polis asuransi kesehatan pribadi. Namun, tunjangan asuransi kesehatan tambahan telah menjadi lebih populer dalam beberapa tahun terakhir, jadi ini bisa menjadi keuntungan yang bagus untuk ditawarkan kepada karyawan Anda.
Biaya mempekerjakan karyawan di Poladia
Biaya tenaga kerja yang rendah di Polandia merupakan daya tarik bagi perusahaan internasional yang ingin memperluas kehadirannya di Eropa. Data terbaru Eurostat menunjukkan bahwa rata-rata biaya tenaga kerja per jam Polandia, yang mencakup upah dan biaya non-upah, adalah 10.70 euro. Angka tersebut mungkin lebih rendah dibandingkan rata-rata Uni Eropa sebesar 27.70 euro dan sedikit lebih tinggi dari sepertiga rata-rata 31.40 euro untuk area euro tersebut.
Biaya tenaga kerja Polandia telah meningkat terus sejak 2008, dan peningkatan tersebut telah menjadi lebih cepat dibandingkan di banyak negara Eropa lainnya. Namun, biaya tenaga kerja di Polandia tetap relatif rendah dibandingkan negara-negara Eropa lainnya.
Namun, biaya tenaga kerja bukan hanya satu-satunya pengeluaran yang harus Anda pertimbangkan saat mempekerjakan karyawan. Proses perekrutan dapat memakan banyak biaya bagi perusahaan Anda, sehingga penting bagi Anda untuk mengoptimalkan proses dan menemukan karyawan unggul yang akan menjadi aset bagi perusahaan Anda dalam jangka panjang. Biaya perekrutan dapat mengalir ke biro tenaga kerja, atau jika Anda menangani proses penerimaan karyawan secara mandiri, biaya tersebut dialirkan ke tim sumber daya manusia (SDM). Dalam kasus mana pun, proses mempekerjakan karyawan internasional dapat menimbulkan biaya tambahan yang tidak biasa di negara asal Anda, termasuk biaya yang berkaitan dengan:
- Mendirikan entitas bisnis di Polandia.
- Melakukan perjalanan menuju dan dari Polandia untuk mendirikan perusahaan dan bertemu dengan karyawan Anda.
- Mempekerjakan penerjemah untuk membantu Anda membuat iklan lowongan pekerjaan dan dokumen dalam bahasa Polandia serta berkomunikasi dengan calon karyawan.
- Bermitra dengan pakar lokal untuk membantu Anda memahami hukum tenaga kerja, bisnis, dan pajak Polandia.
- Biaya tetap jika Anda mendirikan lokasi perusahaan fisik di Polandia.
Apa yang diperlukan perusahaan untuk mempekerjakan karyawan di Polandia?
Fokus Anda dapat diarahkan ke cara mempekerjakan karyawan di Polandia, tetapi sebelum mempekerjakan siapa pun, perusahaan Anda harus memiliki entitas bisnis di Polandia agar Anda dapat mempekerjakan warga negara Polandia secara legal. Menurut Ekonomi Perdagangan, dibutuhkan waktu sekitar 37 hari untuk memulai bisnis di Polandia. Namun, proses tersebut akan berlangsung lebih lama apabila Anda mempertimbangkan riset dan perencanaan untuk melakukan ekspansi internasional.
Sebagian besar perusahaan internasional memilih mendirikan perseroan terbatas sebagai anak perusahaan di Polandia. Membentuk perseroan terbatas Polandia melibatkan beberapa langkah, seperti:
- Melaksanakan anggaran dasar perseroan melalui pengacara.
- Membuka rekening bank Polandia.
- Membayar modal saham yang diperlukan.
- Mendaftarkan perusahaan Anda di Panitera Pengadilan Nasional.
- Mengangkat dewan manajemen.
- Mendaftarkan perusahaan Anda di daftar niaga.
Bergantung pada industri perusahaan Anda dan bisnis yang ingin Anda lakukan di Polandia, Anda juga mungkin perlu mengajukan lisensi atau izin khusus. Anda harus menyelesaikan semua persyaratan hukum untuk mendirikan perusahaan Anda sebelum mengalihkan perhatian Anda untuk merekrut karyawan Polandia. Anda tidak akan dapat menerima karyawan dan membuat pengupahan hingga Anda mendirikan perusahaan Anda secara resmi.
Solusi alternatifnya, jika Anda ingin segera mempekerjakan karyawan baru di Polandia dan melewati proses pendirian entitas Anda di negara tersebut, adalah menggunakan Organisasi Ketenagakerjaan Profesional (PEO), atau Employer of Record (EOR). EOR Polandia dapat menjadi perusahaan resmi Anda untuk personel Polandia. Anda masih bisa merekrut karyawan Anda sendiri dan mengarahkan pekerjaan yang mereka lakukan, sedangkan EOR menangani aspek-aspek teknis ketenagakerjaan, termasuk mengelola orientasi, pengupahan, tunjangan, dan kepatuhan hukum.
Kiat untuk mempekerjakan karyawan di Polandia
Selain memahami undang-undang ketenagakerjaan dasar yang harus Anda patuhi, ada juga beberapa kiat yang harus Anda ingat saat merekrut di Polandia. Beberapa aspek praktik perekrutan di Polandia mungkin berbeda dari praktik di negara asal Anda. Ketika mempekerjakan seseorang di Polandia, pastikan Anda mengikuti kiat-kiat ini:
- Publikasikan iklan lowongan pekerjaan di papan lowongan pekerjaan Polandia yang populer: Olx.pl – praca adalah situs web terkait pekerjaan paling populer di Polandia, dengan lebih dari 3 juta pengguna. Linkedin, dengan 2.82 jutaan pengguna, dan Pracuj.pl, dengan 2.74 jutaan pengguna, juga merupakan situs populer terkait pekerjaan di Polandia. Situs lain yang patut dipertimbangkan untuk memasang iklan lowongan pekerjaan Anda termasuk Gowork.pl, Indeed, dan Jooble. Anda juga dapat memasang iklan lowongan pekerjaan di bagian lowongan pekerjaan di koran Polandia.
- Waspadai perbedaan CV Polandia: Anda mungkin melihat bahwa banyak curriculum vitae (CV) Polandia mencakup detail pribadi, seperti tanggal dan tempat lahir seseorang serta status perkawinan mereka saat ini, beserta foto wajah pelamar. Detail ini umum ditemukan di beberapa negara, tetapi mungkin tidak biasa bagi Anda, jika Anda terbiasa dengan resume atau daftar riwayat hidup yang tidak bersifat personal.
- Mewawancarai karyawan jarak jauh secara virtual: Banyak perusahaan internasional memilih untuk melakukan wawancara secara virtual, terutama jika Anda merekrut karyawan jarak jauh di Polandia daripada mendirikan lokasi kantor fisik di sana. Polandia memiliki tingkat penetrasi internet yang tinggi, jadi Anda tidak akan kesulitan untuk terkoneksi dengan calon karyawan melalui saluran komunikasi online. Jika Anda menjadwalkan wawancara virtual, pastikan untuk mempertimbangkan perbedaan waktu agar Anda memilih waktu yang cocok bagi pewawancara dan orang yang diwawancara.
- Mematuhi undang-undang pemeriksaan latar belakang: Anda dapat digunakan untuk melakukan pemeriksaan latar belakang sebagai bagian dari proses perekrutan sebelum Anda secara resmi menawarkan posisi kepada kandidat di perusahaan Anda, tetapi di Polandia, pemeriksaan latar belakang sebagian besar dilarang. Anda dapat meminta persetujuan kandidat untuk memverifikasi informasi pada CV mereka, tetapi kandidat dapat menolak jika mereka menginginkannya.
Mulailah mempekerjakan karyawan di Polandia bersama Globalization Partners
Jika Anda ingin mempekerjakan karyawan di Polandia tanpa harus berurusan dengan waktu, biaya, dan kerumitan dalam ekspansi internasional, hubungi Globalization Partners. Sebagai Employer of Record global yang hadir di Polandia, kami dapat menyederhanakan proses mempekerjakan karyawan internasional agar Anda dapat mulai merekrut karyawan Polandia dan menyerahkan urusan logistik kepada kami. Pelajari lebih lanjut tentang solusi EOR kami di Polandia dan pertimbangkan apakah bekerja dengan EOR cocok untuk tujuan perekrutan internasional Anda.
