Wat is een vaste inrichting?

Vaste inrichting is een begrip dat veel grijze gebieden kent. Het verschilt van land tot land, maar bepaalt wanneer een bedrijf de grens overschrijdt van sporadische zakelijke procedures naar permanente procedures, die vervolgens kunnen worden belast en inkomsten kunnen genereren voor het land dat het bedrijf host. Met een plan voor het benaderen van PE kunnen veel ondernemingen zich voorbereiden op deze kosten en strategieën opstellen over welke locaties het beste zijn om zaken te doen, zoals die met vriendelijke belastingverdragen.

Het succesvol beheren van PE biedt veel voordelen, terwijl het negeren ervan of proberen onder de radar te vallen  aanzienlijke financiële en juridische gevolgen kan hebben voor een bedrijf. Het is van cruciaal belang om te begrijpen wanneer en waar PE een probleem kan worden, vooral als globalisering aan de horizon ligt.

Permanente vestiging

De definitie van vaste inrichting verandert tussen landen. Elk kan een andere set criteria hebben, maar de term verwijst meestal naar bedrijfsactiviteit die stabiel en doorlopend is en inkomsten genereert binnen het gastland. Het is van toepassing op consistente zakelijke activiteiten, niet sporadisch of zelden. Een belangrijk onderdeel hiervan is het hebben van een vaste vestigingsplaats, hoewel dat niet de enige vereiste is.

Hoewel er geen wereldwijde wettelijke macht is voor het handhaven van PE, is de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) het toonaangevende internationale orgaan waar veel landen en professionals advies over vragen.

Enkele algemeen aanvaarde criteria zijn onder meer:

• Er moet een vaste vestigingsplaats zijn, zoals een permanent adres, bankrekening of andere fysieke aanwezigheid. Als werknemers regelmatig een gebouw bezetten om zaken te doen, kan dit worden gezien als PE. Het gebouw hoeft ook niet tot de organisatie te behoren, omdat coworkingruimtes, verhuur en zelfs het huis van een werknemer PE kunnen zijn.
• Werknemers voeren activiteiten uit in het land dat inkomsten genereert. Rechtstreekse verkoop is niet de enige zorg, omdat marketingtactieken, onderhandelingscontracten en vele andere zakelijke activiteiten kunnen worden beschouwd als het genereren van inkomsten in een bredere interpretatie van de term. Sommige landen houden zich aan een standaarddefinitie en andere zijn inclusiever.
• De activiteit wordt uitgevoerd binnen een voldoende lange periode. Dit aspect kan per land en bedrijfstak verschillen, maar over het algemeen zou de activiteit gedurende een bepaalde tijd moeten plaatsvinden voordat het als PE wordt beschouwd. Landen kunnen dit tijdsbestek zien als een doorlopende periode, zoals zes maanden of langer, of een cumulatief aantal dagen binnen een bepaalde periode. Ze kunnen het fiscale jaar gebruiken om te bepalen waar deze punten beginnen en eindigen, en sommige bedrijven profiteren van systemen voor het fiscale jaar door over twee jaar te werken, waardoor hun tijd in het land effectief in twee kleinere delen wordt verdeeld.
• De werknemer of het uitgevoerde bedrijf staat onder de controle van het moederbedrijf in een ander land. Dit criterium verwijst doorgaans naar agenten die deals en onderhandelingen sluiten. Als de agent onafhankelijk is, zoals iemand die een scala aan klanten buiten uw bedrijf heeft, dan vallen zij niet onder de controle van uw bedrijf. Als alternatief zou een afhankelijke agent die specifiek is voor uw bedrijf doorgaans PE activeren. Een andere factor van PE is de bevoegdheid van de agent om contracten namens het bedrijf te ondertekenen.

Vanwege deze criteria hebben de meeste landen meerdere soorten PE die ze kunnen activeren, zoals die op basis van hun locatie, agenten of aangeboden diensten. Om te bepalen of uw bedrijf een PE is, moet u deze checklist voor permanente vestiging doornemen.

Doet uw bedrijf...

• Hebben werknemers die op een vaste, vaste locatie werken? Als ze terugkeren naar dezelfde plaats wanneer ze op bezoek zijn, vooral als die plaats eigendom is van of gehuurd wordt door het bedrijf, is het waarschijnlijk een gebruikelijke activiteit.
• Werk uitvoeren op die locatie? Als bedrijfsactiviteiten met betrekking tot het hoofddoel van het bedrijf daar vaak plaatsvinden, is de kans groter dat het PE is.
• inkomsten uit het werk halen? Wanneer inkomsten worden gegenereerd, vergroot je de kans dat je als PE wordt beschouwd.
• Heeft u afhankelijke agenten met de bevoegdheid om contracten af te sluiten? Zelfs zonder een vaste bedrijfslocatie kunnen agenten die voor het bedrijf werken PE creëren.

Hoe PE verschilt tussen landen

Bepaalde landen zijn strenger in hun handhaving en identificatie van PE, terwijl andere een ontspannen aanpak hanteren. Over het algemeen zijn de landen die lenig zijn meestal de landen die geïnteresseerd zijn in economische groei en investeringen aantrekken, en de landen die streng zijn, zijn meer gevestigd.

China hanteert bijvoorbeeld een zeer brede benadering van PE en omvat een breed scala aan bedrijven en werk. Veel delen van Europa zijn agressief in het nastreven van PE-regelgeving.

Hoe PE verschilt tussen industrieën

Aangezien industrieën enorm verschillende bedrijfsmodellen kunnen hebben, is het geen verrassing dat PE verschilt in de toepassing ervan op specifieke gebieden. Sommige landen zullen deze specificaties duidelijk beschrijven, terwijl andere een bredere beschrijving gebruiken om het werk te omvatten.

Hier zijn enkele gebieden waar PE speciale overwegingen heeft:

• Bouw: aangezien deze projecten niet permanent zijn, kijkt PE meestal naar de duur van het project. Veel landen zijn op zoek naar voortdurende activiteit gedurende een periode van zes maanden.
• Advies: Veel adviesdienstenbedrijven hebben geen vaste vestigingsplaats, dus PE kijkt naar niet-fysieke bedrijfsactiviteiten. Deze kunnen variëren per tijd en type dienst, maar een gebruikelijke aanpak is om te zien of diensten 183 dagen of langer binnen een 12-month periode plaatsvinden, wat soms hetzelfde is als het belastingjaar.
• Agenten en makelaars: Voor sectoren met agenten of makelaars  houdt PE rekening met de afhankelijkheid van deze personen van het moederbedrijf. Ze kunnen niet worden gecontroleerd door het bedrijf in het buitenland als dat bedrijf PE wil vermijden.

Een andere belangrijke en veranderende sector is digitale verkoop en e-commerce. De meeste belastingwetten en -verdragen werden opgesteld vóór de opkomst van e-commerce en de populariteit van digitale transacties. Vanwege dat aspect moesten landen traditionele definities van PE aanvechten. Criteria veranderen snel en zijn redelijk inconsistent in verschillende landen.

Veel bedrijven proberen zich te richten op virtuele communicatie en e-commerce, denkend dat ze hierdoor PE kunnen vermijden. Hoewel deze strategie in het verleden misschien heeft gewerkt, sluiten steeds meer landen dit lacune. Ze kunnen het genereren van inkomsten gebruiken als enige criterium voor PE, waaronder online verkoop, serverhostinghubs en aggregatie van nieuwsmedia. Elk bedrijf dat vertrouwt op virtuele communicatie met internationale entiteiten om geld te verdienen, moet rekening houden met de mogelijkheid van virtuele PE. Als het nog niet op u van toepassing is, kan het in de toekomst mogelijk zijn en kunt u er gemakkelijk op anticiperen.

Een strategie waar sommige Europese landen naar kijken is een eenvoudige digitale belasting die veel van de complexiteit van PE-regels omzeilt. Het Verenigd Koninkrijk kijkt naar een belasting op digitale diensten, die een heffing van 2% zou toepassen op inkomsten die afkomstig zijn van activiteiten in het Verenigd Koninkrijk op zoekmachines, online marktplaatsen en sociale mediaplatforms. Het zou zich richten op de grootste technische rompslomp en belastinginkomsten die worden gegenereerd met behulp van de gegevens van gebruikers. De EU kijkt naar vergelijkbare voorstellen met een heffing van 3%.

Risico's en voordelen van het opzetten van een PE

Voordat u zaken doet in het buitenland, is het van cruciaal belang dat u het risico van permanente vestiging meet en begrijpt wat het voor uw bedrijf kan betekenen. Het opzettelijk opzetten van PE kan verschillende voordelen bieden en u helpen wereldwijde expansie te beheren. Weten hoe u het risico van permanente vestiging kunt vermijden, kan ook belangrijk zijn als u daar tijdelijk werk uitvoert.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

De meeste voordelen van het opzetten van een PE komen neer op planning.

• Het vermindert de kans op verrassingsbelastingen. Een plotselinge trigger van PE kan leiden tot boetes en rente die in rekening worden gebracht voor de periode dat u niet betaalde. Natuurlijk begint het ook buitenlandse belastingen in rekening te brengen, waarvoor u misschien niet gebudgetteerd hebt toen u aanvankelijk naar uitbreiding keek.
• Het biedt gemoedsrust dat u zich houdt aan de wetten van het gastland en uw eigen bijdragen betaalt. U hoeft zich geen zorgen te maken over fooien rond autoriteiten en het risico dat u wordt gezien als iemand die probeert zijn belastingen af te dragen.
• U kunt manieren vinden om uw belastingefficiëntie te verbeteren en het beste kader voor het genereren van inkomsten vinden. Het kan ook gemakkelijker zijn om met autoriteiten samen te werken en een betere relatie met het gastland op te bouwen.

Risico's

Hoewel er aanzienlijke voordelen zijn, zijn de risico's van PE aanzienlijk.

• U staat open voor onvoorspelbare belastingen. Als u niet voor PE hebt gepland, kunnen deze extra kosten hoog zijn en uw budget weggooien. Of u nu probeert PE te activeren of te vermijden, plannen voor de mogelijkheid is altijd een goed idee. Grondig onderzoek naar de nationale en lokale wetgeving zal u helpen begrijpen hoeveel risico u neemt.
• Mogelijk betaalt u het dubbele van de belastingen. Afhankelijk van de infrastructuur van uw bedrijf, kunt u uiteindelijk belastingen betalen in uw thuisland en het gastland. Zelfs zonder PE te activeren, kunt u bedrijfsbelastingen en inhoudingskosten zien op brutobetalingen uit het buitenland. Belastingverdragen tussen landen kunnen helpen bij het beheren van deze kosten met zaken als goede criteria of lagere tarieven voor partnerlanden. Een andere optie om te helpen met buitenlandse belastingen is om te zoeken naar belastingkredieten uit het thuisland.
• U kunt uw reputatie schaden. Als u zich niet voorbereidt op PE, kunt u worden gezien als niet-meewerkend en betaalt u uw eerlijke aandeel niet. Uw relatie met het land en zijn inwoners kan in gevaar zijn, wat voor veel bedrijven een groot marketingprobleem zou zijn.
• U kunt te maken krijgen met meer audits en gesprekken met de belastingdienst. Meer audits betekent dat je er meer tijd en geld aan besteedt.
• U kunt te maken krijgen met rentekosten en boetes. Als u al een tijdje onder de PE-radar vliegt, kunt u rentekosten ontvangen op basis van de belastingen die u in die tijd had moeten betalen. Andere dwangsommen kunnen ook aanzienlijk zijn.
• U kunt meer rapportageverplichtingen hebben zodra PE is geactiveerd. Salarisadministratie en sociale zekerheid zijn belangrijke zorgen, omdat sommige landen er aanzienlijke vereisten voor hebben.

Veelgestelde vragen voor permanente instellingen

PE's kunnen ingewikkeld zijn. Hier zijn enkele veelgestelde vragen over hen.

1. Wat is het verschil tussen een permanente vestiging en een dochteronderneming?

De twee liggen zeer dicht bij elkaar en er is weinig verschil, hoewel de dochteronderneming meestal meer op een binnenlandse onderneming lijkt. Het kan als een PE worden beschouwd als het sterke controle heeft van het moederbedrijf.

2. Kunnen personen PE activeren?

Over het algemeen, nee. PE heeft invloed op de vennootschapsbelasting, niet op personen. Onafhankelijke aannemers en eenmanszaken zouden doorgaans geen PE veroorzaken.

3. Wat wordt beschouwd als gebruikelijke activiteit?

Een kort, eenmalig bezoek om de markt te verkennen zou niet gebruikelijk zijn. Als u in de loop van een paar jaar veel lange reizen hebt gemaakt, verhuist u naar het gewone grondgebied. Andere voorbeelden van gewoontegebruik zijn projecten die langer dan zes maanden duren.

4. Welke activiteiten creëren geen PE?

Als activiteiten aanvullend of voorbereidend zijn, zullen ze doorgaans geen PE triggeren. Deze activiteiten vormen geen integraal en belangrijk onderdeel van de algemene bedrijfsactiviteit. Als het algemene doel van de activiteit hetzelfde is als dat van het bedrijf, is het waarschijnlijk niet aanvullend of voorbereidend en kan het PE veroorzaken.

5. Zijn partnerschappen permanente oprichtingen?

Het antwoord op deze vraag hangt af van hoe actief het buitenlandse partnerschap is ten opzichte van de partner in het gastland. Sommige landen zullen PE activeren voor minder betrokken partnerschappen dan andere.

6. Hoe verandert PE?

Veel belastingautoriteiten worden agressiever in het vinden van gevallen van PE. Uit een onderzoek van PwC bleek dat 63% van de zakelijke respondenten het eens was met . Met de groei van virtuele bedrijfspraktijken kunnen we veranderingen verwachten die e-commerce en andere vormen van inkomsten genereren op afstand aanpakken.

7. Telt een huurobject als een permanente vestiging?

Doorgaans is het hebben van een huurwoning niet voldoende om PE te activeren. Als u het daarentegen gebruikt als een plek om regelmatig zaken te doen, dan zou het dat waarschijnlijk ook doen. Leasingbedrijven kunnen ook PE creëren door meerdere panden te hebben.

Een PE instellen

Als u kijkt naar wereldwijde expansie en een PE wilt opzetten, kan het proces variëren, maar omvat over het algemeen deze stappen:

• Doe uw onderzoek. Natuurlijk vereist elk uitstapje naar internationale zakelijke transacties uitgebreid onderzoek. U moet kijken naar de PE-belastingbedragen, welke delen van uw potentiële inkomsten worden belast, hoeveel u zult uitgeven om zaken te doen in het gastland en hoe de verschillen in aanwerving en salarisadministratie eruit zullen zien.
• Vergelijk opties. Als u meerdere landen overweegt, kijk dan naar de factoren die de winst van elk land zullen beïnvloeden, zoals meer genereuze belastingverdragen of binnenlandse belastingkredieten voor buitenlandse activiteiten.
• Bereid het papierwerk voor. Het creëren van een PE houdt in dat u uw bedrijf op het juiste moment bij de lokale autoriteiten registreert. Als u dat niet doet, kunt u boetes krijgen.

Een onderdeel van een PE dat ingewikkeld kan worden, is het managen van de aanwerving van buitenlandse werknemers. Een wereldwijde professionele werkgeversorganisatie (PEO) vereenvoudigt de taak door als werkgever in het land op te treden. Het salaris komt van de professionele arbeidsorganisatie, samen met de secundaire arbeidsvoorwaarden. Andere nuttige componenten zijn toegang tot een uitbreidingsplatform dat helpt bij het beheren van zaken in het buitenland.

Neem contact op met Globalization Partners over het ontwikkelen van een permanente vestiging

 

Permanente inrichtingen zijn vaak een noodzakelijk onderdeel van de uitbreiding van een bedrijf. Ze zorgen voor een breder bereik en gemakkelijke toegang tot middelen die zich mogelijk niet in het thuisland bevinden. Maar ze komen met hun aandeel van risico's. Tussen belastingen, nalevingskwesties en de taak om buitenlandse werknemers in te huren, is het opzetten van een PE in een ander land niet altijd eenvoudig.

Globalization Partners is een wereldwijde professionele arbeidsorganisatie die zorgt voor naleving, zodat u zich kunt concentreren op andere aspecten van bedrijfsgroei. Neem vandaag nog contact met ons op om meer te weten te komen over onze uitgebreide oplossing en hoe Globalization Partners u kan helpen met PE-uitdagingen.

Download voor meer informatie over professionele arbeidsorganisaties onze eBook 20 Vragen die u moet stellen voordat u een wereldwijde professionele arbeidsorganisatie kiest:

E-boek downloaden