入職和離職在每家公司的順利經營中扮演著基本角色。 這些經驗對員工有長期的影響，因此讓這些流程吸引人且令人難忘非常重要。
離職體驗經常被忽視，但與離職體驗不那麼重要，因為苦味離職可能會帶來長期後果。 根據 Glassdoor 的調查，在做出職業決策之前，有 70 % 的求職者研究公司評論，其中許多評論都是由前任員工撰寫。
在遠端工作環境中，建立結構化的入職和離職計劃具有更高的複雜性；存在不同的挑戰，例如溝通差距、不同的時區以及對比的文化背景，因此根據這種新的工作方式調整現有流程非常重要。
設計入職和離職計畫時要記住的基本層面是法規遵循。 管理全球團隊意味著斟酌不同的法律法規，因此在員工生命週期的每個階段，合規應始終是首要任務，以保護公司的資產和資訊、避免法律問題，並保持您的聲譽完整。 在本文章中，我們將解釋如何在入職和離職階段確保遠端團隊的合規性。
什麼是入職？
通常，新員工的第一週致力於入職，包括熟悉公司願景、使命、價值觀和文化的活動。 這有助於新員工瞭解組織結構及其角色的特點。 簡單來說，這是您的新人才對公司的第一印象。
儘管 Gallup 的研究顯示，儘管如此，但只有 12 % 的員工認為他們的雇主在新團隊成員入職時做得很好。 入職不應減少為介紹會議和經理核查。 您可以為每位新員工指派一名資深員工，藉此獲得額外獎勵；如果他們在入職的第一週有疑問，可以請同事協助。
結構化的入職流程是讓遠端員工感覺與公司有連結的關鍵，即使他們分散在世界各地也是如此。 從長遠來看，它還有助於加快生產效率並降低誤差範圍。
您可以透過完成以下任務來確保合規的入職流程：
驗證並收集必要的文書工作：文書工作可能非常繁瑣，但工作合約等文件對於滿足國內標準以及清楚地概述新人才的工作期望至關重要。
為使此程序完全合規，請確保您的新員工理解僱傭條款並簽署保密協議、反騷擾政策、健康保險表格及終止條款。 為使此程序完全合規，請確保您的新員工理解僱傭條款並簽署保密協議、反騷擾政策、健康保險表格及終止條款。
在這個初始階段，要考慮的一個重點是員工隱私。 有關雇主與員工關係的義務和權利可能因國家而異，在為國際團隊制定政策時，必須考慮這些細微差別。
雖然雇主通常可以存取公司擁有設備的資訊，但取得員工同意仍很重要。 公司通常可以監控以下方面：
- 商務電子郵件
- 工作管理平台
- 網路瀏覽歷程記錄
- 地理位置
溝通工作流程：根據 SHRM，溝通不良可能導致關係受損、信任受損，以及工作場所中憤怒和敵意程度較高。
因此，以清晰且動態的方式傳達貴公司的工作流程，將有助於簡化任務、提高團隊士氣，最重要的是，有助於員工瞭解工作期望。
您可以透過虛擬會議、手冊和電子郵件來溝通和重申公司流程。 所有資訊都必須透過公司電子郵件和安全伺服器分享和回答，以減少資訊洩露。
提供特定工作的培訓：一項由 Upwork 所進行的研究預測，在未來五年，36.2數百萬員工將遠端工作。 這代表與疫情前統計相比，增加了87百分比。 因此，必須重新評估傳統訓練計畫，以協助遠端勞動力蓬勃發展。
如果公司沒有對員工進行適當的審查，或未能提供特定工作的培訓，就可能導致工作場所疏忽而代價高昂的訴訟。
例如，如果員工被要求使用設備，但缺乏必要的技術技能，雇主可能要對員工自己或工作場所的其他人因未事先提供適當訓練程序而造成的任何損害負責。
什麼是離職？
無論是自願辭職還是裁員，終止聘僱關係永遠不是一件令人愉快的事。 但是，您可以透過建立結構化的離職計劃來讓這個過渡順利，這不僅有助於避免未來的法律問題，還能培養您的雇主品牌。
People Path 和 Cornell University 的一份報告發現，約有三分之一的前員工與前雇主保持聯繫；而 15% 的新員工來自前員工的推薦。 因此，對離職員工留下良好印象，可以讓您的公司脫穎而出，並有助於吸引未來的全球人才。
您可以採取以下行動來確保合規的離職流程：
通知聘僱終止：在終止遠端員工時，最好在視訊通話中面對面進行。 這樣您就可以進行私人對話，並冷靜地解釋解雇背後的原因。
離職政策在每個國家都不同，因此法規遵循對於避免公司未來的法律後果至關重要。
例如，在美國，自由就業允許雇主在未經事先通知的情況下隨時自由解僱員工。
另一方面，在英國，雇主必須針對每一年的服務發出一周的通知，如果受僱達 12 年或以上，則必須發出數12週的通知。 隨時掌握這些特定國家/地區的法規，將有助於確保離職過程中的合規。
另一方面，在英國，雇主必須針對每一年的服務發出一周的通知，如果僱用 12 年或以上，則必須發出數12週的通知。 隨時掌握這些特定國家/地區的法規，將有助於確保離職過程中的合規。
保護智慧財產：您知道 20% 的公司曾發生前員工資料外洩事件嗎？
以下是一些保護資料安全的可行提示：
- 促進人力資源和 IT 部門之間的跨職能合作。
- 避免使用共用帳戶。
- 定期變更密碼。
- 立即停用離職員工的登入和電子郵件帳戶。
- 安排定期資料備份。
由於無法以與現場團隊相同的方式監控資料流，因此遠端工作人員更容易受到資料洩露的影響。 一些其他促成因素包括：
- 使用個人裝置存取敏感的公司資訊。
- 正在連線至公用 Wi-Fi 網路。
- 將公司資料儲存在雲端。
資料洩露的法律後果可能會對您的聲譽和財務造成損害。 例如，英國航空因導致網路攻擊的安全2020漏洞而必須支付 20 百萬英鎊的罰款，導致客戶和員工的個人資料洩露。
提供足夠的遣散費和解僱補償：員工有權獲得的最終遣散費是根據終止的原因和服務時間長度計算，請務必研究國內法規，以避免不當付款訴訟等法律問題。
例如，德國沒有法定遣散；但是，許多雇主提供每年服務年薪50的百分比。 另一方面，在中國，資遣費相當於每一年服務年資一個月的全薪。
終止流程中的任何失誤，尤其是在遣散費支付義務方面，都可能導致嚴重且代價高昂的合規問題。
成功入職和離職體驗的關鍵
請記住，員工的第一印象與最後的告別同樣重要。 如果不理會這些流程，不僅會影響員工的績效，還會損害您的聲譽，導致難以留住和獲得未來的人才。
法規遵循可協助您避免法律問題並保護公司資產。 從長遠來看，結構化的入職和離職計劃可以幫助您成為首選雇主，並在全球範圍內脫穎而出。
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