Kunci untuk memastikan pekerjaan jarak jauh menjadi aset bagi perusahaan Anda adalah memiliki kebijakan pekerjaan jarak jauh yang jelas dan terperinci. Ini juga penting untuk meningkatkan produktivitas dan kesuksesan tim Anda secara keseluruhan.
Terlepas dari apakah keadaan dunia saat ini telah memaksa perusahaan Anda untuk bekerja dari jarak jauh, memiliki kebijakan pekerjaan jarak jauh yang disiapkan akan membantu perusahaan Anda menjadi lebih gesit dan lebih mudah beradaptasi.
Penting untuk diketahui bahwa pekerjaan jarak jauh bukan hanya konsep yang lahir selama pandemi global - itu sudah umum sebelumnya dan akan terus menjadi sesuatu yang harus diterima oleh perusahaan.
Data oleh Biro Sensus Amerika Serikat dan Biro Statistik Tenaga Kerja menunjukkan bahwa dari 2017 hingga 2018, 4.7 juta orang, yang mewakili sekitar 3.4 persen tenaga kerja AS, bekerja dari jarak jauh. Ini menunjukkan peningkatan sebesar 1 persen, atau 800,000 orang, dari 2015.
Menurut Global Workplace Analytics (GWA), dari 2005 hingga 2018, jumlah pekerja jarak jauh naik sebesar 173 persen. GWA juga menemukan bahwa secara global, bahkan sebelum pandemi, “survei berulang kali menunjukkan 80% karyawan ingin bekerja dari rumah setidaknya beberapa waktu.”
Kebijakan kerja jarak jauh memberi karyawan Anda pemahaman yang jelas tentang harapan perusahaan Anda terhadap pekerja jarak jauh. Membuat kebijakan Anda akan membantu Anda memperkuat pedoman, mengubah tim jarak jauh, dan menarik talenta.
Apa itu kebijakan pekerjaan jarak jauh?
Kebijakan pekerjaan jarak jauh adalah seperangkat pedoman untuk karyawan yang bekerja dari rumah atau lokasi di luar kantor.
Tujuan dari kebijakan kerja jarak jauh adalah untuk mengelola harapan karyawan sejak awal dan mempermudah untuk mempromosikan keterlibatan dan produktivitas.
[bctt tweet=”Kebijakan kerja jarak jauh adalah serangkaian pedoman bagi karyawan yang bekerja dari rumah atau lokasi di luar kantor.” nama pengguna=”globalpeo”]
Informasi apa yang harus disertakan dalam kebijakan kerja jarak jauh?
Menurut situs posting lowongan pekerjaan Betterteam, kebijakan pekerjaan jarak jauh harus mencakup informasi berikut:
- Kelayakan
Dapatkah semua orang di perusahaan Anda bekerja dari rumah? Bisakah hanya beberapa tim? Sangat penting untuk menguraikan dengan jelas jenis departemen, tim, atau tipe pekerja yang dapat bekerja dari rumah dan seberapa sering mereka diizinkan untuk melakukannya. Pekerjaan berbasis rumah diperkirakan akan meningkat sebesar 8% antara sekarang dan 2025. Saat menentukan kebijakan pekerjaan jarak jauh Anda - dari rumah, pertimbangkan posisi mana yang hanya ada di kantor. Bersiaplah untuk memberikan contoh kebijakan pekerjaan jarak jauh saat diminta. - Aturan dan kebijakan perusahaan
Bekerja dari rumah tidak membebaskan siapa pun, terlepas dari posisi atau tanggung jawabnya, dari mengikuti aturan dan kebijakan yang sama yang akan mereka patuhi di kantor. Penting untuk mengingatkan karyawan bahwa mereka harus mematuhi buku panduan karyawan, bahkan ketika mereka bekerja dari jarak jauh. Semua aturan dan kebijakan perusahaan, seperti cuti sakit dan hari libur, harus tetap berlaku saat bekerja dari jarak jauh. Menyediakan salinan baru dari buku panduan karyawan mungkin tidak diperlukan, tetapi itu adalah bagian penting dari membangun dokumen kebijakan kerja dari rumah. - Harapan
Bagian ini akan menjelaskan apa yang Anda inginkan dari karyawan Anda mengenai kinerja, kualitas, produktivitas, dan hasil. Anda juga harus menjelaskan alat dan sumber daya yang akan Anda berikan untuk membantu mereka mematuhi standar perusahaan. Ini harus mencakup jam kerja dan ekspektasi kinerja. Beberapa fleksibilitas mungkin diperlukan, serta menurunkan ekspektasi Anda sementara karyawan menggunakan antarmuka kantor untuk beradaptasi dengan bekerja dari rumah. - Komunikasi
Mengklarifikasi bagaimana karyawan harus berkomunikasi. Jelaskan alat apa yang akan tersedia untuk komunikasi dan bagaimana alat tersebut harus digunakan. Jelaskan bagaimana pertemuan akan dilakukan dan di platform mana pertemuan harus dilakukan. Ini juga merupakan titik di mana Anda dapat menjelaskan apakah Anda akan menggunakan komunikasi yang sinkron dan tidak sinkron. Perusahaan juga harus menyediakan bentuk komunikasi darurat jika terjadi kesulitan teknis, pemadaman listrik, atau komplikasi tak terduga lainnya.
- Keamanan
Pastikan karyawan Anda memahami seberapa serius perusahaan Anda memandang keamanan dunia maya. Laporan menunjukkan bahwa pelanggaran data bisa dikenakan biaya sebesar AS $3.92 juta setiap tahun. Saat bekerja dari jarak jauh, informasi dan data rahasia akan dibagikan secara online. Karyawan Anda harus tahu bahwa data mereka akan aman dan bagaimana mereka harus menangani materi sensitif dan rahasia. Jelaskan langkah-langkah apa yang akan Anda ambil untuk memastikan keamanan informasi yang dilindungi, mulai dari VPN untuk mengamankan jaringan hingga kata sandi yang kuat dan autentikasi dua faktor untuk masuk. Jelaskan apakah karyawan Anda dapat menggunakan perangkat mereka untuk bekerja dari rumah atau apakah mereka harus menggunakan perangkat perusahaan. - Asuransi dan tanggung jawab
Apa yang terjadi jika karyawan Anda mengalami kecelakaan saat bekerja dari jarak jauh? Anda perlu tahu, begitu pula mereka. Bagaimana cara kerja klaim asuransi, dan siapa yang bertanggung jawab berdasarkan kebijakan pekerjaan jarak jauh? Bagaimana Anda menangani beban pembuktian ketika semuanya dilakukan dari jarak jauh? Karyawan yang terluka selama pekerjaan jarak jauh harus membuktikan bahwa mereka mendapatkan cedera mereka selama jam kerja dalam menjalankan tugas yang diberikan. Uraikan langkah-langkah yang harus mereka ikuti dan siapa yang harus mereka hubungi.
Selain informasi ini, perusahaan Anda mungkin juga ingin membahas hal-hal seperti:
- Hak-hak karyawan
Cara yang bagus untuk memastikan karyawan yang bahagia dengan jelas menentukan waktu istirahat mereka, jam makan, proses untuk meminta hari libur, dll. Individu perlu memahami apa hak-hak mereka, baik sebagai karyawan maupun sebagai pekerja jarak jauh, dan di mana mungkin ada perbedaan antara kedua negara tersebut. - Misi dan visi perusahaan
Bahkan bekerja dari rumah, tim Anda, dan pekerjaan yang mereka lakukan masih mewakili perusahaan Anda. Karyawan Anda mungkin sudah mengetahui misi dan visi perusahaan Anda, tetapi mungkin juga ada sesuatu yang terlupakan dengan sebagian besar pelatihan orientasi mereka. Bukan ide yang buruk untuk mengingatkan mereka tentang tujuan perusahaan dan meluangkan waktu untuk mengadaptasikan pernyataan ini pada mode pekerjaan jarak jauh. - Penyelesaian konflik
Ketika orang tidak berinteraksi secara tatap muka, konflik dapat dikurangi karena gesekan berkurang. Di sisi lain, jarak membuat orang-orang sulit untuk membaca satu sama lain dan menimbulkan tantangan baru. Lebih dari 80 persen karyawan jarak jauh yang melaporkan beberapa jenis konflik di tempat kerja yang dapat memengaruhi praktik kerja sehari-hari mereka. Beri tahu karyawan Anda dengan siapa mereka dapat berbicara dan langkah apa yang dapat mereka ambil apabila konflik timbul. Manfaat menyelesaikan konflik antar pekerja jarak jauh adalah lebih mudah memisahkan pihak yang berkonflik tanpa merusak dinamika kerja. - Peralatan
Jelaskan peralatan yang diperlukan untuk setiap peran dan apakah perusahaan akan menyediakan alat-alat ini. Apakah karyawan akan mendapatkan penggantian untuk pembelian, atau apakah mereka harus menunggu untuk menerima peralatan sebelum mulai bekerja? Saat membangun kebijakan pekerjaan jarak jauh, beberapa fleksibilitas mungkin diperlukan jika tim Anda menemukan masalah teknis. Tim TI khusus dapat menjadi solusinya, tetapi mendiagnosis masalah dari jarak jauh akan lebih sulit.
Bagaimana Anda dapat menciptakan kebijakan pekerjaan jarak jauh yang disesuaikan dengan perusahaan Anda?
Setiap perusahaan berbeda, dan tidak ada satu solusi untuk semua. Untuk menyesuaikan kebijakan pekerjaan jarak jauh, Anda perlu mempertimbangkan poin-poin utama berikut:
1. Sasaran perusahaan
Menciptakan kebijakan yang mencerminkan misi dan visi perusahaan Anda akan membantu menambahkan keunikan pada pendekatan pekerjaan jarak jauh Anda. Anda dapat meraih peluang ini untuk mengingatkan karyawan tentang hal yang mereka kerjakan dan kembangkan untuk mencapai tujuan ini sebagai perusahaan jarak jauh.
2. Budaya perusahaan Anda
Luangkan waktu untuk memastikan bahwa budaya Anda tercermin dalam kebijakan pekerjaan jarak jauh dan memastikan bahwa karyawan dapat merasakan budaya tersebut, meskipun selagi bekerja dari jarak jauh. Manfaat seperti acara online, permainan, konseling, dll, dapat membantu seseorang meningkatkan kesejahteraan karyawan Anda dan menambah nilai pada budaya Anda.
3. Fleksibilitas
Ini berjalan beriringan dengan budaya perusahaan Anda. Tentukan tingkat fleksibilitas yang Anda inginkan untuk beberapa hal, seperti jam kerja dan cuti dibayar. Lebih mudah membuat kebijakan pekerjaan jarak jauh jika Anda telah memutuskan tingkat fleksibilitas yang Anda inginkan untuk karyawan Anda. Harap diingat bahwa karyawan yang bekerja dari jarak jauh dapat menemukan kesulitan untuk menyeimbangkan kehidupan pekerjaan dan kehidupan pribadi. Pertimbangkan fakta ini saat Anda memutuskan untuk menetapkan tingkat fleksibilitas yang ingin Anda tawarkan kepada tim jarak jauh.
4. Kenali tim Anda
Andalah yang tahu kondisi di mana tim Anda menunjukkan kinerja terbaik dan sumber daya yang mereka perlukan untuk mencapai tujuan mereka. Pastikan mengingat hal ini saat membuat kebijakan Anda dan minta informasi dari manajer tentang tim mereka. Ini menjadi penting jika Anda sedang dalam proses orientasi karyawan baru, yang karena karantina, kuncitara, dan penutupan perkantoran, Anda tidak akan bertemu dengan mereka secara langsung. Mengenal seseorang yang hanya berinteraksi dengan Anda melalui pesan teks dan email dapat menjadi hal yang menantang.
Setiap tim bekerja dengan cara yang berbeda, sehingga memiliki detail alur kerja dan kinerja dari semua manajer dapat membantu menciptakan kebijakan yang sesuai dengan setiap karyawan.
Apa saja manfaat kebijakan pekerjaan jarak jauh?
Berdasarkan laporan dari Upwork, lebih dari 57 persen perusahaan di AS beroperasi tanpa kebijakan pekerjaan jarak jauh. Sebelum pandemi, kebijakan tersebut tidak terlalu diperlukan — hanya 6 persen karyawan bekerja sepenuhnya dari rumah, sementara lebih dari 75 persen tidak pernah mendapatkan opsi tersebut. Namun, kenyataannya adalah kebijakan pekerjaan jarak jauh hanya dapat membantu perusahaan Anda.
Mari kita tinjau beberapa manfaat di bawah ini.
Kejelasan
Gagal menyediakan pedoman yang tepat tentang cara menerapkan proses dan proyek harian dapat menurunkan moral karyawan — tidak ada yang mau untuk terus meminta petunjuk secara terus-menerus dan menunggu respons kita. Saat karyawan Anda memahami kebijakan pekerjaan jarak jauh, mengatasi tantangan menjadi lebih mudah, mulai dari menggunakan platform komunikasi tertentu hingga mengatasi hambatan selama proyek. Kejelasan dapat membantu karyawan Anda berfokus dan berkinerja lebih baik; sesederhana itu.
Komunikasi yang efisien
Perusahaan yang menerapkan pedoman untuk komunikasi jarak jauh beradaptasi dan tumbuh dengan lebih cepat. Komunikasi adalah langkah pertama menuju kesuksesan di setiap aspek bisnis Anda, dan jika terganggu, hal tersebut dapat menimbulkan masalah besar.
Cara terbaik untuk mewujudkan inklusivitas dan meningkatkan kinerja karyawan Anda di dunia bisnis jarak jauh adalah membuat setiap orang merasa bahwa mereka adalah bagian penting. Ini dapat diwujudkan dengan menyediakan alat dan pedoman terbaik bagi karyawan untuk berkomunikasi secara efektif dan penuh hormat.
Paul Burrin, Wakil Presiden Sage People, memberi tahu Workplace, bahwa “Komunikasi dua arah yang rutin, tertarget, efektif, dan dipersonalisasi sangat penting agar organisasi dapat tetap memberikan informasi kepada karyawan. Dengan cara ini, mereka tahu apa yang terjadi, dapat mengajukan pertanyaan atau memberikan masukan secara langsung.”
Ketika Anda memberdayakan karyawan untuk bekerja dari mana saja dengan strategi komunikasi yang efektif, Anda melumpuhkan penghalang bagi organisasi Anda dan memastikan perusahaan Anda akan mampu mengatasi tantangan di masa depan.
[bctt tweet=”Menurut laporan Upwork, lebih dari 57 persen perusahaan di A.S. beroperasi tanpa kebijakan kerja jarak jauh.” nama pengguna=”globalpeo”]
Peningkatan fleksibilitas dan produktivitas
Berdasarkan survei global yang dilakukan oleh International Workspace Group (IWG), 85 persen pekerja jarak jauh mengatakan bahwa kebijakan jarak jauh yang fleksibel telah meningkatan produktivitas mereka secara keseluruhan.
Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, jika karyawan Anda memahami aturan perusahaan terkait fleksibilitas dengan berbagai faktur, seperti jadwal kerja dan waktu libur yang dibayar, mereka akan menunjukkan kinerja yang lebih baik. Misalnya, orang tua yang bekerja yang memahami kebijakan pekerjaan jarak jauh perusahaan mereka akan dapat merencanakan jadwal harian mereka dengan tingkat stres yang lebih rendah, yang berarti karyawan akan lebih bahagia dan lebih produktif.
Keterlibatan karyawan yang lebih baik
Memiliki kebijakan pekerjaan jarak jauh menunjukkan kepada karyawan Anda bahwa Anda berkomitmen untuk mewujudkan lingkungan kerja yang lebih baik. Saat karyawan memahami hal ini, mereka akan membalas komitmen ini untuk menunjukkan kinerja yang lebih baik setiap hari.
Perusahaan sering kali mengabaikan pentingnya keterlibatan karyawan. Memilih mempromosikan keterlibatan berarti menurunkan tingkat keluar masuk karyawan, yang menghemat biaya dalam jangka panjang.
Penelitian yang dilakukan oleh USI Insurance Services menunjukkan bahwa tingkat keluar masuk karyawan rata-rata memakan biaya sebesar enam hingga sembilan bulan gaji. Setiap kali perusahaan mengganti karyawan yang menghasilkan 60,000 dolar AS per tahun, misalnya, perusahaan tersebut mengeluarkan biaya sebesar $30,000 dan $45,000 untuk perekrutan dan pelatihan.
Peningkatan proses orientasi
Di dunia bisnis dengan pekerjaan jarak jauh, proses orientasi sangat penting — dan lebih menantang — bagian dari siklus karyawan. Anda harus menerapkan kerangka kerja yang solid untuk menyiapkan karyawan jarak jauh guna meraih kesuksesan, dan menetapkan kebijakan pekerjaan jarak jauh yang akan menjadikan proses menciptakan kerangka kerja ini jauh lebih sederhana.
Menurut Society for Human Resource Management (SHRM), organisasi dengan proses orientasi yang buruk hanya membuat karyawan keluar lebih awal.
Amy Hirsh Robinson, kepala firma konsultasi The Interchange Group di Los Angeles, memberi tahu SHRM, “Orientasi adalah momen ajaib saat karyawan baru memutuskan untuk tetap terlibat atau menjauhkan diri.” Meskipun hal ini dapat menantang di lingkungan kerja jarak jauh, hal tersebut menjadi lebih kritis tanpa interaksi tatap muka.
Menarik talenta global teratas
Menerapkan kebijakan pekerjaan jarak jauh adalah pertanda bahwa perusahaan berkomitmen terhadap karyawannya. Detail ini menghasilkan perbedaan ketika talenta terbaik melihat perusahaan Anda.
Talenta internasional mungkin waspada terhadap perusahaan global jarak jauh karena karier dan kesuksesan mereka bergantung pada apakah perusahaan Anda memiliki pendekatan yang terstruktur dan pendekatan formal terhadap pekerjaan jarak jauh.
Membuat kebijakan pekerjaan jarak jauh hanyalah salah satu langkah menuju proses mempekerjakan karyawan internasional dan berkembang di tingkat global. Pendekatan yang tepat terhadap pekerjaan jarak jauh dapat memungkinkan Anda membangun organisasi yang memiliki tingkat kepercayaan diri dan reputasi yang baik tanpa terkungkung perbatasan.
Dapatkah kebijakan kerja jarak jauh membantu perusahaan Anda berkembang secara global?
Jawaban singkatnya adalah ya. Saat ini, banyak perusahaan memanfaatkan dunia yang segalanya dilakukan dari jarak jauh dengan mempekerjakan karyawan internasional, bahkan untuk pekerjaan lokal. Jangan melihat kebijakan pekerjaan jarak jauh sebagai hal cara untuk melewati pandemi, tetapi sebagai rencana untuk masa depan perusahaan Anda.
Menciptakan kerangka kerja untuk pekerja jarak jauh dapat menjadi langkah pertama menuju organisasi yang lebih lincah dan mampu beradaptasi di mana bisnis dapat dilakukan di mana saja di seluruh dunia, terlepas dari perbedaan zona waktu.
Apa cara terbaik untuk membangun perusahaan jarak jauh yang mematuhi hukum?
Banyak perusahaan masih melihat ekspansi global sebagai serangkaian hambatan yang melibatkan pendaftaran dengan otoritas lokal, membentuk badan hukum internasional, dan menangani kepatuhan global. Namun, ada solusi yang dapat memberdayakan pertumbuhan global yang jauh dan merampingkan proses, seperti Employer of Record (EOR).
Model EOR diciptakan untuk membantu perusahaan Anda berkembang di tingkat global dengan mengatasi tantangan yang menghalangi potensi lokal dan global Anda. EOR memiliki entitas global yang menangani pengupahan, pajak, tunjangan, dan SDM 100 persen yang mematuhi hukum.
Anda memegang kendali penuh atas manajemen saat merekrut di mana pun di seluruh dunia dengan cepat dan mudah. Pelajari lebih lanjut tentang cara EOR dapat membantu bisnis Anda menjadi perusahaan global jarak jauh.
