Apa yang dimaksud dengan pembayaran SWIFT?

Poin penting

• Apa itu pembayaran SWIFT: Memungkinkan transfer uang internasional yang aman antar bank di lebih dari 200 negara. Sistem pembayaran SWIFT memproses jutaan pesan setiap hari, namun tidak menangani kepatuhan atau pajak.

• SWIFT GPI dan keamanan: Pelacakan SWIFT GPI mengurangi penundaan pembayaran, sementara sertifikasi ISO 27001 memastikan perlindungan data untuk informasi penggajian yang sensitif.

• Tantangan penggajian global: Mengelola penggajian global melalui transfer bank SWIFT berarti menangani berbagai mata uang, peraturan, dan aturan kepatuhan secara terpisah.

• Cara termudah untuk menjalankan penggajian global: Perusahaan rekaman yang andal (EOR) seperti G-P dapat mengelola penggajian multimata uang, pembayaran kontraktor, dan kepatuhan lokal untuk Anda.

Mengelola pembayaran internasional dapat menjadi tantangan bahkan bagi tim SDM yang berpengalaman. Saat membayar karyawan dan kontraktor di beberapa negara, Anda memerlukan sistem andal yang mendukung berbagai mata uang, peraturan perbankan, dan aturan kepatuhan. 

Sistem perbankan SWIFT memberikan fondasi ini, tetapi memahami cara menggunakannya secara efektif dapat menjadi perbedaan antara operasi yang lancar dan penundaan yang memakan biaya.

Apa yang dimaksud dengan pembayaran SWIFT?

Pembayaran SWIFT adalah instruksi elektronik yang memindahkan uang antarbank dan lintas batas internasional melalui sistem perpesanan standar. Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) tidak mentransfer dana secara langsung. Sebaliknya, sistem ini mengirimkan pesan aman antara lembaga keuangan, memberi tahu mereka cara mengkredit dan mendebit rekening.

Ketika Anda memulai transfer bank SWIFT, bank Anda mengirimkan pesan terenkripsi melalui jaringan SWIFT ke bank penerima. Bank penerima mengikuti instruksi dalam pesan terenkripsi untuk mengkreditkan dana ke rekening penerima.

Sistem pembayaran global SWIFT menghubungkan lebih dari 11,500 lembaga keuangan di lebih dari 220 negara, menjadikannya tulang punggung pembayaran bisnis internasional. Untuk perusahaan yang mengelola tim global, jaringan ini menyederhanakan semuanya, mulai penggajian bulanan hingga pembayaran kontraktor satu kali.

Jaringan pembayaran yang cepat ini menawarkan proses standar di seluruh negara, transaksi yang dapat dilacak, dan keamanan tingkat bank. SWIFT berkomitmen terhadap perlindungan data, memastikan bahwa platform pembayaran yang digunakannya mempertahankan sertifikasi ISO 27001, yang sangat penting untuk menangani data penggajian yang sensitif. 

Tantangan dalam penggajian dan pembayaran global

Proses pembayaran yang cacat mengganggu operasi Anda dan berdampak pada kepuasan karyawan. Tantangan penggajian global teratas meliputi:

• Pajak dan peraturan setempat: Setiap negara memiliki kewajiban pajak penggajian, aturan pelaporan, tarif penangguhan, dan tenggat waktu pembayaran tertentu. Melewatkan tenggat waktu ini dapat mengakibatkan penalti.

• Preferensi metode pembayaran berdasarkan wilayah: Meskipun transfer bank SWIFT bekerja secara global, preferensi lokal bervariasi. Karyawan dapat meminta metode pembayaran lokal untuk mengurangi biaya dan memaksimalkan gaji yang dapat mereka bawa pulang. 

Bonus, komisi, dan kompensasi ekuitas: Kompensasi variabel menambah lapisan kompleksitas lainnya. Anda harus menghitung pajak secara berbeda untuk bonus, menangani jadwal kepemilikan penuh untuk ekuitas, dan memastikan komisi segera menjangkau tim penjualan. Jaringan pembayaran SWIFT global menangani berbagai jenis pembayaran ini, tetapi Anda memerlukan proses yang jelas untuk melacak dan melaporkan setiap komponen.

Cara kerja pembayaran SWIFT

Memahami cara kerja pembayaran SWIFT membantu Anda mengoptimalkan proses dan menghindari kesalahan umum.

Proses pembayaran SWIFT

Proses transfer online SWIFT mengikuti urutan jelas yang memastikan transaksi aman dan dapat dilacak:

1. Inisiasi pembayaran: Anda mengirimkan instruksi pembayaran melalui platform online bank Anda atau perangkat lunak pembayaran. Instruksi tersebut meliputi perincian penerima, jumlah, dan tujuan pembayaran.

2. Pembuatan pesan: Bank Anda membuat pesan SWIFT — biasanya MT103 untuk transfer nasabah — yang berisi informasi pembayaran standar.

3. Transmisi jaringan: Pesan terenkripsi dikirim melalui jaringan pembayaran SWIFT ke bank penerima, terkadang dikirim melalui bank perantara.

4. Pelaksanaan pembayaran: Bank penerima memproses pesan dan mengkredit rekening penerima sesuai dengan instruksi.

5. Konfirmasi: Kedua bank bertukar pesan konfirmasi, dan Anda menerima pemberitahuan tentang keberhasilan penyelesaian pembayaran.

Setiap fitur transfer bank SWIFT:

• Pelanggan yang memesan, biasanya perusahaan Anda

• Bank pemesanan

• Bank penerima

• Penerima manfaat, biasanya karyawan atau kontraktor

• Bank perantara, jika diperlukan

Masing-masing pihak memiliki tanggung jawab khusus untuk pemeriksaan kepatuhan, pengumpulan biaya, dan verifikasi informasi.

Contoh pembayaran SWIFT

Anda dapat menggunakan transfer uang SWIFT dengan cara berikut:

• Penggajian: Ketika Anda membayar seorang karyawan di Jerman dari kantor pusat Anda di AS, sistem pembayaran global SWIFT memastikan gaji mereka dalam mata uang euro ke rekening bank lokal mereka. Pembayaran ini mencakup informasi referensi untuk pelaporan pajak dan dapat dijadwalkan untuk tanggal tertentu guna memenuhi siklus penggajian setempat.

• Pembayaran kontraktor: Kontraktor independen bekerja di berbagai negara. Transfer bank SWIFT memungkinkan Anda membayar pengembang di Thailand, desainer di Brasil, dan konsultan di Kenya menggunakan satu sistem standar. Setiap pembayaran dapat mencakup nomor faktur dan kode proyek untuk pencatatan yang akurat.

• Transaksi B2B: Di luar penggajian, Anda dapat menggunakan sistem pembayaran SWIFT untuk pembayaran vendor, distribusi kemitraan, dan transfer antarperusahaan. Transaksi ini terkadang melibatkan jumlah yang lebih besar dan memerlukan dokumentasi kepatuhan.

Detail penting untuk pembayaran SWIFT

Informasi yang akurat mencegah penundaan pembayaran dan pengembalian. Anda akan membutuhkan:

• Nama penerima: Harus sama persis dengan yang muncul di rekening bank

• Kode SWIFT: Kode 8-11-character yang mengidentifikasi bank dan cabang tertentu

• Nomor rekening: Pengidentifikasi rekening penerima atau nomor rekening bank internasional (IBAN)

• Alamat bank: Alamat fisik bank penerima

• Tujuan pembayaran: Deskripsi yang jelas untuk tujuan kepatuhan dan pajak

• Informasi peraturan: ID pajak, nomor registrasi, atau persyaratan lokal lainnya

Apa yang dimaksud dengan kode SWIFT?

Kode SWIFT, juga dikenal sebagai Kode Pengidentifikasi Bank (Bank Identifier Codes - BIC), secara unik mengidentifikasi lembaga keuangan dalam sistem perbankan SWIFT. Struktur kode memberi tahu Anda ke mana tujuan uang:

• Empat karakter pertama: Kode bank, seperti “CHAS” untuk Chase Bank

• Dua karakter berikutnya: Kode negara, seperti “AS” untuk Amerika Serikat

• Dua karakter berikutnya: Kode lokasi untuk kota atau wilayah

• Tiga karakter terakhir (opsional): Kode cabang spesifik

Misalnya, CHASUS33XXX mengidentifikasi kantor pusat JPMorgan Chase di New York, dan DEUTDEDB101 adalah untuk Deutsche Bank di Berlin. Anda dapat menemukan kode SWIFT melalui situs web bank Anda, laporan rekening, atau melalui direktori online SWIFT. Selalu verifikasi kode dengan penerima manfaat Anda. Kode yang salah dapat mengarahkan pembayaran ke bank yang salah.

Logistik pembayaran SWIFT

Mendapatkan perincian operasional yang tepat menentukan apakah pembayaran internasional Anda berjalan lancar atau menimbulkan masalah yang berkelanjutan bagi tim Anda.

Berapa lama pembayaran SWIFT berlangsung?

Jangka waktu transfer uang SWIFT standar telah ditingkatkan. Menurut data terbaru SWIFT, hampir 100% pembayaran SWIFT GPI mencapai penerima manfaat dalam waktu 24 jam, dengan 60% tiba di bawah 30 menit. Namun, beberapa faktor dapat menyebabkan penundaan.

• Zona waktu menimbulkan penundaan alami. Pembayaran yang dimulai pada Jumat sore di New York tidak akan diproses di Tokyo hingga Senin pagi.

• Bank perantara biasanya menambahkan 1–2 hari ke proses, terutama untuk mata uang yang memerlukan beberapa konversi.

• Pemeriksaan kepatuhan untuk jumlah di atas USD 100,000 dapat menambah 24-48 jam lagi.

Untuk meminimalkan penundaan, kirim pembayaran di awal hari perbankan Anda, gunakan SWIFT GPI untuk pelacakan waktu nyata, dan tambahkan informasi penerima yang tepat. Menetapkan jadwal pembayaran rutin membantu bank mengantisipasi dan memproses transaksi Anda dengan lebih cepat.

Berapa biaya yang dikenakan dengan SWIFT?

Sistem pembayaran global SWIFT memiliki beberapa komponen biaya. Bank Anda mengenakan biaya USD 25-65 per transfer keluar, sementara bank perantara dapat memotong tambahan USD 15-30 dari setiap transfer. Bank penerima juga mengenakan biaya USD 10-25 untuk rekening kredit. Untuk pembayaran internasional tunggal, total biaya dapat berkisar dari USD 50-120.

Konversi mata uang menambahkan 1-4% lagi ke biaya Anda melalui markup nilai tukar. Bank biasanya menawarkan tarif 2-3% lebih rendah dari tarif pasar menengah. Untuk pembayaran USD 10,000 ini berarti USD 200-300 dalam biaya konversi tersembunyi.

Diskon volume dapat mengurangi biaya per transaksi. Banyak bank menawarkan penetapan harga bertingkat untuk perusahaan yang mengirimkan beberapa pembayaran internasional setiap bulan. Menegosiasikan biaya bulanan tetap alih-alih biaya per transaksi menghemat uang untuk proses penggajian rutin.

Apakah pembayaran SWIFT aman?

Sistem pemrosesan pembayaran SWIFT memiliki beberapa lapisan keamanan. Semua pesan menggunakan enkripsi menyeluruh dengan rotasi kunci reguler. Program Keamanan Nasabah SWIFT mewajibkan kontrol khusus untuk semua pengguna, termasuk autentikasi multifaktor dan akses jaringan terpisah.

Jaringan memantau pola yang tidak biasa dan menandai transaksi mencurigakan untuk ditinjau. Bank Anda menambahkan deteksi penipuan ekstra, menyimpan pembayaran yang tidak biasa untuk verifikasi.

Untuk keamanan penggajian, terapkan alur kerja persetujuan yang memerlukan beberapa otorisasi untuk pembayaran di atas ambang batas tertentu. Audit berkala penerima pembayaran dan kesalahan tangkapan rekonsiliasi bulanan sebelum menjadi masalah.

Apakah kode SWIFT sama dengan IBAN?

Kode SWIFT dan IBAN memiliki tujuan yang berbeda dalam proses transfer bank SWIFT. Kode SWIFT mengidentifikasi bank, sedangkan IBAN mengidentifikasi rekening tertentu di bank tersebut. Anda membutuhkan keduanya untuk transfer internasional yang sukses.

IBAN berisi hingga 34 karakter, termasuk kode negara, cek digit, pengidentifikasi bank, dan nomor rekening. Format terstruktur mengurangi kesalahan. Semua ini wajib di Eropa dan menjadi hal yang umum secara global. 

Beberapa negara tidak menggunakan IBAN. AS, Kanada, Australia, dan beberapa negara lainnya masih mengandalkan nomor perutean dan nomor rekening. Saat mengirim pembayaran ke negara-negara ini melalui sistem pembayaran SWIFT, Anda akan memberikan kode SWIFT ditambah detail akun lokal, bukan IBAN.

Praktik terbaik

Meskipun sistem perbankan SWIFT adalah pilihan untuk pembayaran internasional, praktik cerdas dan alternatif dapat mengoptimalkan operasi pembayaran global Anda.

Pertimbangan praktis untuk pembayaran karyawan internasional

Mengelola transaksi SWIFT secara efektif berarti merencanakan dengan cermat dan mengikuti praktik terbaik, termasuk:

• Jadwal pembayaran yang jelas: Tetapkan jadwal pembayaran yang memperhitungkan hari libur perbankan lokal dan kebiasaan penggajian. Pekerja di beberapa negara mengharapkan pembayaran pada tanggal tertentu, sementara yang lain mengikuti siklus mingguan atau dua mingguan.

• Dokumentasi yang tepat: Mendokumentasikan proses pembayaran Anda untuk memastikan keakuratan dan kepatuhan. Buat templat untuk jenis pembayaran umum, pertahankan basis data penerima yang diperbarui, dan tetapkan hierarki persetujuan. Struktur ini mengurangi kesalahan dan mempercepat pemrosesan pembayaran saat Anda mengelola beberapa mata uang dan tujuan.

• Waktu pembayaran strategis: Sistem pembayaran global SWIFT beroperasi secara terus-menerus, tetapi nilai tukar berfluktuasi sepanjang hari. Menetapkan peringatan tarif dan menggunakan kontrak lanjutan membantu mengelola risiko.

Solusi pembayaran alternatif

Platform pembayaran digital menawarkan alternatif layanan transfer online SWIFT tradisional. Solusi ini dapat memberikan biaya yang lebih rendah dan waktu pemrosesan yang lebih cepat. Namun, sering kali mereka memiliki pembatasan negara atau batas transaksi yang tidak sesuai dengan semua kebutuhan bisnis.

Jika Anda tidak memiliki entitas lokal dan ingin menghindari mengelola sendiri pembayaran global SWIFT individual, pertimbangkan untuk bekerja sama dengan pemberi kerja seperti G-P. G-P menyederhanakan seluruh siklus hidup pekerjaan, termasuk penggajian dan tunjangan. Pendekatan ini menghilangkan kerumitan pembayaran dan memastikan kepatuhan setempat. Alih-alih mengkhawatirkan kode SWIFT, konversi mata uang, dan persyaratan kepatuhan lokal, Global Employment Platform kami mengelola segalanya untuk Anda.

Merampingkan penggajian global dengan G-P

Gaji global tidak harus sulit. Ketika Anda memilih kami sebagai mitra EOR Anda, Anda mendapatkan solusi ketenagakerjaan global menyeluruh, termasuk penggajian, perekrutan, orientasi, administrasi tunjangan, dan dukungan berkelanjutan di lebih dari 180 negara. Kami mengelola seluruh proses pembayaran, mulai dari konversi mata uang hingga kepatuhan setempat. Platform kami  terintegrasi dengan penyedia layanan penggajian dan HCM terkemuka untuk  menjaga kelangsungan alur kerja sekaligus menambahkan kemampuan global. 

G-P Gia△, AI agen pertama untuk SDM, meningkatkan keakuratan dengan memberikan informasi waktu nyata tentang tarif beban perusahaan, paket tunjangan standar, dan persyaratan pembayaran lokal. 

Pesan demo untuk melihat bagaimana G-P menyederhanakan pembayaran global.