Belangrijkste inzichten
- Wat is een vaste inrichting? Een vaste inrichting (PE) ontstaat wanneer u een lokale belastingplichtige aanwezigheid creëert door de activiteits- of tijdsdrempels van een land te overschrijden. De specifieke drempelwaarden verschillen per land.
- Hoe een permanente instelling werkt: Je kunt grote inrichting veroorzaken door een vaste bedrijfslocatie te hebben, samen te werken met een afhankelijke makelaar, of voldoende online inkomsten of klantenbestand op de markt te hebben.
- Hoe bepaal je een permanente vestiging: Permanente vestiging is voor belastingdoeleinden gebaseerd op de regels en drempels van het gastland. Belastingverdragen verhogen of verlagen die drempels.
- Hoe om te gaan met risico's van permanente vestigingen: Koppel je mensen, activiteiten en inkomsten aan de hand van lokale vaste inrichtingregels en relevante belastingovereenkomsten. Een werkgever of record (Employer of Record) zoals G-P kan wereldwijde aanwervingen vereenvoudigen en de blootstelling minimaliseren.
Vaste vestiging (vaste inrichting) markeert het moment waarop uw bedrijfsactiviteiten in een ander land onderworpen zijn aan vennootschapsbelasting. Elk land stelt zijn eigen regels op, dus wanneer je over grenzen heen opereert, is het weten welke activiteiten en tijdslimieten vaste inrichting veroorzaken je bescherming tegen onverwachte belastingverplichtingen.
Hier zijn een paar essentiële zaken op het gebied van PE om in gedachten te houden.
Wat is een vaste inrichting?
Vaste inrichting is een fiscaal concept dat wordt gebruikt om te bepalen wanneer uw bedrijfsactiviteiten belangrijk genoeg zijn om u in een ander land als lokale belastingbetaler te beschouwen. Zodra u een bepaalde drempel van „duurzaamheid” of „substantie” overschrijdt, moet u vennootschapsbelasting betalen.
Elk land heeft zijn eigen activiteiten en tijdslimieten, maar de meeste definities van vaste inrichting zijn afgeleid van lokale wetgeving of belastingverdragen. Zodra een vaste inrichting is opgericht, heeft het gastland het recht om belasting te heffen op winsten die voortvloeien uit lokale activiteiten.
Voor de status van vaste inrichting gelden veel nalevingsvereisten, waaronder het indienen van jaarlijkse aangiften voor de vennootschapsbelasting. Bovendien kan uw bedrijf te maken krijgen met BTW-/GST-verplichtingen en met overwegingen op het gebied van loon- en arbeidsbelasting, zoals bronbelasting voor lokaal personeel en bijdragen aan nationale socialezekerheidsprogramma's.
Hoe belastingverdragen invloed hebben op vaste inrichting
Belastingverdragen zijn bilaterale overeenkomsten die bedoeld zijn om dubbele belasting te voorkomen. Bij het opstellen van regels voor vaste inrichting wordt in belastingverdragen naar twee modellen verwezen:
- 1) Modelbelastingverdrag inzake inkomen en kapitaal (OECD-model)
- 2) Model Dubbelbelastingverdrag tussen ontwikkelde en ontwikkelingslanden (VN-model)
Deze verdragen leggen uit welke soorten inkomen in verschillende landen worden belast en hoe je kunt voorkomen dat hetzelfde inkomen twee keer wordt belast. Hoewel de kaders richtlijnen zijn, zijn de belastingverdragen zelf juridisch bindende overeenkomsten.
Hoe werkt een vaste inrichting?
Zodra u vaste inrichting activeert, mag de lokale overheid uw winst in het land belasten. Doorgaans wordt het netto-inkomen belast, niet de totale opbrengst. Het niet naleven van belastingverplichtingen kan leiden tot juridische problemen en boetes.
Triggers voor vaste inrichting verschillen per land. Voorbeelden zijn:
- Je bedrijf gedeeltelijk of volledig runnen via een vaste vestiging
- Werken met makelaars die namens jou deals onderhandelen of producten verkopen
- Digitale diensten aanbieden met een aanzienlijk aantal gebruikers en opbrengst
Een agent is een particulier, een dochteronderneming of een ander onafhankelijk bedrijf dat bedrijfsactiviteiten uitvoert die uw bedrijf ten goede komen. Een agent die afhankelijk is, handelt namens uw bedrijf en is daar voor het grootste deel van zijn inkomsten afhankelijk van. Zij hebben vaak de bevoegdheid om contracten te sluiten. Een zelfstandige agent is zelfstandig ondernemer en vertegenwoordigt meerdere cliënten.
In het Verenigd Koninkrijk kan een agent die namens uw bedrijf handelt en regelmatig contracten sluit, een vaste inrichting veroorzaken.
Het hebben van een fysieke bedrijfslocatie kan leiden tot vaste inrichting. Als je aan deze eisen voldoet, heb je waarschijnlijk een vaste bedrijfslocatie:
- Je bedrijf heeft een specifieke fysieke locatie (zoals een kantoor) in het land.
- Uw werknemers voeren op deze locatie regelmatig kernactiviteiten uit.
- Deze bedrijfslocatie wordt voortdurend gebruikt voor bedrijfsactiviteiten.
Sommige landen hanteren zeer hoge vestigingsdrempels op basis van hoe lang je er al actief bent. Het belastingverdrag tussen Thailand en de VS kent bijvoorbeeld een termijn van 90dagen voor adviesdiensten en een termijn van 120dagen voor bouwprojecten.
Vrijstellingen voor vaste inrichtingen
vaste inrichting kent ook ontheffingen. Zo vrijwaart het belastingverdrag tussen Denemarken en Zwitserland bijvoorbeeld faciliteiten die worden gebruikt voor de opslag en levering van goederen.
De OESO- en VN-modellen beschrijven andere uitzonderingen, waaronder:
- Faciliteiten die goederen of goederen tentoonstellen, opslaan en bezorgen
- Onderhoud van voorraden in opslagfaciliteiten
- Onderhoud van voorraden voor verwerking
- Onderhoud van een vaste bedrijfsruimte die wordt gebruikt voor de aankoop van goederen of het verzamelen van informatie namens een bedrijf
- Onderhoud van een vaste bedrijfslocatie voor andere doeleinden
Hoe bepaalt u een vaste inrichting
De regels voor vaste inrichting zijn afhankelijk van het land. Deze benchmarks kunnen u helpen uw risico te bepalen:
- Vaste werkplek: Werken uw medewerkers regelmatig op een specifieke fysieke locatie? Dit toont aan dat de bedrijfsactiviteit consistent en continu is.
- Significant inkomen: Genereren uw bedrijfsactiviteiten een aanzienlijk bedrag in het land? Veel landen hebben specifieke omzetbedragen die enorme inrichting veroorzaken, waaronder inkomsten uit online verkoop en diensten.
- Contractbevoegdheid: Zijn de agenten bevoegd om namens uw bedrijf contracten te ondertekenen? Zelfs zonder fysiek kantoor kunnen makelaars die namens u deals kunnen sluiten, een enorme impact hebben.
Werken met een geregistreerde werkgever (Employer of Record) beperkt de grote inrichtingsrisico's. Een Employer of Record fungeert als de wettelijke werkgever voor uw internationale werknemers en verzorgt taken zoals salarisadministratie, inhouding van lokale belastingen en compliance van de arbeidswetgeving.
Het hebben van een lokale juridische entiteit en een geregistreerde loonlijst zijn veelvoorkomende triggers voor belastingcontroles. U kunt dit omzeilen door samen te werken met een Employer of Record. Neem eenvoudig wereldwijd personeel aan, terwijl uw interne teams zich kunnen concentreren op het beheer van de naleving van de vennootschapsbelasting en bredere vaste inrichting-risico's.
Soorten vaste inrichtingen en voorbeelden
PE kan verschillende vormen aannemen, afhankelijk van de bedrijfsactiviteit.
1. Fysieke vaste inrichting
Een fysieke locatie in een ander land is een veelvoorkomend voorbeeld van een vaste inrichting. Een vaste bedrijfslocatie wijst op een duurzame en significante aanwezigheid in het land. Kwalificerende fysieke locaties zijn onder andere:
- Kantoren
- Werkplaatsen
- Fabrieken
- Bouw- of installatieprojecten
- Plaatsen waar natuurlijke Middelen worden gewonnen
Telewerken introduceerde een belangrijke vaste inrichting-vraag: is een kantoor aan huis een vaste bedrijfsruimte? In het verleden heeft de belastingdienst dit vanuit een contractuele bril bekeken. Maar de update 2025 van de OESO maakte duidelijk dat een kantoor aan huis dat door een werknemer wordt gebruikt, niet automatisch vaste inrichting creëert.
Nu neemt de OESO een meer commerciële visie: vaste inrichting kan worden geactiveerd als de werkgever de thuislocatie als officiële bedrijfslocatie gebruikt en/of het werk van de werknemer de lokale verkoop of marktcreatie stimuleert. Het bedrijf moet opzettelijk zaken doen op die markt in plaats van simpelweg iemand op afstand te laten werken vanaf die locatie. Zie het als het verschil tussen waar zaken plaatsvinden en waar werk plaatsvindt.
De OESO erkent nu dat telewerken overal gebeurt, maar de aanwezigheid van belastingen is alleen van belang wanneer zakelijke beslissingen of klantgerichte activiteiten plaatsvinden. Onder deze nieuwe richtlijn wordt een "vaste bedrijfslocatie" gedefinieerd door een combinatie van tijd en intentie:
- De 50% drempel: Werken vanaf een locatie die niet van het bedrijf is gedurende meer dan de helft van het jaar (of een periode van 12-maand) creëert een potentiële "vaste" aanwezigheid.
- Commerciële inhoud: Zelfs als de 50% tijdsgrens wordt gehaald, wordt een vaste inrichting doorgaans alleen geactiveerd als de activiteit commercieel van aard is — zoals bedrijfsontwikkeling of lokaal beheer — en niet voor werknemer gemak of behoud van talent.
2. Digitale vaste inrichting
Sommige landen houden rekening met digitale werkregelingen en online bedrijfsactiviteiten bij het bepalen van vaste inrichting. Zo kunnen ze belasting heffen op internationale bedrijven die waarde ontlenen aan lokale gebruikers, zelfs zonder een fysiek kantoor.
In India heft de lokale overheid inkomstenbelasting als je een aanzienlijke economische aanwezigheid (SEP) hebt. Je kunt belasting moeten betalen over transacties voor het downloaden van data of software, streamingdiensten en online diensten, zoals cloudopslag of websitediensten. De drempel begint bij INR 20 miljoen.
3. Vaste inrichting op basis van een agent
Vaste inrichting kan worden geactiveerd door een afhankelijke agent. Dit gebeurt wanneer een particulier of ander bedrijf in het land namens u zakelijke activiteiten uitvoert, over contracten onderhandelt of een verkoop sluit.
Hoe de vaste inrichting van land tot land verschilt
Bij afwezigheid van een formeel belastingverdrag zijn de binnenlandse belastingwetten van een land de uiteindelijke autoriteit over wat een belastbare aanwezigheid inhoudt.
Sommige landen beschouwen telewerkregelingen als tijdelijk, waardoor ze niet leiden tot een vaste aanstelling. In Duitsland bijvoorbeeld leiden telewerknemers niet tot een vaste inrichting, zelfs niet als u:
- Betaal voor het thuiskantoor en de apparatuur
- Hebben geen andere fysieke werkplek en vereisen dat werknemers thuis werken
Volgens de Duitse belastingdienst hebt u permanente toestemming nodig om de gebouwen van de werknemer te gebruiken om vaste inrichting te activeren. Dit is meestal niet het geval bij instellingen voor telewerken. Het bedrijf wordt daar niet als „geworteld” beschouwd omdat de werknemer de volledige controle over zijn huis behoudt.
Er is echter een uitzondering voor het management. Topmanagers kunnen vaste inrichting activeren bij hun besluitvormingsactiviteiten, ongeacht de fysieke ruimte.
Andere landen overwegen de permanente aard van telewerkregelingen. Oostenrijk hecht veel waarde aan de daadwerkelijke gebruikspatronen van een "werkplek". Thuiswerken kan leiden tot een vaste inrichting als minstens 50% van uw werknemers thuiswerkt en u geen kantoorruimte heeft ingericht.
Hoe een vaste inrichting verschilt per bedrijfstak
PE-triggers verschillen per sector en weerspiegelen verschillende operationele realiteiten. Hoewel de OESO een globale basislijn geeft, volgen veel ontwikkelingslanden het VN-model, dat doorgaans lagere belastingdrempels hanteert. Hier zijn enkele voorbeelden:
- Bouwprojecten: Hoewel bouwprojecten niet permanent zijn, kunnen de tijdschema's ervan toch grote veranderingen teweegbrengen. In het OESO-model leiden bouw- of installatieprojecten tot een permanente vestiging als ze langer dan 12 maanden duren. Het VN-model hanteert een lagere drempel van zes maanden.
- Advies: Consultancy vereist zelden een vast kantoor, dus kijken belastingautoriteiten naar "aanwezigheid" in plaats van naar "plaats". Volgens het VN-model zouden adviesdiensten minstens 183 dagen in een periode van 12maanden moeten duren voordat vaste inrichting wordt geactiveerd. Het OESO-model heeft geen specifieke "service vaste inrichting"-clausule (maar vertrouwt in plaats daarvan op de "vaste plaats"-regel), hoewel veel landen de 183-dag VN-regel toch aan hun bilaterale verdragen toevoegen.
- Makelaarskant: vaste inrichting is gebaseerd op de afhankelijkheid van een makelaar van het bedrijf. Als jouw bedrijf toezicht houdt op de agent uit een ander land, kun je een vaste inrichting veroorzaken. Het OESO-model stelt dat je vaste inrichting kunt vermijden als de agent zelfstandig handelt of niet uitsluitend namens jou handelt.
Risico's en voordelen van een vaste inrichting
Risico's
Het grootste risico van vaste inrichting is dat er onbedoeld belastingverplichtingen ontstaan in een ander land voordat u de juiste administratieve systemen hebt opgezet. U hebt lokale experts nodig in uw TEAM, zoals goed geïnformeerde HUMAN RESOURCES-professionals, accountants en belastingprofessionals. U hebt ook een juridisch team nodig om de nationale belastingwetgeving te regelen.
Deze ongeplande belastingverplichtingen kunnen leiden tot:
- Achterstallige belastingen, rente en boetes: een vaste inrichting brengt onverwachte belastingverplichtingen met zich mee, die uw budget kunnen beïnvloeden.
- Reguliere belastingen: Zonder een belastingovereenkomst kun je uiteindelijk twee keer belasting betalen over je bedrijfsinkomsten. Ook andere bedrijfsbelastingen en inhoudingskosten kunnen een rol spelen. Zo kan het verkopen van activa leiden tot vermogenswinstbelasting.
- Rapportageverplichtingen: Belasting verschuldigd zijn betekent dat je belastingaangiften moet indienen en rekening moet houden met arbeidsverplichtingen, zoals sociale zekerheid en uitkeringen.
- Impact op uw reputatie: Het onbedoeld veroorzaken van een vastgelopen inrichting kan een negatieve invloed hebben op uw relatie met lokale werknemers of agenten.
Voordelen
Het opzettelijk oprichten van vaste inrichting, bijvoorbeeld door een nevenvestiging op te richten, heeft strategische voordelen:
- Geloofwaardigheid: Een ruime inrichting kan operationele legitimiteit en geloofwaardigheid bieden bij lokale klanten, partners en autoriteiten.
- Toegang tot lokale prikkels: Sommige rechtsgebieden bieden belastingvoordelen, subsidies of gereduceerde tarieven aan voor bedrijven met een formele plaatselijke aanwezigheid.
- Markttoegang: Een ruime inrichting kan betekenen dat u lokaal personeel in dienst neemt, bankrekeningen opent en contracten afsluit, waardoor u toegang krijgt tot de lokale markt.
- Controle en toezicht: Directe aansturing van lokale activiteiten kan eenvoudiger zijn met een ruime inrichting.
Hoe het risico van een vaste inrichting te beheren
De enige manier om vaste inrichting ongedaan te maken, is door de diensten stop te zetten of de factoren die de oorzaak zijn, te elimineren. Door vaste inrichting te beperken, kunt u mogelijke belastingverplichtingen en nalevingslasten vermijden.
- Ken de belastingregels: Belastingverdragen verschillen per land. Leer de specifieke regels van je doelland. Als er geen belastingovereenkomst is, onderzoek dan de lokale wetgeving over vaste inrichting. Raadpleeg juridische en fiscale experts voor hulp.
- Stel conforme contracten op: Zorg ervoor dat uw contracten met werknemers en agenten voldoen aan de lokale wetgeving. Geef makelaars niet de bevoegdheid om contracten af te sluiten, tenzij dit absoluut noodzakelijk is. Definieer telewerkregelingen duidelijk in contracten.
Verminder het risico op vaste inrichting met G-P Employer of Record
G-P Employer of Record biedt u alles wat u nodig hebt om mensen aan te nemen die aan de regels voldoen in meer dan 180-landen — zonder entiteiten op te richten. We hebben het grootste TEAM van HUMAN RESOURCES- en juridische deskundigen in de regio in de sector om u te helpen uw weg te vinden op het gebied van vaste inrichting, zodat u uw wereldwijd TEAM kunt samenstellen en beheren, zonder risico.
