员工离开公司的原因有很多——退休、找到了新工作，或者由于裁员或解雇被迫离开。 无论这些原因如何，公司必须准备让退出成为一个轻松的过渡。
员工离职是远程员工体验之旅的一部分，公司必须提前为离职流程做好准备。 这包括投入资源，使流程无缝衔接，因为忽视离职流程可能会在员工离职后很久损坏雇主品牌。 事实上，根据 Fractl 进行的一项调查，三分之一的美国员工等待整整一个月，然后才离开公司。
离职与入职一样重要，也是员工周期的关键要素。 Globalization Partners 的南美洲和中美洲人力资源运营经理 Muryel Dias 说：“离职从您入职员工的那一刻开始，如果没有适当的离职流程，公司就会破坏员工的整体体验。” 当您在办公室工作时，准备员工的离职可能具有挑战性，但在远程工作环境中，离职需要更多的时间和精力。
4 有效离职对贵公司至关重要的原因
事实证明，详细有效的离职流程可以提高人才保留率。 结构化、深思熟虑的离职也确保人力资源团队能够为雇主和员工推进流程。
创建离职流程对于：
#1： 避免法律和财务问题
作为离职流程的一部分，收集和签署所有必要的文件将降低雇主投诉或诉讼的风险。 在非自愿离职期间尤其如此，例如解雇，此时雇主必须遵守特定国家/地区的法律，以确保其行为合法。
#2： 防止数据泄露
人力资源团队必须确保有足够的时间让员工退出系统，停用他们的帐户，并减少对他们不再需要的任何平台和信息的访问。 如果员工在离职后可以访问公司数据，这可能会导致机密信息的传播，使公司处于危险之中。
#3： 提高公司的声誉
以最佳方式结束员工与雇主的关系，确保员工在公司工作期间感到受到尊重和重视。 员工的意见会影响公司的声誉。 事实上，审查对 95% 的求职者很重要，这意味着负面的公司审查会影响潜在候选人是否申请职位的决定。
#4：获得有价值的反馈
自愿离开公司的员工是令人难以置信的反馈来源。 倾听他们离职的原因或仅仅是他们的诚实意见，将有助于公司在未来取得进步。
根据Snapsurveys的说法，“表现最好的公司不仅善于接受反馈，而且还故意寻求反馈。 他们知道，只有当反馈突出了弱点和优势时，反馈才有帮助。”
在远程工作环境中离职
远程工作有很多优点，但仍然存在一些缺点。 如果没有进行面对面互动的可能性，在远程离职方面，连接和沟通的障碍可能成为一个巨大的挑战。
Globalization Partners 人力资源专员 Camila Torres 表示：“缺乏亲近感使得实施深思熟虑的离职流程尤为重要，在此流程中，清晰的沟通是建立信任和避免员工离职时产生误解的关键。
定义离职流程的目的是为员工创造平稳过渡，并保护公司免受数据泄露和安全风险的影响。
定义离职流程的因素
有两个因素决定了在离职流程中应采取哪些步骤：离职原因和员工职位。
出发原因
根据离职原因，流程的某些阶段可能比其他阶段更重要。 这就是为什么需要根据每个案例的条件定制离职流程。 离开有四个主要原因：
1. 辞职
对人力资源团队来说，定义有助于防止意外离职的流程并留出足够的时间填补空缺职位非常重要。 员工应收到制定确保轻松离职要求的指南。 这些指南可能要求最短的通知期、交接记录、报告和数据访问。
2. 退休
人力资源团队必须提前计划员工的退休。 他们应确保遵守养老金计划，并确定向员工支付的最终款项。 确保愉快离职的最佳实践之一是以奖励或礼品的形式为退休员工提供适当的告别派对和表彰，特别是他们为公司工作了很长时间。
3. 裁员
裁员是困难的，但有时是不可避免的。 在这些情况下，最好以尊重和同理心对待员工，并明确说明员工被解雇的原因。
4. 终止雇佣关系
是人力资源部最困难的任务之一，在这些情况下，必须仔细规划离职流程。 员工应收到书面通知，说明激励解雇的事实以及公司做出此决定以避免任何问题所依据的法律条款。
请记住，必要文件和试用期等关键合规要素因国家/地区而异。 允许员工向同事道别、处理最后的请求，并在整个过程中展现公司团结的形象，是确保无缝解雇的一些关键。
根据 Dias 和 Torres 的说法，无论离职原因如何，员工感到舒适至关重要。 人力资源永远不应该忘记他们正在与人类打交道，所以同理心，沟通和团结是基本的，特别是在你处理远程离职流程时。
确保员工获得他们有权获得的所有付款和遣散费也至关重要。 雇主必须了解，有关解雇期间遣散费和付款的当地法律和法规因国家或地区而异。
职位类型
离职流程中涉及的步骤也因员工所担任的职位而异。 例如，解雇会计员工可能需要在离职前进行财务记录检查，而 IT 成员可能需要进行安全检查，以防止他们携带敏感数据。
如何创建有效的远程离职流程
人力资源团队必须根据公司的具体需求创建定制的离职流程。 该流程在很大程度上取决于离职类型，特别是员工是自愿离职还是非自愿离职，以及公司规模等基本情况。
在远程工作环境中，离职流程要求公司在虚拟环境中进行基本沟通，这可能需要采取新步骤并仔细考虑。 以下是确保远程离职流程合法成功执行的一些提示。
1. 起草沟通计划
离职流程从人力资源团队得知离职的那一刻开始，无论离职涉及裁员还是辞职。 起草远程沟通计划尤为重要，该计划概述了如何通知团队其他成员。 建立沟通的共同渠道，提前安排会议和视频通话。 Globalization Partners 全球运营亚太区总监 Edwina Tan 表示，必须注意电子邮件和与员工对话中使用的语气。
该计划还应考虑员工的客户以及如何正确通知他们。 本沟通计划必须包含有关离职的明确信息，以避免误解。
2. 准备文件
远程员工离职的文书工作与面对面离职的流程没有什么不同，但必须以数字方式完成。 人力资源团队应收集所有必要的文件，以确保一切正常且合法进行。 有必要审查合同和保密协议，以阐明离职条款并回答任何问题。 HR 还必须准备有关薪酬方案、福利、报销和税款的文书工作。 所有这些文档都可以通过文档管理和数字签名系统进行共享，以确保流程顺利和安全。
3. 计划过渡流程 在这个过程中
最重要的步骤是制定计划，使远程员工离职后的工作和责任过渡无缝衔接。 该计划应包括定期在线检查，以审查项目状态，重新分配员工已经开始的任务，并奠定基础，以便新员工可以恢复必要的职责。 HR 必须清楚了解受影响团队此次过渡的样子，以及员工的工作将在哪里结束。
4. 安排在线知识转移课程
这是自愿离职的有效远程离职的最重要部分之一。 在在线知识转移会议期间，离职员工会尽可能与同事或直接下属以及新员工分享信息。 此信息应包括职责和任务记录、项目状态以及信息、软件和文档的访问权限。
5. 收回公司资产
如果公司在其任职期间向员工提供设备和资产，请务必在离职前将其寄回给雇主。 人力资源团队必须在员工离职前的最后几天制定数字检查清单和安排来收集这些资产。 该检查清单可能包括电脑、手机、钥匙、身份证和公司信用卡等物品，应连同公司财产信函的数字返还一起发送给离职员工。
6. 删除用户帐户
远程工作需要在线共享信息。 因此，员工可以访问内部工具，例如电子邮件帐户、驱动器、数据库和敏感信息来源。 取消远程员工对此信息的访问权限并恢复任何数字资产，包括密码和密钥代码，有助于防止安全漏洞。 无论雇主与雇员的关系有多好，离职员工一旦不再是团队的一员，就不应访问任何信息。
7. 进行虚拟离职面谈
虽然仅适用于自愿离职，但虚拟离职面谈是确保有影响力离职的关键。 这些面试的目的是获得有关公司内部员工体验的宝贵反馈。 这将是员工在离职前给员工留下积极印象的最后一次机会。 它也是收集信息的绝佳方式，有助于人力资源部门在未来做出更好的决策。 抓住机会深入了解角色、他们对远程工作的看法以及他们的整体体验。
创建有效的远程离职流程对公司和对员工一样有益。 但是，很难驾驭员工离职时涉及的复杂性，尤其是当无法进行面对面沟通时。
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