Wat is vaste inrichting?

Belangrijkste punten

• Wat een vaste inrichting is: Permanente inrichting (PE) is  wanneer u een lokale belastbare aanwezigheid activeert door de activiteits- of tijdsdrempels van een land te overschrijden. Specifieke drempels verschillen per land.

• Hoe een  vaste inrichting werkt: U kunt PE activeren door een vaste bedrijfslocatie te hebben, met een afhankelijke agent te werken of voldoende online inkomsten of klantenbestand  op de markt te hebben.

• Vaststellen van een vaste inrichting: Permanente inrichting, voor belastingdoeleinden,  is gebaseerd op de regels en drempels van het gastland. Belastingverdragen verhogen of verlagen die drempels.

• Hoe u risico's van permanente vestiging kunt beheren: Vergelijk uw mensen, activiteiten en inkomsten met lokale PE-regels en relevante belastingverdragen. Een Employer of Record (EOR) zoals G-P kan wereldwijde aanwerving vereenvoudigen en blootstelling minimaliseren.

Permanente vestiging (PE) markeert het moment dat uw bedrijfsactiviteiten onderworpen worden aan vennootschapsbelastingen in een ander land. Elk land stelt zijn eigen regels, dus wanneer u grensoverschrijdend werkt, is het uw bescherming tegen onverwachte belastingverplichtingen om te weten welke activiteiten en tijdsdrempels PE triggeren. 

Hier zijn een paar PE-essentials om in gedachten te houden.

Wat is vaste inrichting?

Permanente vestiging  is een belastingconcept dat wordt gebruikt om te bepalen wanneer uw zakelijke activiteiten significant genoeg zijn om te worden beschouwd als een lokale belastingplichtige in een ander land. Zodra u een bepaalde drempel van "permanentie" of "stof" overschrijdt, moet u vennootschapsbelasting betalen.

Elk land heeft zijn eigen activiteits- en tijdsdrempels, maar de meeste PE-definities zijn afkomstig van lokale wetgeving of belastingverdragen. Zodra een PE is aangemaakt, heeft het gastland het recht om winst te belasten die afkomstig is van lokale activiteiten. 

De PE-status heeft veel nalevingsvereisten, waaronder het indienen van jaarlijkse aangiften voor vennootschapsbelasting. Bovendien kan uw bedrijf te maken krijgen met btw-/GST-verplichtingen en overwegingen inzake loon- en arbeidsbelasting, zoals het inhouden van belastingen voor lokaal personeel en het bijdragen aan nationale sociale zekerheidsprogramma's.

Hoe belastingverdragen van  invloed zijn op PE

Belastingverdragen zijn bilaterale overeenkomsten ter voorkoming van dubbele belasting. Bij het opstellen van PE-regels verwijzen belastingverdragen naar twee modellen:

• 1) Modelbelastingverdrag inzake inkomsten en kapitaal (OESO-model)

• 2) Model dubbel belastingverdrag tussen ontwikkelde en ontwikkelingslanden (VN-model)

Deze verdragen leggen uit welke soorten inkomsten in verschillende landen worden belast en hoe u kunt voorkomen dat u hetzelfde inkomen tweemaal belast. Hoewel de kaders richtlijnen zijn, zijn de belastingverdragen zelf juridisch bindende overeenkomsten.

Hoe werkt  een vaste inrichting?

Zodra u PE activeert, kan de lokale overheid uw winst  in het land belasten. Doorgaans worden netto-inkomsten belast, niet de totale inkomsten. Het niet naleven van belastingverplichtingen kan juridische problemen en sancties veroorzaken.

PE-triggers verschillen per land. Voorbeelden zijn:

• Gedeeltelijk of volledig uw bedrijf runnen via een vaste inrichting

• Werken met agenten die namens u onderhandelen over deals of producten verkopen 

• Digitale diensten aanbieden met een aanzienlijk aantal gebruikers en inkomsten 

Een agent is een persoon, dochteronderneming of een ander onafhankelijk bedrijf dat zakelijke activiteiten uitvoert die uw bedrijf ten goede komen. Een afhankelijke agent handelt namens uw bedrijf en vertrouwt erop voor het grootste deel van hun inkomen. Ze hebben vaak de bevoegdheid om contracten af te sluiten. Een onafhankelijk agentschap is zelfstandig en vertegenwoordigt meerdere klanten. 

In  het Verenigd Koninkrijk kan een agent die  namens uw bedrijf optreedt en regelmatig contracten sluit, PE opwekken.

Het hebben van een fysieke bedrijfslocatie  kan PE activeren. Als u aan deze vereisten voldoet, hebt u waarschijnlijk een vaste vestiging:

• Uw bedrijf heeft een specifieke fysieke locatie (zoals een kantoor) in het land.

• Uw werknemers voeren regelmatig kernactiviteiten uit op deze locatie.

• Deze vestigingsplaats wordt doorlopend gebruikt voor zakelijke activiteiten.

Sommige landen stellen  PE-drempels in op basis van hoe lang u daar werkt. Zo heeft het belastingverdrag tussen Thailand en de  VSeen drempel van 90-day voor consultancydiensten en een drempel van 120-day voor bouwprojecten.

Vrijstellingen voor permanente vestiging

PE kent  ook vrijstellingen. Zo zijn  bijvoorbeeld Denemarken en het Zwitserse belastingverdrag vrijgesteld van  faciliteiten die worden gebruikt voor de opslag en levering van goederen.

De OESO- en VN-modellen beschrijven andere vrijstellingen, waaronder:

• Faciliteiten die goederen of goederen weergeven, opslaan en leveren

• Onderhoud van voorraden in opslagfaciliteiten

• Onderhoud van voorraden voor verwerking

• Onderhoud van een vaste bedrijfslocatie die wordt gebruikt voor het kopen van goederen of het verzamelen van informatie namens een bedrijf

• Onderhoud van een vaste bedrijfslocatie voor andere doeleinden

Hoe de vaste inrichting te bepalen

De  regels voor permanente vestiging  zijn afhankelijk van het land. Deze benchmarks kunnen u helpen uw risico te bepalen:

• Regelmatige werkplek: Werken uw werknemers regelmatig op een specifieke  fysieke  locatie? Dit toont aan dat de bedrijfsactiviteit consistent en doorlopend is.

• Aanzienlijk inkomen:  genereren uw  bedrijfsactiviteiten een aanzienlijk bedrag  in het land? Veel landen hebben specifieke inkomstenbedragen die PE veroorzaken, waaronder inkomsten uit online verkoop en diensten.

• Contractbevoegdheid: Hebben agenten de bevoegdheid om contracten voor uw bedrijf te ondertekenen? Zelfs zonder een fysiek kantoor kunnen agenten die namens u deals kunnen sluiten PE activeren.

Werken met een Employer of Record (EOR) beperkt PE-risico's. Een Employer of Record fungeert als de wettelijke werkgever voor uw internationale werknemers, en behandelt taken zoals salarisadministratie, lokale belastinginhouding en naleving van de arbeidswetgeving.

Het hebben van een lokale juridische entiteit en een geregistreerde salarisadministratie zijn veelvoorkomende triggers voor belastingaudits. U kunt dit omzeilen door samen te werken met een Employer of Record. Huur moeiteloos wereldwijd in terwijl je interne teams zich kunnen concentreren op het beheren van de naleving van de bedrijfsbelasting en bredere PE-risico's.

Soorten vaste inrichting en voorbeelden

PE kan verschillende vormen aannemen, afhankelijk van de bedrijfsactiviteit.

1. Fysieke vaste inrichting

Het hebben van een fysieke locatie in een ander land is een algemeen  voorbeeld van een  vaste inrichting. Een vaste vestigingsplaats suggereert een aanhoudende en aanzienlijke aanwezigheid in het land. Kwalificerende fysieke locaties zijn:

• Kantoren

• Workshops

• Fabrieken

• Bouw- of installatieprojecten

• Plaatsen van winning voor natuurlijke hulpbronnen

Werken op afstand introduceerde een belangrijke PE-vraag: vormt een thuiskantoor een vaste werkplek? In het verleden keken de belastingautoriteiten hier vanuit een contractuele lens naar. Maar de 2025 -update van de OESO verduidelijkte dat een thuiskantoor dat door een werknemer wordt gebruikt niet automatisch PE creëert.

De OESO neemt nu een meer commercieel standpunt in: PE kan worden geactiveerd als de werkgever de thuislocatie als officiële bedrijfslocatie gebruikt en/of het werk van de werknemer de lokale verkoop of marktcreatie stimuleert. Het bedrijf moet opzettelijk zaken doen in die markt in plaats van simpelweg iemand op afstand van die locatie te laten werken. Zie het als het verschil tussen waar zaken plaatsvinden en waar werk plaatsvindt.

De OESO erkent nu dat werken op afstand overal plaatsvindt, maar belastingaanwezigheid is alleen van belang wanneer zakelijke beslissingen of klantgerichte activiteiten plaatsvinden. Onder deze nieuwe richtlijn wordt een "vaste vestigingsplaats" gedefinieerd door een combinatie van tijd en intentie:

• De drempel van 50%: Het werken vanuit een niet-bedrijfslocatie voor meer dan de helft van het jaar (of een periode van 12-month jaar) zorgt voor een potentiële “vaste” aanwezigheid.

• Commerciële inhoud: Zelfs als de tijdsdrempel van 50% wordt gehaald, wordt een PE over het algemeen alleen geactiveerd als de activiteit commercieel van aard is, zoals bedrijfsontwikkeling of lokaal management, in plaats van voor het gemak van werknemers of het behouden van talent.

2. Digitale vaste inrichting

Sommige landen overwegen digitale werkregelingen en online bedrijfsactiviteiten bij het bepalen van PE.  Dit stelt hen in staat om internationale bedrijven te belasten die waarde ontlenen aan lokale gebruikers, zelfs zonder een fysiek kantoor.

In India int de lokale overheid inkomstenbelastingen als u  eensignificante economische aanwezigheid (SEP) hebt. U kunt worden belast op transacties voor gegevens- of softwaredownloads, streamingdiensten en online diensten, zoals cloudopslag of websitediensten. De  drempelbegint bij INR 20 miljoen.

3. Vaste inrichting op basis van vertegenwoordiger

PE  kan worden geactiveerd  via een afhankelijke agent. Dit gebeurt wanneer een persoon of ander bedrijf in het land namens u zakelijke activiteiten uitvoert, onderhandelt over contracten of de verkoop sluit.

Hoe vaste inrichting verschilt per land

Bij gebrek aan een formeel belastingverdrag zijn de nationale belastingwetten van een land de uiteindelijke autoriteit over wat een belastbare aanwezigheid is.

Sommige landen  beschouwen regelingen voor telewerken als tijdelijk, dus ze leiden niet tot permanente vestiging. In  Duitsland zullen  telewerkers bijvoorbeeld geen vaste inrichting activeren , zelfs niet als u:

• Betaal voor het thuiskantoor en de apparatuur

• Geen andere fysieke werkplek hebben en vereisen dat werknemers thuis werken

Volgens de Duitse belastingdienst hebt u permanente toestemming nodig om de gebouwen van de werknemer te gebruiken om PE te activeren. Dit is meestal niet het geval bij instellingen voor werken op afstand. Het bedrijf wordt daar niet als "geworteld" beschouwd omdat de werknemer de volledige controle over zijn/haar huis behoudt. 

Er is echter een managementuitzondering. Leidinggevenden op hoog niveau kunnen PE activeren via hun besluitvormingsactiviteiten, ongeacht de fysieke ruimte.

Andere landen overwegen de duurzaamheid van regelingen voor werken op afstand. Oostenrijk geeft prioriteit aan de daadwerkelijke gebruikspatronen van een “werkplek”. Werken op afstand kan PE veroorzaken  alsten minste 50% van het werk van uw werknemers thuis plaatsvindt en u geen kantoorruimte hebt voorzien.

Hoe vaste inrichting verschilt per industrie

PE-triggers verschillen per sector om verschillende operationele realiteiten weer te geven. Hoewel de OESO een wereldwijde basislijn geeft, volgen veel ontwikkelingslanden het VN-model, dat doorgaans lagere belastingdrempels heeft. Hier volgen enkele voorbeelden:

• Bouw: Hoewel  bouwprojecten niet permanent zijn, kunnen hun tijdlijnen  nog steeds PE  veroorzaken. In het OESO-model leiden bouw- of installatieprojecten tot permanente vestiging als ze  langer dan 12 maanden duren. Het VN-model stelt een lagere drempel van zes maanden vast.

• Advies: Consulting vereist zelden een vast kantoor, dus de belastingdienst kijkt naar "aanwezigheid" in plaats van "plaats". In het VN-model moeten adviesdiensten  ten minste 183 dagen duren in een periode van 12-month dagen voordat ze PE activeren. Het OESO-model heeft geen specifieke “service PE”-clausule (in plaats daarvan gebaseerd op de “vaste plaats”-regel), hoewel veel landen de 183-day VN-regel toch aan hun bilaterale verdragen toevoegen.

• Inklaring: PE is gebaseerd op de afhankelijkheid van een agent van het bedrijf. Als uw bedrijf toezicht houdt op de agent uit een ander land, kunt u PE activeren. Het OESO-model stelt dat u PE kunt vermijden als de agent onafhankelijk handelt of niet uitsluitend namens u handelt.

Risico's en voordelen van permanente vestiging

Risico's

Het grootste risico van PE is het onbedoeld activeren van belastingverplichtingen in een ander land voordat u de juiste administratieve systemen hebt opgezet. U hebt lokale experts in uw team nodig, zoals deskundige HR-professionals, accountants en belastingprofessionals. U hebt ook een juridisch team nodig om door de nationale belastingwetgeving te navigeren. 

Deze ongeplande belastingverplichtingen kunnen leiden tot:

• Belastingen, rentes en boetes op de rug: PE creëert belastingverplichtingen die u niet hebt gepland, wat van invloed kan zijn op uw budget.

• Reguliere belastingen: Zonder een belastingverdrag kun je twee keer belasting betalen voor je bedrijfsinkomen. Andere zakelijke belastingen en bronkosten kunnen ook een rol spelen. Het verkopen van activa kan bijvoorbeeld leiden tot vermogenswinstbelasting.

• Rapportageverplichtingen: vleugelbelastingen betekent dat u belastingaangiften moet indienen en arbeidsverplichtingen moet overwegen, zoals sociale zekerheid en secundaire arbeidsvoorwaarden.

• Reputatie-impact: Het opzettelijk activeren van  PE  kan een negatieve invloed hebben op uw relatie met  lokale werknemers of agenten.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Het opzettelijk opzetten van PE, bijvoorbeeld door het creëren van een nevenvestiging, heeft strategische voordelen:

• Geloofwaardigheid: Een PE kan operationele legitimiteit en geloofwaardigheid bieden bij lokale klanten, partners en autoriteiten.

• Toegang tot lokale incentives: sommige rechtsgebieden bieden belastingstimulansen, subsidies of verlaagde tarieven voor bedrijven met een formele lokale aanwezigheid.

• Markttoegang: Het hebben van een PE kan betekenen dat u lokale werknemers inhuurt, bankrekeningen opent en contracten aangaat die u toegang kunnen geven tot de lokale markt.

• Controle en toezicht: Het direct beheren van lokale activiteiten kan eenvoudiger zijn met een PE.

Hoe het risico van  permanente vestiging te beheren

De enige manier om PE ongedaan te maken is om de diensten stop te zetten of de factoren die het hebben veroorzaakt te elimineren. Het beperken van PE kan u helpen mogelijke belastingverplichtingen en nalevingslasten te vermijden.

• Ken de belastingregels: belastingverdragen verschillen per land. Leer de specifieke regels van uw doelland. Als er geen belastingverdrag is, onderzoek dan lokale wetten over PE. Raadpleeg juridische en belastingdeskundigen voor hulp.

• Ontwerp conforme contracten: Zorg ervoor dat  uwcontracten met werknemers en agenten de lokale wetgeving volgen. Geef agenten niet de bevoegdheid om contracten af te ronden, tenzij dit absoluut noodzakelijk is. Definieer duidelijk regelingen voor werken op afstand in contracten.

Verminder het PE-risico met G-P EOR

G-P EOR biedt u alles wat u nodig hebt om conform de regels in te huren in meer dan 180 landen, zonder entiteiten op te richten. We hebben het grootste team van HR- en juridische experts in de sector om u te helpen bij het navigeren door PE, zodat u uw wereldwijde team kunt opbouwen en beheren, zonder het risico.

Boek vandaag nog een demo.