Synkron vs asynkron: Mastering Kommunikation i Remote Workplace

Reglerna för att hantera globala team har radikalt förändrats i dagens värld med distansarbete. Många organisationer har nyligen anpassat sig till inställningar som prioriterar distansarbete och har mött otaliga utmaningar, inklusive att hantera ett team som finns över hela världen, anpassa sina team och tekniska stackar till nya kommunikationsverktyg för att upprätthålla produktiviteten och effektivt kommunicera med sina team över tidszoner.

Idag är förståelse för synkron kontra asynkron kommunikation nyckeln till att frigöra produktivitet och attrahera och behålla talang. Och mer än någonsin är effektiv kommunikation i arbetsmiljön avgörande för att hålla organisationer på topp, oavsett om de hanterar en fjärrstyrd, personlig eller hybrid arbetskraft.

Vad är synkron och asynkron kommunikation?

Synkron kommunikation

Synkron kommunikation är den traditionella kommunikationsmetoden "som sker i realtid mellan två eller flera parter" och används oftast i fysiska kontorsbaserade, skärmmedierade jobb.

Även med övergången till distansarbete har synkron kommunikation förblivit en relevant kommunikationsmetod för många företag. Det fortsätter att stå i centrum i enskilda möten, livesamtal och periodiska möten som de flesta team över hela världen genomför regelbundet.

Synkron kommunikation hjälper chefer att anpassa sina team, känna sina lagkamrater på en personlig ledighet och utveckla känslomässiga kontakter bortom skärmen.

Asynkron kommunikation

Asynkron kommunikation är lika gammal som språket själv - börjar som rock carvings, eller "petroglyphs" och så småningom tar på sig ett mer modernt format som telegram, och nu e-post idag. Denna kommunikationsmetod fick dragkraft och värde i näringslivet i början av fjärrarbetet.

Enligt BBC hänvisar asynkron kommunikation till "utbyten som inte händer i realtid, utan snarare på din egen tid." Det är en fördelaktig kommunikationsstil för distribuerade team över tidszoner, särskilt de som fokuserar på produktion snarare än levande interaktioner.

För organisationer som vill växa är det viktigt att överväga asynkron kommunikation för att anställa, hantera och behålla avlägsna talanger var som helst i världen och för att förbli konkurrenskraftig och produktiv.

Vilka är fördelarna med synkron kommunikation?

• Fördjupad konversation: Ibland är meddelandeappar, som Slack eller Teams, och e-post inte tillräckligt för att kommunicera nyanserna och detaljerna i ett visst projekt. Att vara närvarande gör det möjligt för individer att tala fritt och på ett ostrukturerat sätt, vilket leder till insiktsfulla samtal och produktivitetsökningar.
• Icke-verbal kommunikation: Tanken att 90 procent av kommunikationen är icke-verbal är en myt. Att ha möjlighet att få feedback i realtid är dock värdefullt. Ett leende eller en gest kommunicerar mycket mer än man skulle tro.
• Snabb problemlösning: Att hoppa på ett snabbt samtal och hantera ett brådskande problem är mycket lättare synkront. Chefer måste dock komma ihåg att detta bör vara en sista utväg, och planering bör vara kärnan i någon organisationsstruktur.

Vilka är fördelarna med asynkron kommunikation?

• En kultur baserad på förtroende: Främjande av psykologisk säkerhet är avgörande i fullt distribuerade team. Asynkron kommunikation blir en kraftfull allierad när man delar information över breddgrader och kulturer. Det gör det möjligt för teammedlemmarna att vara mer självständiga i sina dagliga aktiviteter, vilket främjar förtroende bland anställda och deras chefer.
• Produktionsbaserat arbete: Den massiva avskedstrenden visar att arbetare under pandemin har insett att det finns mer i livet än i arbetet. Att plötsligt vara en heltidsförälder, laga mat, träffa deadlines och delta i flera möten per dag var inte hållbart (för att inte tala om att detta inträffade under en psykologiskt utmanande period). Asynkron kommunikation är avgörande för att frigöra ökad produktivitet i produktionsbaserat arbete eftersom de gör det möjligt för individer att undvika omedelbarhet i utbyte mot resultat. I slutändan är det viktigt att anställda gör vad de behöver göra i tid, inte att de ständigt är på samtal för möten eller svarar på e-postmeddelanden direkt.
• Attrahera och behålla globala talanger: Asynkron kommunikation via internet har underlättat samarbete över tidszoner, och högpresterande är angelägna om att leta efter flexibla fjärrarbetsalternativ, oavsett plats. Föga förvånande spikade sökordet "fjärrjobb" dramatiskt på Google under de senaste fem åren. Företag som anställer globalt kan bättre dominera marknader utanför sitt lokala huvudkontor. Men utan asynkron kommunikation är det svårt att locka och behålla denna internationella talang på distans (ingen vill förväntas svara på e-post i samma minut som de tas emot eller delta i möten hela dagen, varje dag).

Hitta balansen mellan synkron och asynkron kommunikation

När chefer anpassar sig till distansarbete blir synkron kommunikation ofta ett hinder för produktivitet. Att inte kunna gå över rummet och diskutera ett visst projekt med teammedlemmar har gjort ledande team ännu mer utmanande. Det blir frestande att ha flera dagliga möten för att se till att alla rör sig i rätt riktning. Detta visar sig emellertid ofta vara kontraproduktivt, avbryta djupa arbetssessioner och leda chefer och team att bränna ut, bli överarbetade och uppleva Zoom-trötthet.

Med detta paradigmskifte måste teamen också möta den svåra utmaningen att anpassa sig till en virtuell arbetskultur som drivs av leveranser och en plötslig ökning av autonomi och självständighet. Att lära sig att balansera synkron och asynkron kommunikation är avgörande för att team ska förbli konkurrenskraftiga och hälsosamma under detta skifte.

Några saker som chefer kan göra för att balansera båda typerna av kommunikation är:

• Var avsiktlig och uppmärksam när du kommunicerar: På skärmbaserade arbetsplatser är kommunikation med avsikt och syfte avgörande. Innan du ringer till ett möte bör chefer se till att ett möte är nödvändigt - chansen är att informationen kan kommuniceras via ett e-postmeddelande eller via en förinspelad video som alla kan se när de har tid. Chefer måste vara medvetna om att människor inte bara arbetar på distans - de navigerar också en stressig tid. Att låta team arbeta med ett flexibelt schema främjar en hälsosam balans mellan arbete och privatliv och produktivitet. Å andra sidan kan det vara fördelaktigt att ha ett snabbt synkront samtal för att lösa några större hinder.
• Bygg en synkron och asynkron kultur: Ofta tror företag med distansarbete att kommunikation i realtid är det som formar organisationens kultur. Detta antagande är dock långt ifrån sant. Företagsledare kan stärka sina team genom att säkerställa en jämn balans mellan aktiviteter i realtid och asynkrona aktiviteter, vilket skapar en uppriktig och hälsosam arbetskultur. Ledare kan öppna en kommunikationskanal för människor att dela sina favoritlåtar, de bästa bilderna av sina husdjur, eller till och med gå ett steg längre och skapa en "Donut" -kanal för människor från olika avdelningar att träffa varandra. Att engagera sig med individer i ett fullt utspritt team handlar om att vara avsiktlig, och att driva på för realtidsmöten utan specifika mål eller agendor kan leda till mindre nöjda anställda eller till och med utbrändhet.
• Släpp kontrollen och lita på ditt team: Ett trendigt ämne i dagens distansarbete är oviljan att implementera flexibelt, asynkront arbete. Det är förståeligt att övergången från personlig teamledning på ett kontor till att hantera allt från en skärm är ganska skrämmande. Chefer leder dock inte längre en arbetsstyrka där noggrann övervakning av aktiviteter är en möjlighet. I miljöer där man prioriterar transparens och förtroende på distans är det effektivare att attrahera och behålla produktiva talanger.
• Akta dig för att skapa en ”alltid aktiv kultur”: Ledare för helt avlägsna team måste vara medvetna om sina anställdas arbetstider, såväl som deras egna, för att undvika utbrändhet. Att uppmuntra mer flexibel, asynkron kommunikation gör det lättare för anställda att stänga av i slutet av dagen. Till exempel, även om det kan vara en fem minuters uppgift som teammedlemmar kan ta itu med när som helst, om de känner att de måste vidta åtgärder omedelbart, uppoffringar som att hoppa över en daglig yogarutin eller vänlig samling efter timmar för att möta deadlines kan bli en vana - en som så småningom kan påverka deras mentala hälsa negativt. Faktum är att, enligt en studie utförd av Indeed, kände sig mer än hälften av de svarande anställda utbrända sedan pandemin började, och mer än två tredjedelar hävdade att utbrändhet hade blivit värre sedan dess.

Hur kan en Global Employment Platform hjälpa företag att förbättra kommunikationen med sina distansteam?

När team kommunicerar väl och lär sig att upprätthålla en sund balans mellan arbete och privatliv betyder det att deras företag är på rätt väg till framgång. En Global Employment Platform kan bidra till en effektfull arbetsplatsupplevelse genom att slå ner hindren för global tillväxt och kommunikation, vilket gör det möjligt för företag att anställa internationella teammedlemmar sömlöst.

Teamledare behöver inte längre hantera komplexiteten i global tillväxtplanering och kommunikation – de kan nu ägna mer tid och energi åt att säkerställa en hälsosam arbetsmiljö där synkron och asynkron kommunikation är balanserad, funktionell och främjar produktivitet.

Globalization Partners tillhandahåller teknik för distansarbete som gör onboarding och kommunikation med internationella teammedlemmar ännu enklare. Programvaran förenklar och automatiserar viktiga HR-, finans- och juridiska uppgifter som lokalt kompatibel kontraktsgenerering och kostnadshantering på några minuter.

Säg adjö till att oroa dig för hur man anställer och hanterar teammedlemmar över hela världen på ett lagenligt sätt. Låt Globalization Partners hjälpa dig att navigera i en värld som prioriteras på distans.

Läs mer om hur Globalization Partners kan hjälpa dig att anställa globalt.