الوجبات السريعة الرئيسية
- ما هو النموذج W-9 : يتم استخدام النموذج W-9 لجمع المعلومات الضريبية للمقاول. فهو يتيح لك تقديم نماذج 1099 دقيقة وتجنب النسخ الاحتياطي الضرائب المقتطعة والجزاءات.
- كيف تتم مقارنة النموذج W-9 بالنماذج الأخرى: النموذج W-9 مخصص فقط لحفظ السجلات وينطبق على المقاولين الأمريكيين. نموذج W-8 مخصص لغير الأمريكيين مواطنون. تُستخدم نماذج W-2 من قبل الموظفين لإعداد ضرائبهم. 1099 تُستخدم النماذج للإبلاغ عن أنواع الدخل المختلفة، مثل المدفوعات المتنوعة للمقاولين.
- أين يمكن الحصول على نموذج W-9: يمكنك تحميل نموذج W-9 من موقع مصلحة الضرائب الأمريكية أو إنشاء نموذج مع G-P Contractor™.
- من هو المطلوب منه ملء النموذج W-9: يجب على الأفراد والشركات التي تعمل مع شركتك، مثل المقاولين المستقلين والبائعين، ملء النموذج W-9.
إن توظيف مقاولين مستقلين يجعل من السهل توسيع نطاق عملك أو تقليله مع تغير احتياجاتك. على الرغم من أن المقاولين ليسوا مدرجين في كشوف رواتب شركتك، إلا أنه لا يزال يتعين عليك اتباع متطلبات معينة للتعامل مع هذا النوع من العمال.
في الولايات المتحدة، يقوم الموظفون بدوام كامل بملء نماذج I-9 ، بينما يقوم المقاولون المستقلون أو عمال 1099 بملء نماذج W-9. تساعد هذه النماذج في ضمان تحصيل الضرائب وتقليل مخاطر التهرب الضريبي بسبب المعلومات غير الصحيحة أو المفقودة.
دعونا نوضح ماهية النموذج الضريبي W-9 ، وما الذي يُستخدم من أجله، وكيفية ملئه، والأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها.
ما هو نموذج W-9 ؟
يُستخدم نموذج W-9 لجمع معلومات دافعي الضرائب من المقاولين المستقلين والكيانات التجارية، حتى تتمكن من تقديم إقرارات ضريبية دقيقة. لا تقوم بتقديم نموذج W-9 إلى دائرة الإيرادات الداخلية (IRS). لكنك تستخدم المعلومات الواردة في هذا النموذج لإعداد نموذج 1099 الذي تقدمه إلى مصلحة الضرائب الأمريكية في نهاية العام.
يجمع W-9 رقم التعريف الضريبي (TIN) من الأفراد والكيانات. بالنسبة للأفراد، يكون هذا عادةً رقم الضمان الاجتماعي (SSN)، وبالنسبة للشركات، يكون رقم تعريف صاحب العمل (EIN).
ملاحظة: لا يوجد نموذج W-9 للموظفين. A-9 مخصص فقط للمقاولين أو الشركات المستقلة.
كيف يقارن النموذج W-9 بالأشكال الأخرى
نموذج W-9 للشركات مخصص فقط لحفظ السجلات. إليك كيفية اختلاف W-9 عن نماذج IRS الأخرى:
نماذج W-9 مقابل W-2
بينما يقوم المقاولون المستقلون بملء نموذج W-9 ، تقوم الشركات بإكمال وإرسال نماذج W-2 إلى مصلحة الضرائب الأمريكية.
يستخدم الموظفون نماذج W-2 لإعداد الضرائب. قبل حصولهم على W-2، يحتاج الموظفون إلى ملء النموذج W-4 والإشارة إلى معلوماتهم الضريبية وحالة التسجيل والوظائف الأخرى، إن وجدت. ستحسب الضرائب التي سيتم اقتطاعها استنادًا إلى النموذج W-4، بينما يجب أن يعكس النموذج W-2 هذه الضرائب.
يُستخدم نموذج W-9 لإعداد نموذج1099 . يحتوي النموذج W-9 على اسم المقاول وعنوانه ورقم التعريف الضريبي الخاص به. بخلاف الموظفين، يتحمل المقاولون مسؤولية الإبلاغ عن ضرائبهم ودفعها. بشكل عام، لا توجد ضريبة على المقاولين، إلا في حالات معينة، مثل إذا فشلوا في تقديم أو التصديق على رقم تعريف ضريبي صحيح.
نماذج W-9 مقابل 1099
1099 عبارة عن مجموعة من نماذج IRS التي تبلغ عن أنواع الدخل المختلفة. الشركات الأكثر استخدامًا:
- 1099-NEC: استخدم هذا النموذج إذا كنت تدفع لمقاوليك المستقلين مبلغ 600 دولار أمريكي أو أكثر سنويًا.
- 1099-متفرقات: استخدم هذا النموذج للإبلاغ عن المدفوعات المتنوعة، مثل حقوق الملكية الفكرية، ومدفوعات الرعاية الصحية، والإيجار، إذا كانت تصل إلى 600 دولار أمريكي أو أكثر سنويًا.
تتحمل شركتكم مسؤولية تعبئة وإرسال نماذج 1099 إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. في المقابل، يقوم المقاولون المستقلون بملء نماذج W-9 ، والتي ستحتفظ بها في سجلاتك. تحتاج فقط إلى نماذج W-9 كمرجع لتقديم نموذج 1099.
نماذج W-9 مقابل W-8
يعتمد استخدام نموذج W-9 أو نموذج W-8 على حالة جنسية المقاول المستقل. نماذج W-9 مخصصة للمواطنين الأمريكيين، بينما النماذج المخصصة لغير الأمريكيين يحتاج المواطنون إلى W-8.
هناك نوع واحد فقط من نموذج W-9. ومع ذلك، هناك خمسة أنواع من نماذج W-8. يعتمد النموذج الصحيح على ما إذا كان المقاول فرداً أو شركة، ونوع الدخل، وما إذا كان مؤهلاً للحصول على معاملة ضريبية خاصة.
يجب عليك جمع نموذج W-8 قبل إجراء الدفعة الأولى. من أفضل الممارسات جمع W-9 قبل أن يقوم المقاول بأي عمل.
أين يمكن الحصول على نموذج W-9
يمكن للمقاولين تنزيل النموذج W-9 مباشرة من موقع مصلحة الضرائب الأمريكية. أو يمكنك استخدام G-P Contractor لتبسيط دورة توظيف المقاول بالكامل — من المدفوعات إلى إدارة الأوراق. يمكنك بسهولة إنشاء نماذج W-9 والوصول إلى جميع معلومات قوة عاملاتك على لوحة تحكم واحدة.
إذا كنت تقوم بتوسيع وبناء فرق عالمية، فإنG-P Gia™، وهو أول نموذج من نوعه للوكلاء الذكاء الاصطناعي (AI) لموارد بشرية، يقدم رؤى مفصلة حول قوانين العمل، واللوائح الضريبية، والمزايا في أكثر من 50 دولة وجميع الولايات 50 الأمريكية.
من المطلوب ملء W-9؟
يتعين على بعض الأفراد والكيانات التجارية التي تتلقى دخلاً من شركتك ملء النموذج W-9. ويشمل ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، المقاولين المستقلين والبائعين والشراكات والشركات ذات المسؤولية المحدودة (LLCs) والشركات والصناديق الاستئمانية والعقارات.
في ما يلي بعض الأمثلة على السيناريوهات التي يكون فيها W-9 ضروريًا:
- أنت شركة صغيرة توظف مقاولين في الولايات المتحدة. الشركات الصغيرة التي لا تحتوي على فرق كبيرة داخل الشركة غالبا ما توظيف المتعاقدين المستقلين. على سبيل المثال، إذا استخدمت G-P Contractor لتوظيف ودفع أجر لمشروع تصميم جرافيك، يمكن للعامل استخدام ميزة توليد النماذج W-9 لإكمال النموذج قبل بدء العمل.
- أنت بنك مع زبون تفتح حسابا جديدا. تستخدم البنوك نماذج W-9 لجمع معلومات دافعي الضرائب اللازمة للإبلاغ عن الفوائد والأرباح الأخرى إلى مصلحة الضرائب الأمريكية.
- لقد ألغيت ديناً. غالباً ما يُعتبر الدين الملغى دخلاً خاضعاً للضريبة. يساعد النموذج W-9 في تقديم المعلومات المطلوبة.
- أنت شركة استثمارية. ستقوم بجمع النموذج W-9 من عملائك، ثم تقوم بالإبلاغ عن أرباحك إلى مصلحة الضرائب الأمريكية على النموذج المناسب 1099.
متى ولماذا يتم طلب W‑9
نموذج W-9 مطلوب فقط للبائعين الذين تدفع لهم مقابل الخدمات. هذا لا يشمل الشركات، لأنها عادة ما تكون معفاة من تقارير 1099. لا تحتاج أيضًا إلى W-9 لأي بائع تدفع من خلاله عن طريق البطاقة، حيث يتم الإبلاغ عن هذه المدفوعات من قبل معالج الدفع.
يتيح لك نموذج W-9 الإبلاغ بدقة عن مدفوعات المقاولين إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. على الرغم من أنك لست بحاجة إلى تقديم هذا المستند، فإن الاحتفاظ به في متناول اليد يجعل إعداد نماذج 1099 أسهل. كما ستتجنب غرامات عدم الامتثال والعقوبات المدنية أو الجنائية لعدم جمع النموذج.
كيفية ملء نموذج W-9
يجب على المقاولين ملء نموذج W-9 بدقة لضمان الامتثال. يمكنهم اتباع تعليمات W-9 التالية:
- حدد اسم المقاول أو الشركة: يضع المقاولون اسمهم في السطر 1 كما يظهر في إقرارهم الضريبي. تقوم الكيانات القانونية، مثل الشراكة أو الشركة ذات المسؤولية المحدودة أو الشركة المساهمة، بوضع اسمها في السطر 2 ، باستخدام معلومات "ممارسة الأعمال باسمها". إذا كان المقاول يعمل تحت اسم تجاري محدد، فيجب عليه إدخال هذه المعلومات في خانة "اسم الشركة".
- حدد التصنيف الضريبي الفيدرالي: يقوم المقاول بتحديد المربع ذي الصلة بالتصنيف الضريبي. تتضمن بعض الخيارات الأفراد، والشركات المساهمة العامة، والشركات المساهمة الخاصة، والشراكات، والصناديق الاستئمانية أو التركات، أو الشركات ذات المسؤولية المحدودة.
- إضافة رقم التعريف الضريبي: يجب على المقاولين إضافة رقم الضمان الاجتماعي الخاص بهم إذا كانوا أفرادًا. ينبغي على الشركات إضافة رقم تعريف صاحب العمل (EIN) الخاص بها. اعتمادا على حالة جنسية أو كيان لهم، يمكن للمقاولين التقدم للحصول على رقم تعريف الضريبي وكتابة "التقديم لها" بموجب الجزء الأول. سيخضعون للاحتياط الضرائب المقتطعة حتى يستلموا رقم تعريف التعريف الضائع. وبعد ذلك، يتعين عليهم تقديم نموذج W-9 محدث.
- أدخل العنوان: أسفل سطر "العنوان"، أضف العنوان المرتبط برقم التعريف الضريبي (TIN).
- التصديق على النموذج: يجب أن تكون جميع المعلومات دقيقة ومطابقة لسجلات مصلحة الضرائب الأمريكية. ينبغي على الشخص الذي يقوم بتعبئة النموذج التوقيع وتأريخ المناطق المخصصة للتصديق. يمكنك استخدام برنامج مطابقة أرقام التعريف الضريبي التابع لمصلحة الضرائب الأمريكية للتحقق من السجلات.
يُسهّل G-P Contractor عملية ملء وجمع النماذج. يمكن للمقاولين إنشاء النموذج على المنصة، والذي يمكنك الوصول إليه في أي وقت.
كيفية إرسال وتخزين نموذج W-9
ينبغي على المقاول المستقل أو الكيان إرسال النموذج المكتمل إليك لحفظه في السجلات. يجب عليك الاحتفاظ بنماذج W-9 لمدة أربع سنوات على الأقل. كما أن الاحتفاظ بالسجلات لفترات أطول يساعد في تمديد فترات التدقيق.
3 أخطاء W-9 الشائعة وكيفية تجنبها
على الرغم من أنك لست بحاجة إلى إرسال نماذج W-9 إلى مصلحة الضرائب، إلا أنها لا تزال بحاجة إلى أن تكون دقيقة لتجنب المشكلات القانونية والمالية. احترس من هذه الأخطاء الشائعة:
- إضافة معلومات غير صحيحة: تشمل الأخطاء استخدام رقم التعريف الضريبي ونوع الكيان الخاطئين. قد يؤدي إدخال رقم تعريف ضريبي غير صحيح إلى تلقي إشعار من مصلحة الضرائب الأمريكية، بينما يضمن نوع النشاط التجاري الصحيح دقة 1099 .
- جمع النماذج متأخرًا: يجب عليك جمع نماذج W-9 قبل أن يبدأ المقاولون أو الكيانات العمل وقبل أن تقوم بدفعتك الأولى. وبهذه الطريقة، ستكون مستعدًا لإعداد التقارير السنوية.
- عدم التحديث: إنشاء نظام لمراجعة وتحديث معلومات W-9 بانتظام. استخدم أساليب تُمكّن المقاول من تحديث معلوماته بسهولة.
وظّف موظفين ومتعاقدين مع G-P
أكثر من 80% من قادة الأعمال يواجهون صعوبة في العثور على شخص ماهر في سوقهم الحالي. G-P يقدم حلا سريعا وممتثل لتوظيف الموظفين والمقاولين العالميين، دون إنشاء كيانات جديدة.
يتم دعم حلول الذكاء الاصطناعي (AI) التي تدعمها مؤسسة تُدير شؤون الموظفين والمقاولين من قبل أكبر فريق من خبراء الموارد البشرية والقانونية والخبراء في الدولة لتبسيط دورة حياة التوظيف العالمية بأكملها. أضف شخصًا موهوبًا من الطراز العالمي إلى فريقك دون ضغوط ضريبة إيرلندية.
احجز عرضًا تجريبيًا اليوم.
