Drie veelgestelde vragen over internationale salarisadministratie
Ga naar:
- Wat zijn de uitdagingen van het intern beheren van een internationale salarisadministratie?
- Hoe helpt een wereldwijde professionele arbeidsorganisatie bij de uitdagingen van een internationale salarisadministratie?
- Neem contact met ons op voor meer informatie
Naarmate bedrijven nieuwe groeimogelijkheden zoeken, kijken ze steeds meer naar internationale markten. Uit een 2016 enquête bleek dat 87% van de Amerikaanse bedrijven geloofde dat hun groeivooruitzichten op de lange termijn afhankelijk waren van succesvolle internationale groei, met name in opkomende markten.
Internationale groei brengt echter vele uitdagingen met zich mee. Eén daarvan is de salarisadministratie. Het beheren van de internationale salarisadministratie is geen eenvoudige taak. Het kan zelfs een enorme uitdaging zijn. Hoe groter de schaal van een organisatie, hoe groter de uitdaging van de salarisadministratie kan zijn. En als organisaties internationale werknemers hebben, kunnen de moeilijkheden zich echt opstapelen.
Salarisadministratie vraagt altijd om toegewijd personeel, vaste processen en duidelijke verwachtingen van bedrijven en hun werknemers, maar deze vereisten worden ingewikkelder naarmate bedrijven internationaal groeien. Er zijn tijdzoneverschillen en wisselkoersen om rekening mee te houden. Elk land heeft zijn eigen belastingwetten en kan extra wettelijke vereisten voor vergoeding, secundaire arbeidsvoorwaarden en pensioenen hebben. Bij het beheren van internationale salarisadministratie moet een wereldwijd HR-team ervoor zorgen dat aan verscheidene juridische en logistieke benchmarks wordt voldaan, en dat de salarisadministratie aan werknemers wereldwijd op tijd wordt geleverd. In bepaalde landen kan een gemiste of te late internationale salarisadministratie ernstige gevolgen hebben, zoals schorsing of definitief verlies van de bedrijfsvergunning.
Culturele verschillen kunnen ook niet worden overschat. Afgezien van het feit dat verschillende culturen verschillende feestdagen kennen, hebben internationale werknemers vaak ook verschillende waarden, verwachtingen inzake vergoeding en communicatiestijlen.
De internationale salarisadministratie omvat dan ook niet alleen de typische processen die nodig zijn om werknemers te betalen, maar ook een reeks strategieën om de veranderende internationale bedrijfsvereisten te volgen en erop in te spelen. Dit bestaat uit een voortdurend proces van begrip voor andere culturen, en ook systematische, gegevensgestuurde processen die de internationale salarisadministratiekosten voorspelbaar, tijdig en foutloos maken.
Doorgaans moet een bedrijf een beroep doen op verschillende salarisadministratiebedrijven om te voldoen aan de unieke behoeften van elke internationale werknemer in het land zelf. Het werken met deze aanbieders, en hen vertrouwen om de wereldwijde loonadministratie uit te voeren binnen de regelgeving op een maandelijkse, halfjaarlijkse of mogelijk wekelijkse basis, is op zichzelf al een hele opgave voor elke HR-administratie, ongeacht de omvang. Bovendien wordt het beheer van de salarisadministratie nog ingewikkelder door verschillende tijdzones, waarbij ook nog met taalbarrières rekening moet worden gehouden.
Gezien deze uitdagingen is het geen verrassing dat bedrijven hun internationale salarisadministratie vaak geheel of gedeeltelijk uitbesteden. Een wereldwijde professionele arbeidsorganisatie (PEO) kan bedrijven helpen om aan hun internationale salarisadministratieverplichtingen te voldoen en tegelijkertijd de naleving van internationale wettelijke en culturele voorschriften te handhaven.
Wat zijn de uitdagingen van het intern beheren van een internationale salarisadministratie?
Het intern uitvoeren van een internationale salarisadministratie kan een tijdrovend en duur proces zijn vol onverwachte uitdagingen. Daarom is het gebruikelijk dat bedrijven hun internationale salarisadministratieprocessen geheel of gedeeltelijk uitbesteden aan externe aanbieders. Doorgaans sluiten bedrijven een contract met een ander salarisadministratiebedrijf voor elk land of elke regio waar ze een gevestigde markt hebben. Soms gebruiken ze platforms van derden om internationale werknemers in te huren, te beheren of te betalen.
Wat zijn de uitdagingen die bedrijven ertoe aanzetten om voor internationale salarisadministratie buiten hun eigen personeelsafdeling te kijken?
1. Communicatiebarrières
Zolang bedrijven bestaan, hebben tijd en afstand hen al kopzorgen opgeleverd. Teambuilding, toezicht en communicatie worden allemaal ingewikkelder wanneer een bedrijf meerdere locaties heeft en de complicaties nemen alleen maar toe naarmate de afstand tussen de locaties groter wordt.
Tijdzones kunnen een netelig probleem zijn voor bedrijven die naar internationale markten willen uitbreiden. Een bedrijf dat een consistent wekelijks, tweewekelijks of maandelijks betalingsschema wil opstellen, moet plannen rond de tijdzones en bankuren van zijn internationale kantoren. Fouten kunnen hierbij verwoestend zijn: in sommige landen kan een gemiste of te late salarisadministratie leiden tot een geschorste of ingetrokken bedrijfsvergunning.
Ook taalkundige en culturele verschillen kunnen belemmeringen opwerpen. Bedrijven die ervan uitgaan dat wat er thuis werkt ook internationaal zal werken, raken vaak gefrustreerd en bereiken geen succes. Met zorgvuldige aandacht voor verschillende culturele waarden, feestdagen en communicatiepatronen kunnen bedrijven aansluiting vinden bij andere culturen en goede relaties onderhouden met internationale klanten en werknemers.
2. De uitdagingen van internationaal bankieren
Binnen de VS is een directe storting naar de bankrekening van een werknemer een eenvoudig salarisadministratieproces. Er zijn echter nog veel meer wettelijke vereisten voor geldoverboekingen over internationale grenzen heen. Bovendien duurt het vaak langer om deze stortingen te verwerken dan mensen verwachten, afhankelijk van het land waarnaar de betaling wordt verzonden. Het kan gewoon even duren voordat de transactie door de juiste systemen is gegaan.
Daarnaast kunnen er valutavereisten gelden voor het betalen van internationale werknemers. Terwijl sommige landen bedrijven toestaan om hun werknemers in vreemde valuta te betalen, staan anderen op betaling in de lokale valuta. Zo geldt in Brazilië bijvoorbeeld dat bedrijven hun werknemers in Braziliaanse reals moeten betalen. Gezien de schommelingen op de valutamarkten kan dit voor bedrijven onzekerheid creëren bij het voorspellen van hun maandelijkse salarisadministratiekosten.
3. Problemen met financiële prognoses
Onzekerheid is een ramp voor elke afdeling die probeert nauwkeurige budgetvoorspellingen te doen. De planning van jaarlijkse en maandelijkse salarisadministratiebudgetten is een tijdrovend proces wanneer in de budgetten rekening moet worden gehouden met de behoeften van internationale werknemers.
Onzekere wisselkoersen, internationale bankpraktijken en veranderende regelgeving kunnen ertoe leiden dat een zorgvuldige maandelijkse handmatige afstemming nodig is. Zonder voorafgaande ervaring en zorgvuldige controle kan de wereldwijde salarisadministratie onvoorspelbaar zijn - en het proces verschilt van land tot land.
4. Nalevingsverplichtingen
Bedrijven met een interne internationale salarisadministratie moeten zorgvuldig letten op de loonreglementen in elk van de landen waar ze werknemers hebben. Deze reglementen kunnen aanzienlijk verschillen, zelfs tussen landen in dezelfde regio.
Zo kunnen de pensioenvereisten van land tot land sterk verschillen. Frankrijk financiert een toegezegde-pensioenregeling door een percentage van het inkomen van de werknemers te belasten. Denemarken financiert zijn pensioenprogramma via een vaste jaarlijkse bijdrage per werknemer. India heeft zowel toegezegde-bijdragenregelingen als toegezegde-pensioenregelingen met een complexe reeks opties, waaronder vrijstellingen voor bedrijven die het minimum overschrijden. Er kunnen ook regelingen voor werkloosheid of sociale zekerheid van toepassing zijn.
Naast pensioen- en socialezekerheidsregelingen moeten bedrijven ook aandacht besteden aan wetten met betrekking tot betaalde vakantiedagen, jaarlijkse bonussen en verwachtingen inzake belastinginhouding. Bedrijven moeten bijzondere aandacht besteden aan lokale vereisten voor belastingen en andere inhoudingen, zo nodig door een deskundige in te huren.
5. Lokale loonlijstpraktijken
In de Verenigde Staten maken jaarlijkse bonussen soms deel uit van de vergoeding van een werknemer, maar ze zijn niet verplicht. Andere landen hanteren een heel andere aanpak. In de Filipijnen bijvoorbeeld zijn werkgevers in de particuliere sector wettelijk verplicht om hun werknemers uiterlijk op 24 december een ‘13e-maandloon’ te betalen. Dit loon moet gelijk zijn aan 1/12 van het jaarsalaris van de werknemer en is in het algemeen vrijgesteld van belasting. Het niet verstrekken van deze vergoeding kan leiden tot juridische gevolgen, en werknemers die elders op zoek gaan naar werk.
De Filipijnse wet op het 13e maandsalaris is slechts één voorbeeld van hoe culturen over de hele wereld verschillende verwachtingen hebben, zowel van juridische als van culturele aard, over hoe arbeidskostenvergoedingen eruit moeten zien. Groei naar nieuwe internationale markten en het aannemen van internationale werknemers is een proces dat echt contact met nieuwe culturen vereist en inzicht in de manier waarop zij de arbeidsverhouding benaderen.
Outsourcing van het beheer van de internationale salarisadministratie
Globalization Partners heeft een salarisadministratie-oplossing die past bij elk bedrijf met een willekeurig aantal internationale werknemers, of dat nu één persoon in één land is of meerdere mensen verspreid over de hele wereld. Globalization Partners houdt zich dagelijks bezig met bedrijven op wereldwijde schaal. Dankzij ons model als wereldwijde Employer of Record, dat toegankelijk is via ons toonaangevende SaaS-platform en -app, zijn we in staat om salarisadministratie in 187landen te verwerken.
Hoe het werkt
De kandidaat van een bedrijf wordt ingehuurd door Globalization Partners en wordt technisch toegevoegd aan onze salarisadministratie in het land. Als wereldwijde professionele arbeidsorganisatie betekent dit dat we de ‘Employer of Record’ van de nieuwe werknemer zijn.
Het model van ‘Employer of Record’ vereenvoudigt het proces aanzienlijk voor de klant, voor de medewerker en voor Globalization Partners. Omdat de werknemer bij ons in de salarisadministratie staat, behouden wij de volledige controle en verantwoordelijkheid over wanneer die werknemer (op tijd) wordt betaald en zijn we verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat in elk land aan alle noodzakelijke regelgeving wordt voldaan.
Hoe helpt een wereldwijde professionele arbeidsorganisatie bij de uitdagingen van een internationale salarisadministratie?
Er zijn veel uitdagingen aan het uitvoeren van een tijdige en conforme internationale salarisadministratie. Een wereldwijde professionele arbeidsorganisatie zoals Globalization Partners bevindt zich in een goede positie om bedrijven te helpen een effectieve salarisadministratie voor internationale werknemers op te zetten en te onderhouden.
Wanneer onze partners nieuwe kandidaten willen binnenhalen, voegen we de kandidaten toe aan onze salarisadministratie in het land en worden we hun Employer of Record. Vervolgens zijn wij verantwoordelijk voor het op tijd betalen van de werknemers en voor het handhaven van de wettelijke naleving van de plaatselijke regelgeving.
Hoe vereenvoudigt deze procedure het proces van internationale salarisadministratie?
1. Volledige naleving van plaatselijke regelgeving
Voor de afdeling Personeelszaken van een individueel bedrijf kan het een behoorlijke last zijn om de wettelijke omgeving, de bankpraktijken en de culturele verwachtingen van een groot aantal landen in het oog te houden. Voor een wereldwijde professionele arbeidsorganisatie als Globalization Partners maakt deze zorgvuldige aandacht voor trends en veranderingen in internationale markten gewoon deel uit van onze kernactiviteiten.
Zo is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in 2018 in de Europese Unie van kracht geworden. Deze verordening gaf individuele burgers het expliciete recht om digitale gegevens met hun persoonlijke informatie te lezen, te verwijderen, te wijzigen en te vervoeren, en legde beveiligings- en versleutelingsvereisten op aan de opslag van deze gegevens.
De AVG was in het nieuws vanwege de manier waarop deze de praktijken van sociale-mediabedrijven heeft veranderd. Bovendien heeft het brede gevolgen gehad voor de manier waarop bedrijven die in de EU actief zijn, gegevens van klanten en werknemers opslaan en aan hen beschikbaar stellen. Het kan voor individuele bedrijven duur zijn om in te spelen op nieuwe regelgeving zoals de AVG. Aanbieders van wereldwijde loonadministratie kunnen echter op efficiënte wijze aanpassingen doorvoeren voor werkgevers die in de betrokken landen actief zijn.
2. Gestroomlijnde salarisadministratie
Aanbieders van wereldwijde loonadministratie zijn bijzonder nuttig voor bedrijven die in veel verschillende landen actief zijn. Als Employer of Record voor alle internationale werknemers van een bedrijf, zijn wij in staat om volledige informatie over elke werknemer te verstrekken in ons gebruiksvriendelijke softwareplatform. Onze bedrijfspartners kunnen ons platform gebruiken om toegang te krijgen tot documenten, loontransacties en personeelsinformatie over hun internationale werknemers - allemaal op één apparaat.
Het automatiseren van loonprocessen via een cloudgebaseerd platform levert ook andere voordelen op. Veel van de fouten die gepaard gaan met ineffectieve en inefficiënte loonlijstprocessen kunnen worden geëlimineerd. Een digitaal platform kan ook worden geïntegreerd met andere human resource informatiesystemen (HRIS). Door de informatie op deze manier te centraliseren kan human resources efficiënter werken.
Bovendien zorgt een online platform voor volledige transparantie en maakt het langetermijnplanning mogelijk. In het verleden bracht de internationale salarisadministratie onzekerheid en onvoorspelbaarheid in de budgettering, waardoor het voor bedrijven moeilijk werd om de middelen zo nauwkeurig te plannen als zij zouden willen. Met een online platform dat op de hoogte is van de vele variabelen die bepalend zijn voor internationale salarisadministratie, kunnen bedrijven nauwkeurige en doeltreffende plannen maken.
3. Tevreden en productieve werknemers
Tevreden werknemers zijn natuurlijk werknemers die op tijd betaald worden. Een wereldwijde loonadministratiedienst elimineert veel van de inefficiënties die de internationale salarisadministratie in het verleden parten speelden. Bovendien verbetert het de relaties tussen werkgevers en hun internationale personeelsbestand.
Maar het gaat verder dan tijdige betaling. Werknemers zijn meer betrokken en productiever als ze een nauwe verbinding met hun werkgever hebben. Met een wereldwijde Professionele arbeidsorganisatie als partner hebben bedrijven een plaatselijke deskundige bij de hand die de culturele verschillen kan overbruggen. Als internationale werknemers zich gehoord en begrepen voelen, zijn ze meer betrokken.
4. Gemakkelijke expansie naar nieuwe markten
Een bedrijf kan met succes naar een bepaalde internationale markt zijn uitgebreid en daar werknemers in dienst hebben genomen met naleving van de plaatselijke wet- en regelgeving. Betekent dit dat ze klaar zijn om in een ander land hetzelfde te doen? Niet persé. De salarisregelgeving verschilt sterk van land tot land.
Een wereldwijde loonadministratiedienst kan deze overgang vergemakkelijken. Een wereldwijde Professionele arbeidsorganisatie beschikt al over de juridische en culturele informatie die bedrijven nodig hebben, en over de juridische aanwezigheid die nodig is om nieuwe werknemers in dienst te nemen. Dit kan bedrijven veel tijd besparen, aangezien zij de tijd die nodig is voor het opstarten van een bedrijf op een nieuwe internationale markt aanzienlijk kunnen verkorten.
Internationale diensten voor salarisadministratie en personeelsbeheer
Globalization Partners vraagt een voorschot van twee maanden als vangnet, zodat de lonen op tijd betaald worden voor alle werknemers waar wij verantwoordelijk voor zijn. Zodra de standaardvergoeding (basissalaris en vaste toelagen) en de variabele vergoeding (onkosten, commissies of bonussen) zijn goedgekeurd, nemen wij de volgende stappen om ervoor te zorgen dat alle werknemers op tijd in de plaatselijke valuta worden betaald:
- Wettelijke uitkeringen worden berekend
- Wij plaatsen de rekening in ons bedrijfseigen softwareplatform, met alle transacties/vergoedingen voor die maand
- De klant betaalt de rekening om de loonlijst van de werknemer te financieren
- Globalization Partners betaalt de werknemer
Globalization Partners heeft een uniek softwareplatform voor de salarisadministratie. Dit platform werkt volledig in naleving van de salarisadministratie in elk land en vereenvoudigt het doorgaans complexe maandelijkse proces aanzienlijk.
Via ons platform kunnen klanten individuele werknemersprofielen bekijken, inclusief totale vergoeding, secundaire arbeidsvoorwaarden, betaald verlof, ziektedagen en andere belangrijke informatie. Klanten kunnen verschillende toegangsniveaus krijgen, afhankelijk van hun interne behoeften, en zij kunnen rechtstreeks via het portaal berichten naar Globalization Partners sturen, waardoor het aantal e-mails sterk wordt verminderd.
Neem contact met ons op voor meer informatie
Veelgestelde vragen
1. Wat als ik een eenmalige uitbetaling heb die ik aan de maandelijkse loonlijst moet toevoegen?
Dit kan technisch gezien als een variabele vergoeding worden beschouwd, en als wij uiterlijk op de laatste dag van de vorige maand op de hoogte worden gebracht, zal uw internationale werknemer op tijd worden betaald.
2. Wat gebeurt er als de lonen niet worden betaald?
Globalization Partners is trots op haar succespercentage van 99% betalingen, maar bepaalde problemen kunnen zich voordoen (vertragingen bij internationale overschrijvingen, bankvakanties die niet zijn afgestemd op het Amerikaanse schema).
Bij gebrek aan fondsen beschouwen wij de eerste storting van de klant als een vangnet. Op deze manier hebben we altijd loonfondsen beschikbaar. Als laatste redmiddel zal Globalization Partners in extreme omstandigheden de loonlijst voorschieten of andere regelingen voor onze klanten treffen.
3. Kan ik de salarisadministratie zelf bijhouden?
Ja, via onze bedrijfseigen software. U kunt hier alles te weten komen over ons softwareplatform.
