主要心得
- 結構化的入職和離職流程可協助您的團隊保持合規，同時保護資料。
- 領導者必須遵守其最後員工工作地點的當地勞工法，而不僅僅是公司總部的地點。
- G-P雇主簡化了海外入職和離職，幫助您在180以上國家保持合規。
根據蓋洛普的研究，只有12 % 的員工強烈認同他們的組織有有效的入職流程。
順暢的入職流程有助於新員工成功，並提高生產力、員工體驗和員工留任率。
強而有力的離職有助於保護資料並與公司校友保持積極的關係。 離職流程不完整可能導致前員工可以自由存取公司係統、設備和商業機密。
友好離職的員工也不太可能在網路論壇上發表對該公司的負面評價。這一點很重要，因為 Glassdoor 報告稱，有70 % 的求職者在申請職位之前會閱讀這些評論。
本指南將協助您改入職和離職流程，以培養積極的員工體驗並降低海外工作合規風險。
合規的員工入職和離職流程的重要性
管理良好的員工入職和離職流程可以保護您的團隊免受稅務責任、勞資糾紛和資料隱私問題的影響。領導者需要了解入職和離職規定，為世人爭取機會均等的世界。他們的業務運營，尤其是在管理外部或全球團隊時。 為員工進出公司製定結構化的工作流程，有助於團隊保持合規性，保護公司資產，並維護強大的雇主品牌。
這些流程中的錯誤可能會導致員工分類錯誤罰款或追溯性法定社會繳款。可能存在與當地加班和帶薪休假規則相關的薪資和工時索賠。 此外，如果前員工仍然可以存取公司資料或設備，可能會造成嚴重的安全問題。
記錄雇主，例如G-P雇主，可以幫助您在入職和離職雇主時管理全球法規。 雇主登記可以提供額外的法律保護，減輕行政負擔，並讓您的人力資源團隊騰出時間來管理營運。
如何讓邊端員工順利入職
建立結構化的入職培訓框架有助於新員工快速融入他們的職位和團隊中。這不僅有助於遵守規定，還可以提高生產力、員工滿意度和員工留任率。
遵循以下五個步驟，即可有效完成員工入職流程：
步驟1 ：驗證工作授權並產生合約
- 完成強制性身份驗證，例如在美國將 I- 9表格輸入 E-Verify 系統，或在英國進行數位工作權利核查。
- 提供符合規定的合同，包括職位分類、保密協議（NDA）和智慧財產權（IP）轉讓。
- 使用G-P的僱傭合約產生器，即可立即建立量身定制的本地化合同，簡化在180個國家的入職流程。
步驟2 ：提供安全設備並保護主機板數據
- 為員工配備公司統一管理的電腦和設備，以降低安全風險。
- 設定行動裝置管理 (MDM) 設定文件，包括全磁碟加密、自動虛擬私人網路 (VPN) 隧道和單一登入 (SSO)。
- 只提供新員工其特定職位所需的軟體許可證。
步驟3 ：建立明確的末端工作與費用政策
- 討論核心工作時間、溝通方面的期望、員工的斷網權利。這些標準可能因員工的工作地點而異。
- 概述邊端員工的費用和報銷流程。一些地區，例如加利福尼亞州、伊利諾伊州和墨西哥，可能需要報銷一些費用，例如家庭網路和電費。
步驟4 ：自動化入職文件與福利登記
- 利用自助式數位入口網站，消除人工文書工作。
- 受僱後立即為團隊成員加入強制性國家健康、退休金和人壽保險政策。
- G-P Assist提供24 / 7人工智慧引導的入職支持，以回答當地福利和設定問題。 這可以幫助您在幾分鐘內完成國際化員工的入職流程。
步驟5 ：建立同儕指導關係和里程碑檢查
- 為每位新進員工配備一位入職指導夥伴，幫助他們了解跨職能工具和公司文化。
- 安排30 、 60 90天的檢查，以明確預期、提供支援並防止過早運作。
觀看實際示範： Simulations Plus在 9 月經值得信賴的合作夥伴ADP推薦後，改用G-P名稱雇主2022 。 影響立竿見影。
憑藉G-P全新的人工智慧引導入職體驗，我可以在10分鐘內產生一份合約。 就在昨天，我當天就完成了英國合約的創建、發送和候選人批准。
如何讓遠端員工離職
人力資源、IT 和法務團隊應通力合作，制定標準化的員工離職流程。這最大限度地減少了監管處罰、安全漏洞和錯誤的結束聘用糾紛的可能性。
使用以下五步驟清單，安全合規地辦理離職手續，避免代價高昂的錯誤。
步驟1 ：協調跨職能溝通與知識轉移
- 在向整個團隊宣布員工離職之前，請務必確保薪資、人力資源和 IT 團隊知道該員工即將離職。
- 制定知識轉移、記錄流程、轉移驅動器和文件存取權限以及重新分配客戶的計劃和時間表。
- 進行離職面談，以獲取回饋意見，發現結構性問題，並與離職員工保持良好的關係。
步驟2 ：撤銷對數位系統的存取權限
- 根據Beyond Identity 的研究， 74 % 的雇主曾遭遇前員工破壞其數位安全的情況。安全的離職流程有助於消除這種風險。
- 透過設定HRIS 到身分提供者(IdP) 來自動取消配置，以便在員工離職時撤銷 SSO 憑證、結束活動的 VPN 會話並取消 OAuth 存取權杖。
- 將重要郵件和日曆邀請轉發給部門經理，以維持業務連續性。
步驟3 ：回收公司設備
- 使用 MDM 軟體在終端僱員的最後一個工作日結束後立即「擦除」其裝置上的資料。
- 將預付郵資並附有追蹤號碼的保護性回寄包裝盒寄送到員工地址。這將有助於確保設備及時退回，在運輸過程中不會損壞，並且可以在整個過程中輕鬆追蹤。
- 如果員工沒有歸還公司設備，未經授權，你不能從他們的最終薪水中扣除該費用。根據員工的工作地點，這可能違反勞動法並引發薪資盜竊。 在管理IT資產歸還時，了解當地法規非常重要。
步驟4 ：發放最終薪資、法定遣散費和稅務文件
- 計算應計、未使用的已付請假 (PTO)、按比例分配的獎金和法定遣散費。
- 依當地規定處理最終薪資單。例如，加州的員工必須在結束聘用後立即獲得全額薪資。
- 簽發所需的稅務表格，例如美國的 W- 2和英國的 P 45 。
遠端離職流程中最常見的錯誤4
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錯誤 |
風險 |
解決方案 |
|---|---|---|
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延遲取消配置 |
未經授權的存取、資料外洩、隱私罰款和商業機密外洩。 |
在最後一個工作日結束時，停用電子郵件、SSO、VPN、雲端服務、MFA、共享密碼和徽章。 對於高風險終止妊娠，應立即採取此措施。 |
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工資扣除 |
非法扣除索賠、違反最低工資、要求拖欠工資、合法罰金。 |
檢查受保護工資額度，僅在法律和合約條款明確允許的情況下扣除。 否則，先全額支付工資，再另行追回損失的款項。 |
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最終工資延遲支付 |
未付工資索賠，包括應計利息和佣金。 |
在員工離職前計算最終工資，並按當地規定的截止日期支付。 在美國，各州的截止日期各不相同。在英國，最後一筆薪酬會在正常的發薪日支付。在德國，通常會有一個合約規定的到期日或違約到期日。在墨西哥，最終工資應在離職時支付。 |
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未記錄的設備 |
設備遺失、資料外洩或所有權或歸還證明不足。 |
追蹤物品、序號、使用者和狀況。保留已簽署的借還記錄，提供預付運費標籤，並鎖定或清除遺失的設備。 |
管理全球團隊的入職和離職流程
領導全球團隊時，要牢記當地規則。員工的實際工作地點，而不是公司總部所在地，決定了適用的法律。確保不同地區的僱傭合約、稅務登記和其他要求保持一致，以便跨境合規地進行員工入職和離職手續辦理。
這些建議有助於支持全球合規性。
遵循員工工作地點當地勞工法
- 員工的實際工作地點決定了其就業權利，包括強制性福利、工作時間和解僱程序。
- 例如，歐洲和拉丁美洲的員工享有解僱保護，而美國員工可能受到「自由裁量權」的限制。
- 減少對外部律師的依賴，並使用G-P Gia™簡化整個流程—從規劃到最終薪資和文件編制。
防止獨立約聘人員分類錯誤
- 員工分類取決於專業人員的日常工作，而不是合約中的條款。有些國家在進行法律分類時，會評估員工的工作時間控制權、員工的報告對象，甚至是否使用自己的設備。
- 對勞工進行錯誤分類可能會受到嚴厲處罰，包括被要求補繳稅款和強制性福利，以及承擔民事罰款和法律後果。
- G-P Contractor可以幫助您即時建立合規合同，避免工人分類錯誤。
導航公司稅實際關聯及常設機構（常設機構）
- 全球雇主需要意識到，在某些地點擁有海外員工可能會引發公司稅負債或常設機構（常設機構）。
- 雇主需要依照當地法律設立地方稅預扣、失業帳戶和工人報酬基金才能合規。
- 與信譽良好的雇主合作可以降低常設機構風險。
評估雇主的好處
- 設立全球實體可能成本高且耗時數月。G-P名義雇主可讓您更快進入市場並在180多個國家提供即時、合規僱用支援。
- G-P名義雇主直接將本地勞動規則編碼到招募流程中，從而減少了耗時的人工調查需求。
- EOR 可以讓您以較低的財務風險測試新市場，如果情況不妙，也可以更輕鬆地快速撤資。
跨地點過渡要求
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國家 |
合約要求 |
工作權時間 |
遠距辦公和費用支持 |
終止通知 |
強制性遣散費 |
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美國 |
無需簽訂聯邦政府通用的書面合約。州法律可能要求發布僱用或支付通知。 |
員工在第一個工作日前完成 I- 9員工部分。雇主應在三個工作天內完成其部分工作。 |
沒有聯邦末工作津貼。 有些州要求償還必要的就業費用。 |
個人自由僱傭通常會終止，恕不另行通知。 《工人調整與再訓練通知法》(WARN) 可能要求對受該法管轄的大規模裁員提前60天發出通知。 |
聯邦沒有一般的遣散權。 合約、政策、福利計劃、工會協議或州法律可能要求支付款項。 |
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英國 |
第一天就給予主要書面條款。請在兩個月內完成剩餘的付款要求。 |
工作開始前，請確認該員工的工作資格。在臨時權限到期前重複檢查。 |
沒有現金津貼。提供健康和安全所需的設備。 |
雇主通常會在員工入職一個月後一週內發出解僱通知。兩年後，通常每年一周，最多可達12週。 |
裁員補償金通常需要兩年的服務年資。 |
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德國 |
第一天就給出關鍵術語，其他術語在一週內給出。定期合約必須符合格式規定才能開始工作。 |
工作開始前，請核實身分和工作許可。已獲批准的許可必須適用於計劃進行的工作。 |
沒有固定津貼。雇主提供必要的設備或支付工作費用。 |
在雙方約定的試用期內，通知期為兩週。否則，通常至少需要四周時間，隨著服務品質的提高，時間也會延長。 |
沒有普遍適用的遣散費。賠償金可能來自協議、社會計畫、和解協議或特定的解僱要約。 |
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墨西哥 |
需要書面勞動合約。 應該明確列出主要工作條款。 |
國際工人需要獲得許可才能開始工作。按時完成移民和社會安全步驟。 |
對於超過40 %} 的常規遠距辦公，請提供所需設備。支付網路費用和合理份額的電費。 |
沒有一般提前通知期間。 因故解僱需要書面通知。 |
無正當理由解僱通常包括三個月的工資、應得的工齡津貼以及最終應得的福利。 |
使用 G-P 簡化遠端入職和離職流程
G-P是全球首家代理的全球就業平台™ （全球僱傭平台）。 該平台及其人工智能驅動的產品 -雇主雇主、承包商和Gia - 支持公司建立和管理全球團隊：
- G-P雇主：在180以上國家僱用，沒有新的法人實體。 我們處理整個僱傭生命週期——從當地薪資待遇和福利到勞動法和合規性。
- G-P Gia™ ：透過我們由人工智慧驅動的全球人力資源代理，獲得經過專家審查的合規指導，並在幾秒鐘內自動執行人力資源任務。
- G-P Contractor ：簡化合約創建，降低分類風險，並在幾分鐘內而不是幾小時內完成全球支付。
預約示範，了解G-P如何協助您在全球合規地辦理員工入職和離職手續。
員工入職流程是怎麼樣的？
員工入職是指為潛在新進員工做好工作準備的過程。 這包括完成強制性文件、審查公司政策、設定工資和系統存取權限、發放設備以及提供培訓。
員工離職流程是什麼？
員工離職手續是指員工離開公司後所涉及的行政流程。正確管理此流程有助於保持合規性，保護機密數據，並促進與公司校友的積極關係。
人力資源部門如何改善員工入職和離職流程？
人力資源部門應規範這些流程，為每個步驟指定明確的負責人，自動發送提醒，並建立一個集中系統來管理所需的文件和批准。領導者應定期檢討這些工作流程，以確保其符合當地勞動法。
員工離職清單包含哪些步驟？
離職清單應包括知識和工作流程交接、最終薪資、福利揭露、所需通知、權限移除和設備歸還。人力資源負責人應與員工的經理以及薪資、IT 和法務團隊協調此過程。
離職流程如何保護公司資料並支援合規性？
公司應立即取消離職員工對內部系統的存取權限，並確保所有設備歸還，以保護公司資料。符合規定的離職流程還應滿足處理最終薪資、提供福利終止通知以及僅儲存必要的員工記錄和個人資料的所有法律要求。