Rackspace neemt HR wereldwijd mee met G-P Gia

AI is 's nachts overgestapt van een 'leuk om te hebben' naar een 'must-have', vooral voor bedrijven die wereldwijde naleving navigeren.

Rackspace, de wereldleider in multicloud-oplossingen, heeft deze behoefte al vroeg onderkend. Het bedrijf heeft een cultuur van innovatie opgebouwd door AI in alle functies te omarmen. Het initiatief werd vanaf de top bepleit – gedreven door zowel de CTO als de CHRO.

In 2025 bracht hun AI-traject hen naar Gia, een unieke agentische AI voor wereldwijde HR. Het doel? Verwijder de hindernissen van wereldwijde naleving en vereenvoudig HR-taken in 23 operationele landen. Laten we hun succesverhaal eens nader bekijken.

De basis leggen: AI-geletterdheid en het draaipunt "bouw vs. kopen"

De AI-adoptie van Rackspace was geen haast om de nieuwste tool te implementeren. Het is gebaseerd op een doelbewuste strategie.

De basis: AI-geletterdheid

Na de openbare release van tools zoals ChatGPT zag Rackspace al snel de noodzaak om betrokken te raken en werknemers bij te scholen. In creëerde juli 2023het bedrijf een AI-kennisprogramma genaamd Foundry AI by Rackspace.

“We hadden vier verschillende trainingstrajecten, afhankelijk van uw rol in de organisatie, zodat we onze werknemers op de hoogte konden brengen van AI en ervoor konden zorgen dat ze waren uitgerust met de kennis en middelen voordat we begonnen met oplossingen.” – Mandy Moore, Director of HR Technology, Rackspace

Vroege overwinningen: initiële interne oplossingen

Rackspace kende de kracht van AI, maar wilde hun interne mogelijkheden verkennen. Dus hield het bedrijf hun eerste HR-hackathon. De gebeurtenis leidde tot twee AI-builds:

1. HR-interview-app: een tool om interviewvragen te genereren en hiaten in cv's van kandidaten te markeren op basis van functiebeschrijvingen.

2. Vraag HR-chatbot: Een bot die interne HR-documenten en -bronnen op SharePoint gebruikt om het aantal tickets dat via ServiceNow wordt gegenereerd te verminderen. 

De beslissing "opbouwen vs. kopen"

Vroege overwinningen bleken interne capaciteiten te hebben, maar Rackspace bereikte al snel de beslissing om te bouwen vs. kopen met betrekking tot een nieuwe AI HR-oplossing.

• De uitdaging: interne builds betekenden het gebruik van de middelen en infrastructuur van hun IT-team. Naarmate de AI-markt zich ontwikkelde, begonnen de klanten van Rackspace AI-oplossingen te eisen, waardoor het team snel naar die behoeften moest overstappen.

• De oplossing: omdat IT-middelen extern worden besteed, besloot Rackspace zich te richten op producten met bewezen AI-oplossingen. Dit betekende het evalueren van HR tech stack-componenten en het zoeken naar nieuwe oplossingen die de impact van het bedrijf vergroten. Dat leidde hen naar Gia.

Rekruimte ontmoet Gia

Rackspace is al heel lang klant van G-P . Ze gebruiken G-P EOR om wereldwijd in te huren, zonder het gedoe van het opzetten van een entiteit. Rackspace hoorde over Gia via strategische gesprekken met hun G-P -klantsuccesmanager en werd early adopters.

Wereldwijde naleving aanpakken

Voor een wereldwijde operatie zoals Rackspace, die in 23 verschillende landen aanwezig is, was het vinden van een oplossing die hun uitgebreide HR-behoeften kon ondersteunen essentieel. Ze hadden geluk. Gia biedt door experts gecontroleerde nalevingsrichtlijnen in 50 landen en alle 50 Amerikaanse staten.

Een hulpmiddel voor elke HR-behoefte

Het nutsbedrijf Gia bood Rackspace al snel meer dan eenvoudige nalevingsvragen. Het werd een holistisch hulpmiddel dat overal in HR wordt gebruikt:

• Secundaire arbeidsvoorwaarden

• Loonadministratie

• Wereldwijde mobiliteit

• Vergoeding

• HR-activiteiten

Functies op ondernemingsniveau die een verschil maken

Hoewel elke Gia -functie nuttig is geweest, hadden twee de meeste impact en losten ze langdurige logistieke problemen op voor Rackspace:

1. Documentopslagplaats: Rackspace stond voor een logistieke uitdaging bij het beheren van documenteigendom en updates in meerdere regio's. Gia laat ze eenvoudig documenten uploaden en een gecentraliseerde opslagplaats creëren die alle HR-teamleden kunnen raadplegen.

2. Waarschuwingen voor regelgeving/kennisgevingen: Gia identificeert welke documenten in een opslagplaats moeten worden bijgewerkt wanneer er een wijziging in regelgeving of beleid plaatsvindt. 

“Het dashboard, of de meldingen die ons waarschuwen wanneer er een regeling of een verandering is, plaatst het direct voor ons gezicht, zodat we de veranderingen tijdiger kunnen doorvoeren en ons op andere gebieden kunnen concentreren.” – Mandy Moore, Director of HR Technology, Rackspace

Teamadoptie leidt tot echte impact

Toen Rackspace Gia in hun HR-workflows integreert, waren de voordelen onmiddellijk.

• Gebruiksgemak en snelheid: De tijd die Gia nodig heeft om een respons te genereren, onderscheidt het van andere AI-oplossingen. In plaats van te wachten op een juridisch adviseur, kan Rackspace een vraag stellen en onmiddellijk advies krijgen. Gia denkt als een advocaat en geeft contextspecifieke begeleiding in verschillende rechtsgebieden, zonder de factureerbare uren. 

• Antwoorden in realtime: Gia versnelt HR-processen met onmiddellijke begeleiding, zodat teams de informatie krijgen die ze nodig hebben om gegevensgestuurde beslissingen te nemen.

Stroom- en workflowintegratie stimuleren

Momenteel hebben 23 Rackspace-teamleden toegang tot Gia. De strategie was eenvoudig: "Laat het de hele dag en elke dag openen in uw browser." Met agentische AI direct beschikbaar, was het gemakkelijk om een prompt in te voeren wanneer er vragen ontstonden.

Gedetailleerde aanwijzingen zijn altijd nuttig bij het gebruik van AI, maar je hoeft geen snelle expert te zijn met Gia. Met geavanceerd redeneren kan Gia de nuances van je vragen begrijpen. Gebruikers worden aangemoedigd om beschrijvend te zijn, maar ook om reacties te verfijnen en uit te dagen. U kunt bijvoorbeeld een antwoord opvolgen met prompts zoals "het is te lang" of "dit in tabelformaat weergeven" om de uitvoer aan te passen.

Waardevol voor de hele organisatie

Voor Rackspace gaat de kracht van Gia verder dan HR. Ze hebben het gebruik uitgebreid naar hun wereldwijde mobiliteitsteam.

Dit team gebruikt Gia nu om verhuisverzoeken te beheren. Onze agentische AI geeft hen stappen en juridische begeleiding die specifiek zijn voor de situatie, maar voegt ook een belangrijke toevoeging toe: kostenimplicaties. Door de installatiekosten voor de verhuizingen te beschrijven, is Gia een enorme tijdsbesparing geworden.

Wat komt er aan: schaalbaarheid en geleerde lessen

Gia leverde onverwachte winsten op voor Rackspace, vooral op het gebied van taakautomatisering.

• Vakantieschema's: Rackspace publiceert elk jaar vakantieschema's voor zijn landen van activiteiten. Gia laat hen sjablonen invoeren en maakt vervolgens binnen enkele minuten nieuwe, conforme planningen voor elk land.

Rackspace is van plan Gia uit te rollen in hun hele wereldwijde HR-team van 118 leden. Hoewel het bedrijf toegang heeft tot andere AI-tools, zoals Copilot en Claude, levert Gia resultaten die 10x beter zijn dan de AI-industrienorm. In tegenstelling tot andere AI-tools die het internet schrapen voor antwoorden, is Gia gebouwd op een bedrijfseigen kennisbank van meer dan tien jaar wereldwijde nalevingsexpertise en G-P Verified Sources. 

De juiste manier om AI te implementeren

De ervaring van Rackspace heeft waardevolle lessen voor anderen die AI willen implementeren en integreren:

1. Doe uw huiswerk: Onderzoek grondig de tools die u van plan bent te implementeren.

2. Geletterdheid eerst: Zorg voor processen en programma's om werknemers te trainen in wat aanvaardbaar is om in de hulpmiddelen in te voeren.

3. Naleving van gegevensprivacy/AVG: Persoonlijke beschermde informatie (PII) mag niet worden ingevoerd in uw AI-oplossing. Dit kan worden beheerd door de snelle informatie te anonimiseren , zodat u scenario's kunt beschrijven zonder de privacy in gevaar te brengen. Gia gaat privacy nog verder door het volledig te versleutelen (in rust en tijdens het transport), en te voldoen aan strenge beveiligingsnormen zoals ISO27001, CCPA, AVG en SOC2.

Herschrijf uw HR-draaiboek. Met Gia is het gemakkelijk.

De AI-strategie van Rackspace - van geletterdheid tot de overstap naar Gia  - is een bewijs van hun toekomstige mentaliteit. Gia is een waardevolle bondgenoot geworden, die logistieke uitdagingen aanpakt, realtime reacties biedt en naleving over de hele wereld vereenvoudigt. 

Stem af op hun recente HR Tech-sessie met G-P om meer te horen over hun traject en strategie.

Door het volledige potentieel van AI te omarmen, heeft Rackspace de weg vrijgemaakt voor de toekomst van robotica-oplossingen. 

Ontdek hoe Gia uw wereldwijde HR-activiteiten vandaag nog kan transformeren.