Oświadczenie o ochronie prywatności kandydatów

nasza prywatność jest ważna dla Globalization Partners, Inc. oraz jej spółek zależnych i stowarzyszonych („Globalization Partners”, „nasz”, „my” lub „nas”). W niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności kandydatów („Oświadczenie o prywatności”) wyjaśniono, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy, udostępniamy i chronimy dane lub informacje osobowe („Dane osobowe”) kandydatów w trakcie procesu aplikacyjnego. Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje, które bezpośrednio identyfikują daną osobę lub umożliwiają jej identyfikację w połączeniu z innymi informacjami, takimi jak imię i nazwisko, adres, numer członkowski i/lub numer studenta, numer NI, numer paszportu, numer identyfikacji podatkowej, kwalifikacje, data urodzenia, zdjęcia. Globalization Partners jest administratorem Twoich danych osobowych. W przypadku sprzeczności pomiędzy niniejszą Informacją o ochronie prywatności a obowiązującym prawem, zastosowanie mają obowiązujące przepisy prawa.

Przekazując nam swoje Dane osobowe, użytkownik przyjmuje do wiadomości, że:

• Kandydat przeczytał i zrozumiał niniejsze Oświadczenie o prywatności i wyraża zgodę na wykorzystywanie jego Danych osobowych w sposób określony w niniejszym dokumencie.
• Dane osobowe kandydata mogą być przekazywane i przetwarzane na całym świecie, również w krajach, które nie muszą zapewniać takiego samego poziomu ochrony danych, jaki obowiązuje w ojczyźnie kandydata, na cele i w sposób określony w niniejszym Oświadczeniu o prywatności
• Nie musisz podawać nam żadnych żądanych informacji, ale nieprzestrzeganie tego wymogu może spowodować, że nie będziemy mogli kontynuować Twojej kandydatury na stanowisko, o które się ubiegasz.
• Wszystkie Twoje oświadczenia są prawdziwe i poprawne zgodnie z Twoją najlepszą wiedzą i przekonaniem i nie pominąłeś świadomie żadnych powiązanych informacji o niekorzystnym charakterze. Podanie niedokładnych informacji może spowodować, że nie będziesz kwalifikować się do zatrudnienia.
• Niniejsza Informacja o ochronie prywatności nie stanowi części żadnej umowy o pracę oferowanej kandydatom zatrudnionym przez Globalization Partners.

Rodzaje danych osobowych, o które prosimy, oraz sposoby ich przetwarzania, zależą od wymogów kraju, w którym znajduje się stanowisko, o które się Pan/Pani ubiega, a nie od kraju, w którym Pan/Pani mieszka. W przypadku aplikowania do więcej niż jednej lokalizacji lub jeśli stanowisko, o które aplikujesz, jest dostępne w więcej niż jednym kraju, rodzaje Danych osobowych, o które prosimy, oraz sposoby ich przetwarzania są określane przez wymogi wszystkich krajów, w których stanowisko jest zlokalizowane.

Zazwyczaj gromadzimy Dane osobowe bezpośrednio od Państwa, gdy ubiegają się Państwo o stanowisko u nas, takie jak imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe, zdjęcia i filmy wideo, historia zatrudnienia i wykształcenia, osiągnięcia, dokumenty tożsamości i wyniki testów. Jeśli kandydat otrzyma od nas ofertę, możemy przeprowadzić kontrolę informacji, a w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo, możemy też zgromadzić dane związane z przestępstwami karnymi i postępowaniami, jak również te dotyczące statusu sankcji – poprzez przegląd zewnętrznych, publicznie dostępnych baz danych i globalnych list sankcji. Gromadzimy także podobne do powyższych Dane osobowe na temat kandydata, pozyskane od stron trzecich, takich jak zawodowe firmy rekrutujące, osoby polecające, wcześniejsi pracodawcy, pracownicy Globalization Partners, przed którymi kandydat odbył rozmowę kwalifikacyjną lub którzy polecili jego kandydaturę, a w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo – dostawcy usług polegających na kontroli informacji związanych z zatrudnieniem. Możemy również gromadzić Państwa Dane osobowe online w zakresie, w jakim zdecydowali się Państwo udostępnić te informacje publicznie. Na przykład możemy znaleźć Twój profil na profesjonalnych stronach mediów społecznościowych (takich jak LinkedIn i/lub XING) i skontaktować się z Tobą w sprawie odpowiednich ról.

Wrażliwe dane osobowe to podzbiór Danych osobowych, który obejmuje pochodzenie etniczne, stan zdrowia, przynależność do związków zawodowych, przekonania filozoficzne, orientację seksualną i inne kategorie określone w prawie. Wrażliwe Dane osobowe na temat kandydata możemy gromadzić w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa (np. amerykańskie przepisy o równości szans), a także na cele związane ze wspieraniem naszych wysiłków na rzecz stworzenia inkluzywnego, różnorodnego środowiska pracy. Możemy również gromadzić wrażliwe Dane osobowe w zakresie, w jakim kandydat zdecyduje się, bez pytania, dobrowolnie je ujawnić podczas procesu rekrutacji. W okolicznościach ograniczonych i w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo możemy też gromadzić wrażliwe dane osobowe odnośnie do stanu zdrowia i spraw medycznych, takich jak stan zakażenia, wyniki badań i status szczepień – abyśmy mogli spełniać obowiązki związane z BHP i chronić naszą Firmę oraz jej pracowników, klientów i strony trzecie.

Użytkownik nie ma ustawowego ani umownego obowiązku przekazywania nam Danych osobowych podczas procesu składania wniosku. Jednak jeżeli kandydat nie przekaże nam swoich Danych osobowych, nie będziemy mogli prawidłowo rozpatrzyć jego aplikacji albo w ogóle nie będzie to możliwe.

Gromadzimy i wykorzystujemy Dane osobowe użytkownika do uzasadnionych celów związanych z zasobami ludzkimi i zarządzaniem działalnością biznesową, w tym:

• identyfikowanie i ocenianie kandydatów pod kątem potencjalnego zatrudnienia, a także przyszłych stanowisk, które mogą stać się dostępne;
• prowadzenie dokumentacji związanej z rekrutacją i zatrudnianiem;
• zapewnienie zgodności z wymogami prawnymi, w tym dotyczącymi zdrowia publicznego i bezpieczeństwa w miejscu pracy;
• wspieranie naszych programów i praktyk w zakresie różnorodności i integracji;
• przeprowadzanie weryfikacji danych, w tym, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo, a w przypadku otrzymania od nas oferty, weryfikacji karalności;
• ochrony naszych praw w zakresie dozwolonym przez prawo; oraz
• ochrona miejsca pracy i komunikowanie się z pracownikami służby zdrowia, organami ścigania lub innymi organami publicznymi w przypadku nagłego wypadku lub zdarzenia związanego ze zdrowiem publicznym, np. gdy zdrowie lub bezpieczeństwo Państwa lub jednej lub więcej osób może być zagrożone, w tym, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo, udostępnianie danych o statusie zakażenia, wynikach badań i statusie szczepienia.

Możemy również wykorzystywać Państwa Dane osobowe do celów analitycznych Globalization Partners, w tym w formie zagregowanej/pseudonimizowanej, w celu usprawnienia naszego procesu rekrutacji i zatrudniania oraz zwiększenia naszej zdolności do przyciągania kandydatów, którzy odnieśli sukces.

Przetwarzanie danych kandydatów do pracy pozwala nam zarządzać procesem rekrutacji, oceniać i potwierdzać przydatność kandydata do zatrudnienia oraz decydować, komu zaoferować pracę. Aby zachować zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych, potrzebujemy posiadać podstawę prawną do przetwarzania Danych osobowych należących do kandydata. W poniższych tabelach opisano sposoby wykorzystywania przez nas Danych osobowych należących do kandydata i podstawy prawne, na których polegamy w ramach takiej działalności. W odpowiednich przypadkach określiliśmy także nasz uzasadniony interes w związku z przetwarzaniem Danych osobowych kandydata. Tabela A obejmuje Dane osobowe, które zbieramy i przechowujemy aż do etapu umieszczenia na liście kandydatów branych pod uwagę w procesie rekrutacji. Pojęcie umieszczenia na liście kandydatów branych pod uwagę rozumiemy jako dowolną część procesu rekrutacji, która ma odbywa się przed zaproponowaniem kandydatowi warunkowej oferty zatrudnienia. Tabela B obejmuje Dane osobowe, które zbieramy i przechowujemy przed podjęciem ostatecznej decyzji o zrekrutowaniu kandydata.

Tabela A: Dane osobowe gromadzone i wykorzystywane do etapu krótkiej listy włącznie

CEL I/LUB DZIAŁANIE	RODZAJ DANYCH	PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA
Aby skontaktować się z Tobą w celu rozpatrzenia wniosku, umów się na rozmowy kwalifikacyjne i poinformuj o wyniku. Aby poinformować odpowiedniego kierownika lub dział o Twojej aplikacji.	Dane identyfikacyjne, dane kontaktowe	Uzasadniony interes: przeprowadzenie sprawiedliwego procesu rekrutacji, zorganizowanie rozmów kwalifikacyjnych i poinformowanie Cię o wynikach na każdym etapie.
Podjęcie świadomej decyzji o tym, czy wybrać Cię na rozmowę kwalifikacyjną, czy złożyć Ci ofertę zatrudnienia.	Dane dotyczące kariery, dane dotyczące edukacji oraz dane z mediów społecznościowych	Uzasadniony interes: przeprowadzenie sprawiedliwego procesu rekrutacji i ocena Pana/Pani przydatności do zatrudnienia poprzez podjęcie świadomej decyzji o skróceniu rozmowy kwalifikacyjnej i (w stosownych przypadkach) rekrutacji.
W celu monitorowania skuteczności naszej polityki równości, różnorodności i integracji.	Dane dotyczące równych szans	Zgoda: do uzyskania na etapie rekrutacji w celu przetwarzania danych o równych szansach.
Przeprowadzanie sprawiedliwego procesu rekrutacji.	Dane identyfikacyjne, dane referencyjne	Uzasadniony interes: przeprowadzenie sprawiedliwego procesu rekrutacji i ocena Pana/Pani przydatności do zatrudnienia poprzez podjęcie świadomej decyzji o skróceniu rozmowy kwalifikacyjnej i (w stosownych przypadkach) rekrutacji.
Ustalenie, czy w procesie rekrutacji wymagane są uzasadnione korekty z powodu Pana/Pani niepełnosprawności.	Dane identyfikacyjne, dane zdrowotne	Obowiązek prawny: w celu spełnienia naszych zobowiązań prawnych.
W dalszych działaniach związanych z zarządzaniem informacją i analityką biznesową stosowana jest anonimizacja danych osobowych.	Wszystkie dane osobowe	Uzasadniony interes Globalization Partners w zakresie doskonalenia działalności i analityki.
Audyt wewnętrzny.	Próbka wszystkich danych osobowych	Prawnie uzasadniony interes: gdy mamy prawnie uzasadniony interes w kontroli naszych wewnętrznych procesów i procedur w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz w celu właściwego zarządzania ryzykiem.

Tabela B: Dane osobowe gromadzone i wykorzystywane przed podjęciem ostatecznej decyzji o rekrutacji

CEL I/LUB DZIAŁANIE	RODZAJ DANYCH	PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA
Aby uzyskać odpowiednie informacje na Państwa temat w celu weryfikacji przekazanych nam przez Państwa informacji.	Dane identyfikacyjne, dane dotyczące wykształcenia, dane referencyjne	Realizacja umowy – zawarcie z Tobą potencjalnej umowy o pracę.
Do przeprowadzania kontroli prawa do pracy.	Dane identyfikacyjne, narodowość i dane imigracyjne	Zobowiązania prawne: aby sprawdzić, czy kwalifikujesz się do pracy w lokalizacji, w której się ubiegasz.
Aby podjąć świadomą decyzję rekrutacyjną	Dane identyfikacyjne, dane dotyczące karalności, informacje ze sprawdzenia/kontroli danych/informacji, dane o sankcjach	Uzasadniony interes: przeprowadzenie sprawiedliwego procesu rekrutacji, prowadzenie dokumentacji dotyczącej zatrudnienia i zawarcie/wykonanie umowy o pracę; ocena przydatności do zatrudnienia poprzez podjęcie świadomej decyzji o rekrutacji. Realizacja umowy: w celu wykonania środków przedumownych związanych z nawiązaniem stosunku pracy.

W przypadku, gdy przetwarzane przez nas informacje są danymi kategorii specjalnej, takimi jak dane zdrowotne kandydata, dodatkowe podstawy do przetwarzania danych, na których polegamy, to poniższe przypadki:

W przypadku, gdy użytkownik udzielił spółce Globalization Partners wyraźnej zgody na przetwarzanie.

Gdy przetwarzanie jest konieczne w związku z wykonywaniem naszych zobowiązań prawnych i wykonywaniem naszych praw jako pracodawcy.

Gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

Jeśli kandydat otrzyma od nas ofertę, możemy przeprowadzić kontrolę informacji o nim lub zlecić stronie trzeciej, aby zrobiła to w naszym imieniu. Przesiewowa kontrola informacji zostanie przeprowadzona tylko, jeżeli jest ona dozwolona na mocy prawa obowiązującego w miejscu, w którym oferowane jest ewentualne stanowisko, i wyłącznie w zakresie niezbędnym oraz proporcjonalnym w odniesieniu do oferowanej pozycji. Kontrola informacji będzie obejmować tylko dane dotyczące przeszłości kryminalnej, a także sprawdzenie pod kątem globalnych list sankcyjnych w zakresie dozwolonym prawnie. Podstawą prawną weryfikacji danych jest potrzeba wykonania środków przedumownych związanych z nawiązaniem stosunku pracy, a także nasz prawnie uzasadniony interes w ocenie przydatności pracownika do zatrudnienia poprzez podjęcie świadomej decyzji o rekrutacji. Jeśli wymagane jest sprawdzenie przeszłości, z kandydatem może skontaktować się zewnętrzny dostawca takich usług w celu pozyskania autoryzacji kandydata w sprawie ujawnienia jego informacji. W tym momencie kandydat otrzyma dalsze informacje na temat tego procesu, zostanie też doprecyzowane, o jakie dane osobowe chodzi.

Dostęp do Twoich Danych osobowych mogą mieć rekruterzy i ankieterzy pracujący w kraju, w którym znajduje się stanowisko, na które aplikujesz, a także rekruterzy i ankieterzy pracujący w różnych krajach globalnej organizacji Globalization Partners. Osoby wykonujące funkcje administracyjne i personel IT w ramach Globalization Partners mogą również mieć ograniczony dostęp do Twoich Danych osobowych w zakresie niezbędnym do wykonywania swojej pracy. W niektórych krajach mogą przysługiwać Panu/Pani mniej praw na mocy przepisów prawa miejscowego niż w Pana/Pani kraju zamieszkania, ale wdrożyliśmy mechanizmy prawne mające na celu zapewnienie odpowiedniej ochrony Danych osobowych użytkownika, gdy są one przetwarzane przez spółki zależne i stowarzyszone Globalization Partners w ramach globalnej organizacji Globalization Partners oraz przez usługodawców Globalization Partners, w tym przekazywanie Państwa Danych osobowych do krajów innych niż kraj Państwa zamieszkania.

Korzystamy z usług stron trzecich, które zapewniają system oprogramowania do rekrutacji. Dane osobowe kandydata udostępniamy także innym usługodawcom zewnętrznym, którzy mogą pomagać nam w identyfikacji i rekrutacji kandydatów, administracji i ocenie kontroli przed zatrudnieniem oraz w przeprowadzaniu testów i doskonaleniu naszych praktyk rekrutacyjnych.

Z wyjątkiem zakresu niezbędnego do realizacji celów i zastosowań Globalization Partners opisanych w niniejszej Informacji o ochronie prywatności, nie ujawniamy Danych osobowych użytkownika osobom trzecim. Zabraniamy również naszym usługodawcom wykorzystywania Państwa Danych osobowych do celów niezwiązanych z Globalization Partners. W żaden inny sposób nie udostępniamy ani nie sprzedajemy Danych osobowych użytkownika osobom trzecim.

Stosujemy procesy mające na celu zapewnienie, że przetwarzanie Danych osobowych przez usługodawców zewnętrznych jest zgodne z niniejszą Informacją o ochronie prywatności i chroni poufność, dostępność i integralność Danych osobowych użytkownika zgodnie z obowiązującym prawem.

Państwa Dane osobowe mogą być przekazywane do krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Wielkiej Brytanii (Wielka Brytania). Przykładowo: Dane osobowe kandydata mogą być udostępniane jednemu z naszych biur zagranicznych, jeśli okaże się to koniecznie lub jeśli kandydat poda spółce Globalization Partners kontakt międzynarodowy do osoby polecającej. W przypadku przekazywania danych poza EOG i Wielką Brytanię odbywa się to na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, na przykład standardowych klauzul umownych UE i brytyjskiego aneksu do standardowych klauzul umownych UE wydanego przez brytyjski Urząd Komisarza ds. Informacji na podstawie s.119A(1) brytyjskiej ustawy o ochronie danych osobowych 2018.

Ponadto możemy ujawnić lub przekazać Dane osobowe użytkownika w przypadku reorganizacji, fuzji, sprzedaży, założenia spółki joint venture, cesji lub innego przeniesienia lub zbycia całości lub części naszej działalności.

Stosujemy odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby zapobiec przypadkowej utracie Danych osobowych, ich wykorzystaniu lub uzyskaniu do nich dostępu w nieuprawniony sposób. Ograniczamy dostęp do Państwa Danych osobowych do osób, które mają uzasadnioną potrzebę biznesową ich poznania. Podmioty przetwarzające Państwa Dane osobowe będą to robić wyłącznie w sposób upoważniony i podlegają zobowiązaniu do zachowania poufności.

Wdrożyliśmy również procedury postępowania w przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych. Powiadomimy Państwa i wszelkie odpowiednie organy regulacyjne o podejrzewanym naruszeniu bezpieczeństwa danych, jeśli będziemy do tego prawnie zobowiązani.

Zgodnie z obowiązującym prawem może przysługiwać Panu/Pani jedno lub więcej z następujących praw:

• prawo do informacji, dostępu i żądania informacji na temat danych osobowych, które przechowujemy na temat użytkownika, w tym szczegółowe informacje na temat tego, w jaki sposób wykorzystujemy te informacje i komu je udostępniamy;
• prawo do żądania kopii Danych osobowych, które przechowujemy na temat użytkownika;
• prawo do poprawiania, poprawiania lub poprawiania swoich Danych osobowych, jeśli którekolwiek z przechowywanych na Państwa temat informacji są nieprawidłowe lub nieaktualne;
• prawo do przenoszenia Państwa Danych osobowych;
• prawo do żądania usunięcia swoich Danych osobowych;
• prawo do żądania zaprzestania przetwarzania Danych osobowych użytkownika lub ograniczenia przetwarzania Danych osobowych użytkownika;
• prawo do wycofania zgody na przetwarzanie Danych osobowych użytkownika w zakresie, w jakim przetwarzanie przez nas opiera się na zgodzie użytkownika jako podstawie prawnej przetwarzania. Prawo to może nie mieć zastosowania, jeśli istnieją inne podstawy prawne do dalszego przetwarzania lub jeśli musimy zachować określone Dane osobowe, jeśli jest to wymagane lub dozwolone przez obowiązujące prawo; i/lub
• prawo do przekazania nam instrukcji dotyczących przetwarzania Państwa Danych osobowych w przypadku śmierci.

Ponadto, jeśli jest to przewidziane obowiązującym prawem, użytkownik może mieć prawo do złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych.

Dane osobowe dotyczące kandydata, uzyskane w trakcie procesu rekrutacji, zatrzymujemy nie dłużej niż to konieczne do celów, dla których dane te są przetwarzane.

Jeśli kandydat przyjmie ofertę zatrudnienia w spółce Globalization Partners, wszelkie odpowiednie Dane osobowe zebrane w okresie poprzedzającym zatrudnienie staną się częścią rejestru personalnego i będą przechowywane zgodnie z wymogami konkretnego kraju, zgodnie z klauzulą o ochronie prywatności w odniesieniu do pracowników Globalization Partners, którą to klauzulę podamy kandydatowi w trakcie procesu wdrażania do firmy.

Jeżeli nie będziemy Państwa zatrudniać, możemy jednak nadal przechowywać i wykorzystywać Państwa Dane osobowe przez okres (który może się różnić w zależności od kraju) do celów administracji systemem, brania Państwa pod uwagę w przyszłych rolach i prowadzenia badań. Następnie przechowujemy minimalną ilość Państwa Danych osobowych w celu zarejestrowania Państwa działań rekrutacyjnych.

Możemy być zmuszeni do przechowywania Państwa danych przez dłuższy okres, w którym będziemy potrzebować Państwa Danych osobowych w celu spełnienia obowiązujących wymogów regulacyjnych lub sprawozdawczych, zobowiązań prawnych lub w przypadku, gdy będziemy ich potrzebować do naszych uzasadnionych celów, np. aby pomóc nam w odpowiadaniu na zapytania lub skargi, zwalczaniu oszustw, odpowiadaniu na wnioski organów regulacyjnych, rozwiązywaniu sporów, egzekwowaniu naszych umów itp.

Nie prowadzimy żadnych działań związanych z przetwarzaniem, które obejmują zautomatyzowane profilowanie i/lub zautomatyzowane decyzje.

Aby skorzystać ze swoich praw lub w razie wątpliwości co do metod przetwarzania danych osobowych, kandydat może skontaktować się z Biurem ds. Ochrony Prywatności Danych w Globalization Partners, jak podano poniżej:

E-mail: privacy@g-p.com (dodać w temacie „Dostęp do danych osobowych”).