Samenwerking is voor veel organisaties een uitdaging. Daarom zijn de meeste flexibele methoden die in de afgelopen 20 jaar zijn geïntroduceerd ontworpen om silo's te doorbreken en de samenwerking tussen teams, afdelingen, functies en zelfs producten te verbeteren.

Bij G-P zijn we een remote-first bedrijf. Engineers, ontwerpers en productmanagers bevinden zich in Noord- en Zuid-Amerika, Europa en Azië. Onze focus: relaties creëren, tijd maken voor gesprekken, afstemming bereiken en verbinding bevorderen wanneer teamleden kunnen worden gescheiden door oceanen of in volledig verschillende tijdzones. Werken op afstand is een doorbraak geweest. En er is altijd de mogelijkheid om teamgenoten persoonlijk te ontmoeten.

Samen beter

We brengen vaak teams samen voor persoonlijke evenementen. Het doel is meestal planning, en we kunnen ook in de tijd sluipen om te socialiseren en contact te leggen. In 2024 merkten we dat planningsactiviteiten onze gesprekken in de weg stonden. De les: Verbinding is net zo belangrijk als strategische planning.

Experimentatie – een peoplehackathon

We houden van experimenteren. Hoewel er geen formeel proces is, gebruiken we het model Observeren, Oriënteren, Beslissen, Handelen (OODA). OODA-loops zijn altijd in actie terwijl onze teams werken, omdat er niets constant blijft in technologie.

In 2025 wilden we een betekenisvolle impact maken door mensen samen te brengen met open ruimte-technologie (open space technology, OST).

Introductie OST

OST is een vergaderindeling die ik de afgelopen 10 jaar heb gebruikt en die door deelnemers wordt geleid. We wonen vaak conferenties bij en merken dat de meest memorabele ervaringen niet de gesprekken zelf zijn, maar de gepassioneerde gesprekken met andere deelnemers tijdens koffiepauzes. 

OST is ontworpen om informele koffiepauzes na te bootsen. Een kleine organisatie en een paar eenvoudige regels stellen  grote groepen in staat om zichzelf te organiseren en elke individuele deelnemer om bij te dragen.

De regels van OST

Een OST heeft enkele grenzen nodig om te werken. Er zijn vijf principes en slechts één wet. De principes zijn:

  • Wie aanwezig is, zijn de juiste mensen. Werk samen met wie je sessie ook bijwoont, of het nu vijf of 50 mensen zijn. Ze vinden het belangrijk en zullen betrokken zijn.

  • Wanneer het begint, is het juiste moment. Creativiteit maakt niet uit wat de klok is. Geef de groep de tijd om zich te vestigen.

  • Waar u bent is de juiste plek. U hebt misschien gepland om een sessie bij te wonen, maar u bent al bezig met een interessant gesprek. Blijf waar u bent.

  • Als het voorbij is, is het voorbij. Als het gesprek of de sessie eerder dan gepland een natuurlijke conclusie heeft bereikt, bedank de groep dan en sluit deze af.

  • Wat er ook gebeurt is het enige dat er had kunnen gebeuren. Vertrouw op het proces en kijk waar de dingen naartoe gaan. Haal het meeste uit wat er is gebeurd en accepteer dat dingen niet altijd volgens plan verlopen. 

De wet van twee voeten is eenvoudig: als je denkt dat je niets leert of bijdraagt, gebruik dan je twee voeten om ergens anders naartoe te gaan.

De wet van twee voeten geeft iedereen het agentschap om een verschil te maken. Tijdens de werkdag zitten we door saaie vergaderingen en hebben we het gevoel dat we geen keuze hebben, niet in een OST.

Zittend in een cirkel

Het formaat van een OST is altijd leuk. We beginnen en eindigen de dag met een cirkel. Het klinkt normaal, totdat u zich realiseert dat het plaatsen van 180 mensen in een cirkel een ander soort vergadering is. De eerste vraag is altijd: "Waar is het scherm?" Er is er geen. Gevolgd door: "Kunt u mij de agenda sturen?" Er is er ook geen.

De openingscirkel zet de dag omhoog. En de sluitcirkel geeft ons de tijd om na te denken. Het grootste deel van de dag wordt doorgebracht in sessies, meestal een menigte mensen rond een whiteboard die beleefd over een onderwerp discussiëren. Sessies duren elk 30 minuten en er worden 3 tot 5 parallelle tracks uitgevoerd. Er is genoeg keuze. Onderwerpen zijn vaak vragen, zoals: "Hoe testen we AI-agenten?"

De sfeer

Vanuit de POV van een leider is er risico. Je haalt iedereen een dag buiten de locatie, je besteedt veel geld aan het proces en je wilt een rendement op je investering. Dat is begrijpelijk. Voor deelnemers is er misschien het idee dat er een verborgen agenda is, en we doen alsof het spontaan is.  We doen niet alsof. Natuurlijk is een zorgvuldige voorbereiding noodzakelijk om een gevoel van spontaniteit te garanderen. 

Als iemand zegt: "Er is geen agenda, het is prima", worden leiders nerveus. Dat is begrijpelijk.

De energie van elke OST is hetzelfde. Nieuwsgierigheid, nervositeit bij gebrek aan schermen, opwinding bij de ijsbreker, oprechte interesse in de aan de orde gestelde onderwerpen, anticiperen op deelname aan de discussie en verrassing aan het einde van de dag wanneer het allemaal werkt. Nadien zullen inzichtelijke reflecties naar boven komen — bewijs dat een OST een transformerende ervaring is  .

De sleutel is leren en authenticiteit. Leren vereist een veilige ruimte voor vragen. Mensen moeten vragen stellen. En ze hebben een ruimte nodig om gekke ideeën te delen en elkaar te ontmoeten.

In veel werkvergaderingen is er sprake van politiek en druk om het eens te worden. Zeurende vragen krijgen niet-antwoorden zoals: "Laten we dat op de parkeerplaats zetten." Misschien is een open ruimte de parkeerplaats. En de parkeerplaats is net zo belangrijk als het hoofdgebouw (de onderwerpen die besproken moeten worden). Je hebt beide nodig.

Een gevoel van veiligheid

Open ruimtes werken omdat ze een omgeving van psychologische veiligheid creëren. Het klinkt gemakkelijk, maar dat is het niet. Het is belangrijk om de in de open ruimte voorgestelde ideeën door te nemen. Gesprekken zonder actie helpt niemand. 

Het belang van opvolging

We hebben dit jaar een andere aanpak gekozen. We hadden meer dan 30 sessies in de open ruimte, en een notitiemaker of schrijver begeleidde elke sessie. Ze schreven interessante punten op een A3 pagina tijdens de sessie. Aan het einde van de dag creëren we meestal een stemmingsmuur om na te denken over onze gedachten. Deze keer maakten we ongeveer 60 foto's van notities, voerden ze in Gemini en veranderden ze in Markdown. Vervolgens hebben we het samengevoegd en geüpload naar NotebookLM. Zoals je je kunt voorstellen, heeft het in een paar minuten sentiment, punten, thema's, acties en inzichten opgepakt.

Besteed tijd verstandig

Remote-first heeft veel voordelen, maar het is moeilijk om een grote workshop te houden tijdens een videogesprek. Niet onmogelijk, maar moeilijk. We hebben ontdekt dat persoonlijke tijd samen opwinding, veiligheid, banden en plannen creëert die niet zouden zijn gebeurd tijdens een videogesprek.

Tien jaar geleden zou het een week duren om alle bevindingen van een open ruimte-evenement samen te vatten. Tegenwoordig duurt het een paar uur. Hoe zal het in de toekomst zijn? Eén ding is zeker: de energie en levendigheid van een OST , in combinatie met de kracht van het verbinden van mensen, zal waardevol blijven.