Privacyverklaring voor kandidaten

onze privacy is belangrijk voor Globalization Partners, Inc. en haar dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen (“Globalization Partners”, “onze”, “wij” of “ons”). In deze Privacykennisgeving voor kandidaten ("Privacykennisgeving") wordt uitgelegd hoe wij tijdens de sollicitatieprocedure de persoonsgegevens of persoonlijke informatie ("Persoonlijke informatie") van aanvragers verzamelen, gebruiken, delen en beschermen. Persoonlijke informatie betekent alle informatie die een persoon direct identificeert of die een persoon identificeerbaar maakt in combinatie met andere informatie, zoals uw naam, adres, lidmaatschap- en/of studentennummer, NI-nummer, paspoortnummer, belasting-ID, kwalificaties, geboortedatum, foto's. Globalization Partners is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens. In geval van een conflict tussen deze Privacyverklaring en de toepasselijke wetgeving, is de toepasselijke wetgeving van toepassing.

Door uw persoonlijke informatie aan ons te verstrekken, erkent u dat:

• U hebt deze Privacykennisgeving gelezen en begrepen en gaat akkoord met het gebruik van uw Persoonlijke Informatie zoals hierin uiteengezet.
• Uw Persoonsgegevens kunnen wereldwijd worden overgedragen en verwerkt, ook in landen die mogelijk niet hetzelfde niveau van gegevensbescherming bieden als uw eigen land, voor de doeleinden en op de wijze zoals aangegeven in deze Privacyverklaring.
• U bent niet verplicht om de gevraagde informatie aan ons te verstrekken, maar als u dit niet doet, kan dit ertoe leiden dat wij uw kandidatuur niet kunnen voortzetten voor de functie waarvoor u hebt gesolliciteerd.
• Al uw verklaringen zijn naar uw beste weten en overtuiging waar en correct, en u hebt niet bewust gerelateerde informatie van negatieve aard weggelaten. Het verstrekken van onjuiste informatie kan ervoor zorgen dat u niet in aanmerking komt voor een dienstverband.
• Deze privacyverklaring maakt geen deel uit van een arbeidsovereenkomst die wordt aangeboden aan kandidaten die door Globalization Partners zijn ingehuurd.

De soorten persoonlijke informatie die we van u vragen en de manieren waarop we deze verwerken, worden bepaald door de vereisten van het land waar de functie waarop u solliciteert zich bevindt, en niet het land waar u woont. Als u op meer dan één locatie solliciteert of als de functie waarop u solliciteert beschikbaar is in meer dan één land, worden de soorten persoonlijke informatie die we van u vragen en de manieren waarop we deze verwerken bepaald door de vereisten van alle landen waarin de functie zich bevindt.

We verzamelen meestal persoonlijke informatie rechtstreeks van u wanneer u solliciteert naar een functie bij ons, zoals uw naam, adres, contactgegevens, foto's en video's, werk- en opleidingsgeschiedenis, prestaties, identiteitsdocumenten en testresultaten. Als u een aanbod van ons ontvangt, kunnen wij een antecedentenonderzoek uitvoeren en, voor zover toegestaan op grond van de toepasselijke wetgeving, ook gegevens verzamelen met betrekking tot strafbare feiten en procedures, evenals met betrekking tot sanctiestatus, door te vergelijken met externe, openbaar beschikbare databases en wereldwijde sanctielijsten. We verzamelen ook soortgelijke persoonlijke gegevens over u van derden, zoals professionele wervingsbureaus, uw referenties, uw eerdere werkgevers, werknemers van Globalization Partners met wie u gesprekken hebt gevoerd of die uw kandidatuur hebben aanbevolen en, voor zover toegestaan op grond van de toepasselijke wetgeving, antecedentenonderzoeksdiensten. We kunnen ook online persoonlijke informatie over u verzamelen voor zover u ervoor hebt gekozen om deze informatie openbaar beschikbaar te maken. We kunnen bijvoorbeeld uw profiel vinden op professionele sociale media websites (zoals LinkedIn en/of XING) en contact met u opnemen over geschikte functies.

Gevoelige persoonlijke informatie is een deelverzameling van persoonlijke informatie die etniciteit, gezondheid, lidmaatschap van een vakbond, filosofische overtuigingen, seksuele geaardheid en andere categorieën zoals voorgeschreven door de wet kan omvatten. Wij kunnen gevoelige persoonsgegevens over een kandidaat verzamelen voor zover dit is toegestaan op grond van de toepasselijke wetgeving (bijv. de Amerikaanse wetgeving inzake gelijke kansen) en ter ondersteuning van onze inspanningen om een inclusieve, door diversiteit gekenmerkte werkomgeving te creëren. We kunnen ook gevoelige persoonlijke informatie verzamelen voor zover een kandidaat ervoor kiest, zonder daarom gevraagd te worden, om deze vrijwillig openbaar te maken tijdens het wervingsproces. Onder beperkte omstandigheden en voor zover toegestaan op grond van de toepasselijke wetgeving, kunnen we ook gevoelige persoonlijke informatie verzamelen met betrekking tot gezondheid en medische kenmerken, zoals infectiestatus, testresultaten en vaccinatiestatus, om te voldoen aan onze verplichtingen op het gebied van volksgezondheid en veiligheid op de werkplek en om het bedrijf en zijn werknemers, klanten en derden te beschermen.

U bent niet wettelijk of contractueel verplicht om Persoonsgegevens aan ons te verstrekken tijdens het sollicitatieproces. Als u echter uw Persoonlijke Informatie niet aan ons verstrekt, kunnen wij uw aanvraag niet goed of helemaal niet verwerken.

We verzamelen en gebruiken uw Persoonsgegevens voor legitieme redenen van personeelszaken en bedrijfsmanagement, waaronder:

• het identificeren en evalueren van kandidaten voor potentiële tewerkstelling, evenals voor toekomstige functies die beschikbaar kunnen komen;
• het bijhouden van gegevens met betrekking tot werving en indienstneming;
• het waarborgen van de naleving van wettelijke vereisten, met inbegrip van die met betrekking tot de volksgezondheid en de veiligheid op de werkplek;
• het bevorderen van onze diversiteits- en inclusieprogramma's en -praktijken;
• het uitvoeren van antecedentenonderzoeken, waaronder, voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, en als u een aanbod van ons ontvangt, controles van de criminele geschiedenis;
• het beschermen van onze wettelijke rechten voor zover toegestaan door de wet; en
• het beschermen van de werkplek en het communiceren met medische professionals, wetshandhavingsinstanties of andere overheidsinstanties in het geval van een noodsituatie of volksgezondheidsgebeurtenis, zoals wanneer de gezondheid of veiligheid van u of een of meer personen in gevaar kan worden gebracht, inclusief, voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, het delen van gegevens over de status van een infectie, testresultaten en vaccinatiestatus.

We kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken voor de analysedoeleinden van Globalization Partners, inclusief in geaggregeerde/gepseudonimiseerde vorm, om ons wervings- en aanwervingsproces te verbeteren en ons vermogen om succesvolle kandidaten aan te trekken te vergroten.

Het verwerken van gegevens van sollicitanten stelt ons in staat om het wervingsproces te beheren, de geschiktheid van een kandidaat voor een baan te beoordelen en te bevestigen en te beslissen aan wie een baan wordt aangeboden. Om te voldoen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming, hebben wij een wettelijke basis nodig om uw Persoonlijke informatie te verwerken. In de onderstaande tabellen wordt beschreven op welke manieren wij uw Persoonlijke informatie gebruiken en op welke rechtsgrondslagen wij ons hierbij baseren. Waar van toepassing hebben we ook onze legitieme belangen bij het verwerken van uw Persoonsgegevens beschreven. Tabel A heeft betrekking op de Persoonsgegevens die wij verzamelen en bewaren tot de shortlist-fase van het wervingsproces. Met de term shortlisting bedoelen we elk deel van het wervingsproces dat plaatsvindt tot het moment waarop voorwaardelijk een functie wordt aangeboden. Tabel B heeft betrekking op de Persoonlijke Informatie die we verzamelen en bewaren voordat we een definitieve beslissing nemen om iemand in dienst te nemen.

Tabel A: Persoonlijke informatie verzameld en gebruikt tot en met de shortlistingfase

DOEL EN/OF ACTIVITEIT	SOORT GEGEVENS	RECHTSGROND VOOR VERWERKING
Om contact met u op te nemen om uw sollicitatie verder te zetten, regelt u interviews en informeert u over het resultaat. Om de betreffende manager of afdeling op de hoogte te stellen van uw sollicitatie.	Identiteitsgegevens, contactgegevens	Legitiem belang: om een eerlijk wervingsproces uit te voeren, interviews te regelen en u in elke fase van het resultaat te informeren.
Om een weloverwogen beslissing te nemen over het al dan niet op de shortlist plaatsen van een sollicitatiegesprek of het aanbieden van een dienstverband aan u.	Loopbaangegevens, opleidingsgegevens, socialmediagegevens	Legitiem belang: om een eerlijk wervingsproces uit te voeren en om uw geschiktheid voor een dienstverband te beoordelen door een geïnformeerde beslissing te nemen om een shortlist voor een sollicitatiegesprek te maken en (indien relevant) om te werven.
Om de effectiviteit van ons beleid inzake gelijkheid, diversiteit en inclusie te helpen controleren.	Gegevens over gelijke kansen	Toestemming: te verkrijgen in de wervingsfase voor het verwerken van gegevens over gelijke kansen.
Om een eerlijk wervingsproces uit te voeren.	Identiteitsgegevens, referentiegegevens	Legitiem belang: om een eerlijk wervingsproces uit te voeren en om uw geschiktheid voor een dienstverband te beoordelen door een geïnformeerde beslissing te nemen om een shortlist voor een sollicitatiegesprek te maken en (indien relevant) om te werven.
Om te bepalen of redelijke aanpassingen aan het wervingsproces nodig zijn vanwege een handicap die u mogelijk hebt.	Identiteitsgegevens, gezondheidsgegevens	Wettelijke verplichting: Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
Anonimisering van persoonlijke informatie voor verdere activiteiten in het kader van managementinformatie en business intelligence.	Alle persoonlijke informatie	Legitiem belang van Globalization Partners voor bedrijfsverbetering en inlichtingendoeleinden.
Interne audit.	Een voorbeeld van alle persoonlijke informatie	Legitieme belangen: wanneer we een legitiem belang hebben bij het controleren van onze interne processen en procedures om ervoor te zorgen dat we voldoen aan de toepasselijke wetgeving en interne en risicomanagement op de juiste manier.

Tabel B: Persoonsgegevens die worden verzameld en gebruikt voordat een definitieve beslissing wordt genomen om te werven

DOEL EN/OF ACTIVITEIT	SOORT GEGEVENS	RECHTSGROND VOOR VERWERKING
Om de relevante referentie over u te verkrijgen om de informatie die u aan ons hebt verstrekt te verifiëren.	Identiteitsgegevens, opleidingsgegevens, referentiegegevens	Uitvoering van een contract – om een potentiële arbeidsovereenkomst met u aan te gaan.
Om controles van het recht op werk uit te voeren.	Identiteitsgegevens, nationaliteit en immigratiegegevens	Wettelijke verplichtingen: om te controleren of u in aanmerking komt om te werken op de locatie waar u solliciteert.
Om een weloverwogen beslissing te kunnen nemen over indienstneming	Identiteitsgegevens, gegevens over strafbare feiten, antecedentenonderzoek, gegevens over sancties	Legitiem belang: om een eerlijk wervingsproces uit te voeren, arbeidsgegevens bij te houden en de arbeidsovereenkomst aan te gaan/uit te voeren; om uw geschiktheid voor een dienstverband te beoordelen door een geïnformeerde beslissing te nemen om te werven. Uitvoering van een contract: het uitvoeren van precontractuele maatregelen met betrekking tot het aangaan van onze arbeidsrelatie.

Wanneer de informatie die wij verwerken informatie van een speciale categorie betreft, zoals uw gezondheidsgegevens, zijn de aanvullende verwerkingsgrondslagen waarop wij ons baseren:

Wanneer u Globalization Partners uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking hebt gegeven.

Wanneer verwerking noodzakelijk is in verband met het uitvoeren van onze wettelijke verplichtingen en het uitoefenen van onze wettelijke rechten als uw werkgever.

Wanneer verwerking noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Als u een aanbod van ons ontvangt, kunnen wij een achtergrondonderzoek naar u uitvoeren of een derde partij opdracht geven dit namens ons te doen. Achtergrondonderzoek wordt alleen uitgevoerd wanneer dit is toegestaan op grond van de wetgeving die van toepassing is op de functielocatie en voor zover dit noodzakelijk is en in verhouding staat tot de functie die u wordt aangeboden. Een achtergrondonderzoek zal alleen betrekking hebben op criminele achtergrondgegevens en op wereldwijde sanctielijsten voor zover dit wettelijk is toegestaan. Onze rechtsgrondslag voor antecedentenonderzoek is onze noodzaak om precontractuele maatregelen uit te voeren met betrekking tot het tot stand brengen van onze arbeidsrelatie, evenals ons legitieme belang om uw geschiktheid voor een dienstverband te beoordelen door een geïnformeerde beslissing te nemen om te werven. Als een antecedentenonderzoek vereist is, kan een externe antecedentenonderzoeksdienst contact met u opnemen om toestemming te vragen voor het vrijgeven van uw gegevens. Op dat moment krijgt u ook meer informatie over het proces en welke persoonlijke gegevens erbij betrokken zijn.

Uw persoonlijke informatie is toegankelijk voor recruiters en interviewers die werken in het land waar de functie waarop u solliciteert is gevestigd, evenals voor recruiters en interviewers die werken in verschillende landen binnen de wereldwijde organisatie van Globalization Partners. Personen die administratieve functies uitvoeren en IT-personeel binnen Globalization Partners kunnen ook beperkte toegang hebben tot uw persoonsgegevens voor zover nodig om hun werk uit te voeren. In sommige landen u mogelijk minder rechten hebt op grond van de lokale wetgeving dan in het land waar u woont, maar we hebben juridische mechanismen ingevoerd die zijn ontworpen om adequate gegevensbescherming voor uw persoonsgegevens te garanderen wanneer deze worden verwerkt door dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen van Globalization Partners binnen de wereldwijde organisatie van Globalization Partners en door de dienstverleners van Globalization Partners, inclusief de overdracht van uw persoonlijke informatie naar andere landen dan die waar u woont.

Wij maken gebruik van externe dienstverleners voor het leveren van een recruitmentsoftwaresysteem. Wij delen uw Persoonlijke Gegevens ook met andere externe dienstverleners die ons kunnen assisteren bij het identificeren en werven van talent, het uitvoeren en evalueren van pre-employment screening en tests en het verbeteren van onze wervingspraktijken.

Behalve voor zover nodig om het gebruik en de doeleinden van Globalization Partners zoals beschreven in deze privacyverklaring te bereiken, maken we uw persoonsgegevens niet bekend aan derden. We verbieden onze dienstverleners ook om uw persoonlijke informatie te gebruiken voor niet-Globalization Partners-doeleinden. We delen of verkopen uw persoonlijke informatie niet aan derden.

We onderhouden processen die zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat elke verwerking van Persoonsgegevens door externe dienstverleners in overeenstemming is met deze Privacyverklaring en de vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van uw Persoonsgegevens beschermt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Uw persoonlijke informatie kan worden overgedragen naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of het Verenigd Koninkrijk (VK). Uw Persoonlijke Gegevens kunnen indien nodig bijvoorbeeld worden gedeeld met een van onze overzeese kantoren of wanneer u Globalization Partners voorziet van een internationale scheidsrechter. Wanneer gegevens worden overgedragen buiten de EER en het Verenigd Koninkrijk, wordt dit gedaan op basis van passende waarborgen, bijvoorbeeld, indien van toepassing, de standaardcontractbepalingen van de EU en het addendum van het Verenigd Koninkrijk bij de standaardcontractbepalingen van de EU uitgegeven door het Britse Information Commissioner's Office onder s.119A(1) van de Britse Data Protection Act 2018.

Daarnaast kunnen we uw Persoonsgegevens openbaar maken of overdragen in het geval van een reorganisatie, fusie, verkoop, joint venture, toewijzing of andere overdracht of beschikking van ons gehele of een deel van ons bedrijf.

We hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat persoonlijke informatie per ongeluk verloren gaat of wordt gebruikt of op een ongeoorloofde manier wordt geopend. We beperken de toegang tot uw persoonlijke informatie tot degenen die een echte zakelijke behoefte hebben om deze te kennen. Degenen die uw persoonlijke informatie verwerken, doen dit alleen op een geautoriseerde manier en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.

We hebben ook procedures ingesteld om elke vermoedelijke inbreuk op de gegevensbeveiliging aan te pakken. We zullen u en elke toepasselijke toezichthouder op de hoogte stellen van een vermoedelijke inbreuk op de gegevensbeveiliging wanneer we wettelijk verplicht zijn om dit te doen.

In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving kunt u een of meer van de volgende rechten hebben:

• het recht om informatie te weten, in te zien en op te vragen over de Persoonsgegevens die we over u bewaren, inclusief de details over hoe we die informatie gebruiken en met wie we deze delen;
• het recht om een kopie op te vragen van de persoonlijke informatie die wij over u bewaren;
• het recht om uw persoonlijke informatie te wijzigen, corrigeren of corrigeren als de informatie die over u wordt bewaard onjuist of verouderd is;
• recht op overdraagbaarheid van uw Persoonsgegevens;
• het recht om te verzoeken om verwijdering van uw persoonlijke informatie;
• het recht om te eisen dat we de verwerking van uw Persoonsgegevens stopzetten of dat we de verwerking van uw Persoonsgegevens beperken;
• recht om uw toestemming voor de verwerking van uw Persoonsgegevens in te trekken, voor zover onze verwerking afhankelijk is van uw toestemming als de wettelijke basis voor verwerking. Dit recht is mogelijk niet van toepassing als er andere wettelijke rechtvaardigingen zijn om de verwerking voort te zetten of als we bepaalde Persoonsgegevens moeten bewaren waar vereist of toegestaan onder de toepasselijke wetgeving; en/of
• het recht om ons instructies te geven over de verwerking van uw Persoonsgegevens in geval van overlijden.

Bovendien, en indien toegestaan door de toepasselijke wetgeving, kunt u het recht hebben om een klacht in te dienen bij een bevoegde autoriteit voor gegevensbescherming.

Wij bewaren Persoonsgegevens die wij tijdens het wervingsproces over u verzamelen niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt.

Als u een aanbod om bij ons in dienst te treden accepteert, worden alle relevante Persoonsgegevens die tijdens de periode voorafgaand aan uw indiensttreding zijn verzameld, onderdeel van uw personeelsdossiers en bewaard in overeenstemming met de specifieke landelijke vereisten en met de privacyverklaring die van toepassing is op werknemers van Globalization Partners die tijdens het inwerkproces wordt verstrekt.

Als we u niet in dienst hebben, kunnen we uw persoonlijke informatie niettemin blijven bewaren en gebruiken voor een bepaalde periode (die kan variëren afhankelijk van het land) voor systeembeheerdoeleinden, om u te overwegen voor mogelijke toekomstige functies en om onderzoek uit te voeren. Daarna bewaren we een minimale hoeveelheid van uw persoonlijke informatie om uw wervingsactiviteit bij ons te registreren.

We moeten uw informatie mogelijk langer bewaren wanneer we uw persoonsgegevens nodig hebben om te voldoen aan toepasselijke wettelijke of rapportagevereisten, wettelijke verplichtingen of wanneer we deze nodig kunnen hebben voor onze legitieme doeleinden, bijvoorbeeld om ons te helpen reageren op vragen of klachten, fraude te bestrijden, te reageren op verzoeken van regelgevende instanties, geschillen op te lossen, onze overeenkomsten af te dwingen, enz.

Wij voeren geen verwerkingsactiviteiten uit waarbij sprake is van geautomatiseerde profilering en/of geautomatiseerde beslissingen.

Als u uw rechten wilt uitoefenen of als u zich zorgen maakt over de manier waarop uw gegevens worden verwerkt, kunt u contact opnemen met de Globalization Partners Privacy Office:

E-mail: privacy@g-p.com (voeg “Toegang tot persoonlijke informatie” toe in de onderwerpregel).