Belangrijkste inzichten
- Het plan: Compliance gaat niet alleen over het volgen van regels; het gaat over het opbouwen van een raamwerk dat het bedrijf en zijn medewerkers beschermt.
- De basis van het wervingsproces: Fouten in de wervings- en onboarding kunnen kostbare risico's met zich meebrengen. Begin met het vaststellen van de aard van de werkrelatie.
- Contractuele duidelijkheid: De Amerikaanse "at-will"-standaard is een wereldwijde uitzondering. In veel landen zijn schriftelijke contracten in de lokale taal vereist, conform de geldende regelgeving. Contractbeheer is daarom essentieel.
- Verdediging op basis van prestaties: Goed gedocumenteerd prestatiebeheer (inclusief prestatieverbeteringsplannen, ofwel PIP's) is de beste juridische verdediging tegen claims wegens onrechtmatig ontslag.
- Offboardingprecisie: Buiten de VS zijn verplichte opzegtermijnen of goedkeuringsprocessen van de rechtbank gebruikelijk, wat betekent dat jurisdictiespecifieke planning nodig is.
Maak kennis met Tiffany Cruz, een ervaren arbeidsrechtadvocaat bij G-P die haar op engineering gerichte kijk legt op de complexiteit van de wereldwijde arbeidsmarkten. Een analytisch brein, geslepen door jaren van techniek en de rommelige wereld van het arbeidsrecht – ze waren voor elkaar gemaakt.
Van machinekamer naar rechtszaal
Tiffany dacht dat ze zich zou richten op octrooirecht, maar ontdekte een diepere passie voor arbeidsrecht – een dynamisch vakgebied waar regelgeving, menselijk gedrag en commerciële strategie samenwerken en botsen. Ze beschrijft arbeidsrecht als "de live versie van een soap," inclusief het zeer echte menselijke drama dat centraal staat in elke werkplek.
Haar mix van technische en juridische expertise geeft vorm aan haar aanpak en was precies wat ze nodig had om wereldwijde werkgelegenheid aan te pakken.
Voor wie nieuw is in de wereld compliance, stelt Tiffany voor om de levenscyclus van een werknemer op te delen in drie fasen: werving, prestatiebeheer en offboarding. Laten we beginnen met het aannemen van personeel.
Uw basis: compliant werving en onboarding
Volgens Tiffany bepaalt de manier waarop je een arbeidsrelatie begint het succes of het risiconiveau. Ze waarschuwt dat "fouten die tijdens de aanwerving en onboardingproces worden gemaakt, langdurige, kostbare gevolgen kunnen hebben." Haar focus ligt vanaf dag één op het beperken van risico's.
Werknemer of een zzp'er? Controleer het altijd dubbel.
Een van de meest voorkomende misstappen compliance is de feitelijke grondslag. Aannemers bieden flexibiliteit, maar Tiffany is duidelijk: "De wettelijke criteria voor deze classificatie zijn streng en verschillen per rechtsgebied."
Ze spoort bedrijven aan om voorbij de functietitel te kijken en de ware aard van de relatie te onderzoeken. Denk aan controle over werktijden, verstrekte apparatuur en TEAM-integratie.
Tiffany's advies: Samenwerken met de juridische afdeling en de afdeling Personeelszaken voor een grondige evaluatie is een investering die uw organisatie in de toekomst kan behoeden voor financiële en juridische problemen.
Als je uren dicteert, de tools levert en integreert in je TEAM, "kwalificeren ze waarschijnlijk als werknemer." Verkeerde classificatie kan een "monumentale impact op uw bedrijf" hebben, waaronder overheidsboetes, aansprakelijkheden voor achterstallig loon, onbetaalde uitkeringen en overuren. "Je wilt er zeker van zijn dat je de tijd neemt die je nodig hebt om niet alleen de juridische en HR-ZAKEN echt te evalueren, maar ook met de hiring manager te praten."
Loontransparantie verandert
Van Ontario tot de EU verspreiden loongelijkheids- en transparantiewetten zich over de wereldmarkten. "Ze komen onder verschillende namen, in verschillende staten, steden en landen, maar dit is iets wat je in gedachten moet houden. Ze zijn echt van de grond gekomen," legt Tiffany uit.
Steeds vaker eisen rechtsgebieden dat werkgevers een loonschaal van goeder trouw opnemen in vacatures. Ze merkt op dat in Ontario nieuwe wetgeving nu zal beperken hoe breed deze spannen kunnen zijn.
Het advies van Tiffany: "Naleving vereist een proactieve, goed gedocumenteerde aanpak." Ze adviseert om "goed na te denken over een realistische salarisrange in je vacatures." Door vast te leggen hoe deze cijfers tot stand komen, kunnen bedrijven hun goede trouw tonen, zelfs als budgetten later wijzigen.
Kijk naar je arbeidsovereenkomst
In de VS is het principe van 'arbeid naar believen' in de meeste staten de norm. Maar Tiffany merkt op: "Dit is niet de wereldwijde standaard."
Een schriftelijk contract is wereldwijd vaak een wettelijke vereiste, niet alleen een best practice. Lokale arbeidswetten schrijven alles voor, van verplichte clausules tot de ondertekeningsmethode. "Sommige landen vereisen natte inkthandtekeningen, terwijl andere gekwalificeerde digitale handtekeningen verplicht stellen," legt Tiffany uit.
Ook de taal verdient vermelding. "Veel landen vereisen dat contracten in de lokale taal worden opgesteld," merkt ze op. In Quebec moet het contract bijvoorbeeld in het Canadees-Frans zijn opgesteld, en die versie is rechtsgeldig. "Als er iets in de Engelse versie staat dat niet in de Quebecse Franse versie staat, dan kan dat problemen opleveren, want wat is dan wel rechtsgeldig?" De lokale taal.”
Tiffany's advies: "Je wilt contracten in twee talen hebben." Hoe doe je dat? Je maakt gewoon twee kolommen aan in een contract en zorgt ervoor dat alles wat in de lokale taal staat, ook in de Engelse versie staat.” Contractbeheer is "een van de belangrijkste stappen die u kunt nemen" om de afdwingbaarheid te waarborgen.
Houd je ogen op prestatiemanagement
Prestatiemanagement betekent moeilijke gesprekken voeren. Op dit moment komen management, communicatie en juridische compliance allemaal samen – en dat kan het extra uitdagend maken.
Vanuit juridisch oogpunt adviseert Tiffany dat "consistent en gedocumenteerd prestatiemanagement uw beste verdediging is tegen claims wegens onrechtmatig ontslag."
Ze stelt voor dat managers een set doelen opstellen en tijdige, constructieve feedback geven. "Managers moeten dit gesprek mondeling met de werknemers voeren en zij moeten schriftelijk opvolgen. Waarom? Ten eerste verwerken mensen informatie anders — het is geweldig om feedback te herhalen."
Als de prestaties blijven achteruitgaan, adviseert Tiffany een prestatieverbeteringsplan (PIP). Ze zegt dat prestatieverbeteringsplannen (PIP's) "een oprechte poging moeten zijn om de werknemer te helpen slagen, en niet slechts een stap richting ontslag."
Tiffany's advies: "Als managers zien dat de medewerker niet presteert volgens de functieomschrijving of andere afspraken die zijn gemaakt, moeten ze dit [PIP]-gesprek met de medewerker voeren en dit schriftelijk vastleggen."
Een goed opgezette PIP laat zien dat het bedrijf "de werknemer een eerlijke kans gaf om aan de verwachtingen te voldoen." En duidelijke documentatie toont aan dat de mogelijke ontslag-beslissing gebaseerd was op prestatieproblemen, niet op discriminerende motieven.
Offboarding (en hoe je het makkelijker maakt)
Beëindiging is nooit gemakkelijk, maar "hoe je ermee omgaat heeft aanzienlijke juridische gevolgen," benadrukt Tiffany. En het proces verschilt wereldwijd.
In de meeste Amerikaanse staten kan het dienstverband op elk moment om welke wettige reden dan ook worden beëindigd. Tiffany waarschuwt: "je wilt dat het om een wettige reden is." Het mag nooit discriminerend zijn.
Buiten de VS is het een ander verhaal. Daar "betree je de wereld van opzegtermijnen." In landen zoals Canada en in heel Europa zijn werkgevers "wettelijk verplicht om een specifieke hoeveelheid opzegtermijn of betaling te geven in plaats van opzegtermijn voordat een werknemer wordt beëindigd." Deze periode "hangt vaak af van de dienstverband van de werknemer," dus werkgevers moeten de jurisdictievereisten kennen voordat ze met het proces beginnen.
Zeggen dat deze aankondigingen belangrijk zijn, is een understatement. Als u dat niet doet, kan dat "resulteren in een vordering wegens onrechtmatig ontslag, die veel duurder kan uitvallen dan de oorspronkelijke opzegging". In sommige regio's is het geen eenvoudige betaling: "Het is niet eens zo eenvoudig om gewoon te zeggen: 'Hé, ik ga je betalen.'" Werkgevers in landen als Nederland "moeten naar de rechter stappen om goedkeuring te krijgen" voor ontslagen.
Tiffany's advies: "Een effectief offboarding vereist zorgvuldige planning en een grondige kennis van de lokale wetgeving om te voorkomen dat een standaard zakelijke beslissing uitmondt in een langdurige juridische strijd."
Je hebt de basis. Laat een geregistreerde werkgever alles samenbrengen.
Tiffany ziet wereldwijde compliance als een onderneming die nooit echt eindigt. Het is "een continu proces van leren en aanpassing." Haar perspectief, gevormd door haar technische achtergrond, leerde haar "complexe uitdagingen te zien als systemen die begrepen en geoptimaliseerd moeten worden."
Zij raadt bedrijven aan een vergelijkbare aanpak toe te passen op de wereldwijde werknemer-levenscyclus. Verdeel het in de kernfasen (werving, management en offboarding) en "pas in elke fase rigoureuze, jurisdictiespecifieke compliance-praktijken toe" om een beschermd wereldwijd team op te bouwen.
Maar je hoeft de complexiteit niet alleen aan te pakken. G-P Employer of Record minimaliseert de kosten, complexiteit en risico's van wereldwijde tewerkstelling. Hiermee kun je toptalent aannemen, inwerken en beheren in meer dan 180 landen, zonder zelf entiteiten op te richten. Wij regelen alles rondom de naleving van compliance, zodat u vol vertrouwen uw team kunt opbouwen.
Tiffany's advies: "Je kunt samenwerken met een werkgever die als officiële werkgever optreedt, zoals G-P." Wij nemen deze mooie taak daadwerkelijk op ons. We hebben er plezier mee. We hebben er experts voor ingeschakeld, want het is een zware klus."
Als je de hoofdpijn uit het wereldwijde personeelsbestand management wilt halen, neem dan G-P Employer of Record eens uit "zodat je kunt zien dat het echt baanbrekend is."
