Cara Membayar Kontraktor di Tiongkok

Tiongkok memiliki ekonomi terbesar kedua  secara global dalam hal produk domestik bruto (PDB), dan sebagian besar keberhasilan itu berasal dari tenaga kerja berbakat negara ini. Baik Anda memperluas bisnis ke wilayah baru atau mencari pekerja internasional terampil untuk proyek mendatang, Anda memiliki dua opsi — mengamankan karyawan jangka panjang atau merekrut kontraktor di Tiongkok. Meskipun masing-masing dapat menjalankan peran penting di perusahaan Anda, ada perbedaan penting antara keduanya yang harus Anda ketahui untuk menghindari konsekuensi hukum.

Artikel ini menjelaskan lebih lanjut tentang mempekerjakan kontraktor independen di Tiongkok, termasuk bagaimana mereka berbeda dari karyawan dan panduan untuk membayar mereka.

Karyawan vs. kontraktor

Banyak perusahaan menemukan kesuksesan dengan model kerja hibrida di mana karyawan tetap bertanggung jawab atas operasi inti bisnis dan kontraktor independen menyelesaikan proyek jangka pendek. Inilah perbedaan utama antara kedua posisi tersebut.

1. Karyawan

Semua perusahaan harus hadir secara lokal di Tiongkok untuk mempekerjakan karyawan di sana, kecuali jika mereka bekerja sama dengan Pemberi Kerja Catatan (EOR) untuk bertindak sebagai pemberi kerja resmi tanpa memerlukan anak perusahaan Tiongkok. Surat  Edaran Kementerian Tenaga Kerja dan Jaminan Sosial tentang Penetapan Hubungan Kerja mendefinisikan hubungan karyawan-perusahaan yang sah sebagai hubungan di mana:

• Baik pihak perekrutan maupun karyawan secara hukum memenuhi syarat untuk bertindak demikian.
• Karyawan tunduk pada peraturan sah perusahaan.
• Karyawan melakukan tugas penting untuk perusahaan yang membayarnya sebagai imbalan.

Beberapa provinsi atau wilayah mungkin memiliki kriteria tambahan untuk mendefinisikan hubungan. Karyawan adalah bagian dari gaji perusahaan Anda dan berhak atas tunjangan, termasuk asuransi dan cuti berbayar. Karena mereka tunduk pada peraturan Anda, Anda menentukan jadwal kerja mereka, tugas yang menjadi tanggung jawab mereka, dan jumlah yang mereka terima atas gaji mereka. Mengakhiri hubungan karyawan-perusahaan memerlukan pemberitahuan dan sering kali pembayaran pesangon khusus.

Mempekerjakan karyawan adalah pilihan terbaik jika Anda mencari profesional yang dapat Anda investasikan melalui pelatihan berkelanjutan dan bonus untuk membantu mereka mengembangkan keterampilan mereka dan mengelola lebih banyak proyek seiring pertumbuhan mereka. Bersama dengan pengelolaan semua dokumen hukum, perusahaan Anda juga bertanggung jawab untuk menahan pajak dari gaji, memberikan paket tunjangan, dan mengganti pengeluaran terkait pekerjaan.

2. Kontraktor

Kontraktor independen di Tiongkok adalah pilihan yang tepat jika Anda memerlukan pekerja terampil untuk memenuhi kebutuhan jangka pendek bagi perusahaan Anda, seperti proyek khusus atau peran sementara. Kontraktor di Tiongkok tidak berhak atas asuransi, cadangan perumahan, atau cuti berbayar seperti halnya karyawan. Dengan demikian, kontraktor ada di luar peraturan perusahaan dan aturan penjadwalan — produk jadi lebih penting daripada metode yang digunakan untuk memproduksinya selama kontraktor menjunjung tinggi akhir perjanjian mereka dalam hal kualitas dan tanggal penyelesaian.

Manfaat bekerja dengan kontraktor adalah mereka sangat terampil dalam bidang keahlian mereka, dan Anda dapat memilih kandidat terbaik untuk proyek tersebut berdasarkan pengalaman, portofolio, dan klien mereka sebelumnya. Demikian pula, kontraktor bebas untuk mengejar klien dan industri lain setelah menyelesaikan proyek Anda, tanpa kewajiban yang diperlukan oleh salah satu pihak.

Tempat mempekerjakan kontraktor di Tiongkok

Karyawan merupakan aset penting dan berharga bagi perusahaan, tetapi bekerja sama dengan kontraktor mungkin diperlukan untuk proyek tertentu, termasuk melokalkan perusahaan Anda di pasar baru dan memerlukan bantuan dengan merek, pemasaran, dan pelabelan sesuai dengan undang-undang wilayah yang Anda pilih.

Berikut ini cara mendapatkan kontraktor di Tiongkok untuk proyek atau transisi perusahaan Anda yang akan datang:

• Cari kandidat yang memenuhi syarat melalui basis data pekerja lepas online.
• Memposting daftar pekerjaan pada dewan ketenagakerjaan virtual untuk kontraktor.
• Menganalisis sumber daya perekrutan khusus industri.
• Hubungi perusahaan alih daya lokal di wilayah bisnis pilihan Anda.

Persyaratan hukum untuk mempekerjakan Kontraktor di Tiongkok

Anda wajib menandatangani perjanjian kerja formal yang tidak terbatas dengan kontraktor Anda jika mereka telah bekerja untuk perusahaan Anda selama bertahun-10tahun atau lebih atau jika Anda telah menandatangani dua perjanjian jangka waktu tertentu. Hal terpenting untuk diingat saat merekrut dan membayar kontraktor di Tiongkok adalah Anda harus mengambil langkah aktif untuk menghindari kesalahan klasifikasi. Kesalahan klasifikasi adalah ketika Anda meminta bantuan kontraktor independen tetapi mengelolanya sebagai karyawan, sehingga menghilangkan kewajiban untuk membayar gaji atau tunjangan wajib kepada mereka. Ini ilegal dan dipantau secara ketat di seluruh Tiongkok.

Menurut undang-undang tenaga kerja Tiongkok, kontraktor dapat disalahklasifikasi sebagai karyawan de facto jika:

• Perusahaan Anda membayar individu tersebut dengan gaji tetap dan memberikan asuransi atau tunjangan sosial lainnya.
• Kontraktor diwajibkan untuk mengikuti semua peraturan perusahaan Anda dan berada di bawah kendali Anda.
• Kontraktor menjalankan fungsi penting untuk operasi bisnis inti perusahaan Anda.

Jika perusahaan Anda terbukti salah mengklasifikasi kontraktor, Anda akan menghadapi biaya dan tanggung jawab hukum. Karena setiap kota dan majelis di Tiongkok memiliki undang-undang ketenagakerjaan setempat sendiri, hubungi badan pengatur di wilayah pilihan Anda untuk informasi lebih lanjut tentang menghindari kesalahan klasifikasi de facto.

1. Kontrak tertulis

Salah satu cara termudah untuk menghindari kesalahan klasifikasi adalah memiliki kontrak tertulis dengan setiap kontraktor independen dan karyawan. Kontrak harus mencantumkan semua informasi yang diperlukan tentang sifat hubungan kerja Anda dan harapan bersama, termasuk yang berikut ini:

• Cakupan proyek
• Daftar tugas yang diharapkan agar proyek dianggap selesai
• Tanggal mulai dan berakhir proyek
• Jumlah, metode pengiriman, dan struktur pembayaran kompensasi
• Hak atas kekayaan intelektual (intellectual property atau IP) apa pun yang dibuat selama kemitraan
• Siapa yang bertanggung jawab atas tugas dan sumber daya yang mana
• Pernyataan larangan pengungkapan (NDA)  atau klausul larangan persaingan, jika ada
• Pedoman pengakhiran kontrak untuk masing-masing pihak

Kontrak kerja tertulis diperlukan untuk karyawan tetap dan sangat disarankan untuk semua hubungan kontraktor. Tidak seperti kontrak kerja permanen, kontrak berbasis proyek berlaku untuk tugas yang sedang dikerjakan, bukan untuk jangka waktu yang tidak terbatas. Kontrak dianggap telah dipenuhi setelah penyelesaian proyek.

2. Manfaat dan asuransi

Kontraktor independen tidak berhak menerima asuransi, pensiun, atau tunjangan, termasuk pensiun, perawatan medis, kompensasi pekerja, cuti melahirkan, dan asuransi jiwa. Kontraktor bertanggung jawab untuk mendapatkan asuransi mereka sendiri di luar kontrak kerja. Hindari memberikan paket tunjangan kepada kontraktor, yang dapat membuat Anda berisiko salah klasifikasi.

3. Pemutusan hubungan kerja dan pesangon

Apakah perusahaan Anda memutuskan untuk mengubah arah di tengah proyek atau kontraktor yang Anda pilih gagal menjunjung tinggi kewajiban kontrak mereka, mungkin akan ada saatnya Anda harus mengakhiri perjanjian. Kontraktor bekerja berdasarkan proyek per proyek, sehingga pemutusan hubungan kerja lebih mudah dan lebih fleksibel daripada memberhentikan karyawan tetap. Kontrak pemberi kerja-kontraktor Anda harus mencakup bagian untuk pemutusan hubungan kerja yang wajar dan atas kemauan sendiri, termasuk biaya yang diperlukan yang mungkin timbul sebagai akibatnya.

Tergantung pada ketentuan yang Anda sepakati, perusahaan Anda mungkin atau mungkin tidak tetap bertanggung jawab untuk membayar kontraktor sebagian atau semua jumlah terutang. Pesangon tidak diperlukan kecuali Anda dan kontraktor menyepakatinya secara tertulis. Jika kontraktor mengalami kerugian karena perusahaan Anda melanggar kontrak, dia mungkin memenuhi syarat untuk menerima kompensasi tambahan atau mengambil tindakan hukum.

4. Kekayaan Intelektual

Hukum Tiongkok menyatakan bahwa individu yang menciptakan karya berhak cipta adalah pemilik yang sah dari karya tersebut, kecuali jika keadaan tersebut adalah “karya yang dibuat untuk disewa,” atau WFH. WFH mencakup item yang ditugaskan oleh perusahaan untuk dibuat oleh karyawan atau kontraktor independen sebagai bagian dari perjanjian tertulis yang ditetapkan antara kedua belah pihak. Dalam hal proyek WFH, penulis dan pemegang hak cipta adalah pihak yang membayar, seperti perusahaan yang menugaskan karya tersebut. Hukum WFH Tiongkok mencakup ketentuan tambahan, termasuk:

• Perusahaan dapat memprioritaskan penggunaan WFH daripada karyawan jika menggunakan proyek dalam operasi bisnis normal.
• Karyawan atau kontraktor yang ditugaskan untuk menyelesaikan WFH tidak boleh mengizinkan proyek tersebut digunakan oleh pihak ketiga lain dalam waktu dua tahun setelah selesai tanpa meminta izin dari perusahaan pembayaran awal. Jika perusahaan setuju, maka kedua pihak akan membagi biaya lisensi.
• Setiap gambar teknik atau desain produk, perangkat lunak, peta, atau produk serupa yang dibuat oleh karyawan, tetapi dibayar oleh perusahaan dengan sumber daya perusahaan merupakan properti perusahaan secara sah.
• Dalam sebagian besar kasus, perusahaan dan kontraktor atau karyawan harus menandatangani perjanjian bersama dalam kontrak tertulis yang memerinci kepemilikan hak cipta properti sebelum memulai proyek WFH.

Perlindungan IP WFH juga berlaku untuk beberapa penemuan yang akan direkrut. Dalam sebagian besar kasus, perusahaan akan mempertahankan permohonan paten atas temuan tersebut, namun karyawan akan memiliki paten atas temuan tersebut sendiri.

Praktik dan pertimbangan pajak

Perusahaan wajib menahan pembayaran pajak dari gaji karyawan untuk dilaporkan dan dibayarkan kepada pemerintah. Kontraktor independen bukan bagian dari penggajian karyawan Anda dan bertanggung jawab untuk menghitung dan membayar pajak mereka sendiri tepat waktu. Tergantung pada negara asal Anda, perusahaan Anda mungkin masih bertanggung jawab untuk menghitung dan melacak semua pengeluaran dan menggunakan informasi tersebut saat mengajukan pajak perusahaan Anda.

Cara kerja penggajian saat membayar kontraktor di Tiongkok

Saat membayar kontraktor di Tiongkok, Anda dapat menyetujui ketentuan pembayaran yang nyaman bagi Anda berdua, seperti pembayaran per jam atau satu pembayaran untuk menutupi seluruh biaya proyek. Upah minimum Tiongkok bervariasi di seluruh provinsi, dan pemerintah daerah harus memperbarui jumlahnya secara teratur berdasarkan biaya hidup setempat dan pembangunan baru di wilayah tersebut. Upah minimum tertinggi per bulan saat ini di Shanghai pada RMB元2,480. Upah minimum Beijing adalah RMB元24 per jam.

Struktur pembayaran populer untuk kontraktor meliputi:

• Pembayaran di muka: Rencana pembayaran di muka adalah ketika perusahaan membayar kontraktor atas layanan mereka sebelum mereka memulai proyek. Meskipun ini tidak memberi Anda jaminan atas kualitas produk akhir atau waktu penyelesaian, ini menjamin kontraktor bahwa mereka akan dibayar atas waktu mereka. Dalam banyak kasus, kontraktor dapat mengandalkan biaya pra-pembayaran untuk memasok sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang telah Anda sewa untuk mereka.
• Setelah selesai: Membayar kontraktor setelah selesai adalah metode yang aman untuk memastikan produk atau layanan akhir yang direkrut memenuhi standar Anda dan semua ketentuan perjanjian tertulis Anda, tetapi beberapa kontraktor mungkin ragu untuk menerima struktur pembayaran ini tanpa jaminan tertulis bahwa mereka akan menerima kompensasi atas waktunya.
• Setoran sebagian: Lindungi investasi Anda dan waktu kontraktor dengan membayar jumlah setoran yang telah disepakati kepada kontraktor sebelum proyek dimulai. Kemudian kirimkan pembayaran akhir setelah mereka selesai dan kinerja atau hasilnya telah memenuhi standar Anda dan perjanjian dalam kontrak tertulis Anda.

1. Mata uang dan nilai tukar

RMB adalah nama mata uang resmi Tiongkok, sedangkan Yuan Tiongkok (CNY) mengacu pada unit utama RMB. Biaya transfer mata uang dan nilai tukar bervariasi tergantung pada provinsi, negara asal, metode pengiriman pembayaran, dan lembaga keuangan Anda. Misalnya, contoh konversi saat ini meliputi:

• CNY¥1 sama dengan US$0.16
• CNY¥1 sama dengan MXN$3.12
• CNY¥1 sama dengan GBP£0.11
• CNY¥1 sama dengan CHF₣0.14

2. Metode penanganan penggajian

Cara Anda membayar kontraktor independen tergantung pada preferensi, anggaran, jadwal, dan negara asal Anda. Opsi umum untuk transaksi non-karyawan adalah:

• Setoran langsung: Setoran langsung, atau transfer bank, memungkinkan Anda menyetorkan jumlah terutang langsung ke rekening kontraktor melalui lembaga keuangan Anda. Meskipun ini adalah metode pembayaran cepat, biaya transfer dan nilai tukar berlaku.
• Pemeriksaan kertas: Pemeriksaan kertas adalah satu-satunya opsi pembayaran di banyak wilayah di dunia, tetapi bukan metode yang paling aman atau tercepat karena dapat hilang atau hancur saat transit. Keuntungan terbesar dari cek kertas adalah lebih mudah untuk menghentikan pembayaran cek sebelum dicairkan, yang lebih sulit dilakukan dengan transfer bank atau wesel.
• Pesanan uang: Pesanan uang memungkinkan Anda membuat dokumentasi pembayaran melalui metode transfer yang aman dan dapat diverifikasi, tetapi dapat menjadi bentuk pembayaran yang tidak nyaman jika Anda atau kontraktor tidak tinggal di wilayah yang memiliki akses mudah ke bank atau kantor pos yang dapat memproses pesanan.
• Dompet virtual: Dompet virtual memungkinkan Anda mentransfer dana dari rekening perusahaan ke kartu debit atau rekening bank kontraktor yang ditautkan. Meskipun biaya masih berlaku, ini adalah metode pembayaran yang cepat, aman, dan diakui secara global.

Mempekerjakan karyawan berbakat di Tiongkok dengan bantuan dari Globalization Partners

Mempekerjakan kontraktor internasional di Tiongkok dapat menjadi pilihan yang tepat untuk proyek mendatang perusahaan Anda selama Anda berhati-hati untuk menghindari kesalahan klasifikasi. EOR global seperti Globalization Partners dapat membantu Anda menavigasi undang-undang ketenagakerjaan setempat untuk membedakan kontraktor Anda dari karyawan tetap dan menghindari litigasi yang mahal. Globalization Partners memungkinkan Anda mempekerjakan karyawan berbakat di Tiongkok tanpa memerlukan anak perusahaan lokal. Kami akan menangani segala hal yang berkaitan dengan ketenagakerjaan, termasuk perekrutan, pertukaran mata uang, penggajian, dan sumber daya manusia, serta membantu Anda tetap mematuhi undang-undang ketenagakerjaan setempat.

Pelajari lebih lanjut tentang solusi komprehensif kami untuk perekrutan di pasar baru dan minta proposal hari ini.