ในบริษัทต่าง ๆ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างสมาชิกในทีมคือกุญแจสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจและการบรรลุเป้าหมายขององค์กร โดยไม่คํานึงถึงงานและตําแหน่งของพนักงานบนบันไดขององค์กร เกือบทุกคนจะต้องเผชิญกับอุปสรรคที่ต้องใช้ความพยายามของทีมและการสื่อสารระหว่างแผนก
จนกระทั่งเกิดการระบาดในปี Covid-192020การสนทนาสามารถเกิดขึ้นได้อย่างง่ายดายโดยการเดินขึ้นไปที่โต๊ะของเพื่อนร่วมงาน อย่างไรก็ตาม การทํางานระยะไกลได้ลบความเป็นไปได้นี้ออกไปอย่างสิ้นเชิง ตอนนี้ การพูดคุยส่วนใหญ่ต้องมีการกําหนดเวลา ซึ่งมักจะทําให้เกิดการชะลอตัวและกระตุ้นให้เกิดผลกระทบจากการทํางานไม่ทันกําหนดเวลาและอัตราการลาออกที่สูง
หลังจากสองปีผ่านไป เป็นที่ชัดเจนว่าข้อตกลงการทํางานจะไม่ย้อนกลับไปที่การตั้งค่าแบบพบหน้าแบบเดิมในเร็วๆ นี้ ด้วยหลายบริษัทที่ทดสอบรูปแบบการทํางานแบบไฮบริดและการจัดการที่ยืดหยุ่น เป็นสิ่งสําคัญที่สุดที่นายจ้างและผู้นําบริษัทจะต้องปรับสติปัญญาของตนให้เฉียบคมขึ้น และหาวิธีที่มีประสิทธิภาพในการรวมสมาชิกในทีมเข้าด้วยกันแม้จะมีข้อจํากัดที่กําหนดโดยระยะทาง
นี่คือกลยุทธ์ที่สร้างสรรค์บางส่วนเพื่อส่งเสริมการสื่อสารในยุคการทํางานระยะไกล:
1. ใช้แท็บเล็ตแบบวาดภาพสําหรับการประชุมเสมือนจริง
ในสํานักงานแบบดั้งเดิม การประชุมเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นทั่วไป ในทางทฤษฎีแล้ว พวกเขาเป็นพื้นที่สําหรับพนักงานในการรวบรวมและแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับงานประจําวันและโครงการที่รอดําเนินการ เมื่อบริษัทต่าง ๆ เปลี่ยนไปใช้การประชุมทางไกลครั้งแรก ผู้จัดการจํานวนมากเพียงแค่แทนที่การประชุมเหล่านี้ด้วยการสนทนาทางวิดีโอแบบกลุ่ม น่าเสียดายที่เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอไม่ใช่โซลูชันที่รักษาได้ทั้งหมด ผู้จัดการควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าการแลกเปลี่ยนเหล่านี้เกิดขึ้นเป็นประจําและสมาชิกหลักของทีมมีส่วนร่วมเสมอ หากทีมมีขนาดใหญ่ หรือพนักงานกระจัดกระจายอยู่ในเขตเวลาต่าง ๆ วิธีแก้ปัญหาในทางปฏิบัติคือการแบ่งกลุ่มตามโครงการที่พวกเขาเกี่ยวข้อง
เป็นสิ่งสําคัญที่สุดที่เสียงของพนักงานแต่ละคนจะต้องรับฟัง — เตรียมพื้นที่ไว้ในวาระการประชุมเพื่อให้สมาชิกในทีมได้ให้ข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับการพัฒนางานและความคืบหน้าที่คาดหวังสําหรับสัปดาห์ที่กําลังจะมาถึง หลายบริษัทกําลังรวมเครื่องมือใหม่ ๆ เข้ากับการประชุมเหล่านี้ เช่น แท็บเล็ตแบบวาดภาพ ช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลสามารถอธิบายแนวคิดได้ทันทีด้วยภาพและการทํางานร่วมกัน
ตามหลักการแล้ว สองสามนาทีในตอนท้ายของการประชุมควรถูกจัดสรรให้กับช่วงถาม-ตอบ ซึ่งเป็น การอภิปรายแบบเปิดที่มีการอภิปรายโครงการต่างๆ และสามารถชี้แจงข้อสงสัยทั้งหมดได้
2. กําหนดเป้าหมายที่ชัดเจน
การมีแนวคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับหน้าที่และบทบาทของพนักงานแต่ละคนเป็นสิ่งจําเป็น เพื่อให้ผู้จัดการสามารถประสานงานทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ การทําแผนเป้าหมายที่กําหนดไว้จะช่วยให้พนักงานรู้สึกมีอํานาจและมีคุณค่า ย้ําเตือนพวกเขาว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของส่วนรวม ความรู้สึกที่มักจะสูญเสียไปในสภาพแวดล้อมการทํางานทางไกล
ทรัพยากรที่สําคัญอีกประการหนึ่งสําหรับทีมทั่วโลกคือเครื่องมือการจัดการโครงการ ซึ่งช่วยกระตุ้นผู้นําโครงการที่แตกต่างกัน พร้อมด้วยภาพรวมของเป้าหมายหลัก กําหนดเวลาเส้นตาย และดัชนีชี้วัดผลสําเร็จของงาน (KPI) ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการสามารถติดตามวงจรชีวิตของโครงการได้ เมื่อสมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้ จะช่วยแก้ไขปัญหาการสื่อสารที่เฉพาะเจาะจงและขจัดความไม่แน่นอนทั้งหมดในเวลาที่เหมาะสม หลีกเลี่ยงความล่าช้า
วิธีการนี้มีประสิทธิภาพมากขึ้นในระบอบการทํางานจากที่บ้าน เทคโนโลยีใหม่ช่วยให้เราทํางานร่วมกันและบรรลุเป้าหมายที่เราไม่เคยคิดว่าจะเป็นไปได้ ตัวอย่างเช่น หากกลุ่มพนักงานทางไกลต้องการประเมินแคมเปญการตลาด จําเป็นต้องพึ่งพาเครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น อาซานา วันจันทร์ หรือ trello เครื่องมือสมัยใหม่สามารถช่วยให้เราติดตาม รักษา และดําเนินการตามเป้าหมายที่กําหนดไว้อย่างชัดเจน ซึ่งเป็นสิ่งสําคัญสําหรับทีมระยะไกลมากกว่าที่เคย
3. ทํางานกับไฟล์ที่ใช้ร่วมกันเพื่อควบคุมเอกสาร
ทุกโครงการมีผู้นํา และส่วนใหญ่แล้ว ผู้ร่วมให้ข้อมูลหลายคน ที่จะต้องมีแนวคิดที่ชัดเจนว่างานนั้นดําเนินการอย่างไรในทุกด้าน เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะประสบความสําเร็จ ในสภาพแวดล้อมทางไกลกับทีมที่กระจาย การควบคุมเอกสารมีความสําคัญมากกว่าที่เคยเป็นมา
การส่งไฟล์ไปมาทางอีเมลและรอให้ทุกคนดําเนินการในส่วนของตนในการส่งมอบให้เสร็จสมบูรณ์มีแนวโน้มที่จะทําให้เกิดการหยุดทํางานในเวิร์กโฟลว์ นอกจากนี้ ยังป้องกันไม่ให้พนักงานปรับเปลี่ยนงานของตนแบบเรียลไทม์และรวบรวมความคิดเห็น หากบริษัทของคุณจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เอกสารที่เป็นความลับจะสามารถจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ที่ได้รับการคุ้มครองได้อย่างปลอดภัย
ผู้จัดการควรพิจารณานําความก้าวหน้าใหม่ๆ ในด้านเทคโนโลยีและระบบอัตโนมัติมาใช้ โดยทํางานร่วมกับไฟล์ที่ใช้ร่วมกันเพื่อปรับปรุงการสื่อสารระหว่างทีม
4. พึ่งพาเครื่องมือการสื่อสารแบบทันที
เมื่อคุณส่งอีเมล จะไม่มีทางรับประกันได้ว่าผู้รับจะเปิดอีเมลนั้นจริง ๆ แล้ว ให้ตอบกลับเพียงลําพัง เมื่อเป็นเรื่องที่ต้องคํานึงถึงเวลาหรือเรื่องเร่งด่วน อีเมลไม่ใช่สื่อที่มีประสิทธิภาพ บ่อยครั้งที่สิ่งที่เราต้องการคือคําตอบที่ "ใช่หรือไม่ใช่" อย่างรวดเร็ว ดังนั้นโซลูชันที่เหมาะสมในการบายพาสผนังกล่องขาเข้าที่ไม่สามารถผ่านได้คือการใช้เครื่องมือการสื่อสารทันที เช่น แอปส่งข้อความของบริษัท
เครื่องมือในปัจจุบัน เช่น Slack, Clubhouse และ Discord จะให้ประโยชน์ด้านการสื่อสารที่มากกว่าความสามารถของอีเมล ตัวอย่างเช่น พนักงานที่ใช้แอป Slack สามารถส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที แบ่งปันเอกสาร ตลอดจนรวม CRM และโซลูชันการจัดการโครงการเข้าด้วยกัน
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อนี้ โปรดดูที่: Synchronous vs. Asynchronous: Mastering Communication in the Remote Workplace
5. ให้ความสําคัญกับการสนทนาเรื่องเครื่องทําน้ําเย็น
“การสื่อสาร” อาจมีความหมายหลายอย่างและไม่จําเป็นต้องเกี่ยวข้องกับงานเพื่อให้เกิดการพัฒนาและเพิ่มผลผลิต มีการเปลี่ยนแปลงและการพัฒนาพฤติกรรมของพนักงานหลายอย่างในช่วงการระบาดใหญ่ การศึกษาล่าสุดพบว่าพนักงานที่เปลี่ยนจากการทํางานในสํานักงานเป็นการทํางานทางไกลจากการนอนหลับที่มีคุณภาพต่ํา ความวิตกกังวล และภาวะซึมเศร้าในระดับสูงหลังจากทํางานที่บ้านมาหนึ่งปี
ผลกระทบเหล่านี้ส่วนใหญ่เกิดจากความรู้สึกของความต่างจากสังคมที่เกิดขึ้นเมื่อที่ทํางานและบ้านเป็นสถานที่เดียวกัน นอกจากผลกระทบด้านสุขภาพจิตแล้ว พลวัตนี้ยังอาจทําให้ความรู้สึกของการเป็นส่วนหนึ่งของพนักงานลดลงและทําลายขวัญกําลังใจโดยรวมของทีมอีกด้วย
แม้ว่าการเป็นเพื่อนร่วมงานไม่จําเป็นต้องหมายถึงการเป็นเพื่อน แต่ก็ไม่สามารถปฏิเสธได้ว่าการพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการในที่ทํางานจะช่วยให้เพื่อนร่วมงานสร้างความผูกพันและเผชิญหน้ากับวันนั้นด้วยทัศนคติเชิงบวก ดังนั้น เราขอแนะนําให้พนักงานมีพื้นที่ในการแสดงออกในระดับส่วนตัวและทางสังคม โดยการกําหนดเวลาพักดื่มกาแฟเสมือนจริงแบบสั้น ๆ
เวลานี้ควรมุ่งเน้นไปที่การสนทนาอย่างไม่เป็นทางการเกี่ยวกับชีวิตประจําวันและไม่เกี่ยวกับโครงการที่รอดําเนินการหรือวิธีการล่าสุดในการปรับปรุงการตลาดวิดีโอ พยายามหลีกเลี่ยงหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับงานและมีจุดมุ่งหมายเพื่อช่วยให้พนักงานได้รับการกระตุ้นพลังงานที่มักเกิดจากการมีปฏิสัมพันธ์ทางสังคม
6. ปรับโซลูชันให้เหมาะกับบุคลิกลักษณะต่าง ๆ
เนื่องจากความนิยมของการโทรวิดีโอกลุ่ม การ1-1เผชิญหน้าจึงลดลงและพบได้ยากในสภาพแวดล้อมการทํางานระยะไกล บุคลิกลักษณะจะแตกต่างกันออกไปเมื่อเป็นเรื่องของการมีส่วนร่วมในเซสชันกลุ่ม: สมาชิกในทีมบางคนกระตือรือร้นที่จะพูดคุย แบ่งปันปัญหาที่พวกเขากําลังเผชิญ และขอความช่วยเหลือ ในขณะที่คนอื่น ๆ จะได้รับการสงวนมากกว่า
ในกรณีเหล่านี้ ความเข้าอกเข้าใจจะกลายเป็นองค์ประกอบสําคัญในการทําให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับโอกาสในการแสดงออกของตนเอง ซึ่งสามารถทําได้โดยการจัดตารางการประชุมแบบตัวต่อตัวสั้นๆ เป็นระยะ ทําให้ง่ายขึ้นสําหรับบุคลิกที่สงวนไว้มากขึ้น เพื่อให้รู้สึกสะดวกใจที่จะเปิดใจโดยไม่ต้องกลัวการตัดสิน
7. หลีกเลี่ยงความเสี่ยง “การควบคุมระยะไกล”
การศึกษาที่ดําเนินการโดยมหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ดตรวจพบว่าผลผลิตเพิ่มขึ้น13ร้อยละเมื่อพนักงานมีโอกาสทํางานจากที่บ้านอย่างน้อยหนึ่งวันต่อสัปดาห์ นี่เป็นเพียงการบ่อนทําลายความเข้าใจผิดทั่วไปที่ผู้คนที่ทํางานจากบ้าน “ขี้เกียจ” หรือ “มีประสิทธิผลน้อยลง”
ในสภาพแวดล้อมของสํานักงานแบบดั้งเดิม พนักงานจะไม่ได้รับการตรวจติดตามอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นรูปแบบการทํางานระยะไกลจึงไม่ควรเปลี่ยนแปลง ผู้จัดการต้องจําไว้ว่าพนักงานเป็นผู้เชี่ยวชาญที่มีความรับผิดชอบและการบริหารจัดการระดับจุลภาคนั้นนําไปสู่ความหงุดหงิด ซึ่งอาจกลายเป็นแรงจูงใจ ลดขวัญกําลังใจของพนักงาน และขาดประสิทธิภาพการทํางาน
ผู้จัดการควรมุ่งเน้นเป็นหลักว่าสามารถบรรลุเป้าหมายได้หรือไม่ มากกว่าที่จะควบคุมเวลาทํางานที่แท้จริง ในระยะยาว ความไว้วางใจจะได้รับรางวัลในระดับผลผลิตที่สูงขึ้น
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่: บริษัทของคุณมั่นใจในการทํางานที่บ้านด้วยการทํางานระยะไกลหรือไม่
สร้างทีมระดับนานาชาติของคุณด้วย Globalization Partners
เนื่องจากการทํางานระยะไกลกลายเป็นวิถีชีวิตแบบใหม่ กลุ่มผู้เชี่ยวชาญที่คุณสามารถว่าจ้างได้ เนื่องจากพันธมิตรทั่วโลกของคุณตอนนี้กว้างขึ้นอย่างมาก ขอบคุณ Globalization Partners ' แพลตฟอร์มการจ้างงานทั่วโลกที่ขับเคลื่อนด้วย AI บริษัทของคุณสามารถจ้าง ร่วมงาน และจัดการทีมต่างประเทศได้ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใด หากคุณสนใจที่จะค้นพบผู้มีความสามารถใหม่ ๆ ในระดับโลก โปรดติดต่อเราหรือขอข้อเสนอ
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทํางานระยะไกลและการจัดการทีมทั่วโลก โปรดดูที่:
