制定明確而詳細的遠端工作政策是確保遠端工作成為公司財富的關鍵。 對於提高生產力和團隊的整體成功也至關重要。
無論當前世界狀況是否迫使您的公司採用遠端工作方式，制定遠端工作政策都會幫助公司更具靈活性和適應性。
值得注意的是，遠端工作概念並非產生於新冠病毒疫情期間，這個概念以前就很常見，並且將逐漸成為公司必須接受的概念。
美國人口调查局和美國勞工統計局的資料顯示，從 2017 年到 2018 年，有 470 萬人（約占美國勞動力的 3.4%）採用遠端工作方式。 這表明，相比 2015 年，增加了 1%，即 800,000 人。
根據 Global Workplace Analytics (GWA) 的資料可知，從 2005 年到 2018 年，遠端員工數量增加了 173%。 GWA 還發現在全球範圍內，甚至在新冠病毒疫情之前，「多項調查一再表明，有 80% 的員工希望至少某些日子可以在家辦公。」
遠端工作政策 讓您的員工清楚地瞭解公司對 遠端工作者 的期望。 建立您的政策 將 幫助您 鞏固 指導原則， 轉變您的 遠端團隊並 吸引人才。
什麼是遠端工作政策？
遠端工作政策是一套針對在家或在辦公室以外的地點辦公的員工準則。
遠端工作政策 的目的是從一開始 就 管理 員工 的期望， 並 更容易 提高 參與度和生產力。
【bctt tweet=”遠端工作政策是一套針對在家或在辦公室以外地點工作的員工的準則。” username=”globalpeo”】
遠端工作政策應包含哪些 資訊？
據求職網站 Betterteam 稱，遠端工作政策應包含以下資訊：
- 資格
您公司中的每個人都可以在家工作嗎？ 還是說就幾支團隊符合在家辦公的資格？ 必須明確規定可以在家辦公的部門、團隊或員工類型及其在家辦公的頻率。 從現在起至 2025 年，在家辦公人數預計將增加 8%。 制定遠端工作/在家工作政策時，應考慮哪些職位只能在辦公室辦公。 如有要求，請準備好提供遠端工作政策範例。 - 規則和公司政策
在家辦公不排除任何人，無論其職位或責任如何，都不能遵守他們在辦公室所遵守的相同規則和政策。 必須提醒員工遵守員工手冊，即使在遠端工作也要如此。 公司所有規定和政策，例如病假及休假規定和政策，在遠端工作時仍應適用。 提供新版員工手冊可能並非必要，但卻是在家辦公政策文件的重要組成部分。 - 期望
本部分將說明您希望員工提供的績效、品質、生產力和成果。 您還應說明為幫助員工遵守公司標準，您會提供哪些工具和資源。 這應包括工作時數和績效期望。 當習慣於辦公室介面的員工適應如何在家辦公時，您需要靈活使用規則和政策以及適當調整期望。 - 溝通
釐清員工應如何溝通。 說明哪些工具可用於通訊及其使用方式。 詳細說明召開會議的方式以及會在哪些平台召開會議。 您還可以在此處說明您將使用同步還是異步通信。 雇主還應提供緊急通訊方式，以防出現技術問題、停電或其他不可預見的複雜情況。
- 安全
確保您的員工瞭解貴公司對網路安全的重視程度。 報告顯示，資料洩露可能造成每年 $392 萬美元的損失。 遠端工作期間，機密資訊和資料會在線上共享。 員工必須知道自己的資料是安全的，以及瞭解如何正確處理敏感和機密資料。 說明您會採取什麼措施來確保受保護資訊的安全性，包括 VPN、安全網路、強密碼和雙因素登入驗證。 說明員工能否使用自己的裝置居家辦公，或者是否必須使用公司的裝置辦公。 - 保險和責任
如果您的員工在遠端工作時發生意外，會發生什麼事？ 您需要意識到這一點，員工也是。 如何提出保險索賠？在遠端工作政策下應由誰來負責？ 在一切都是遠端完成的情況下，如何處理舉證責任？ 在遠端工作期間受傷的員工需證明自己是在工作時間內在履行所分配的工作任務的過程中受的傷。 列出他們應該遵循的步驟和應該聯繫的人員。
除了這些資訊之外，貴公司可能還希望解決以下問題：
- 員工權利
確保快樂員工清楚定義休息時間、用餐時間、請假流程等的絕佳方式。 每個人需要瞭解自己作為員工與作為遠端員工所分別擁有的權利，以及這二者之間可能存在的區別。 - 公司使命和願景
即使是在家工作，您的團隊和他們所做的工作仍然代表著您的公司。 員工可能已經瞭解公司的使命與願景，但也可能因為大量的入職培訓資訊而已經忘掉了它們。 提醒員工公司的目標並花時間調整此目標使其適應遠端工作模式，在任何時候是一個不錯的主意。 - 衝突解決
當人們沒有面對面互動時，衝突可以減少，因為摩擦可以減少。 另一方面，距離讓人們難以瞭解彼此的想法，因而產生新的挑戰。 百分之 80 以上的遠端工作員工認為某些工作場所的衝突可能會影響他們的日常工作狀態。 讓您的員工知道，在發生衝突時，他們可以告訴誰以及應該如何處理。 解決遠端員工之間的衝突的好處是，可以在不破壞工作動態的情況下更容易將衝突雙方分開。 - 設備
解釋每個角色所需的設備，以及公司是否會提供這些工具。 員工購置設備會得到退款嗎？還是他們應該等到收到設備後才開始工作？ 在制定遠端工作政策時，如果團隊遇到技術問題，則可能需要有一些靈活性。 專門的 IT 團隊可能能夠給出答案，但在遠端診斷問題的挑戰性更大。
如何制定適合貴公司的遠端工作政策？
每家公司各不相同，並沒有萬全的解決方案。 若要量身制定遠端工作政策，您需要考慮以下重要方面：
1. 公司目標
制定反映出公司使命與願景的政策將有助於為您的遠端工作方式增加獨特性。 您可以藉此機會提醒員工他們正在為之奮鬥的目標並進一步說明作為一家遠端公司如何實現這些目標。
2. 您的公司文化
花時間確保您的遠端工作政策中反映了公司文化，並保證員工即使是遠端工作也能體會到此公司文化。 線上活動、遊戲、諮詢服務等額外福利有助於提升員工的整體幸福感與增加公司文化價值。
3. 彈性
這一點與貴公司文化緊密相關。 決定您想在工作時數和帶薪休假等方面所給予員工的彈性程度。 如果您已經決定了要給予員工的彈性程度，制定遠端工作政策就更加容易。 值得注意的是，遠端工作員工可能會發現難以建立與保持健康的工作/生活平衡狀態。 在決定想要給予遠端團隊的彈性程度時，注意考慮此因素。
4. 瞭解團隊
只有您瞭解團隊在什麼條件下表現最佳以及他們實現目標所需的資源。 在制定政策時務必考慮此方面並向管理人員尋求有關其團隊的信息。 如果您是辦理新員工入職，由於隔離、封鎖和辦公室關閉，您無法與他們面對面見面，因此這一點變得尤為重要。 僅通過手機簡訊和電子郵件交流，要真正瞭解一個人非常具有挑戰性。
每個團隊的工作方式各不相同，所以要求所有管理人員提供他們的工作流程和績效詳情將有助於制定適合每位員工的政策。
遠端工作政策有哪些優勢？
根據 Upwork 發布的一份報告，在美國，57% 以上的公司沒有遠端工作政策。 疫情爆發前，他們確實沒有必要制定遠端工作政策：僅有百分之 6 的員工完全於居家辦公，百分之 75 以上的員工從未有機會選擇居家辦公。 然而，現實是遠端工作政策只會對貴公司有百利而無一害。
下面列出了它的一些好處。
清晰度
不為員工提供有關如何開展日常工作流程和項目方面的指導可損害員工士氣：沒有人願意不斷請求指示並等待回复。 倘若員工明確瞭解您的遠端工作政策，要解決諸如如何使用部分溝通平台和解決項目期間的阻礙之類的挑戰就變得更加容易。 明確遠端工作政策將有助於員工專注於工作及提高自身表現；就這麼簡單。
簡化 通訊
採用遠端溝通指南的公司，適應和發展的速度更快。 在您業務的各個方面，溝通都是走向成功的第一步，如果這一步出現問題，則可能導致重大問題。
在遠端業務環境中，營造包容性和提升員工績效的最佳方式是讓每個人都感覺自己是這台機器不可分割的一部分。 這可以通過為員工提供幫助他們高效、禮貌地進行溝通的最好工具和指南來實現。
Sage People 的副總裁 Paul Burrin 告訴 Workplace，「定期進行有效、有針對性的、個性化的雙向溝通很有必要，企業可通過此方式向員工傳達信息。 這樣，員工就能夠知道企業的現狀，以及實時提問或提供反饋。」
當您 透過有效的溝通策略讓您的 員工 從任何地方 工作時，您正在為組織消除障礙 ，並確保 您的 公司能夠克服 未來的 挑戰。
【bctt tweet=”根據 Upwork 的報告，超過 57 % 的美國公司在沒有遠端工作政策的情況下營運。” username=”globalpeo”】
提高靈活性和生產力
根據 International Workspace Group (IWG) 的一項全球性調查，85% 的遠端員工表示靈活的遠端工作政策提高了他們的整體生產力。
我們在前面提到，如果員工清楚公司關於工作安排和帶薪休假等因素方面的彈性規定，他們的表現會更好。 例如，如果上班族父母充分瞭解自己公司的遠端工作政策，他們規劃自己每天安排的壓力就會降低，就意味著這些員工的心情更高興，生產效率更高。
提高員工參與度
制定遠端工作政策可以向員工展示您致力於營造更好的工作環境。 當員工看到這一點時，他們對這一投入作出回報的可能性更高，每天會加倍努力。
公司往往忽視員工敬業度的重要性。 選擇提高員工敬業度意味著減少員工流動，從長遠看，這可以減少開支。
USI Insurance Services 開展的一項研究顯示，員工離職成本平均為六到九個月的薪水。 例如，一家公司每更換一名年收入 60,000 美元的員工，其花費的聘僱和培訓費用可能在 $30,000 美元和 $45,000 美元之間。
改進入職過程
在首選遠端工作方式的業務環境中，入職過程已成為員工生命週期中至關重要且充滿挑戰性的一部分。 您必須實施可靠的框架為遠端雇員取得成功做準備，而制定遠端工作政策可大大簡化此框架的建立過程。
根據 Society for Human Resource Management（美國人力資源管理協會，SHRM），入職體驗較差的企業只會促使員工提前離職。
洛杉磯諮詢公司 The Interchange Group 的負責人 Amy Hirsh Robinson 告訴 SHRM，「在員工決定是否真正投入工作時，入職是一個神奇的時刻。」 雖然這在遠端環境中可能具有挑戰性，但在沒有任何面對面互動作為補充的情況下，入職過程甚至更為關鍵。
吸引全球頂尖人才
具有遠端工作政策是認真對待員工的公司的標誌。 當頂尖人才考慮貴公司時，這些細節起著巨大作用。
國際化人才對待遠端全球性公司可能比較謹慎，因為他們的職業生涯與成功取決於貴公司是否具有結構化、正式的遠端工作方式。
制定遠端工作政策只是成功聘僱國際化員工和實現全球擴張過程中的一步。 合適的遠端工作方式可讓您打造一家充滿信心且信譽良好的無國界企業。
遠端工作政策是否能幫助貴公司在全球成長？
答案是肯定的。 如今，許多公司通過聘僱國際化員工（甚至是本地職位）利用我們完全遠端的工作方式。 不要將遠端工作政策視為幫助您渡過疫情的方法，而是將其作為貴公司未來的藍圖。
為遠端員工制定框架是邁向更為敏捷、適應性更強公司的第一步，此類公司可在世界各地開展業務而不受時區差異影響。
建立合規遠端公司的最佳方式是什麼？
許多公司仍然將全球擴張視為一系列障礙，包括向地方當局註冊、設立國際法律實體以及處理全球合規事務。 然而，有些解決方案可以促進全球、遠端成長並簡化流程，例如名義雇主 （EOR）。
名義雇主模式的目的是，通過克服當地潛在機會與全球潛在機會之間的挑戰，幫助像貴公司一樣的公司在全球擴張。 名義雇主擁有處理薪資發放、稅務、福利和人力資源的 100% 完全合規的全球實體。
您在世界 任何地方快速輕鬆地聘僱人才時，保持對 管理的完全控制。 深入瞭解 名義雇主 如何協助您 的企業 成為 遠端全球公司。
