Tips för att leda en global arbetsstyrka

Att leda internationella anställda är en växande verklighet för företag överallt – och inte längre det speciella territoriet för stora multinationella företag.

Enligt den senaste anställningsprognosen från The World Economic Forum kommer globalt diversifierade, virtuella team att vara en av de transformativa drivkrafterna för morgondagens arbetsvärld. Redan nu arbetar nästan 70 % av yrkesverksamma runt om i världen på distans för sitt moderbolag minst en gång i veckan – med vissa länder förväntas se globala rekryteringsinsatser som riktar in sig på deras personal öka med upp till 76 %.

Gränser bestämmer inte längre karriärgränser. De presenterar emellertid nya uppsättningar av chefspraxis och strategier för dem som sköter all global anställning.

Hantera din globala arbetskraft på ett framgångsrikt sätt med dessa tips och tricks – skörda sedan frukterna av en mer gränslös verksamhet.

Innehållsförteckning

• Utmaningar med att leda en global arbetskraft
• Hur man behandlar anställda på flera platser på ett rättvist sätt
• Hur man får utländska anställda att känna sig anslutna
• Ledningstaktik för ett företag som sträcker sig över flera länder
• Globalization Partners: Din heltäckande resurs för internationell personalhantering

Utmaningar med att leda en global arbetskraft

Hantering av en global arbetskraft har sina inlärningskurvor som chefer och kreativa företagsledare måste lära sig att navigera genom.

1. Onboarding av medarbetare

Onboarding av anställda hjälper nya medarbetare att förstå de sociala, rutinmässiga och prestationsrelaterade aspekterna av sin nya arbetsmiljö. När onboardingen är klar bör en nyanställd ha förmågan att sömlöst bidra till verksamheten och till fullo förstå sin del i din större organisation.

Dessa program handlar lika mycket om lärande som om engagemang. Onboarding förklarar din grundläggande affärsverksamhet, dagliga arbetsrutiner plus väsentlig efterlevnad eller regulatoriska praxis som hänför sig till din bransch.

Internationella anställda presenterar nya utmaningar och komplexitet för den traditionella onboardingprocessen. Utbildningsmoduler måste utföras helt elektroniskt. Eventuella frågor eller problem som den nyanställda har kanske inte går att lösa i realtid. Vidare kan saker som språk och kultur bli vägspärrar för att skapa och implementera sömlösa onboardingmoduler.

2. Klassificering av internationella anställda

Felklassificering av arbetare utgör ett allvarligt efterlevnadsproblem. Olika länder har olika personalkategorier, vilket innebär varierande lönehantering, skatt och förmånsansvar.

Att reda ut dessa internationella klassificeringar av arbetskraft kan vara utmanande. Rapporter visar att globala företag nu i genomsnitt hanterar 22 löner i 31 system för mänskliga resurser. För att hålla sig till lagen – och till sunt förnuft – försöker de flesta företag att skapa landsspecifika klassificeringsämnesexperter inom sina organisationer. Detta öppnar upp dörren till överansträngda och underförberedda personalavdelningar, utan bakgrund för att korrekt klassificera, dokumentera och hantera internationella arbetare.

3. Fastställande av löner och kompensationspaket

Att förhandla om löner eller kompensationspaket är en oundviklig del av anställning. De nya i ditt team, såväl som mer erfarna medarbetare som vill växa, kommer sannolikt att kontakta dig någon gång med kompensationsincitament i åtanke, vilket ger en möjlighet att se över deras bidrag till avdelningen och den övergripande organisationen.

Globala arbetsstyrkor kan emellertid skapa komplexitet när det gäller att fastställa löner och andra monetära belöningar. Till att börja med informerar kultur åsikter om pengar, status och rang. Anställda i ett land kan ha olika förväntningar på grundlöner. Det kan finnas lagar om minimilön i ett land som påverkar hur mycket du kan betala anställda.

I vissa delar av världen kan förhandlingar vara en del av processen att acceptera ett nytt jobb. Vissa kandidater kan vara redo att tala tydligt när det gäller hur mycket de förväntar sig att tjäna. Eller motsatsen kan uppstå, med kultur som dikterar en nyanställd kommer inte att förhandla om lön alls.

Många länder tillämpar extra kompensationsförmåner som lägger till betydande belopp till en anställds totala kostnad för företaget. Hyres eller bostadsbidrag, fordonsbidrag, medicinska bidrag och till och med pengar för att stödja åldrande föräldrar eller storfamiljer är förväntningar i specifika regioner, inte underordnade förmåner. Ouppfylld kompensation kan innebära allvarliga problem med att behålla anställda eller till och med leda till rättsliga åtgärder.

4. Att upprätthålla efterlevnaden

Arbetsrätt och anställdas rättigheter är landsspecifika.

Exempelvis har många europeiska länder lagar som skyddar anställdas ”rätt att stänga av anslutning till internet”. EU-arbetare kan inte förväntas arbeta mer än 48 timmar i veckan. Anställda i Frankrike kan inte straffas för saker som att inte kolla e-post eller missa telefonsamtal efter arbetstid. I Japan och Brasilien är uppsägning av en anställd en juridisk fråga, där ett företag som måste bevisa en grundlig orsak. Andra juridiska doktriner som klausuler om villighet och definitionerna av anställningsdiskriminering eller diskriminerande praxis varierar kraftigt.

Chefer med anställda på olika nivåer i olika länder kan helt enkelt hålla tummarna och hoppas att allt går enligt reglerna eller åtminstone att ingen observerar dem. Detta kan vara farligt, så det är viktigt att chefer förstår kraven i sina olika globala team.

5. Skapa och upprätthålla arbetsflöden

Smidiga, sömlösa och produktiva arbetsflöden är en utmaning även för helt interna verksamheter på en plats. Att se till att projekt är organiserade, aktiviteter samordnade, att mål kommuniceras och benchmarks klaras av och sedan enkelt skicka dem vidare till nästa anställd kräver intensiv dialog och ännu mer angelägna tekniska resurser. Att se till att alla följer ett arbetsflöde – och att arbetsflödet till och med är vettigt – är en vanlig smärtpunkt för chefer för global arbetskraft.

6. Hantera skillnader i tidszon

När ditt företag växer internationellt kanske tiden inte är på din sida. Medan ditt team i Europa börjar sin dag kommer ditt team på USA:s västkust sannolikt att sova gott. Denna tidsskillnad innebär att om det finns ett problem i Europa som behöver input från västkustteamet, kan det europeiska teamet behöva vänta åtta till 10 timmar för ett svar. Då hade de kanske skrivit på för dagen. Tidszonsskillnader kan påverka produktiviteten och leda till avsevärda förseningar.

När du expanderar utomlands måste du ha tidszonerna i åtanke. Du kan få ditt europeiska team att börja senare på dagen, till exempel på sen eftermiddag, eller så börjar det amerikanska teamet tidigare eller arbetar över natten så att deras scheman är anpassade. Ett annat alternativ är att hitta en tid som överlappar, till exempel första sak i USA och i slutet av dagen i Europa, för lag att checka in med varandra.

7. Olika kulturella förväntningar och normer

Vad som anses vara "bra sätt" i en del av världen kan vara oförskämd i en annan. I vissa kulturer anses det vara bra attribut att vara direkt och till den punkten, men de kan verka brash eller hårda mot andra människor. När ditt team växer globalt måste du lära dig att hantera olika kommunikationsstilar och förväntningar. Att låta dina anställda diskutera sina kulturella förväntningar med varandra kan hjälpa alla att komma på samma sida och hitta en medelväg.

Hur man behandlar anställda på flera platser på ett rättvist sätt

Att leda ett internationellt team innebär skräddarsydda metoder och tillvägagångssätt. Utnyttja följande bästa praxis för att maximera din globala arbetsstyrkas potential och träffa anställda där de befinner sig:

1. Ge rättvisa fördelar

Personalförmåner är ett sätt att locka till sig toppkompetens och förbli konkurrenskraftiga i din bransch. Förmåner kan vara notoriskt komplexa och kostsamma, och de för internationella arbetare är inget undantag.

För ditt globala team, utforma rättvisa förmånserbjudanden kring förmåner som maximerar livskvaliteten för dina anställda inom ramen för deras egen företagskultur. Med andra ord är attraktiva förmåner inte universella. Det lönar sig att göra efterforskningar om vilka förmåner som är mest kulturellt och geografiskt värderade och sedan erbjuda därefter.

Här är några av de mest värderade fördelarna:

• Hälsofördelar, mer i länder som inte har statligt finansierad sjukvård.
• Rese- eller semesterförmåner, särskilt i kulturer eller länder där internationella resor är vanligt förekommande, exempelvis i mindre EU-länder.
• Hyra eller bostadsbidrag, i regioner med höga levnadskostnader.
• Och mer kulturbaserade förmåner.

2. Standardisera prestationsrankningar baserade på befattning

Prestationsrankningar bör vara rollspecifika, ja. Det innebär att deras mätvärden och betygsskalor bör formuleras utifrån överenskomna behov inom avdelningen för att göra recensioner enkla och skalbara. När allt kommer omkring kommer definitionen av en högpresterande mjukvaruutvecklare att skilja sig från en högpresterande reskontraspecialist.

Det måste emellertid finnas tydliga och konsekventa prestandariktmärken bland dina mjukvaruutvecklare och dina bokhållare – oavsett var de befinner sig. Skräddarsy peer-to-peer-prestanda så att de är så ensidiga som möjligt. Använd transparenta, standardiserade kriterier. Se till att alla i teamet vet hur deras prestationer rankas, har tillgång till dessa kvalificeringar och förstår att andra liknande roller jämförs på samma sätt.

3. Tillåt autonomi i schemaläggning

En global arbetskraft innebär vanligtvis att du kommer att ha anställda som arbetar över olika tidszoner. Det kan skapa kommunikationssvårigheter, när det gäller att schemalägga möten, hålla samtal eller slutföra samarbete. När din morgon är någon annans kväll kan det vara svårt att samordna överlämningar eller deadlines.

Lösningen ligger i flexibilitet och en viss omtanke. Internationella arbetare kommer att vara mest produktiva när de arbetar enligt sin egen dygnsrytm, inställd på sina naturliga rytmer. När du schemalägger möten, försök att dela bördan av åtaganden utanför arbetstid över hela organisationen, snarare än att alltid kräva att teamen har en och samma tidszon.

En och annan telefonkonferens efter arbetstid är naturligtvis oundviklig, men att låta internationella distansarbetare bestämma majoriteten av sina arbetstimmar är grundläggande för ett friskt och lyckligt team.

4. Anta bonusar och förmåner

Studier har beräknat att en ökning av budgeten för medarbetarcentrerad tillfredsställelse och engagemangsförmåner med bara 10 % kan öka företagets vinster med nästan 2,500 USD per anställd.

Den avkastningen är övertygande. Att investera i dina globala anställda innebär att investera direkt tillbaka i ditt företag. Är du ute efter incitamentidéer? Det finns massor av kreativa bonusar och förmåner för anställda att använda med ditt distribuerade team:

• betald semester
• betalda sjukdagar
• gratis leverans av lunch eller godsaker
• semester eller prestationsbonusar
• betala abonnemang för branschpublikationer eller gymmedlemskap
• transportstipendier, såsom buss eller tunnelbaneavgift
• sabbatsår eller ”ideacations”
• Biljetter till lokala evenemang, attraktioner, shower med mera.

5. Öva på tillit och transparens

Den rådande visdomen från tänkare som specialiserar sig på hantering av arbetare på distans hävdar att om du inte litar på att dina arbetare arbetar på distans, bör du fundera över varför du anställde dem från början.

Ytterligare aktivitetsspårare eller produktivitetsbenchmarks kan tyckas vara avgörande för ledning av global arbetskraft. Ändå kan denna taktik snabbt slå tillbaka när globala anställda känner att chefer lägger sig i minsta rörelse de gör eller ännu värre, att ”Storebror” alltid tittar.

Ge din internationella arbetskraft på distans de verktyg och resurser som krävs för att trivas i sina roller, och låt dem sedan göra det. Eftersläpande eller improduktiva teammedlemmar är något som snabbt kommer att visa sig på egen hand.

Hur man  ökar det internationella  medarbetarengagemanget

En av de mest citerade nackdelarna med internationellt distribuerade team är det förlorade kamratskapet på kontoret.

I och med att teamet på distans växer har det aldrig varit viktigare att kurera en känsla av anknytning och autentiska interpersonella interaktioner. Chefer kan göra det genom följande taktik:

1. Engagera dig dagligen

Hitta ett sätt att chatta med dina globala anställda på något sätt med hjälp av digitala kommunikationsverktyg, som onlinechattar eller meddelandetrådar. Genom att göra det replikerar de informella mer naturliga samtal som inträffar vid skrivbord, runt vattenfontänen, kaffekokaren och lunchbordet. Du kommer att lära dig mer om dina anställda som riktiga människor, och anställda kommer att känna sig omhändertagna utöver deras arbetsbelastning.

2. Använd flera kanaler för att kommunicera

Delade dokumentsviter för samarbete, telefonsamtal, videosamtal, onlinechatt, e-post, jobb eller företagsforum – det har aldrig funnits fler verktyg till en chefs kommunikativa förfogande. Testa en handfull och se hur teammedlemmarna svarar. Din globala arbetskraft har sannolikt kommunikationspreferenser som baseras på deras kultur, personlighet och erfarenheter. Hitta det som fungerar bäst för var och en utan att vara för stel eller ta det för långt.

3. Schemalägg regelbundna kontrollsamtal

Kontrollsamtal löser tre vanliga operativa smärtpunkter vid ledning av en global arbetskraft:

• Det ger internationella anställda en bestämd tid för att få arbetsfrågor besvarade.
• Det ger chefer en standard kontaktpunkt för att granska arbetsflöden och vidarebefordra projekt eller uppgiftsuppdateringar.
• Det ger utrymme för alla viktiga samtal och interpersonella investeringar som beskrivits tidigare.

Schemalägg dessa incheckningar i realtid, vid en tidpunkt som är rimligt lämplig för båda parter. Använd ett röst- eller videomedium. Håll dig till den bestämda tiden så mycket som möjligt. Detta skapar ansvar och respekterar allas tid.

4. Fira det ni behöver fira

Gör samma slags firanden som du skulle göra om ditt team arbetade internt. Att hitta sätt att fira födelsedagar, milstolpar för företaget eller avdelningen, individuella utmärkelser och globalt relevanta högtider kan kräva lite mer kreativitet. Ändå lönar sig ansträngningen för att skapa gemenskap och främja en gränslös teamrelation.

Dessutom kan du fira med dina teammedlemmar ”bara för att”. Om människor arbetar på distans, planera virtuella glada timmar eller händelser, till exempel en trivia-kväll eller mordmysteriefest, så att alla har chansen att ansluta medan de deltar i en underhållande aktivitet. Om teammedlemmarna är lokala kan du skapa informella happy hours efter arbetet, till exempel varje månad eller varannan månad.

Ett annat alternativ är att ha familjevänliga evenemang, till exempel en företags picknick eller semesterfest. Varje kontor eller filial kan planera och organisera sina egna evenemang baserat på de lokala medarbetarnas kultur och förväntningar. Att ge ditt team en chans att få kontakt utanför arbetstid kommer att hjälpa dem att känna sig mer delaktiga i teamet och hjälpa dem att bygga starkare relationer med sina kollegor.

5. Berätta för dem hur det går för dem

Folk vill ha feedback. På jobbet är feedback det grundläggande sättet att lära sig att känna igen professionella styrkor och blinda fläckar samt hur andra ser på dina bidrag.

Överväg att inrätta årliga, halvårsvisa eller kvartalsvisa granskningssessioner med dina teammedlemmar. Dessa sessioner ger dig en chans att diskutera en anställds styrkor och framgångar, samt möjlighet att utforska områden där det finns utrymme att växa.

Feedbackloopar är fasta protokoll för såväl anställda som chefer för att formulera och kommunicera sina tankar och idéer till relevant personal. Överväg att skapa formella feedbackloopar för din globala arbetskraft, men välj en metod – eller två, eller till och med tre – som uppmuntrar deltagande. Anonyma feedbackundersökningar kan vara bekvämare för arbetare i vissa kulturer jämfört med öppna konversationer, medan andra kanske föredrar att gå igenom en på förhand skriven lista med direkta frågor och svar.

Ledningstaktik för ett företag som sträcker sig över flera länder

Gränser behöver inte betyda gränser för företagsledare. Dagens chef har mer resurser än någonsin för att bygga ett drömteam och sedan styra dem mot framgång med dessa nyckelmetoder:

1. Fokusera på ständiga förbättringar

Internationell HR  tar tid och övning – plus lite flexibilitet. De bästa cheferna för internationella anställda växer i sin förståelse för att det bara är så här saker fungerar. Och att det är helt okej.

Chefer bör lägga fokus på små processförändringar. Deras fokus bör vara på ständiga förbättringar, inte perfektion, att få fram de bästa resultaten och de bästa interaktionerna från sina anställda. Och att förlåta sig själva när vissa motgångar uppstår.

Några av de sätt du kan fokusera på kontinuerlig förbättring inkluderar:

• Att vara flexibel: Att vara anpassningsbar innebär att du ser var det finns utrymme för förändring, och du är villig att göra det. Din ledarstil kan vara perfekt för en arbetsplats baserad i USA men kanske inte passar franska eller japanska anställda. Var redo att ändra dina sätt att passa platsen och kulturella förväntningar.
• Att acceptera feedback: En del av att vara villig att förändras innebär att vara villig att lyssna på dina teammedlemmar. Be dina anställda att ge dig feedback, anonymt, om så önskas. Använd sedan kommentarerna du får för att göra positiva förändringar.
• Leta efter sätt att växa: Du kan också se dig omkring för att se var det finns utrymme för förbättringar. Att ständigt vara på jakt efter tillväxtmöjligheter kan hjälpa ditt företag att trivas när det växer internationellt.

2. Utkontraktera jobb till andra när du kan och när du känner dig bekväm med det

Att vara chef för en global arbetskraft innebär oundvikligen att ta itu med global anställning, global HR, global lönehantering och globala arbetsregler. Det är mycket att stå i för en enda människa.

Överväg dina alternativ. Istället för att ta på dig arbetet som traditionellt är uppdelat i fyra avdelningar kan du samarbeta med en global professional employment organization (PEO). Det här är företag som på ett professionellt sätt hanterar lönehantering, förmåner, efterlevnad av arbetskraft och mer för enheter med globalt anställda.

End-to-end, ledning av internationell arbetskraft är en PEO:s enda uppdrag. De kan hjälpa chefer med:

• Automatisera och hantera kostnader för lönehantering, så att du kan betala vem som helst var som helst.
• Skatteberedning, dokumentation och registrering, genom att undvika internationella böter och andra juridiska konsekvenser för bristande efterlevnad.
• Fördela förmåner och administration, med konkurrenskraftiga, kulturellt informerade program.
• Internationell rekrytering och onboarding, för när du är redo att få din verksamhet att växa.

3. Fokusera på mål och prestationer

De bästa cheferna för distansarbetare håller fokus inriktat på sina mål och fastnar inte för mycket i detaljer. De sätter och kommunicerar en vision, sedan ställning resurser och arbetsflöden, se det till förverkligande.

De fokuserar med andra ord på målstöd och insikt.

Chefer för global arbetskraft kan oroa sig för att deras arbetskraft inte ”gör vad de ska göra”. Dessutom kanske de inte har något sätt att höra efter omedelbart eller hålla anställda på distansa ansvariga direkt. Men det är viktigt att hantera dessa känslor rätt vid sidan av att hantera ditt team. När du ändrar ditt tänkesätt från ”vad som görs” till ”vad som åstadkoms” ger du dina medarbetare frihet och ansvar snarare än att bara övervaka dem. Bättre engagemang hos ditt team samt produktivitet följer därav.

4. Lär dig lokala seder

Ett lands övergripande kultur informerar arbetarkulturen. Det finns inget som skiljer de två.

När du leder arbetare i andra länder har du en sällsynt möjlighet att uppleva nya kulturer och träffa nya människor på egen hand. Dessa erfarenheter kan sedan leda till starkare managementmetoder – och ett starkare företag allt som allt.

• Geografiskt relevant onboarding och utbildning för förbättrad professionell utveckling.
• Förbättrade lokala och regionala förståelser för att förändra affärspraxis och protokoll.
• Skräddarsydd kommunikation för att få de anställda att känna sig uppskattade på ett sätt som de svarar bäst på.
• Maximerad verksamhet, för att öka allas ansträngningar genom pipelines och arbetsflöden som fungerar över gränserna.

Globalization Partners: Din heltäckande resurs för internationell personalhantering

Globalization Partners vet att organisationer idag står inför två vägar – gör det ensamma när de expanderar  utomlands och hantera alla efterlevnads-, drifts- och kulturchocker som ligger framför dem eller ta med  experter  ombord med  global personalhantering  i deras DNA.

Globalization Partners erbjuder ekonomiskt, juridiskt, HR- och verkställande stöd för distansanställda i över  187 länder, vilket ger sinnesro och enkel drift under företagens mest avgörande expansionsögonblick. Vi skulle gärna göra detsamma för dig.

Se själv vad en pålitlig leverantör av global arbetskraftshantering kan hjälpa dig att åstadkomma.

Om du behöver hjälp med global expansion,  kontakta oss idag . Globalization Partners  fullstack globala Global Employment Platform  gör det möjligt för dig att anställa i mer än  187 länder inom några dagar  och utan att behöva upprätta kostsamma internationella dotterbolag. Du identifierar bästa kompetens var som helst i världen, så placerar vi dem under vår fullt rättsenliga globala lönehantering – och lyfter bördan av att reda ut frågor kring global bolagsskatt samt juridiska och HR-relaterade frågor från dina axlar till våra.

Globalization Partners: vi gör global expansion snabb och enkel.