Apa yang Dimaksud dengan Full-Time Equivalent (FTE)?

Saat perusahaan Anda berkembang lintas batas dan batasan, melacak kinerja karyawan dapat menjadi hal yang menantang. Memahami Full-Time Equivalent (FTE) perusahaan Anda adalah kunci untuk mengevaluasi bagaimana karyawan paruh waktu dan penuh waktu bekerja, mengalokasikan sumber daya, dan menciptakan jadwal proyek yang akurat. 

Apa sebenarnya arti Setara Penuh Waktu? Perusahaan Catatan (EOR) terbaik di kelasnya menyederhanakan kompleksitas pekerjaan, memberdayakan tim dengan alat bantu pelaporan dan analisis untuk membantu menghitung FTE, serta mengelola anggota tim di mana pun di seluruh dunia — tanpa mendirikan entitas baru. 

Mari kita telusuri makna Full-Time Equivalent (FTE), dan alasan perincian FTE yang komprehensif menjadi kunci perencanaan strategis. 

Apa yang dimaksud dengan Full-Time Equivalent (FTE)?

Full-Time Equivalent (FTE), juga dikenal sebagai Whole-Time Equivalent (WTE) atau Work-Year Equivalent (WYE), adalah unit pengukuran yang digunakan oleh bisnis untuk menghitung jumlah jam kerja semua karyawan — termasuk karyawan penuh waktu, paruh waktu, fleksibel, sementara, dan sesuai kebutuhan.

FTE mewakili beban kerja karyawan dalam hal jam penuh waktu. FTE dari setara 1.0 dengan karyawan penuh waktu. FTE dari 0.5, di sisi lain, menunjukkan bahwa karyawan hanya paruh waktu atau paruh waktu.

Sebagian besar perusahaan tidak hanya mempekerjakan karyawan penuh waktu tetapi juga memanfaatkan karyawan paruh waktu atau 1099 pekerja. FTE memungkinkan Anda menghitung jam kerja anggota tim ini dibandingkan dengan beban kerja penuh waktu.

Bagaimana FTE dihitung?

Untuk menghitung Full-Time Equivalent (FTE), langkah pertama adalah menentukan apa yang merupakan minggu kerja penuh waktu. Kemudian, cantumkan jam karyawan, totalkan jam tersebut, hitung FTE untuk karyawan paruh waktu, dan jumlah FTE. Ikuti langkah-langkah ini saat menghitung karyawan yang setara penuh waktu:

1. Tentukan jam penuh waktu. Putuskan apa yang dianggap sebagai minggu kerja penuh waktu bagi perusahaan Anda. Biasanya, jam kerja karyawan penuh waktu 40 per minggu, atau 2,080 jam per tahun (40jam x 52 minggu), tetapi beberapa negara memiliki standar yang berbeda. Misalnya, 40 jam seminggu di Inggris berbeda dari 35 jam standar di Prancis — penting untuk menggunakan minggu kerja penuh waktu terpadu di semua negara tempat perusahaan Anda beroperasi. Pendekatan terpadu memastikan perhitungan FTE yang konsisten dan akurat. 

2. Cantumkan jam kerja karyawan. Buat daftar semua karyawan dan total jam kerja setiap orang sepanjang tahun. Buat daftar terpisah untuk karyawan penuh waktu dan paruh waktu. Kecualikan kontraktor.

3. Sesuaikan untuk cuti. Kurangi jam kerja karyawan yang tidak bekerja karena cuti yang disetujui dari total jam kerja mereka. Misalnya, hari sakit atau liburan.

4. Tambahkan semua jam. Hitung total jam kerja karyawan penuh waktu dan paruh waktu.

5. Hitung FTE untuk karyawan paruh waktu. Bagi jam kerja dengan karyawan paruh waktu berdasarkan jam penuh waktu yang digunakan perusahaan Anda. Misalnya, jika 20 jam kerja karyawan paruh waktu per minggu dan penuh waktu adalah 40 jam, setiap karyawan paruh waktu akan sama dengan 0.5 FTE.

6. Total karyawan FTE. Untuk mendapatkan jumlah total karyawan FTE Anda, tambahkan FTE karyawan paruh waktu Anda ke jumlah karyawan penuh waktu.

Anda dapat mengulangi perhitungan ini mingguan, bulanan, triwulanan, atau tahunan untuk wawasan yang lebih spesifik. Manajer bisnis, kepala departemen, dan tim SDM dapat memanfaatkan sistem FTE untuk menentukan jumlah beban kerja aktual — dan menggunakan informasi tersebut untuk perencanaan keuangan, persiapan tahunan, manajemen sumber daya, dan penjadwalan yang lebih baik.

Siapa yang dianggap sebagai karyawan FTE?

Tidak semua karyawan adalah karyawan FTE, karena status FTE hanya mencakup karyawan yang berkontribusi pada pengukuran 1.0 atau 0.5 FTE. 1.0 FTE mewakili satu minggu kerja penuh, sedangkan 0.5 FTE menunjukkan setengah dari jumlah tersebut.

Satu unit FTE utuh adalah 1.0, yang dapat terdiri atas satu orang atau beberapa karyawan. Misalnya, pengukuran penuh waktu untuk perusahaan Anda adalah 40 jam per minggu kerja. Seorang karyawan penuh waktu dapat bertanggung jawab atas 100% unit ini, atau delapan karyawan yang bekerja lima jam per minggu. Demikian pula, unit 0.5 dapat dibuat dengan satu 20 jam kerja karyawan paruh waktu atau dengan empat jam kerja masing-masing lima jam.

FTE biasanya hanya berlaku pada hari kerja 120 atau lebih untuk perusahaan Anda, termasuk pekerja sementara atau sewa. Ini tidak termasuk:

1. Karyawan musiman yang bekerja kurang dari 120 hari, seperti karyawan perusahaan pajak yang mungkin direkrut selama musim pajak atau toko ritel yang mungkin direkrut selama liburan.
2. Jam kerja pemilik perusahaan, terutama dalam konteks perusahaan kecil.
3. Setiap jam anggota keluarga pemilik perusahaan kecil bekerja, termasuk ipar.

Mengapa menghitung FTE penting bagi perusahaan Anda?

Menghitung FTE menawarkan beberapa manfaat bagi perusahaan, seperti mengoptimalkan perencanaan tenaga kerja, memastikan penganggaran yang akurat, dan memenuhi syarat untuk kredit pajak. Perusahaan dapat memanfaatkan FTE dengan berbagai cara, termasuk:

1. Penjadwalan: FTE membantu perusahaan menghindari kekurangan atau kelebihan staf selama periode produksi yang lebih lambat atau lebih tinggi dengan menentukan jumlah pekerja paruh waktu yang diperlukan untuk proyek khusus. FTE juga membantu memperkirakan jumlah minggu penyelesaian proyek, berdasarkan jumlah karyawan FTE yang ditugaskan untuk proyek tersebut.
2. Manfaat wajib: Mengetahui FTE Anda sangat penting untuk menentukan apakah perusahaan Anda bertanggung jawab untuk menawarkan manfaat tertentu, seperti asuransi kesehatan kelompok dengan nilai terjangkau dan minimum, sebagaimana diwajibkan oleh Undang-Undang Perawatan Terjangkau (ACA). Persyaratan ini berlaku untuk perusahaan dengan 50 karyawan atau lebih. Tidak termasuk 30 jam kerja paruh waktu atau kurang per minggu.
3. Kredit pajak: Usaha kecil di A.S. memerlukan FTE mereka untuk memeriksa kelayakan Kredit Pajak Usaha Kecil, yang membantu bisnis dengan 25 atau lebih sedikit karyawan dalam menyeimbangkan biaya asuransi kesehatan. Perusahaan dapat menggunakan kalkulator Setara Penuh Waktu online untuk melihat apakah perusahaan mereka memenuhi syarat.
4. Wawasan penempatan staf: Perhitungan FTE mengungkapkan jumlah pekerja paruh waktu yang setara dengan karyawan penuh waktu, membantu menilai keefektifan karyawan individu, dan memutuskan siapa yang harus menjadi karyawan paruh waktu atau penuh waktu.
5. Kelayakan program federal: Di A.S., FTE diwajibkan untuk menentukan kelayakan untuk banyak program federal, termasuk Program Perlindungan Gaji.
6. Jadwal proyek: Perhitungan FTE membantu pengambilan keputusan tentang kebutuhan staf, restrukturisasi, dan pengelolaan proyek.

Menyederhanakan manfaat global dan penggajian dengan G-P .

Saat mengelola tim global, sangatlah penting untuk membedakan dengan jelas setiap jenis pekerja dan tunjangan wajib yang berhak mereka terima. Perusahaan Catatan ( Employer of Record, EOR) terbaik di kelasnya seperti G-P merampingkan seluruh siklus hidup ketenagakerjaan dan memastikan perusahaan Anda mematuhi persyaratan dalam bidang-bidang utama seperti tunjangan, pembuatan kontrak kerja, dan penggajian. 

Dengan keahlian G-P, teknologi SDM yang didukung AI, dan produk ketenagakerjaan global terkemuka di industri, Anda dapat memperluas bisnis Anda di mana pun di dunia — tanpa mendirikan entitas baru.

Sebagai EOR global, kita menangani tugas yang menantang, sehingga Anda dapat berfokus pada hal yang paling penting: mencapai keberhasilan bisnis global.