สิ่งที่ทีม HR ทุกคนจําเป็นต้องทราบเกี่ยวกับการลาออกจากงานของพนักงานจากระยะไกล

มีหลายเหตุผลที่พนักงานลาออกจากบริษัท — พวกเขาเกษียณ หางานใหม่ หรือลาออกโดยไม่สมัครใจเนื่องจากการเลิกจ้างหรือการเลิกจ้าง โดยไม่คํานึงถึงเหตุผลเหล่านี้ บริษัทจะต้องเตรียมตัวที่จะทําให้การออกจากบริษัทเป็นการเปลี่ยนผ่านที่ง่ายดาย

การออกจากงานของพนักงานเป็นส่วนหนึ่งของประสบการณ์การทํางานจากทางไกลของพนักงาน และบริษัทต้องเตรียมตัวล่วงหน้าสําหรับกระบวนการลาออกจากบริษัท ซึ่งรวมถึงการลงทุนทรัพยากรเพื่อทําให้กระบวนการราบรื่น เนื่องจากการมองข้ามกระบวนการลาออกอาจทําให้แบรนด์นายจ้างเสียหายได้หลังจากที่พนักงานลาออกไปแล้ว ในความเป็นจริง จากการสํารวจที่ดําเนินการโดย Fractl หนึ่งในสามของพนักงานชาวอเมริกันรอหนึ่งเดือนเต็มก่อนที่จะออกจากการตรวจสอบบริษัทของพวกเขา

การลาออกจากการทํางานมีความสําคัญพอ ๆ กับการดูแลพนักงานใหม่ และเป็นองค์ประกอบสําคัญของวงจรพนักงาน Muryel Dias ผู้จัดการ ฝ่าย HR Operations South & Central America ที่ Globalization Partners กล่าวว่า “การเตรียมความพร้อมเริ่มต้นในนาทีที่คุณเริ่มงานกับพนักงาน และหากไม่มีกระบวนการลาออกที่เหมาะสม บริษัทก็สามารถทําลายประสบการณ์โดยรวมของพนักงานได้” การเตรียมการลาออกของพนักงานอาจเป็นเรื่องท้าทายเมื่อคุณทํางานในสํานักงาน แต่ในสภาพแวดล้อมการทํางานระยะไกล การออกจากงานต้องใช้เวลาและความใส่ใจมากขึ้น

4 เหตุผลที่มีประสิทธิภาพในการออกจากงานคือสิ่งสําคัญสําหรับบริษัทของคุณ

ได้รับการพิสูจน์แล้วว่ากระบวนการลาออกจากบริษัทที่ละเอียดและมีประสิทธิภาพนําไปสู่การรักษาบุคลากรที่มีความสามารถที่ดีขึ้น นอกจากนี้ การออกตัวอย่างมีแบบแผนและไตร่ตรองอย่างดียังช่วยให้มั่นใจได้ว่าทีม HR สามารถอํานวยความสะดวกในกระบวนการสําหรับนายจ้างและพนักงานได้

การสร้างกระบวนการเริ่มต้นเป็นสิ่งสําคัญต่อ:

#1: หลีกเลี่ยงประเด็นทางกฎหมายและการเงิน
การรวบรวมและลงนามในเอกสารที่จําเป็นทั้งหมดซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการลาออกจากบริษัทจะช่วยลดความเสี่ยงของนายจ้างในการร้องเรียนหรือการฟ้องร้องคดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระหว่างการลาออกโดยไม่สมัครใจ เช่น การเลิกจ้าง เมื่อมีกฎหมายเฉพาะประเทศ นายจ้างต้องปฏิบัติตามเพื่อให้แน่ใจว่าการกระทําของตนถูกต้องตามกฎหมาย

#2: ป้องกันการละเมิดข้อมูล
ทีม HR ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเวลาเพียงพอในการล็อกพนักงานออกจากระบบ ปิดใช้งานบัญชี และตัดการเข้าถึงแพลตฟอร์มและข้อมูลที่พวกเขาไม่ต้องการอีกต่อไป หากพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลของบริษัทได้หลังจากที่พนักงานออกจากบริษัทแล้ว ก็อาจนําไปสู่การเผยแพร่ข้อมูลลับที่ทําให้บริษัทตกอยู่ในอันตรายได้

#3: ปรับปรุงชื่อเสียงของบริษัท
ยุติความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและนายจ้างในวิธีที่ดีที่สุดเท่าที่จะทําได้ เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานจะรู้สึกได้รับความเคารพและเห็นคุณค่าสําหรับเวลาที่พวกเขาใช้ไปในบริษัท ความคิดเห็นของพนักงานมีผลกระทบต่อชื่อเสียงของบริษัท ในความเป็นจริงแล้ว การทบทวนมีความสําคัญต่อ95เปอร์เซ็นต์ของผู้สมัครงาน ซึ่งหมายความว่าการทบทวนบริษัทในเชิงลบอาจส่งผลต่อการตัดสินใจของผู้สมัครว่าจะต้องสมัครงานในตําแหน่งใดหรือไม่

#4: รับข้อเสนอแนะที่มีคุณค่า
พนักงานที่ลาออกจากบริษัทโดยสมัครใจคือแหล่งข้อเสนอแนะที่น่าเหลือเชื่อ การรับฟังเหตุผลสําหรับการออกจากงานหรือเพียงความคิดเห็นที่ตรงไปตรงมาของพวกเขาจะช่วยให้บริษัทสามารถปรับปรุงให้ดีขึ้นได้ในอนาคต

จากข้อมูลของ Snapsurveys “บริษัทที่มีผลการปฏิบัติงานยอดเยี่ยมไม่เพียงแต่จะเก่งในการยอมรับความคิดเห็นเท่านั้น แต่ยังมีเจตนาที่จะขอความคิดเห็นอีกด้วย และพวกเขารู้ว่าฟีดแบคจะเป็นประโยชน์ก็ต่อเมื่อมันเน้นจุดอ่อนและจุดแข็งเท่านั้น”

การเลิกงานในสภาพแวดล้อมการทํางานระยะไกล

งานระยะไกลมีข้อดีมากมาย แต่ก็ยังอาจมีข้อเสียบางอย่าง หากไม่มีความเป็นไปได้ที่จะมีปฏิสัมพันธ์แบบพบหน้า อุปสรรคต่อการเชื่อมต่อและการสื่อสารก็อาจกลายเป็นความท้าทายอย่างมากเมื่อต้องออกจากการทํางานจากระยะไกล

“การขาดความใกล้ชิดทางกายภาพทำให้การดำเนินกระบวนการ offboarding ที่รอบคอบเป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งซึ่งมีความชัดเจน การสื่อสาร เป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความไว้วางใจและหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดในเวลาที่พนักงานจากไป” กล่าว Camila Torres , HR Specialist ที่ Globalization Partners .

วัตถุประสงค์ของการกําหนดกระบวนการลาออกคือการสร้างการเปลี่ยนแปลงที่ราบรื่นสําหรับพนักงาน และปกป้องบริษัทจากการรั่วไหลของข้อมูลและความเสี่ยงด้านความปลอดภัย

ปัจจัยที่กําหนดกระบวนการลาออก

มีปัจจัยสองประการที่เป็นตัวกําหนดว่าขั้นตอนใดที่จะดําเนินการในกระบวนการลาออก: เหตุผลสําหรับการออกจากงานและตําแหน่งของพนักงาน

เหตุผลในการออกเดินทาง

บางขั้นตอนของกระบวนการอาจมีความสําคัญมากกว่าขั้นตอนอื่น ๆ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเหตุผลในการออกเดินทาง นั่นคือเหตุผลที่กระบวนการลาออกจําเป็นต้องปรับให้เหมาะกับเงื่อนไขของแต่ละกรณี มีเหตุผลหลักสี่ประการในการเดินทาง:

1. การลาออก
เป็นสิ่งสําคัญสําหรับทีม HR ในการกําหนดกระบวนการที่ช่วยป้องกันการลาออกที่ไม่คาดคิดและให้เวลาเพียงพอในการเติมตําแหน่งงานที่เปิดรับ พนักงานควรได้รับคําแนะนําที่กําหนดข้อกําหนดเพื่อให้แน่ใจว่าการออกจะง่าย แนวทางเหล่านี้อาจกําหนดระยะเวลาการแจ้งเตือนขั้นต่ํา บันทึกการส่งมอบ รายงาน และการเข้าถึงข้อมูลที่จําเป็น

2. ทีม HR เกษียณอายุ
ต้องวางแผนการเกษียณอายุของพนักงานล่วงหน้า พวกเขาควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามแผนเงินบํานาญและกําหนดการจ่ายเงินงวดสุดท้ายให้แก่พนักงาน วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งเพื่อให้แน่ใจว่ามีการเดินทางออกที่น่าพึงพอใจคือการจัดงานเลี้ยงอําลาและการยกย่องที่เหมาะสมให้แก่พนักงานที่เกษียณอายุในรูปแบบของรางวัลหรือของขวัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาทํางานให้กับบริษัทมาเป็นเวลานาน

3. การเลิกจ้าง
พนักงานเป็นเรื่องยาก แต่บางครั้งก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ ในกรณีเหล่านี้ เป็นการดีที่สุดที่จะปฏิบัติต่อพนักงานด้วยความเคารพและความเห็นอกเห็นใจ และแสดงให้ชัดเจนว่าเพราะเหตุใดเขาหรือเธอจึงถูกเลิกจ้าง

4. การเลิกจ้าง
เป็นหนึ่งในงานที่ยากที่สุดของฝ่ายทรัพยากรบุคคล และในกรณีเหล่านี้ กระบวนการลาออกจะต้องวางแผนอย่างพิถีพิถัน พนักงานควรได้รับหนังสือแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรที่ระบุข้อเท็จจริงที่เป็นแรงจูงใจในการไล่ออกและบทความทางกฎหมายที่บริษัทพึ่งพาในการตัดสินใจนี้เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาใด ๆ

โปรดจําไว้ว่าองค์ประกอบที่สําคัญในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เช่น เอกสารที่จําเป็นและระยะเวลาทดลองงานจะแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ การให้พนักงานบอกลาเพื่อนร่วมงาน การเข้าฟังคําขอล่าสุดของพวกเขา และการแสดงให้เห็นถึงความสามัคคีขององค์กรตลอดกระบวนการ เป็นกุญแจสําคัญบางส่วนในการทําให้แน่ใจว่าการไล่ออกจะราบรื่น

จากข้อมูลของ Dias และ Torres เป็นสิ่งสําคัญที่พนักงานจะต้องรู้สึกสบายใจ ไม่ว่าจะเดินทางจากที่ใด ฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ควรลืมว่าพวกเขากําลังจัดการกับมนุษย์ ดังนั้นความเห็นอกเห็นใจ การสื่อสาร และความเป็นน้ําหนึ่งใจเดียวกันจึงเป็นพื้นฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณกําลังจัดการกับกระบวนการลาออกจากบริษัทจากทางไกล

นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสําคัญในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับแพ็คเกจการจ่ายเงินและค่าชดเชยทั้งหมดที่พวกเขามีสิทธิ์ นายจ้างต้องตระหนักว่ากฎหมายและระเบียบข้อบังคับในท้องถิ่นเกี่ยวกับแพคเกจค่าชดเชยและการชําระเงินในระหว่างการเลิกจ้างจะแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศหรือภูมิภาค

ประเภทของตําแหน่ง
ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการลาออกจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับตําแหน่งของพนักงาน ตัวอย่างเช่น การปลดพนักงานบัญชีอาจต้องมีการตรวจสอบบันทึกทางการเงินก่อนออกเดินทาง ในขณะที่การตรวจสอบความปลอดภัยอาจจําเป็นสําหรับสมาชิกไอทีเพื่อป้องกันไม่ให้พวกเขานําข้อมูลที่ละเอียดอ่อนติดตัวไปด้วย

วิธีการสร้างกระบวนการลาออกจากบริษัทจากทางไกลที่มีประสิทธิภาพ
ทีม HR ต้องสร้างกระบวนการลาออกจากบริษัทตามความต้องการเฉพาะของบริษัท กระบวนการจะขึ้นอยู่กับประเภทของการออกจากงานเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งไม่ว่าพนักงานจะออกจากงานโดยสมัครใจหรือไม่สมัครใจก็ตาม รวมถึงข้อมูลพื้นฐาน เช่น ขนาดของบริษัท

ในสภาพแวดล้อมการทํางานระยะไกล กระบวนการลาออกจากบริษัทกําหนดให้บริษัทดําเนินการสื่อสารขั้นพื้นฐานในสภาพแวดล้อมเสมือน ซึ่งน่าจะต้องใช้ขั้นตอนใหม่และการพิจารณาอย่างรอบคอบ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางอย่างเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการลาออกจากบริษัทจากระยะไกลนั้นดําเนินการอย่างถูกต้องตามกฎหมายและประสบความสําเร็จ

1. ร่างแผนการสื่อสาร กระบวนการ
ลาออกจะเริ่มต้นทันทีที่ทีมทรัพยากรบุคคลทราบเกี่ยวกับการลาออก ไม่ว่าจะเกี่ยวข้องกับการปลดพนักงานหรือการลาออกหรือไม่ก็ตาม เป็นเรื่องสําคัญอย่างยิ่งที่จะต้องร่างแผนการสื่อสารทางไกลที่สรุปวิธีการแจ้งให้คนอื่น ๆ ในทีมทราบ สร้างช่องทางทั่วไปสําหรับการสื่อสารและกําหนดเวลาการประชุมและการสนทนาทางวิดีโอล่วงหน้า ตาม Edwina Tan , Director of Global Operations APAC ที่ Globalization Partners จำเป็นต้องใส่ใจกับน้ำเสียงที่ใช้ในอีเมลและการสนทนากับพนักงาน

นอกจากนี้ แผนยังควรพิจารณาลูกค้าของพนักงานและวิธีการแจ้งลูกค้าอย่างเหมาะสม แผนการสื่อสารนี้ต้องมีข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับการออกเดินทางเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด

2. จัดเตรียมเอกสาร
เอกสารสําหรับการลาออกของพนักงานที่ทํางานจากทางไกลไม่แตกต่างจากกระบวนการสําหรับการออกจากงานแบบพบหน้า ยกเว้นต้องทําในรูปแบบดิจิทัล ทีม HR ควรรวบรวมเอกสารทั้งหมดที่จําเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามระเบียบและดําเนินการอย่างถูกต้องตามกฎหมาย จําเป็นต้องทบทวนสัญญาและข้อตกลงการไม่เปิดเผยข้อมูลเพื่อชี้แจงเงื่อนไขการเดินทางขาออกและตอบคําถามใด ๆ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลยังต้องจัดเตรียมเอกสารเกี่ยวกับแพคเกจค่าตอบแทน สิทธิประโยชน์ การชําระเงินคืน และภาษี เอกสารเหล่านี้ทั้งหมดสามารถแบ่งปันผ่านการจัดการเอกสารและระบบลายเซ็นดิจิทัลเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการเป็นไปอย่างราบรื่นและปลอดภัย

3. วางแผนกระบวนการเปลี่ยนแปลง ขั้นตอน
ที่สําคัญที่สุดในตอนนี้ในกระบวนการคือการสร้างแผนในการเปลี่ยนผ่านงานและความรับผิดชอบหลังจากการลาออกของพนักงานจากทางไกลราบรื่น แผนนี้ควรมีการติดตามความคืบหน้าทางออนไลน์เป็นประจําเพื่อทบทวนสถานะของโครงการ มอบหมายงานที่เริ่มต้นโดยพนักงานแล้ว และวางรากฐานเพื่อให้พนักงานใหม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ที่จําเป็นต่อไปได้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องมีความชัดเจนกับทีมที่ได้รับผลกระทบว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะมีลักษณะอย่างไรและการทํางานของพนักงานจะจบลงที่ใด

4. กําหนดเวลาช่วง
การถ่ายทอดความรู้ออนไลน์ ส่วนนี้เป็นหนึ่งในส่วนที่สําคัญที่สุดของการออกตัวจากทางไกลที่มีประสิทธิภาพสําหรับการออกจากงานโดยสมัครใจ ระหว่างช่วงการถ่ายทอดความรู้ออนไลน์ พนักงานที่กําลังออกจากงานจะแบ่งปันข้อมูลกับเพื่อนร่วมงานหรือผู้ใต้บังคับบัญชาของตน และกับพนักงานใหม่ หากเป็นไปได้ ข้อมูลนี้ควรรวมถึงบันทึกความรับผิดชอบและงาน สถานะของโครงการ และการเข้าถึงข้อมูล ซอฟต์แวร์ และเอกสาร

5. กู้คืนทรัพย์สิน
ของบริษัท หากบริษัทจัดหาอุปกรณ์และทรัพย์สินให้กับพนักงานในระหว่างระยะเวลาดํารงตําแหน่ง เป็นสิ่งสําคัญที่จะต้องส่งเอกสารเหล่านี้กลับไปยังนายจ้างก่อนออกเดินทาง ทีม HR ต้องทํารายการตรวจสอบดิจิตอลและการเตรียมการเพื่อรวบรวมสินทรัพย์เหล่านี้ใน วันที่ผ่านมาก่อนที่พนักงานจะออกจากบริษัท รายการตรวจสอบนี้อาจรวมถึงรายการต่าง ๆ เช่น คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ กุญแจ บัตรประจําตัว และบัตรเครดิตองค์กร และควรส่งไปยังพนักงานที่กําลังจะออกจากงานพร้อมกับการส่งคืนจดหมายทรัพย์สินของบริษัทในรูปแบบดิจิทัล

6. ลบบัญชีผู้ใช้
การทํางานระยะไกลต้องการการแบ่งปันข้อมูลออนไลน์ ดังนั้น พนักงานจึงสามารถเข้าถึงเครื่องมือภายใน เช่น บัญชีอีเมล ไดรฟ์ ฐานข้อมูล และแหล่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อน การยกเลิกการเข้าถึงข้อมูลนี้ของพนักงานจากระยะไกลและการกู้คืนสินทรัพย์ดิจิทัลใด ๆ รวมถึงรหัสผ่านและรหัสคีย์ ช่วยป้องกันการละเมิดความปลอดภัย ไม่ว่าความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและลูกจ้างจะดีเพียงใด พนักงานที่กําลังออกจากงานไม่ควรเข้าถึงข้อมูลใดๆ เมื่อไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของทีมอีกต่อไป

7. ดําเนินการสัมภาษณ์
เมื่อออกจากงานแบบเสมือน ในขณะที่ใช้ได้เฉพาะกับการออกจากงานโดยสมัครใจเท่านั้น การสัมภาษณ์เมื่อออกจากงานแบบเสมือนคือกุญแจสําคัญในการสร้างความมั่นใจว่าการออกจากงานจะมีผลกระทบ วัตถุประสงค์ของการสัมภาษณ์เหล่านี้คือเพื่อขอความคิดเห็นที่มีคุณค่าเกี่ยวกับประสบการณ์ของพนักงานภายในบริษัท นี่จะเป็นโอกาสสุดท้ายที่จะทําให้พนักงานมีความประทับใจในเชิงบวกก่อนออกเดินทาง นอกจากนี้ยังเป็นวิธีการที่ดีในการรวบรวมข้อมูลที่จะช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้นในอนาคต ใช้โอกาสนี้เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับบทบาท การรับงานจากทางไกล และประสบการณ์โดยรวมของพวกเขา

การสร้างกระบวนการลาออกจากบริษัทจากทางไกลที่มีประสิทธิภาพจะเป็นประโยชน์สําหรับบริษัทเช่นเดียวกับพนักงาน อย่างไรก็ตาม อาจเป็นเรื่องยากที่จะจัดการกับความซับซ้อนที่เกี่ยวข้องกับการลาออกของพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการสื่อสารแบบตัวต่อตัวไม่ใช่ทางเลือก

Globalization Partners ' AI ขับเคลื่อน แพลตฟอร์มการจ้างงานทั่วโลก จะช่วยให้คุณมั่นใจถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบในระหว่างการลาออกจากงานของพนักงานต่างประเทศของคุณ

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ G-P Recruit  โปรดไปที่เว็บไซต์ของเรา และแจ้งให้เราทราบว่าเราสามารถช่วยคุณค้นหาบุคลากรที่ดีที่สุดในสถานที่ที่เหมาะสมในราคาที่เหมาะสมได้อย่างไร