أحدثت الأشهر الأخيرة تغييرات مهمة في عالم العمل. أجبرت الجائحة الموظفين وأصحاب العمل على تغيير تصورهم لنموذج العمل عن بُعد.
في حين أن العمل من المنزل يوفر العديد من الفوائد الواضحة للشركات وفرقها، فإن الانتقال إلى العمل عن بُعد ينطوي أيضًا على تحديات، بما في ذلك فرص أقل للتفاعلات والإدارة الشخصية.
وقد دفع ذلك قادة الأعمال إلى طرح السؤال الرئيسي: كيف يمكن للمديرين مراقبة فرقهم عن بُعد بكفاءة وامتثال؟
مراقبة العمل عن بُعد: إيجاد التوازن
يواجه أصحاب العمل مجموعة متنوعة من التحديات أثناء نظرهم في استراتيجيات مراقبة الفرق البعيدة. ويشمل ذلك الانتشار المتزايد للعزلة التنظيمية، وزيادة خطر تسرب بيانات الشركة، وساعات العمل الإضافية، وما يترتب على ذلك من مكافآت مطلوبة.
[تغريدة bctt="من المهم أن يجد المديرون توازنًا بين مراقبة وتوجيه فرقهم عن بُعد" اسم المستخدم="غلوبالبو"]
من المهم أن يجد المديرون توازنًا بين مراقبة فرقهم عن بُعد وتوجيهها والتأكد من أن موظفيهم لديهم المساحة الكافية لتعلم مجموعات مهاراتهم وصقلها بشكل فردي. يتعين احترام خصوصية الموظفين وإطار اللوائح القانونية المتعلقة بمراقبة الموظفين.
ما اللوائح التي يجب على الشركات الانتباه إليها؟
في جميع أنحاء العالم، تصدر العديد من البلدان قوانين تحكم كيفية تعامل أصحاب العمل مع مراقبة العمل عن بُعد بشكل متوافق.
وبولندا مثال على ذلك.لقد طبقت التشريعات البولندية مجموعة من اللوائح التي يجب على أصحاب العمل الالتزام بها أثناء مراقبة فرقهم في عالم الأعمال الجديد البعيد. وفقًا لقانون العمل:
- "عند الضرورة لضمان التنظيم المناسب للعمل أو لتوفير الاستخدام الكامل لوقت العمل أو الاستخدام المناسب للأدوات المتعلقة بالعمل التي يتم توفيرها للموظف، يجوز لصاحب العمل إجراء مراقبة على البريد الإلكتروني الخاص بالعمل (مراقبة البريد الإلكتروني)" (المادة 223 1 من قانون العمل).
- "لا يمكن أن تؤثر مراقبة رسائل البريد الإلكتروني على أمن خصوصية المراسلات والحقوق الشخصية الأخرى للموظف" (المادة 223 § 2 من قانون العمل).
- "قد تنطبق الأحكام الواردة أعلاه (المادة 223 § 4 من قانون العمل) على أنشطة العمل عن بُعد خارج مراسلات البريد الإلكتروني، بما في ذلك استخدام البرامج ذات الصلة بالعمل أو منصات تكنولوجيا المعلومات.
على الرغم من أن قانون العمل قد قدم إرشادات حول مراقبة العمل عن بُعد، إلا أنه لا يزال هناك العديد من المناطق الرمادية. يجب أن يكون الهدف من مراقبة العمل عن بُعد هو ضمان الاستخدام المناسب للممتلكات التجارية وساعات العمل.
يجب على أصحاب العمل إبلاغ موظفيهم قبل تنفيذ المراقبة عن بُعد بمعلومات مفصلة حول ما يجب عليهم توقعه وما سيتم مراقبته بالضبط. يمكن تضمين هذه الأحكام في وثيقة رسمية توضح بالتفصيل اللوائح العامة للشركة بشأن العمل عن بُعد. يجب على أصحاب العمل أيضًا النظر في وثيقة منفصلة تتحدث عن المراقبة عن بُعد على وجه التحديد. من المهم أيضًا أن نضع في اعتبارنا أنه وفقًا لقانون العمل:
"يجب الإشارة إلى أهداف ونطاق وطريقة تطبيق المراقبة عن بُعد في اتفاقية العمل الجماعي أو لوائح العمل الموثقة أو بيان صاحب العمل، إذا لم يكن صاحب العمل مشمولًا باتفاقية العمل الجماعي أو غير ملزم بوضع لوائح العمل".
يمكن لأصحاب العمل توثيق تفاصيل ولوائح المراقبة عن بُعد في سياسة العمل عن بُعد الرسمية أو في اتفاقية العمل الجماعي، ولكن الوثائق المنفصلة التي تغطي أنشطة محددة مثل المراقبة مسموح بها أيضًا قانونًا.
هل يجب على أصحاب العمل استخدام برامج مراقبة العمل عن بُعد؟
يجب على أصحاب العمل اختيار البرامج التي يجب استخدامها لمراقبة العمل عن بُعد بعناية لضمان الامتثال للمتطلبات القانونية. كما ذكرنا سابقًا، يجب ألا تنتهك تكنولوجيا المعلومات المستخدمة خصوصية الموظفين أو تعرض المعلومات السرية للخطر.
[تغريدة bctt="يجب على أصحاب العمل اختيار البرنامج الذي يجب استخدامه لمراقبة العمل عن بُعد بعناية لضمان الامتثال للمتطلبات القانونية." اسم المستخدم="غلوبالبو"]
ومع ذلك، قد يواجه أصحاب العمل مشكلات في تنفيذ مراقبة البرامج إذا قام الموظفون (بشكل مؤقت أو دائم) بتنفيذ العمل باستخدام أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. تُعد معدات المراقبة التي يعهد بها صاحب العمل إلى الموظفين أقل تعقيدًا، حيث يجب على الموظفين استخدام هذه المعدات فقط للأغراض المتعلقة بالعمل. إذا كان الموظفون يستخدمون معداتهم الخاصة، فيجب أن تقتصر مراقبة العمل عن بُعد على الأنشطة المتعلقة بالعمل.
هناك العديد من الشركات في السوق تقدم برامج لمراقبة العمل عن بُعد. ومع ذلك، يجب على صاحب العمل أن يتذكر أنه مسؤول مسؤولية كاملة عن المخاطر المتعلقة بحلول تكنولوجيا المعلومات المنفذة.
ما هي أفضل الممارسات التي يجب على أصحاب العمل اتباعها عند تنفيذ مراقبة العمل عن بُعد؟
تشمل بعض النصائح لمراقبة العمل عن بُعد ما يلي:
- مراقبة إنتاجية الموظفين، بما في ذلك استخدام تطبيقات معينة:يجب على أصحاب العمل تحديد التطبيقات التي يستخدمها الموظفون لأغراض تتعلق بالعمل بعناية ومراقبة هذه التطبيقات فقط.
- مراقبة أنشطة الموظفين: قد يشمل ذلك وضع قيود على المواقع الإلكترونية التي يمكن للموظفين الوصول إليها وإعداد تنبيهات أمنية لأنشطة محددة. غالبًا ما تقيد الشركات المواقع الإلكترونية التي تمنع الإنتاجية، مثل مواقع التواصل الاجتماعي، أو المواقع الإلكترونية التي تزيد من خطر فيروسات الكمبيوتر.
- توضيح ساعات العمل عن بُعد: هذا ضروري لمراقبة إنتاجية الموظف بفعالية وتخفيف المخاطر المتعلقة بمطالبات العمل الإضافي.
- راقب استراحات العمل: يجب على أصحاب العمل تقديم تفاصيل حول تكرار استراحات العمل اليومية ومدتها.
- ضمان النسخ الاحتياطي للبيانات: تنفيذ البرامج، مثل السحابة الإلكترونية الآمنة، التي تضمن التخزين التلقائي للبيانات.
- إدارة الخصوصية والأمان: حماية البيانات الشخصية وبيانات العمل من خلال الوصول المحدد بوضوح إلى التطبيقات أو الوثائق الفردية.
- مراقبة استخدام منافذ وأجهزة USB: استخدم التحقق الإضافي من الهوية للحد من استخدام منافذ وأجهزة USB.
لذلك، يمكن أن تكون مراقبة العمل عن بُعد مفيدة ليس فقط لتقييم مستويات الإنتاجية ولكن أيضًا لضمان الاستخدام المناسب للأدوات المؤتمن عليها أو، في النهاية، حماية البيانات الشخصية وتعزيز أمن الشركة.
ماذا عن حقوق الخصوصية الشخصية واللائحة العامة لحماية البيانات؟
في بولندا، لا يُسمح بمراقبة المعدات والأنشطة الخاصة (غير المرتبطة بالعمل) على النحو المفصل في 223 المادة 1 من قانون العمل - يُشار إلى أن المراقبة قد تغطي "الأدوات المتعلقة بالعمل التي يعهد بها صاحب العمل إلى الموظف". ومع ذلك، قد يتم تنفيذ المراقبة من أجل "ضمان تنظيم العمل مما يتيح الاستخدام الكامل لوقت العمل"، وهو ما يبدو أنه يبرر التتبع المحدود لأنشطة الموظف المتعلقة باستخدام معدات تقنية المعلومات الخاصة.
إذا قرر صاحب العمل مراقبة العمل عن بُعد الذي يتم تنفيذه على المعدات الشخصية للموظفين، فمن الضروري تنفيذ التدابير الفنية الكافية. وإلا، فإن أصحاب العمل يعرضون أنفسهم للادعاءات المتعلقة بانتهاكات الخصوصية وحقوق الموظفين الشخصية الأخرى. الحل البسيط هو مراقبة برامج الموظفين خلال ساعات عملهم فقط. يمكن القيام بذلك من خلال توفير شبكة VPN (شبكة خاصة افتراضية) للموظفين لاستخدامها في الأنشطة المتعلقة بالعمل فقط.
يجب على أصحاب العمل الامتثال للوائح بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وإبلاغ موظفيهم بالعملية التي تنطوي عليها مراقبة بياناتهم الشخصية أثناء العمل عن بُعد.
وضع خطة لمراقبة العمل عن بُعد تناسب شركتك
في حين أن تحديد العملية والمبادئ التوجيهية بوضوح وراء مراقبة العمل عن بُعد يمكن أن يكون صعبًا بسبب تعقيد اللوائح المعنية، يجب أن يكون الهدف الأساسي هو تصميم المبادئ التوجيهية للشركة، وشروط التوظيف، وحتى مناصب وظيفية محددة. لا تزال القواعد العامة الواردة في اللائحة العامة لحماية البيانات بشأن معالجة البيانات سارية أيضًا - وهي تتعلق بالحد من تخزين البيانات وأسباب مراقبة العمل، بالإضافة إلى المساءلة.
من الضروري أيضًا متابعة المزيد من القوانين التشريعية بشأن العمل عن بُعد. في بولندا، لا يزال الأساس القانوني الحالي لهذا هو مادة 3 من قانون الأغراض الخاصة بشأن حلول محددة تتعلق بمنع Covid-19، والتي تم تنفيذها في 2020 مارس، في البداية كلائحة مؤقتة. أعلن التشريع البولندي مؤخرًا أن القواعد الحالية للعمل عن بُعد تهدف إلى العمل كرمز عمل جديد. يجب على أصحاب العمل إيلاء أهمية أكبر لاتباع هذه القواعد على الأحكام الحالية المتعلقة بالعمل عن بُعد.
بالإضافة إلى الاعتبارات القانونية البحتة، يجب على أصحاب العمل النظر في جميع الظروف والسياق المحيط بمراقبة شركتهم. على الرغم من أن اللوائح الرسمية ضرورية لاتباعها، إلا أنها لا ينبغي أن تحل محل "المنطق المشترك" أثناء تنفيذ حل فعال ومعقول.
حتى الحلول الفنية الممتازة لن تصبح فعالة إذا تم تنفيذ المراقبة دون تواصل كافٍ مع الفريق وفهم الاحتياجات المتبادلة. وقد يؤدي عدم القيام بذلك إلى آثار عكسية وتقويض الثقة اللازمة بين صاحب العمل والموظفين. قد يؤدي تطبيق تدابير مفرطة إلى خطر انتهاك الخصوصية والحقوق الشخصية الأخرى للموظفين (الذين قد يكشفون صاحب العمل عن طريق رفع المطالبات) والتسبب في تسريح الفريق.
