Cara melakukan audit kepatuhan SDM dengan G-P Gia™

Poin penting

• Apa itu audit kepatuhan SDM?: Ini adalah tinjauan komprehensif terhadap kebijakan dan praktik SDM. Audit mengidentifikasi dan menanggulangi potensi risiko.

• Proses audit: Langkah-langkah utama termasuk membuat daftar periksa khusus negara, mengumpulkan dokumentasi, dan menganalisis temuan terhadap persyaratan hukum. Tujuan akhirnya adalah melaporkan hasil dan menerapkan rencana tindakan korektif.

• Cara Gia menyederhanakan kepatuhan: Gia mengotomatiskan peninjauan dokumen, menghasilkan templat yang dilokalkan, dan menghemat waktu serta biaya kepatuhan hingga 95%.

Salah satu kesalahan dalam dokumen pekerjaan Anda dapat berubah menjadi sengketa hukum besar. Untuk perusahaan yang merekrut secara global, risikonya berlipat ganda dengan setiap pasar baru. Apa yang terdengar secara hukum di Prancis mungkin melanggar undang-undang tenaga kerja di Brasil. Namun sebagian besar perusahaan tidak menyadari bahwa dokumen ketenagakerjaan mereka tidak dipatuhi hingga terlambat.

Audit kepatuhan SDM adalah solusinya. Panduan ini menunjukkan kepada Anda cara melakukan audit dengan menggunakan Gia dan kiat tentang cara memastikan dokumentasi yang sesuai di seluruh lokasi global Anda.

Apa yang dimaksud dengan audit kepatuhan SDM?

Audit kepatuhan SDM adalah tinjauan lengkap terhadap kebijakan dan prosedur SDM Anda. Kebijakan ini mencakup seluruh siklus hidup karyawan, mulai orientasi ke orientasi keluar, dan pemeriksaan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan setempat. 

Audit adalah langkah proaktif yang membantu Anda menemukan risiko sebelum berubah menjadi masalah hukum. 

Siapa yang dapat melakukan audit kepatuhan SDM?

Perusahaan Anda dapat mengaudit kepatuhan SDM dengan cara berikut:

• Tim SDM internal: Audit internal dilakukan oleh tim SDM internal yang berpengalaman. Jenis audit ini dapat hemat biaya, tetapi bias internal atau kurangnya pengetahuan hukum khusus dapat membahayakan temuan Anda.

• Konsultan pihak ketiga: Audit eksternal melibatkan perekrutan firma hukum pihak ketiga atau konsultan SDM. Jenis audit ini bisa mahal dan memakan waktu.

• AI: Audit yang dibantu teknologi menggunakan AI agen untuk mengotomatiskan peninjauan dokumen. Pendekatan ini menawarkan keseimbangan keahlian, kecepatan, dan efektivitas biaya. 

Mengapa audit kepatuhan penting?

Audit sangatlah penting karena alasan berikut:

Menanggulangi risiko hukum dan keuangan

Audit dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah kepatuhan sebelum berubah menjadi denda atau gugatan hukum. 

Audit kepatuhan rutin memastikan perusahaan global mengikuti undang-undang ketenagakerjaan setempat terbaru. Ini juga membuat Anda siap untuk audit tak terduga dari badan regulasi. 

Meningkatkan efisiensi operasional

Audit mengungkapkan proses SDM yang usang atau tidak efisien. Bayangkan audit kepatuhan SDM menunjukkan kesenjangan dalam proses orientasi Anda yang menyebabkan ketidakefisienan dan penundaan. Ini mendorong perusahaan Anda untuk membuat alur kerja orientasi standar. Alur kerja baru memastikan setiap karyawan memiliki apa yang mereka butuhkan untuk menjadi produktif sejak hari pertama.

Memastikan praktik yang konsisten dan adil

Audit memastikan proses SDM Anda adil, selaras dengan nilai-nilai perusahaan, dan berlaku untuk semua orang.

Misalnya, perusahaan Anda menghargai keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan. Audit dapat menunjukkan apakah kebijakan waktu istirahat Anda selaras dengan nilai ini dan memenuhi atau melampaui undang-undang setempat. Hal ini memungkinkan Anda memperbaiki inkonsistensi dan memupuk lingkungan kerja yang positif di mana pun Anda bekerja.

Memberikan wawasan strategis

Organisasi Anda mungkin memiliki sasaran strategis terkait manajemen talenta dan suksesi kepemimpinan. 

Jika audit menunjukkan bahwa karyawan eksternal mengisi 80% peran kepemimpinan Anda, inilah saatnya merevisi proses SDM Anda. Anda dapat membuat kebijakan yang mewajibkan departemen untuk mempertimbangkan calon internal untuk promosi atau memulai program perencanaan suksesi. Pada akhirnya, Anda dapat menggunakan hasil audit untuk memandu proses SDM dan membantu mencapai sasaran perusahaan.

Cara melakukan audit kepatuhan SDM

Ambil langkah-langkah berikut untuk melakukan audit kepatuhan SDM Anda:

Langkah 1. Tentukan cakupan

Tentukan cakupan dan fokus geografis peninjauan Anda. Menyalurkan upaya Anda ke area penting, termasuk undang-undang pajak, persyaratan upah dan jam kerja, serta klasifikasi karyawan.

Karena undang-undang ketenagakerjaan bervariasi, cara termudah adalah mengaudit satu lokasi dalam satu waktu. Misalnya, Anda dapat mengaudit praktik perekrutan di kantor Jerman Anda satu minggu dan Brasil minggu berikutnya. Berfokus pada satu wilayah dalam satu waktu membuat proses menjadi lebih mudah, terutama di negara-negara dengan undang-undang yang kompleks.

Langkah 2. Membuat daftar periksa

Daftar periksa Anda harus mencakup semua yang ingin Anda tinjau, seperti:

• Perjanjian Kerja

• Buku pegangan karyawan

• Catatan gaji

• Dokumen pajak

• Deskripsi pekerjaan

• Proses perekrutan dan orientasi

• Kebijakan pemutusan hubungan kerja dan pesangon

• Kebijakan privasi data

Setelah Anda memiliki daftar periksa utama, buat daftar periksa khusus negara yang terpisah untuk setiap lokasi yang akan Anda audit. Dengan demikian, Anda dapat memeriksa kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan unik setiap negara dan memastikan Anda tidak melewatkan apa pun.

Langkah 3. Mengumpulkan dan meninjau dokumen

Mengumpulkan semua dokumentasi yang relevan adalah langkah yang paling memakan waktu, karena memerlukan koordinasi di berbagai departemen. Ini juga berarti menghubungi tim SDM, profesional akuntansi, dan penyedia layanan penggajian di negara lain. 

Langkah 4. Analisis temuan Anda terhadap persyaratan hukum

Bandingkan praktik perusahaan Anda dengan undang-undang yang berlaku saat ini untuk setiap lokasi dan cari kesenjangannya. Misalnya, apakah kebijakan dan prosedur SDM Anda mematuhi undang-undang transparansi pembayaran UE? Langkah ini memerlukan pengetahuan hukum terbaru untuk setiap yurisdiksi. 

Langkah 5. Dokumentasikan temuan Anda dan buat laporan 

Rangkum temuan Anda agar ditinjau oleh para pemimpin. Buat bagian terpisah untuk setiap negara yang Anda audit, yang mencantumkan masalah dan area ketidakpatuhan tertentu. Anda dapat mengategorikan masalah berdasarkan prioritas tinggi, sedang, dan rendah untuk menunjukkan masalah mana yang paling mendesak. 

Langkah 6. Mengembangkan dan menerapkan rencana tindakan korektif

Setiap masalah akan memerlukan rencana yang dapat ditindaklanjuti untuk memperbaikinya. Setiap rencana harus memiliki jadwal yang jelas dan ditetapkan kepada orang tertentu.

Misalnya, Anda dapat memberi manajer SDM Ontario Anda satu bulan untuk memperbarui buku pegangan karyawan dengan kebijakan tentang pemutusan hubungan kerja. Langkah terakhir ini mengubah temuan audit Anda menjadi perubahan positif.

Bagaimana Gia menyederhanakan audit kepatuhan SDM

Audit kepatuhan SDM dapat memakan waktu dan membosankan. Gia membuatnya sederhana.

Gia adalah AI agen untuk kepatuhan SDM global. Berikut adalah cara Gia untuk membantu:

Mengotomatiskan peninjauan dan analisis dokumen

Alih-alih memilah ratusan dokumen secara manual, Anda dapat mengunggah kontrak kerja, buku pegangan, dan kebijakan Anda ke Gia. Kursus ini akan menganalisisnya terhadap basis pengetahuan eksklusif kita tentang undang-undang ketenagakerjaan global untuk segera menandai potensi kesenjangan kepatuhan.

Gia dibangun dengan langkah keamanan data yang kuat, sehingga dokumen Anda aman dan pribadi. Kami telah  menerapkankontrol keamanan komprehensif berdasarkan prinsip SOC 2 Tipe II, dan semua data dienkripsi saat istirahat dan dalam transit. Tidak seperti alat AI lainnya, kami tidak menggunakan data Anda untuk melatih Gia.

Memberikan jawaban instan atas pertanyaan kepatuhan yang kompleks

Anda mungkin memiliki pertanyaan selama audit. Alih-alih menunggu konsultan hukum menjawab, Anda dapat meminta Gia dan mendapatkan jawaban instan. 

Gunakan antarmuka Giapercakapan untuk mengajukan pertanyaan seperti, "Apa persyaratan pembayaran lembur wajib di Jerman?" Gia memberi Anda jawaban yang telah diperiksa ahli dalam hitungan menit, sehingga menghemat berjam-jam riset hukum agar audit tetap berjalan.

Membuat templat dokumen yang sesuai

Jika audit menunjukkan kebijakan yang sudah usang atau tidak dipatuhi, Anda tidak perlu membuat kebijakan baru. Gia dapat membuat template yang sepenuhnya sesuai untuk negara tertentu, yang kemudian dapat Anda sesuaikan.

Anda dapat menggunakan Gia untuk membuat kontrak, deskripsi pekerjaan, buku pegangan karyawan, surat penawaran, kebijakan, dan banyak lagi. Gia mengubah tugas beberapa hari menjadi menit.

Bertindak sebagai pemantau kepatuhan proaktif

Undang-undang ketenagakerjaan selalu berubah dan memerlukan pemantauan konstan. Gia melacak undang-undang ketenagakerjaan global secara waktu nyata sehingga dokumen Anda selalu memenuhi peraturan saat ini. Mengubah kepatuhan dari acara sekali setahun menjadi proses otomatis yang berkelanjutan.

Mengurangi waktu dan biaya kepatuhan

Audit tradisional mahal. Anda harus membayar konsultan atau pengacara untuk menganalisis dokumen Anda, yang berarti banyak jam yang dapat ditagih. Gia memangkas waktu dan biaya kepatuhan hingga 95%.

Kiat untuk mengumpulkan dan menganalisis data audit  

Selama audit, Anda akan melihat banyak data. Anda memerlukan cara untuk mengelola data ini agar tetap teratur dan fokus. Pertimbangkan kiat-kiat ini:

• Gunakan sistem terpusat: Simpan semua dokumen terkait audit dalam satu platform. Hal ini akan menjaga keteraturan audit Anda dan mencegah Anda kehilangan data penting. Gia dapat menjadi pusat Anda, menyimpan semua pertanyaan dan peninjauan dokumen di satu tempat. 

• Prioritaskan area berisiko tinggi: Berfokus pada area berisiko tinggi, seperti klasifikasi pekerja, memungkinkan Anda menempatkan sumber daya ke arah potensi masalah dengan konsekuensi terbesar. Jika Anda tidak yakin masalah kepatuhan apa yang memiliki risiko terbesar, tanyakan Gia.

• Lakukan pendekatan yang seimbang: Audit harus mengungkap risiko dan peluang. Dokumentasikan apa yang dilakukan perusahaan Anda dengan benar untuk menciptakan praktik terbaik. Misalnya, mungkin Anda menemukan bahwa proses orientasi Anda sangat efektif di wilayah tertentu. Tentukan mengapa ini terjadi, lalu terapkan praktik terbaik tersebut ke setiap negara tempat Anda bekerja.

Kiat untuk mempresentasikan temuan dan menerapkan peningkatan

Anda telah menyelesaikan audit dan menemukan kesenjangan kepatuhan. Sekarang saatnya mengambil tindakan. Langkah-langkah berikut membantu Anda berbagi temuan sehingga Anda dapat memperoleh persetujuan kepemimpinan: 

• Buat mudah dipahami: Sajikan laporan Anda dalam format yang mudah dipahami. Gunakan butir daftar dan visual untuk menyoroti area risiko utama. Anda juga dapat menggunakan fitur Giarangkuman untuk menerjemahkan informasi yang kompleks menjadi ikhtisar sederhana.

• Fokus pada solusi: Berikan rekomendasi untuk setiap masalah yang Anda identifikasi. Sertakan jadwal spesifik untuk membuat jalur ke depan yang jelas. Tujuannya adalah untuk menunjukkan kepada pemimpin bahwa masalah dapat ditangani. Ini memudahkan mereka menyetujui rencana Anda dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk tindakan perbaikan.

• Tekankan nilai: Dapatkan dukungan eksekutif dengan menyusun rekomendasi Anda seputar mitigasi risiko dan menambahkan nilai bisnis. Dengan begitu, Anda dapat mengatasi kekhawatiran utama para pemimpin, seperti hasil keuangan, dan mendapatkan dukungan mereka.

• Tindak lanjuti secara rutin: Pastikan rencana tindakan korektif diterapkan sesuai jadwal. Gunakan alat bantu manajemen proyek untuk menetapkan tugas dan melacaknya. Mengadakan pertemuan rutin untuk memantau kemajuan. Anda dapat melakukan audit mini beberapa bulan setelah menerapkan perubahan untuk memastikan proses baru diikuti.

Audit kepatuhan SDM? Dengan Gia semuanya terpecahkan.

Melakukan audit kepatuhan SDM sangat penting bagi perusahaan global. Namun, ini memerlukan keahlian dan sumber daya hukum yang mendalam.

Gia dapat menyederhanakan audit Anda dan memastikan dokumen SDM Anda sesuai di seluruh lokasi global Anda. Sebagai agen SDM global yang didukung AI, Gia membuat kepatuhan menjadi mudah. 

Mulai uji coba gratis Anda hari ini. 

Pertanyaan Umum