Deskundige tips over de beste tools om wereldwijde teams op afstand te ondersteunen

Terwijl bedrijven zich willen aanpassen aan een wereld na de pandemie en willen voldoen aan de veranderende behoeften van hun team op afstand, is investeren in de beste tools van cruciaal belang. Dit zal ervoor zorgen dat bedrijven duidelijke communicatie onderhouden en nauwe samenwerking aanmoedigen, wat cruciaal is voor het behouden en aantrekken van toptalent dat op zoek is naar een positieve werknemerservaring.

Hoewel technologie voorheen kantoormedewerkers in staat stelt om overal hetzelfde werk uit te voeren, met verhoogde productiviteit, worden niet alle tools voor werken op afstand gelijk gemaakt. Laten we eens kijken naar een aantal essentiële digitale tools om uw medewerkers en teams op afstand te helpen gedijen.

Wat is de grootste uitdaging van werken op afstand?

Een van de uitdagingen waarmee teams op afstand worden geconfronteerd, is verbonden blijven. Om dit tegen te gaan, moeten bedrijven de beste tools vinden en gebruiken om de integratie van werken op afstand zo naadloos mogelijk te maken.  Werken op afstand heeft echter geleid tot een verzadiging van softwareservices. Welke tools hebt u nodig zodat uw team op afstand kan gedijen terwijl u wereldwijd op verschillende locaties werkt? We vroegen Globalization Partners (G-P)-expert, Vice President of Information Technology Stephen McCormack, om ons te vertellen over zijn topkeuzes met betrekking tot connectiviteit en het versterken van een team op afstand.

Hieronder belicht hij enkele van de beste tools op afstand, van werving tot onboarding tot videoconferenties.

Wat zijn de beste hulpmiddelen voor werving in de ervaring van G-P?

Stephen: Als je het hebt over tools op afstand, is het belangrijk om hun impact en nut te erkennen, zelfs voordat een werknemer in dienst treedt.

• Anaplan: We gebruiken Anaplan bijvoorbeeld om gegevensgestuurde, geautomatiseerde prognoses te bieden waarmee we nauwkeurig kunnen budgetteren voor onze wervingsbehoeften.
• Greenhouse: Greenhouse is een tool op afstand waarmee we ons sollicitatieproces kunnen documenteren en het traject van een kandidaat van begin tot eind kunnen volgen. Onze wervingsmanagers en talentwervingspartners gebruiken het om elke relevante rol te doorlopen en kandidaten te screenen vóór de sollicitatiefase. Zodra een interview is gevoerd, wordt feedback verwerkt in Greenhouse, dat zichtbaar is voor alle relevante interne partijen die verbonden zijn aan de vacature.
• Crosschq: Crosschq wordt gebruikt wanneer we een kandidaat hebben gekozen en de referenties van de succesvolle geïnterviewde moeten worden gecontroleerd. Crosschq is een uitstekend voorbeeld van een online tool die het traditionele telefoongesprek heeft vervangen om relevante feedback over een kandidaat te krijgen. Het stelt de scheidsrechter in staat om de tijd te nemen om de input te geven en dit in hun eigen tempo en schema te doen, waardoor hun feedback nauwkeuriger en waardevoller kan zijn.
• DocuSign : DocuSign is een laatste tool op afstand die het vermelden waard is in het wervingsproces. Zodra een aanbod is gedaan en geaccepteerd, wordt het contract uitgegeven aan de potentiële werknemer. DocuSign stelt de gekozen kandidaat in staat om zijn/haar contract op afstand te ondertekenen en met één klik op de knop terug te sturen naar de wervingsmanager.

Welk type technologieën helpen bij onboarding op afstand?

Stephen: Een essentieel onderdeel van het opbouwen van een team op afstand is het hebben van een effectief leermanagementsysteem. Bij G-P gebruiken we Lessonly.

Als remote-first bedrijf beginnen alle nieuwe werknemers meestal bij G-P vanuit hun thuiskantoor. Daarom speelt Lessonly een cruciale rol bij het helpen begrijpen van:

• Het bedrijf als geheel
• Hun relevante afdeling
• Bedrijfsbeleid en -procedures
• Organigrammen
• Bovendien zijn alle verschillende tools op afstand in bedrijf

Lessonly is een sleutel tot het succesvol inwerken van onze medewerkers. De relevante manager en het HR-personeel werken nauw samen met de nieuwe werknemer om elke Lessonly-trainingsmodule te plannen gedurende de eerste twee weken van hun nieuwe carrière bij G-P .

Welke digitale tools helpen bij het uitvoeren van een prestatiebeoordeling op afstand?

Stephen:  Bij het managen van een team op afstand is het essentieel om een tool in uw arsenaal te hebben die een werknemer regelmatige, gestructureerde toegang biedt tot zijn/haar manager. stelt werknemers in 15Five staat om elke week een update te geven over hun activiteit en te benadrukken wat ze van plan zijn te bereiken in de komende zeven dagen. Bovendien kunnen ze hun voortgang volgen naar hun persoonlijke, afdelings- en bedrijfsdoelen.

Nogmaals, in een remote-first bedrijf zoals G-P 15Five is een tool zoals een uitstekend voorbeeld van hoe iedereen het beste verbonden kan blijven, zowel omhoog als omlaag in de commandoketen. Natuurlijk moet een manager ook ten minste eenmaal per week 1:1 vergaderingen houden en zijn team op de hoogte houden.

Maar het werk is altijd zo druk en de tijd vliegt voorbij. 15Five bevordert een automatische periode van reflectie, meestal aan het einde van de week, waar we onze doelstellingen kunnen overwegen en hoe we deze in de komende week zullen bereiken. Dat is natuurlijk heel belangrijk.

Hoe zit het met tools voor financieel beheer?

Stephen: In juli van dit jaar hebben we Workday gelanceerd bij G-P. Workday is ons primaire Human Capital Management en Financial System samen. Het is onze Enterprise Resource Planning-tool.

Eerder hadden we verschillende afzonderlijke toepassingen die deze taken uitvoerden. Sinds de implementatie van Workday hebben we al deze onder één paraplu samengevoegd.

Kortom, Workday fungeert als een bron van gegevens voor een werknemer op het gebied van feestdagen, uitgaven, salarisadministratie en allerlei soorten HR-informatie. Het dient ook als een financiële bron van gegevens die culmineert in het produceren van onze financiële boekenset elke maand van het jaar.

Wat is de beste tool voor videoconferenties?

Stephen: G-P gebruikt Zoom voor onze videovergaderingen. Het wordt zowel intern als bij externe partners gebruikt. We gebruiken Zoom voor al onze conferentievergaderingen, belangrijke evenementen, webinars, enz., en het is altijd een aanzienlijk succes gebleken.

Wat is de beste communicatietool voor teams op afstand?

Stephen:Slack is de beste samenwerkingstool waar collega's bij G-P de voorkeur aan geven. Slack is in onze ervaring uitstekend voor samenwerkingsactiviteiten tussen individuen en teams. Slack heeft verschillende samenwerkings- en communicatiemogelijkheden, van algemene kanalen tot specifieke projectkanalen tot teamkanalen tot individuele directe berichten tussen collega's.

Wat is het beste voor documentatie- en bestandsopslag?

Stephen: We gebruiken veel tools voor gestructureerde bestandsopslag, van Confluence en SharePoint tot OneDrive . SharePoint en OneDrive maken deel uit van het Microsoft-365productpakket en vereisen weinig introductie.

Confluence maakt deel uit van het Atlassische productenpakket. We gebruiken Confluence in G-P als een ad-hoc documentatieforum dat zeer flexibel is op basis van de specifieke teamvereisten.

Welke tools op afstand gebruikt G-P voor cyberbeveiliging?

Stephen: Een van mijn belangrijkste taken bij G-P is het beheren van informatiebeveiliging. Een remote-first bedrijf zijn brengt uitdagingen met zich mee op dit gebied.

Wanneer uw personeel kantoorgebaseerd is, hebt u veel controle op het gebied van informatiebeveiliging. Maar vanuit het oogpunt van remote-first is ons netwerk in feite de huizen van elk van onze 1,300 werknemers. Dat kan dus een uitdagende omgeving zijn om ervoor te zorgen dat onze gebruikers en systemen veilig zijn vanuit het oogpunt van informatiebeveiliging. Om dat te helpen bereiken, implementeren we verschillende tools op afstand die ons kunnen waarschuwen voor mogelijke problemen en ons in staat stellen om dienovereenkomstig en precies te reageren wanneer dat nodig is. Deze omvatten Barracuda, Inky , Crowdstrike enNetskope om er maar een paar te noemen.

Naast het pakket van tools op afstand die ons helpen veilig te blijven, is het ook cruciaal om onze gebruikers op te leiden. We voeren interne phishing-oefeningen uit om volwassenheid te ontwikkelen in de cyberbeveiligingsruimte voor ons personeel. We bouwen bewustzijn op via trainingsprogramma's die regelmatig beschikbaar zijn op Lessonly en via Knowbe4.

Hackers kunnen samenwerken, dus om dat tegen te gaan, is het essentieel dat het personeel van een bedrijf ook samenwerkt - er is een netwerk nodig om een netwerk te verslaan.

Bouw vandaag nog aan een wereldwijd team op afstand

Bij het opbouwen van een team op afstand kan het moeilijker zijn om te garanderen dat iedereen verbonden blijft. Maar als u de beste communicatie- en digitale tools implementeert, kunt u ervoor zorgen dat er een solide basis aanwezig is. Wanneer het wordt geleverd met de juiste tools om samen te werken, heeft een team op afstand de productiviteit verhoogd in vergelijking met intern personeel, wat bijdraagt aan de succesvolle reis van een bedrijf.

Download voor andere tips en strategieën ons e-book, The Complete Guide to Building a Remote Global Team , voor meer informatie:

• Hoe u het beste internationale talent kunt vinden.
• Een effectief systeem voor beheer op afstand creëren.
• Hoe u de productiviteit kunt verhogen door een solide werkcultuur op te bouwen waarmee uw bedrijf op afstand kan groeien.