Belangrijkste punten

  • De blauwdruk: Naleving gaat niet alleen over het volgen van regels; het gaat om het bouwen van een kader dat het bedrijf en zijn mensen beschermt.

  • Wervingsbasis: fouten in de wervings- en onboardingfase kunnen kostbare risico's met zich meebrengen. Begin met het identificeren van de aard van de werkrelatie.

  • Duidelijkheid van het contract: De Amerikaanse "at-will"-norm is een wereldwijde uitzondering. Veel landen vereisen conforme schriftelijke contracten in de lokale taal, dus contractbeheer is essentieel.

  • Prestatieverdediging: Goed gedocumenteerd prestatiebeheer (inclusief prestatieverbeteringsplannen of PIP's) is de beste juridische verdediging tegen claims wegens onrechtmatige beëindiging van het dienstverband.

  • Precisie bij offboarding: buiten de VS zijn verplichte opzegtermijnen of goedkeuringsprocessen voor rechtbanken gebruikelijk, wat betekent dat jurisdictiespecifieke planning nodig is.

Bekijk voor meer inzichten het webinar: “Naleving gedurende de wereldwijde levenscyclus van werknemers”

Maak kennis met Tiffany Cruz, een ervaren arbeidsadvocaat bij G-P die haar technisch gerichte perspectief naar de complexiteit van wereldwijde arbeidskrachten brengt. Een analytische geest die wordt aangescherpt door jaren van techniek en de rommelige wereld van het arbeidsrecht - ze zijn voor elkaar gemaakt.

Van machinekamer tot rechtszaal

Tiffany dacht dat ze octrooirecht zou nastreven, maar vond een diepere passie voor arbeidsrecht - een dynamisch veld waar regelgeving, menselijk gedrag en commerciële strategie met elkaar in contact komen en met elkaar in botsing komen. Ze beschrijft het arbeidsrecht als “de live versie van een zeepopera”, inclusief het zeer echte menselijke drama dat centraal staat op elke werkplek.

Haar mix van technische en juridische expertise vormt haar aanpak en was precies wat ze nodig had om wereldwijde werkgelegenheid aan te pakken.

Voor degenen die nieuw zijn op het gebied van wereldwijde naleving, stelt Tiffany voor om de levenscyclus van werknemers op te splitsen in drie fasen: werving, prestatiebeheer en offboarding. Laten we beginnen met inhuren.

Uw basis: conforme werving en onboarding

Volgens Tiffany bepaalt de manier waarop u een arbeidsrelatie aangaat het succes of risiconiveau ervan. Ze waarschuwt dat “fouten die tijdens het wervings- en onboardingproces worden gemaakt, langdurige, kostbare gevolgen kunnen hebben.” Haar focus ligt op het beperken van risico's vanaf dag één.

Werknemer of een aannemer? Controleer altijd dubbel.

Een van de meest voorkomende nalevingsmisstappen is verkeerde classificatie. Aannemers bieden flexibiliteit, maar Tiffany is duidelijk: “De wettelijke tests voor deze classificatie zijn streng en variëren per rechtsgebied.”

Ze dringt er bij bedrijven op aan om voorbij de functietitel te kijken en de ware aard van de relatie te onderzoeken. Overweeg controle over werkuren, geleverde apparatuur en teamintegratie.

Het advies van Tiffany: Samenwerken met de juridische afdeling en HR voor een grondige evaluatie is een investering die “uw organisatie kan redden van financiële en juridische problemen.”

Als u uren dicteert, de tools levert en ze integreert in uw team, "komen ze waarschijnlijk in aanmerking als werknemer". Verkeerde classificatie kan een "monumentale impact op uw bedrijf" hebben, waaronder overheidsboetes, aansprakelijkheden voor terugbetaling, onbetaalde secundaire arbeidsvoorwaarden en overuren. “Je wilt ervoor zorgen dat je de tijd neemt die je nodig hebt om niet alleen juridisch en HR echt te evalueren, maar ook om met de wervingsmanager te praten.” 

Salaristransparantie verandert

Van Ontario tot de EU, de wetgeving inzake loongelijkheid en transparantie verspreidt zich over wereldwijde markten. “Ze komen in verschillende namen, in verschillende staten, steden en landen, maar dit is iets waar je rekening mee wilt houden. Ze zijn echt weggegaan”, legt Tiffany uit.

Steeds meer rechtsgebieden vereisen dat werkgevers een te goeder trouw salarisschaal opnemen in vacatures. Ze merkt op dat in Ontario nieuwe wetgeving nu zal beperken hoe breed deze bereiken kunnen zijn.

Het advies van Tiffany: “Naleving vereist een proactieve, goed gedocumenteerde aanpak.” Ze raadt aan om “echt na te denken over een compensatiebereik in goed vertrouwen voor uw vacatures.” Door te documenteren hoe deze cijfers worden bepaald, kunnen bedrijven te goeder trouw zijn, zelfs als de budgetten later veranderen. 

Kijk naar uw arbeidsovereenkomst

In de VS is werk op vrijwillige basis de norm in de meeste staten. Maar Tiffany wijst erop: “dit is niet de wereldwijde norm.”

Een schriftelijk contract is vaak een wettelijke vereiste over de hele wereld, niet alleen een best practice. Lokale arbeidswetgeving bepaalt alles van vereiste clausules tot de ondertekeningsmethode. “Sommige landen vereisen wet-ink handtekeningen, terwijl andere gekwalificeerde digitale handtekeningen vereisen”, legt Tiffany uit.

Het is ook de moeite waard om taal te noemen. “Veel landen vereisen dat contracten in de lokale taal zijn”, merkt ze op. In Quebec moet het contract bijvoorbeeld in het Canadees-Frans zijn en die versie is wettelijk bevoegd. “Als je iets in de Engelse versie hebt dat niet in de Franse versie van Quebec staat, dan heb je misschien een probleem omdat wat afdwingbaar is? De lokale taal.”

Tiffany’s advies: “U wilt contracten in twee talen hebben. Hoe doet u dat? Je creëert gewoon twee kolommen binnen een contract en zorgt ervoor dat alles wat in de lokale taal is ook in de Engelse versie staat.” Contractbeheer is “een van de belangrijkste stappen die u kunt nemen” om de afdwingbaarheid te beschermen.

Houd uw oog op prestatiebeheer

Prestatiemanagement betekent moeilijke gesprekken voeren. Op dit moment voldoen management, communicatie en juridische naleving allemaal aan - en dat kan het bijzonder uitdagend maken.

Vanuit juridisch oogpunt adviseert Tiffany dat “consistent en gedocumenteerd prestatiebeheer uw beste verdediging is tegen claims wegens onrechtmatige beëindiging van het dienstverband”.

Ze stelt voor dat managers een reeks doelen in kaart brengen en tijdige, constructieve feedback geven. “Managers moeten dit gesprek mondeling voeren met de werknemers en ze moeten dit schriftelijk opvolgen. Waarom? Ten eerste verwerken mensen informatie anders — het is geweldig om feedback te herhalen.”

Als de prestaties blijven afnemen, raadt Tiffany een prestatieverbeteringsplan (PIP) aan. Ze zegt dat PIP's moeten zijn: "een oprechte inspanning om de werknemer te helpen slagen, niet alleen een stap naar ontslag".

Het advies van Tiffany: “Als ze [managers] de persoon niet zien presteren volgens de functiebeschrijving of andere dingen die ze hebben besproken, moeten ze dit [PIP]-gesprek met de werknemers voeren en dit schriftelijk opvolgen.”

Een goed opgestelde PIP laat zien dat het bedrijf “de werknemer een eerlijke kans gaf om aan de verwachtingen te voldoen”. En duidelijke documentatie toont aan dat de mogelijke beëindigingsbeslissing gebaseerd was op prestatieproblemen, niet op discriminerende motieven.

Offboarding (en hoe u het gemakkelijker kunt maken)

Beëindiging is nooit gemakkelijk, maar "hoe u ermee omgaat heeft aanzienlijke juridische gevolgen", benadrukt Tiffany. En het proces verschilt over de hele wereld.

In de meeste staten van de VS kan het dienstverband op elk moment om welke wettige reden dan ook worden beëindigd. Tiffany waarschuwt: “u wilt dat het om een wettige reden is.” Het kan nooit discriminerend zijn.

Buiten de VS is er nog een verhaal. Daar betreedt u “de wereld van opzegtermijnen”. In landen zoals Canada en in heel Europa zijn werkgevers “wettelijk verplicht om een specifieke hoeveelheid kennisgeving te verstrekken of te betalen in plaats van een kennisgeving voordat ze een werknemer ontslaan.” Deze tijdsperiode hangt "vaak af van de ambtstermijn van de werknemer", dus werkgevers moeten de wettelijke vereisten kennen voordat ze met het proces beginnen.

Om te zeggen dat deze kennisgevingen belangrijk zijn, is een understatement. Het niet verstrekken van een ontslagclaim kan “resulteren in een onrechtmatige ontslagclaim, wat veel duurder kan zijn dan de oorspronkelijke opzeggingsbetaling.” In sommige regio's is het geen eenvoudige betaling: "Het is niet eens zo gemakkelijk om gewoon te zeggen: "Hé, ik ga je betalen." Werkgevers op plaatsen als Nederland moeten “naar de rechtbank gaan om goedkeuring te krijgen” voor beëindigingen.

Het advies van Tiffany: “Effectieve offboarding vereist zorgvuldige planning en een diepgaand begrip van lokale wetten om te voorkomen dat een standaard zakelijke beslissing wordt omgezet in een langdurige juridische strijd.”

Je hebt de basis. Laat een Employer of Record het allemaal samenbrengen.

Tiffany ziet wereldwijde naleving als een onderneming die nooit echt eindigt. Het is “een continu proces van leren en aanpassen”. Haar perspectief, gevormd door haar technische achtergrond, leerde haar om “complexe uitdagingen te zien als systemen die moeten worden begrepen en geoptimaliseerd.”

Ze raadt bedrijven aan om een vergelijkbare benadering toe te passen op de wereldwijde levenscyclus van werknemers. Splits het op in de kernfasen (indienstname, management en offboarding) en “pas in elke fase strenge, jurisdictiespecifieke nalevingspraktijken toe” om een beschermd wereldwijd team op te bouwen.

Maar je hoeft de complexiteit niet alleen aan te pakken. G-P EOR minimaliseert de kosten, complexiteit en het risico van wereldwijde werkgelegenheid. Hiermee kun je toptalent in meer dan 180 landen inhuren, onboarden en beheren, zonder entiteiten op te richten. Dit platform behandelt alle nalevingskwesties, zodat je je team met volledig vertrouwen kunt opbouwen.

Het advies van Tiffany: “U kunt samenwerken met een Employer of Record zoals G-P. We nemen deze mooie taak aan. We hebben er plezier in. We hebben er experts in omdat het een zware lift is .”

Als u de kopzorgen uit het wereldwijde personeelsbeheer wilt halen, neem G-P dan EOR voor een draai “zodat u kunt zien dat het echt verandert.”

Op zoek naar meer van Tiffany? Bekijk hier het volledige webinar.