São muitos os motivos pelos quais funcionários decidem deixar uma empresa – eles se aposentam, encontram um novo trabalho ou saem involuntariamente devido a demissões ou rescisões de contrato. Independentemente desses motivos, as empresas devem se preparar para tornar a saída uma transição fácil.
A saída de um funcionário faz parte da jornada de experiência remota do funcionário e as empresas devem se preparar com antecedência para o processo de desligamento. Isso inclui investir recursos para tornar o processo perfeito, porque ignorar o processo de desligamento pode danificar a marca do empregador muito depois da saída do funcionário. De fato, de acordo com uma pesquisa realizada pela Fractl , um terço dos funcionários da American espera um mês inteiro antes de deixar uma análise de sua empresa.
O desligamento é tão importante quanto a integração e é um elemento-chave do ciclo do funcionário. Muryel Dias, gerente de operações de RH na América do Sul e Central da Globalization Partners, diz: “O desligamento começa no momento em que você integra um funcionário e, sem um processo de desligamento adequado, as empresas podem destruir a experiência geral do funcionário”. Preparar as saídas dos funcionários pode ser um desafio quando você trabalha em um escritório, mas em um ambiente de trabalho remoto, o desligamento requer ainda mais tempo e atenção.
4 motivos pelos quais o desligamento eficaz é fundamental para a sua empresa
Foi comprovado que um processo de desligamento detalhado e eficaz leva a uma melhor retenção de talentos. Um desligamento estruturado e bem pensado também garante que as equipes de RH possam facilitar o processo para empregadores e funcionários.
Criar um processo de desligamento é crucial para:
N.o 1: Evitar questões legais e financeiras
Reunir e assinar todos os documentos necessários como parte do processo de desligamento reduzirá o risco do empregador de reclamações ou processos judiciais. Isso é particularmente verdadeiro durante saídas involuntárias, como demissões, quando há leis específicas do país que os empregadores devem seguir para garantir que suas ações sejam legais.
#2: Evite violações de dados
As equipes de RH devem garantir que haja tempo suficiente para desconectar os funcionários do sistema, desativar suas contas e cortar o acesso a qualquer plataforma e informação de que não precisem mais. Se os funcionários tiverem acesso aos dados da empresa após sua saída, isso pode levar à disseminação de informações confidenciais que colocam a empresa em risco.
#3: Melhorar a reputação da empresa
Encerrar o relacionamento funcionário-empregador da melhor maneira possível garante que os funcionários saiam se sentindo respeitados e valorizados pelo tempo que passaram na empresa. As opiniões dos funcionários têm um impacto na reputação da empresa. Na verdade, as avaliações são importantes para 95% dos candidatos a emprego, o que significa que avaliações negativas da empresa podem afetar as decisões dos candidatos em potencial sobre se devem ou não se candidatar a uma função.
#4: Obtenha feedback valioso
Os funcionários que deixam a empresa voluntariamente são uma fonte incrível de feedback. Ouvir os motivos da partida ou apenas sua opinião honesta ajudará a empresa a melhorar no futuro.
De acordo com Snapsurveys, “as empresas de melhor desempenho não são apenas boas em aceitar feedback, mas também deliberadamente pedem feedback. E eles sabem que o feedback é útil apenas quando destaca pontos fracos e pontos fortes.”
Desligamento em um ambiente de trabalho remoto
O trabalho remoto tem muitas vantagens, mas ainda pode haver algumas desvantagens. Sem a possibilidade de ter interações presenciais, as barreiras à conexão e à comunicação podem se tornar um grande desafio quando se trata de desligamento remoto.
“A falta de proximidade física torna especialmente importante implementar um processo de desligamento cuidadoso, no qual a comunicação clara é fundamental para construir confiança e evitar mal-entendidos no momento da saída dos funcionários”, diz Camila Torres, especialista em RH da Globalization Partners.
O objetivo de definir o processo de desligamento é criar uma transição tranquila para o funcionário e proteger a empresa contra violações de dados e riscos de segurança.
Fatores que definem o processo de desligamento
Há dois fatores que determinam quais etapas devem ser seguidas no processo de desligamento: o motivo da saída e o cargo do funcionário.
Motivo da partida
Dependendo do motivo da partida, alguns estágios do processo podem se tornar mais importantes do que outros. É por isso que o processo de desligamento precisa ser adaptado às condições de cada caso. Há quatro motivos principais para a partida:
1. Demissão
É importante que as equipes de RH definam um processo que ajude a evitar saídas inesperadas e forneça tempo suficiente para preencher a posição em aberto. Os funcionários devem receber diretrizes que estabeleçam os requisitos para garantir uma saída fácil. Essas diretrizes podem tornar necessário um período mínimo de aviso prévio, notas de entrega, relatórios e acesso a dados.
2. As equipes de
RH de aposentadoria devem planejar a aposentadoria dos funcionários com antecedência. Eles devem garantir a conformidade com os esquemas de pensão e determinar o pagamento final aos funcionários. Uma prática recomendada para garantir uma partida agradável é dar aos funcionários aposentados uma festa de despedida adequada e reconhecimento na forma de um prêmio ou um presente, especialmente se eles trabalharam para a empresa por um longo período.
3. Demissão
Demitir funcionários é difícil, mas às vezes inevitável. Nesses casos, é melhor tratar o funcionário com respeito e empatia e deixar muito claro por que ele está sendo demitido.
4.
Rescisões são uma das tarefas mais difíceis do RH e, nesses casos, o processo de desligamento deve ser meticulosamente planejado. O funcionário deve receber uma notificação por escrito declarando os fatos que motivam a demissão e os artigos legais nos quais a empresa se baseia para tomar essa decisão de evitar quaisquer problemas.
Lembre-se de que componentes cruciais de conformidade, como os documentos necessários e o período de experiência, variam de acordo com o país. Permitir que os funcionários se despedam de seus colegas, atender às suas últimas solicitações e mostrar uma imagem de unidade corporativa durante todo o processo são algumas das chaves para garantir uma demissão perfeita.
De acordo com Dias e Torres, independentemente do motivo da partida, é crucial que os funcionários se sintam confortáveis. O RH nunca deve esquecer que eles estão lidando com seres humanos, portanto, empatia, comunicação e solidariedade são fundamentais, especialmente quando você está lidando com um processo de desligamento remoto.
Também é crucial garantir que os funcionários recebam todos os pagamentos e pacotes de indenização aos quais têm direito. Os empregadores devem estar cientes de que as leis e regulamentos locais sobre pacotes de indenização e pagamentos durante demissões variam de acordo com o país ou a região.
Tipo de posição
As etapas envolvidas no processo de desligamento também variam dependendo do cargo que o funcionário ocupa. Por exemplo, demitir funcionários de contabilidade pode exigir uma verificação de registro financeiro antes de sua partida, enquanto verificações de segurança podem ser necessárias para que os membros de TI evitem que eles levem dados confidenciais com eles.
Como criar um processo de desligamento remoto eficaz As equipes de
RH devem criar um processo de desligamento personalizado com base nas necessidades específicas da empresa. O processo dependerá muito do tipo de saída, particularmente se o funcionário está saindo voluntária ou involuntariamente, bem como de fundamentos como o tamanho da empresa.
Em um ambiente de trabalho remoto, o processo de desligamento exige que as empresas conduzam comunicações básicas em um ambiente virtual, o que provavelmente exigirá novas etapas e considerações cuidadosas. Aqui estão algumas dicas para garantir que o processo de desligamento remoto seja realizado de forma legal e bem-sucedida.
1. Esboce um plano de comunicação
O processo de desligamento começa no momento em que a equipe de RH fica sabendo de uma saída, independentemente de envolver uma demissão ou uma demissão. É especialmente importante elaborar um plano de comunicação remota que descreva como o resto da equipe será informado. Estabeleça um canal comum para comunicação e agende reuniões e videochamadas com antecedência. De acordo com Edwina Tan , diretora de operações globais da APAC na Globalization Partners , é essencial prestar atenção ao tom usado em e-mails e conversas com os funcionários.
O plano também deve considerar os clientes do funcionário e como notificá-los adequadamente. Este plano de comunicação deve conter informações claras sobre a partida para evitar mal-entendidos.
2. Preparar a documentação
A documentação para o desligamento de um funcionário remoto não é diferente do processo para saídas presenciais, exceto que deve ser feita digitalmente. As equipes de RH devem reunir toda a documentação necessária para garantir que tudo esteja em ordem e seja conduzido legalmente. É necessário revisar contratos e acordos de não divulgação para esclarecer os termos de partida e responder a quaisquer perguntas. O RH também deve preparar documentos sobre pacotes de remuneração, benefícios, reembolsos e impostos. Todos esses documentos podem ser compartilhados por meio de sistemas de gerenciamento de documentos e assinatura digital para garantir que o processo seja tranquilo e seguro.
3. Planejar o processo de transição
A etapa mais importante neste ponto do processo é criar um plano para tornar a transição de trabalho e responsabilidades após a saída do funcionário remoto perfeita. Este plano deve envolver verificações on-line regulares para revisar o status dos projetos, reatribuir tarefas que já foram iniciadas pelo funcionário e colocar as bases em prática para que o novo funcionário possa retomar as tarefas necessárias. O RH deve ser claro com as equipes afetadas sobre como será essa transição e onde o trabalho do funcionário terminará.
4. Programe sessões
de transferência de conhecimento on-line Esta é uma das partes mais essenciais do desligamento remoto eficaz para partidas voluntárias. Durante as sessões de transferência de conhecimento on-line, os funcionários que estão saindo compartilham informações com seus colegas de trabalho ou subordinados diretos e com o novo contratado, se possível. Essas informações devem incluir um registro de responsabilidades e tarefas, status dos projetos e acesso a informações, software e documentos.
5. Recuperar ativos
da empresa Se a empresa forneceu equipamentos e ativos aos funcionários durante seu mandato, é importante que eles sejam enviados de volta ao empregador antes da partida. As equipes de RH devem fazer uma lista de verificação digital e organizar a coleta desses ativos nos últimos dias antes da saída do funcionário. Esta lista de verificação pode incluir itens como computadores, telefones celulares, chaves, crachás de identificação e cartões de crédito corporativos e deve ser enviada ao funcionário que está saindo, juntamente com uma carta digital de devolução da propriedade da empresa.
6. Excluir contas
de usuário O trabalho remoto exige o compartilhamento de informações on-line. Portanto, os funcionários têm acesso a ferramentas internas, como contas de e-mail, unidades, bancos de dados e fontes de informações confidenciais. O desprovisionamento do acesso dos funcionários remotos a essas informações e a recuperação de quaisquer ativos digitais, incluindo senhas e códigos-chave, ajudam a evitar violações de segurança. Não importa quão bom seja o relacionamento entre empregador e funcionário, os funcionários que estão saindo não devem ter acesso a nenhuma informação, uma vez que não fazem mais parte da equipe.
7. Realize uma entrevista
de saída virtual Embora seja aplicável apenas para partidas voluntárias, as entrevistas de saída virtual são fundamentais para garantir um desligamento impactante. O objetivo dessas entrevistas é obter feedback valioso sobre a experiência do funcionário dentro da empresa. Esta será a última oportunidade de deixar os funcionários com uma impressão positiva antes da saída. Também é um ótimo meio de coletar informações que ajudarão o departamento de RH a tomar melhores decisões no futuro. Aproveite a oportunidade para obter informações sobre a função, sua opinião sobre o trabalho remoto e sua experiência geral.
Criar um processo de desligamento remoto eficaz é tão benéfico para as empresas quanto para os funcionários. No entanto, pode ser difícil lidar com as complexidades envolvidas na saída de um funcionário, especialmente quando as comunicações presenciais não são uma opção.
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