أصبحَ امتثال العمل عن بُعد أكثر أهمية من ذي قبل. منذ بداية الجائحة، تبنّتْ العديد من الشركات سياسة عمل دائمة عن بُعد أولاً والتي من المُرجّح أن تُصبح القاعدة قريبًا. في الحقيقة، بحلول عام 2025، ستعمل نسبة 75 في المائة من القوى العاملة عن بُعد خمسة أيام في الشهر على الأقل.
وبينما يوجد القليل من القوانين التي تنطبق على ترتيبات العمل المؤقت من المنزل، فقد بدأتْ العديد من الدول تقديم تشريعات حول العمل عن بُعد.
فيما يلي بعض القضايا القانونية التي يجب على الشركات أخذها في الاعتبار أثناء عملها لتنفيذ سياسة عمل متوافقة عن بُعد أولاً.
العدد الأول: الامتثال للبيانات (الخصوصية والأمن)
يجب أن يكون امتثال البيانات، على رأس أولويات الشركة. من الأهمية بمكان -عند التعامل مع بيانات حساسة، بما في ذلك معلومات العميل- ضمان خصوصية وأمن المعلومات التي يمكن للموظفين الوصول إليها واستخدامها. تظهر مشكلة أخرى تتمثل في نقل البيانات دوليًا. هل تمتثل شركتك للوائح اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)؟
ما الذي يمكنك القيام به:
- تحديد سياسات الخصوصية والأمان التي تحمي البرامج والأجهزة والمعلومات والتحكم في الوصول.
- اطلب من الموظفين استخدام خدمة الشبكة الافتراضية الخاصة (VPN) التي تحافظ على أمان تصفح الويب، خاصةً بالنسبة للعمال عن بُعد الذين يستخدمون شبكة Wi-Fi عامة.
- تشفير المعلومات السرية.
- إعداد المصادقة ثنائية العوامل لكل جهاز.
[تغريدة bctt="عند التعامل مع البيانات الحساسة - بما في ذلك معلومات العميل - من الضروري ضمان خصوصية وأمن المعلومات التي يمكن للموظفين الوصول إليها واستخدامها." اسم المستخدم="غلوبالبو"]
رقم الإصدار2: الامتثال للرواتب
يعد امتثال كشف الرواتب من التحديات الشائعة التي تواجه الشركات التي لديها موظفين عن بُعد. يجب على الشركات فهم قوانين التوظيف والعمل في كل بلد تُوَظِّف فيه؛ وذلك لضمان دفع الرواتب للموظفين وفقا لتلك القوانين.
يُمكنك القيام بما يلي:
تحقق من المتطلبات الخاصة بكل ولاية أو دولة فيما يتعلق بـ:
- الحد الأدنى للأجور. الحد الأدنى للأجور هو أقل راتب أو أجر يمكن لأصحاب العمل إعطائه للعاملين لديهم كتعويض بموجب القانون. ويختلف من دولة لأخرى — ومن ولاية لأخرى في الولايات المتحدة — ورغم أن معظم الدول لديها حد أدنى للأجور، فهناك بعض الدول التي تخلت عن تطبيق حد أدنى رسمي للأجور. ومن ثَم، من الضروري تتبع متطلبات الأجور في الدولة التي تعمل بها. قد تتعرض الشركات التي تعجز عن الامتثال لتلك المتطلبات لغرامات أو دعاوى قضائية.
- قوانين ساعات العمل والإضافي. على الرغم من وجود معيار لساعات العمل في جميع أنحاء العالم، إلا أن هناك اختلافات في بلدان مختلفة. تحدد قوانين العمل المحلية الحد الأقصى والأدنى لساعات العمل والوقت الإضافي للموظفين، ويجب على الشركات الامتثال لها.
- الإجازات. تضع قوانين العمل المحلية نظام الإجازات مدفوعة الأجر الخاص بها. تختلف الإجازات في الأمريكتين عما هي عليه في أوروبا أو أفريقيا، وكذلك إجازات الأمومة والأبوة. إنّ البقاء على اطلاع بهذه اللوائح سيمنع الشركات من مواجهة الالتزامات.
- فترات دفع الأجر. يحدد معدل تكرار الأجور عدد المرات التي يجب فيها الدفع للموظفين (أي أسبوعيًا، نصف أسبوعي، نصف شهري، شهري) ويختلف في كل بلد. من المهم مراعاة ذلك للامتثال للوائح كل بلد وتجنب مشكلات الامتثال.
- المزايا. يحق للموظفين الحصول على بعض المزايا الإلزامية التي تفرضها قوانين العمل في بلدهم. في حين أن هناك مزايا أساسية مثل الضمان الاجتماعي في كل بلد، فقد أثبت العديد من البلدان الأخرى أنه يجب على أصحاب العمل أيضًا تقديم استحقاقات البطالة والتقاعد.
- التأمين. تفرض العديد من الدول التأمين الصحي وتأمين التقاعد والبطالة. وهذا أمرٌ ينبغي على الشركات مراعاته عند توظيف موظفين في تلك الدول.
- فرض الضرائب. تتبنى بعض الدول أنظمة فرض الضرائب أكثر تعقيدًا من غيرها. ويُعد فهم هذه الأنظمة أمرًا أساسيًا للامتثال لقوانين ولوائح الضرائب.
ابحث عن خبراء لمساعدة شركتك في الإلمام باللوائح والقوانين المحلية.
رقم الإصدار3: الصحة والسلامة
لقد أصبحت حماية الصحة والسلامة للموظفين أكثر صعوبة على الشركات بعد العمل عن بُعد. رغم ذلك، فإذا لم يكن الموظفين يعملون فعليًا داخل المكتب، فلا تزال الشركة مسؤولة عن الحفاظ على صحتهم وسلامتهم.
يُمكنك القيام بما يلي:
- تحديد المخاطر المحتملة وتطبيق المعايير اللازمة لتخفيف المخاطر والسيطرة عليها.
- إنشاء نظام للإبلاغ عن الإصابات أو الحوادث، والتحقق من معرفة العاملين لكيفية استخدامه.
- تقديم تدريب الصحة والسلامة وحث الموظفين على الامتثال لاحتياطات السلامة الضرورية.
- من المهم أيضًا الاهتمام بالصحة النفسية . يجب على أصحاب العمل التأكد من أخذ الموظفين استراحات وفترات راحة.
رقم الإصدار4: المعدات
من المهم إعداد الموظفين وتزويدهم بالأدوات والمعدات الضرورية للقيام بعملهم. في بعض الدول، يتعين على أصحاب العمل تعويض الموظفين أو دفع أموال نظير التكاليف التي تحملوها أثناء العمل عن بُعد.
يُمكنك القيام بما يلي:
- توفير الموارد اللازمة للموظفين للعمل من المنزل.
- عندما تعجز الشركة عن توفير المعدات، فمن الضروري عقد اتفاق مع الموظف وتعويض أي نفقات يتم تكبدها.
- امتثل للقوانين المحلية للعمل عن بُعد التي تستلزم دفع تعويض إضافي عن خدمات الكهرباء والهاتف والإنترنت.
رقم الإصدار5: الملكية الفكرية
إلى جانب حماية البيانات الحساسة، يجب على الشركات أيضًا إعطاء الأولوية لحماية العمل الذي ينتجه موظفوها، بما في ذلك التأليف والاختراعات والتصميمات. حماية حقوق الملكية الدولية (IP) عاملاً مهمًا لوضعه في الاعتبار عند توظيف عاملين عن بُعد.
ما الذي يمكنك القيام به:
- تسجيل حقوق الملكية في الدول التي يوجد بها موظفيك.
- إضافة بند عدم الإفصاح كجزء من عقد العمل والتحقق من توضيح الشروط وفهمها.
ولتجنب هذه المشكلات، يجب على الشركات وضع وتنفيذ سياسة رسمية للعمل عن بُعد.
سياسة العمل عن بُعد
من المهم للغاية تحديد مجموعة من القواعد والتوجيهات لتنظيم وإدارة العاملين عن بُعد.
يجب أن تشتمل سياسة العمل عن بُعد على ما يلي:
- قواعد الشركة
العمل من المنزل لا يعفي الموظفين من الشروط والسياسات التي تنطبق عليهم في مكان العمل. ولمنع الخلط، يُوصى بتوضيح ذلك ضمن توجيهات الشركة للعمل عن بُعد. - توقعات العمل وأداء الموظفين
تحديد المبادئ التوجيهية حول الجداول والمواعيد النهائية والتقارير والمهام. من المهم أيضًا شرح كيفية قياس الأداء والإنتاجية، بالإضافة إلى المقاييس المهمة لكل دور. - بنود خصوصية البيانات والملكية الفكرية ضمان توقيع الموظفين على اتفاقية سرية وفهم أهمية حماية معلومات الشركة.
- التعويضات والمزايا
وضّح أن الموظفين يحق لهم الحصول على نفس التعويضات والمزايا كما هو الحال في مكان العمل. وأيضًا، نوِّه ما إذا كنت ستقدم مكافأة إضافية أو تعويض عن نفقات تكاليف الكهرباء أو الإنترنت. - إرشادات التواصل
تأكد من أن الموظفين على دراية بأدوات التواصل التي يستخدمها فريقك. حدد أي توقعات للتوافر عبر الإنترنت خلال ساعات العمل وأكد على أهمية تسجيل الوصول والاجتماعات للحفاظ على التواصل السلس مع فريقك.
هل تعمل على بناء فريق عن بُعد خاص بك على الصعيد الدولي؟
إذا كنت بحاجة للمساعدة فيما يتعلق بالامتثال للعمل عن بُعد، فيمكن لمؤسسة Globalization Partners مساعدتك. بصفتنا مؤسسة تُدير شؤون الموظفين، نحن نتحمل المسؤولية القانونية المتعلقة بأعضاء فريقك العالمي ونسمح لشركتك بالتوظيف في 187 دول – دون الاضطرار لإنشاء كيان.
اقرأ المزيد: ما هو صاحب العمل المسجل؟
