Schneller Wechsel zur Remote-Arbeit

Laut dem United States Bureau of Labor Statistics können 37 Prozent der Jobs vollständig aus der Ferne ausgeführt werden. Es wird erwartet, dass 63 Prozent der Unternehmen in naher Zukunft auf Remote-Arbeit umstellen werden. Da die Popularität von Out-of-Office-Arbeit stetig zunimmt, ist es kein Wunder, dass so viele  Unternehmen auf Remote-Arbeitsmodelle umsteigen.

Während der Wechsel zur Remote-Arbeit zu positiven Ergebnissen für Unternehmen weltweit geführt hat, geht es mehr darum, diese Änderung erfolgreich umzusetzen, als Mitarbeiter aus dem Büro zu entlassen. Der Übergang von zu Hause aus erfordert eine umfangreiche Vorbereitung, die die Erstellung von Richtlinien für Remote-Arbeit, Strategien zur Mitarbeiterbindung, Schulungsprogrammen und mehr erfordert.

Die Umstellung auf Remote-Arbeit muss keine Herausforderung sein. In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmen schnell an Remote-Arbeitsbedingungen anpassen können.

Warum jetzt auf Remote-Arbeit umstellen?

Der Beginn des neuen Jahrzehnts führte zu einer beispiellosen Veränderung der Arbeitsweise von Unternehmen, und die letzten Jahre haben sich als besonders wertvoll erwiesen, um den Übergang zu Remote-Arbeit voranzutreiben. 2020arbeiteten  etwa 71 Prozent der Mitarbeiter  von zu Hause aus. Durch diesen schnellen Übergang haben Unternehmen und ihre Mitarbeiter gelernt, was in der Welt der Telearbeit funktioniert und was nicht.
Obwohl „Fernarbeit“ weithin mit der Arbeit von zu Hause aus verbunden ist, geht sie darüber hinaus. Studien haben gezeigt, dass 22 Prozent der Arbeitnehmer in verschiedene Städte umgezogen sind, während sie für dasselbe Unternehmen arbeiten, während 17 Prozent in ein anderes Land umgezogen sind oder planen, für dasselbe Unternehmen zu arbeiten. Die Umstellung auf Remote-Arbeit ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter im ganzen Land und sogar auf der ganzen Welt einzustellen.

Weitere Erkenntnisse, die Unternehmen durch den kürzlichen Übergang zu Remote-Arbeit gewonnen haben, umfassen Ansichten der Büroumgebung. Statistiken zur Remote-Arbeit geben an, dass 65 Prozent der Mitarbeiter sagten, dass sie keine Büroumgebung benötigen, um produktiv zu bleiben – ganz im Gegenteil. 75 Prozent der Personen, die von zu Hause aus arbeiten, gaben an, dass sie dies tun, weil es weniger Ablenkungen gibt als im Büro.

Die Vorteile der Umstellung auf Remote-Arbeit

Ob Sie einen Übergang von zu Hause aus als Wahl oder Notwendigkeit verfolgen, es gibt viele Aspekte zu feiern. Der Wechsel zur Telearbeit hat sich sowohl für Arbeitgeber als auch für ihre Mitarbeiter als vorteilhaft erwiesen, was zu besseren Ergebnissen für Unternehmen als Ganzes führt.

1. Work-Life-Balance

Auf die Frage, welche Aspekte ihrer Arbeit zu einer positiven Arbeitserfahrung beitragen, 50 gaben Prozent der Remote-Mitarbeiter eine gute Work-Life-Balance als primären Faktor an.

Mitarbeiter, die eine gute Work-Life-Balance erleben, zeigen  mehr Gesundheit und Wohlbefinden, höhere Arbeitszufriedenheit, bessere organisatorische Fähigkeiten, bessere Zielerreichungen und mehr Familienzufriedenheit. Dies bedeutet eine bessere Arbeitsleistung, eine geringere Fluktuation und weniger Verspätungen und Abwesenheiten für Arbeitgeber.

2. Produktivität

Studien zeigen, dass bis zu 40 Prozent der Remote-Mitarbeiter produktiver sind als die im Büro. Diese erhöhte Produktivität ist auf weniger Ablenkungen, mehr Komfort und keinen pendelbedingten Stress zurückzuführen. Höhere Produktivitätsraten führen zu einer höheren Produktion für Unternehmen, was zu einer erhöhten wirtschaftlichen Produktion für die gleiche Menge an Arbeit führt.

3. Bürofläche

Aufgrund der Zunahme der Remote-Arbeit werden Führungskräfte in den kommenden Jahren wahrscheinlich weniger Bürofläche benötigen und könnten Büroflächen zu einem erstklassigen Geschäftsstandort zusammenfassen. Diese reduzierten Immobilienkosten können Unternehmen jährlich durchschnittlich USD 11,000 pro Halbzeitpendler sparen.

4. Zugang zu Talenten

Einzelpersonen suchen bei der Suche nach der idealen Karriere nach Vergünstigungen wie Work-Life-Balance, Arbeitszufriedenheit und Flexibilität. Da die Arbeit von zu Hause aus nachweislich diese Vorteile bietet, ist es wahrscheinlicher, dass Unternehmen, die Remote-Arbeitsmöglichkeiten anbieten, Top-Talente gewinnen und binden als diejenigen, die dies nicht tun.

Vorbereitung auf die Herausforderungen der Remote-Arbeit

Obwohl Unternehmen, die auf Remote-Arbeit umsteigen, viele Vorteile erwarten können, werden sie wahrscheinlich nicht ohne Herausforderungen sein. Obwohl es völlig normal ist, zu Beginn einer erheblichen Veränderung Hindernisse zu erleben, ist es wichtig zu wissen, auf welche potenziellen Hindernisse zu achten ist, bevor Sie Möglichkeiten für die Arbeit von zu Hause aus verfolgen.

Zu den häufigsten Herausforderungen bei der  Umstellung auf Remote-Arbeit gehören:

• Arbeitgebervertrauen: Da Remote-Arbeit das Element der persönlichen Interaktion wegnimmt, sorgen sich einige Vorgesetzte, dass Mitarbeiter nicht so hart arbeiten wie im Büro.
• Informationsmanagement: Einige Remote-Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, Informationen zu finden und auf Antworten auf ihre Fragen außerhalb des Büros zuzugreifen.
• Kommunikation: Es ist üblich, dass Remote-Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, mit Managern und Kollegen zu kommunizieren, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Einige Mitarbeiter haben sogar das Gefühl, dass ihre Remote-Manager ihre Bedürfnisse nicht verstehen oder die Unterstützung oder Hilfe leisten, die erforderlich ist, um die Arbeit zu erledigen.
• Mitarbeiterinteraktion: Es kann für Mitarbeiter leicht sein, Ablenkungen zu Hause zu erleben, die sie am Arbeitsplatz nicht erleben würden, wie z. B. häusliche und familiäre Anforderungen. Diese Unterbrechungen können dazu führen, dass Personen sich mit ihrer Arbeit nicht mehr beschäftigen.
• Geografische Unterschiede: Eine der größten Herausforderungen bei der Remote-Arbeit für globale Unternehmen ist die Arbeit in verschiedenen Zeitzonen. Wenn Mitarbeiter international ansässig sind, kann dies die Planung und Zusammenarbeit erschweren.

Die Bedeutung einer Richtlinie für Remote-Arbeit

Eine Richtlinie für Remote-Arbeit ist eine Reihe von Richtlinien für Mitarbeiter, die den Homeoffice-Prozess erleichtern sollen, um eine bessere Produktivität und ein besseres Engagement zu fördern. Eine detaillierte und unkomplizierte Richtlinie für Remote-Arbeit gibt den Mitarbeitern ein besseres Verständnis der Erwartungen Ihres Unternehmens an die Arbeit von zu Hause aus, während die Kommunikation optimiert, der Onboarding-Prozess verbessert und sogar Top-Talente angezogen werden.

Jede Richtlinie für Telearbeit sollte die folgenden Informationen enthalten, um die besten Ergebnisse zu erzielen:

1. Leistungserwartungen

Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeiter wissen, was Sie von ihnen in Bezug auf ihre Leistung, Produktivität und Arbeitsqualität erwarten. Wenn Personen wissen, wie Sie die Ergebnisse in Zukunft messen wollen, halten sie sich eher an die Leistungserwartungen.

Sie können das Verständnis Ihrer Mitarbeiter für die Unternehmensrichtlinie ergänzen, indem Sie ihnen die Tools und Ressourcen zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein, einschließlich Informationen zu Arbeitszeiten und Ausgabeanforderungen.

2. Klarheit der Kommunikation

Da Remote-Arbeit die Kommunikationsgrenzen verwischen kann, sollte Ihre Richtlinie festlegen, wie Mitarbeiter miteinander kommunizieren können, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Beschreiben Sie, wie Meetings aus der Ferne stattfinden und welche Plattformen sie zur Teilnahme nutzen werden.

Sie können auch alle Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stehenden Kommunikationstools erklären und im Falle von Stromausfällen und technischen Schwierigkeiten eine Notfall-Kommunikationsform bereitstellen.

3. Nutzung der Ausrüstung

Ihre Richtlinie für Telearbeit sollte sich mit den Arten von Geräten befassen, die Ihr Unternehmen verwendet, welche Geräte für welche Rolle erforderlich sind und ob Sie diese Tools den Mitarbeitern zur Verfügung stellen werden. Wenn Ihre Mitarbeiter die Geräte selbst kaufen müssen, wird Ihr Unternehmen ihnen die Käufe erstatten?

Stellen Sie auch sicher, dass Sie erklären, wie jede Art von Ausrüstung zu verwenden ist, und alle Ressourcen einbeziehen, die zu ihrem Verständnis beitragen können.

4. Rechte der Mitarbeiter

Ihre Mitarbeiter sollten über ihre Rechte informiert werden, wenn Sie für Ihr Unternehmen aus der Ferne arbeiten. Beispielsweise sollte Ihre Richtlinie für Telearbeit angeben, zu welcher Zeit sich Mitarbeiter für die Arbeit anmelden müssen, wie viele Essenspausenstunden ihnen zugewiesen wurden und wie sie Urlaubstage beantragen können. Die Darlegung dieser Rechte sollte Verwirrung beseitigen und Missverständnisse verhindern.

5. Verwaltung der Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist wahrscheinlich einer der wichtigsten Aspekte der Arbeit, über die sich Ihre Mitarbeiter fragen werden. Ihre Richtlinie für Telearbeit sollte erklären, wer die Gehaltsabrechnung  – ob Ihr Unternehmen oder ein Employer of Record (EOR)  – Häufigkeit der Zahlung und den Zahlungsbetrag übernimmt. Sie können auch Informationen darüber einfügen, an wen Sie sich wenden können, wenn Mitarbeiter Fragen zur Gehaltsabrechnung haben.

So schließen Sie den Übergang zur Remote-Arbeit ab

Bevor Ihr Unternehmen vollständig auf Remote-Arbeit umstellen kann, müssen Sie Maßnahmen ergreifen, um einen erfolgreichen Übergang zu gewährleisten.

1. Benachrichtigen Sie Ihre Mitarbeiter

Bevor Sie zur Remote-Arbeit wechseln, sollten Sie zunächst Ihre Mitarbeiter  darüber informieren, dass die Änderung stattfindet. Teilen Sie ihnen mit, wann der Wechsel stattfinden wird und wie sie sich darauf vorbereiten können. Legen Sie fest, ob Ihre Mitarbeiter vollständig aus der Ferne arbeiten oder ob sie die Möglichkeit haben, sowohl im Büro als auch außerhalb zu arbeiten, und erklären Sie, wie jede Situation funktionieren wird.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, alle Fragen zu stellen, die sie zur neuen Struktur haben. Bieten Sie Zugriff auf die neue Richtlinie für Remote-Arbeit und andere Ressourcen, die sie benötigen, um den Übergang zu erleichtern.

2. Schulen Sie Ihre Remote-Mitarbeiter in Sicherheitsmaßnahmen

Mit der Umstellung auf Remote-Arbeit wird ein noch größerer Bedarf an Datensicherheit verbunden. Minimieren Sie Risiken, indem Sie Ihren Mitarbeitern beibringen, welche Maßnahmen sie bei der Arbeit von zu Hause aus ergreifen müssen und wie sie Cyberbedrohungen erkennen und mindern können.

Erwägen Sie die Implementierung der folgenden Themen in Ihre Cybersicherheitsschulung für Remote-Mitarbeiter:

• Sicherheitsverletzungen: Sie können Ihre Mitarbeiter gegen Sicherheitsverletzungen schützen, indem Sie ihnen beibringen, Bedrohungen wie Malware-, Phishing- und Passwortangriffe zu erkennen, und was zu tun ist, wenn sie auf eine Sicherheitsverletzung stoßen.
• Einhaltung der DSGVO: Ihr Unternehmen muss die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten, einen Standard, der Unternehmen, die in der Europäischen Union tätig sind, verpflichtet, neue Richtlinien, Verfahren und Praktiken zur Aufrechterhaltung der Sicherheit, Transparenz und Rechenschaftspflicht personenbezogener Daten zu übernehmen.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: Schulen Sie Mitarbeiter darin, die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) zu verwenden, eine zusätzliche Sicherheitsebene, die bestätigt, dass die Person, die versucht, auf ein Online-Konto zuzugreifen, diejenige ist, die sie vorgibt, sie zu sein, indem sie von ihnen verlangt, zwei identifizierende Informationen  bereitzustellen.
• Virtuelle private Netzwerke: Virtuelle private Netzwerke (VPNs) erzeugen eine verschlüsselte Internetverbindung zwischen einem Gerät und einem Netzwerk, das sensible Daten für eine sichere Übertragung sichert. Bringen Sie Ihren Mitarbeitern bei, ein VPN einzurichten und zu verwenden, um Unternehmensinformationen zu schützen.
• Sicherer Cloud-Speicher: Remote-Mitarbeiter können Daten auch durch die Verwendung von Cloud-Speicher auf ihren Arbeitsgeräten schützen.

3. Halten Sie die Technologie auf dem neuesten Stand

Ein Schlüsselaspekt für den Erfolg von Remote-Arbeit ist die Technologieeffizienz. Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter bei der Arbeit keine technologischen Probleme haben, stellen Sie sicher, dass Sie ihnen die neuesten Technologien zur Verfügung stellen, wie z. B.:

• Cloudbasierte Tools
• Geschäftsanwendungen
• Videokonferenzen
• Projektmanagement-Tools
• Lösungen für Datensicherung und -wiederherstellung
• Virtuelle Onboarding-Programme
• Zeiterfassungssoftware

4. Offene und effektive Kommunikation

Wenn Unternehmen und ihre Mitarbeiter erfolgreich kommunizieren können, können Sie Ihr Team besser unterstützen und gleichzeitig eine positive Unternehmenskultur pflegen. Ermöglichen Sie eine effektive Fernkommunikation, indem Sie regelmäßige virtuelle Check-ins mit Ihren Mitarbeitern planen, um sich individuell mit ihnen über ihre Erfahrungen zu informieren. Es ist auch vorteilhaft, regelmäßige Gruppenmeetings zu organisieren, um die Mitarbeiter darüber zu informieren, was im Unternehmen auf organisatorischer Ebene geschieht.

Um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter nicht zu Hause isoliert fühlen, sollten Sie  sogar virtuelle unternehmensweite Aktivitäten organisieren, um die Mitarbeiter miteinander zu verbinden.

5. Seien Sie die beste Führungskraft, die Sie sein können

Wenn Sie Ihr Unternehmen auf Remote-Arbeit umstellen, ist es wichtig, dass Sie eine Führungskraft für Ihr Team werden. Unabhängig davon, wie viele Tools, Richtlinien und Ressourcen Sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen, können Sie eine positive Remote-Arbeitsumgebung nicht fördern, ohne die Unterstützung und Führung zu bieten, die sie für ihren Erfolg benötigen. Nur ein bisschen Einfühlungsvermögen und Optimismus tragen wesentlich dazu bei, dass sich die Mitarbeiter geschätzt und validiert fühlen.

Sie können Ihrem Team zeigen, dass es Ihnen wichtig ist, was sie denken, indem Sie eine Umfrage versenden, in der Sie den Mitarbeitern Fragen dazu stellen, wie sie sich in ihrem Alltag fühlen, mit welchen Herausforderungen sie konfrontiert sind und was Sie tun können, um ihre Remote-Arbeitserfahrungen zu verbessern.

Vergünstigungen für Remote-Mitarbeiter anbieten

Um sicherzustellen, dass Ihr Wechsel zu Remote-Arbeit langfristig erfolgreich ist, versuchen Sie, Strategien für die Mitarbeiterbindung umzusetzen. Wenn Sie Ihren Remote-Mitarbeitern Vorteile bieten, schaffen Sie eine vorteilhafte Arbeitsbeziehung zwischen dem Management und den Mitarbeitern. Die Bindung von Mitarbeitern durch die Investition von Zeit und Ressourcen in sie führt zu reduzierten Ausgaben, besserer Zusammenarbeit, erhöhter Produktivität und Wettbewerbsgewinnen.

Zu den vielen Vorteilen, die Sie Ihren Mitarbeitern für eine höhere Mitarbeiterbindung bieten können, gehören:

• Schaffen Sie ein flexibles Umfeld: Viele Personen schätzen Flexibilität in ihren Arbeitszeiten, wobei 72 Prozent der Mitarbeiter angeben, dass sie erwägen würden, ihre Arbeit zu verlassen, wenn ihre derzeitige Person keine Flexibilität im Arbeitszeitplan bietet.
• Wettbewerbsvorteile anbieten: Unternehmen, die ihren Mitarbeitern eine wettbewerbsfähige Vergütung bieten, behalten diese eher langfristig. Zu den Arten von Leistungen, die Sie anbieten können, gehören Mitarbeiterrabatte, bezahlte Freizeit, Gesundheitsfürsorge und Altersvorsorge.
• Geschenke senden: Ergreifen Sie zusätzliche Schritte,  um Ihre Wertschätzung für Ihre Mitarbeiter zu demonstrieren, indem Sie gelegentlich Geschenke an ihre Wohnung senden, wie Geschenkkarten, Lebensmittel, Blumen oder Geschenkkörbe.
• Geben Sie einen Ferneinrichtungszuschuss: Wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, haben sie nicht den Luxus, Büroressourcen zur Verfügung zu haben, wie Schreibtische, Stühle, WLAN und andere Büromaterialien. Statt diese Materialien selbst bezahlen zu müssen, geben Sie ihnen einen Zuschuss, den sie verwenden können, um diese Essentials für ihre Arbeitsumgebung zu Hause zu kaufen.
• Bieten Sie Karriereentwicklungsprogramme an: Mitarbeiter bleiben eher bei einem Unternehmen, das in ihre Karriereentwicklung investiert, mit Programmen wie Schulungsseminaren, Networking-Veranstaltungen, Mentoring und speziellen Projekten. Diese Arten von Möglichkeiten sorgen dafür, dass sich die Mitarbeiter motiviert fühlen und sich auf Wachstum und Entwicklung freuen.

Übergang zur Remote-Arbeit mit Globalization Partners

Beginnen Sie mit der Umstellung auf Remote-Arbeit, indem Sie Ihr Remote-Team mit Globalization Partners aufbauen. Wir sind eine Globale Beschäftigungsplattform, die sich der Unterstützung von Firmen bei der Einstellung und dem Onboarding neuer Teammitglieder auf der ganzen Welt verschrieben hat. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre idealen Kandidaten zu finden, und wir kümmern uns um alles, von der Gehaltsabrechnung und den Sozialleistungen bis hin zu Steuererklärungen und Compliance. Wir übernehmen die Verantwortung, während Ihre Mitarbeiter für Sie arbeiten.

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