Leitfaden zur Einstellung in Belgien

Für viele Unternehmen ist der Aufbau eines Teams in Belgien eine vorteilhafte Entscheidung. Aufgrund seiner Lage im Zentrum Europas genießt das Land sowohl in der europäischen als auch in der globalen Wirtschaft eine Spitzenposition. Die Geschäftstätigkeit in Belgien eröffnet Ihrem Unternehmen eine Verbraucherbasis von 500 Millionen Europäern.

Belgien, ein Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU), verwendet den Euro als nationale Währung. Das Land ist außerdem Mitglied des Schengenraums und das 10th größte Ausfuhrland der Welt. Während Belgien drei Landessprachen hat, ist auch Englisch fließend üblich. All diese Faktoren können das Land zu einem ausgezeichneten Ort machen, um Ihr Unternehmen im Ausland auszubauen.

Was Sie vor der Einstellung in Belgien beachten sollten

Belgien ist einzigartig in seiner kulturellen Zusammensetzung, daher müssen sich Arbeitgeber mit dem Land vertraut machen, bevor sie mit dem Einstellungsprozess beginnen. Das Land hat strenge Arbeitsvorschriften, um die Rechte der belgischen Staatsbürger zu schützen. Darüber hinaus hat Belgien höhere Steuersätze für Unternehmen und Einzelpersonen als andere europäische Länder.

Dennoch kann die Investition in Wachstum in Belgien Ihrem Unternehmen in vielerlei Hinsicht zugutekommen. Beachten Sie die folgenden Aspekte, wenn Sie mit einem Umzug nach Belgien beginnen.

1. Die Regionen Belgiens

Belgien hat drei Landessprachen: Französisch, Flämisch und Deutsch. Flämisch ist eine Variante von Niederländisch, die sich in bestimmten Grammatiken und Wörtern unterscheidet.

Die drei Regionen Belgiens sind in erster Linie nach Sprache getrennt. Jede Region hat auch eine eigene Regierungsstruktur, was bedeutet, dass sich die Lohnanforderungen leicht unterscheiden:

1. Flandern: Flandern liegt im Norden und ist die flämischsprachige Region, die vom flämischen Parlament und der flämischen Regierung reguliert wird.
2. Brüssel: Die Hauptstadt Belgiens ist Brüssel, das offiziell ein zweisprachiges Gebiet ist. Diese Region steht unter der Gesetzgebungsmacht des Parlaments der Brüssel-Kapitalregion und der Regierungsmacht der Brüssel-Kapitalregion.
3. Wallonien: Französisch ist die Hauptsprache der südlichen Region Wallonien, die unter der Macht des Wallonischen Parlaments steht.

Die Geschäftsstrukturen unterscheiden sich in der Regel auch zwischen den Regionen. Zum Beispiel folgen Walloon-Unternehmen tendenziell einer zentralisierteren, hierarchischeren Struktur, während flämische Unternehmen tendenziell einem offeneren, kollaborativeren Modell folgen. Verstehen Sie, dass Ihre Mitarbeiter je nach ihrer Heimatregion an verschiedene Geschäftspraktiken gewöhnt sein können.

2. Standardarbeitswoche und Feiertage

Das belgische Arbeitsrecht basiert auf der Idee, dass Mitarbeiter die Fähigkeit verdienen, ihre Arbeit mit ihrem täglichen Leben in Einklang zu bringen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich an die gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen halten und bei Bedarf Überstundenzahlungen gemäß den Gesetzen leisten.

Während die belgische Regierung das Recht auf eine viertägige Arbeitswoche gewährt, ist die fünftägige Arbeitswoche von 38 bis 40 Stunden der aktuelle rechtliche Standard. Mitarbeiter, die sechs oder mehr Stunden am Tag arbeiten, müssen eine Pause von 15 Minuten oder länger haben. Die Zeit, die ein Mitarbeiter für eine Pause erhält, zählt nicht für die Arbeitszeit des Tages.

Schichtmitarbeiter haben etwas unterschiedliche Anforderungen an ihre Arbeitstage. Bei aufeinanderfolgenden Schichten kann das Stundenlimit auf 11 Stunden pro Tag und 50 Stunden pro Woche verlängert werden, solange bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Belgien hat 10 Feiertage, die Folgendes umfassen:

1. Neujahrstag
2. Ostermontag
3. Tag der Arbeit
4. Christi Himmelfahrt
5. Pfingsten
6. Unabhängigkeitstag
7. Mariä Himmelfahrt
8. Allerheiligen
9. Waffenstillstandstag
10. Weihnachten

Jede Region hat ihre eigenen Feiertage zusätzlich zu diesen 10.

Mitarbeiter, die an diesen Tagen arbeiten müssen, haben Anspruch auf Ausgleichsurlaub. Überstunden an Feiertagen werden zum doppelten Stundensatz des Mitarbeiters bezahlt. Darüber hinaus haben Mitarbeiter, die vier Stunden oder weniger an einem Feiertag arbeiten, Anspruch auf einen halben Tag kompensierter Freizeit.

3. Belgiens Steuersystem

Alle Organisationen, die in Belgien gewinnbringende Tätigkeiten durchführen, müssen eine jährliche  Körperschaftssteuer von 25 Prozent ihres Nettoeinkommens zahlen, einschließlich ausgeschütteter Gewinne. Diese Rate ist ein erheblicher Rückgang gegenüber 2018, als sie bei etwa 40 Prozent lag.

Die zwei Hauptabzüge vom Gehaltsscheck eines Mitarbeiters sind:

• Sozialversicherung: Soziale Beiträge sehen Renten, Familienzulagen, Arbeitslosengeld, Krankenzulagen und andere Programme vor. Die meisten Mitarbeiter zahlen Beiträge in 25 Prozent ihres Einkommens. Diese Regeln variieren für Studenten, die angestellt sind.
• Persönliche Einkommenssteuern: Die belgische Einkommensteuer ist progressiv, sodass der Satz, den jeder Mitarbeiter zahlt, auf der Grundlage seines Einkommens angepasst wird. Die Skala beginnt bei 25 % Steuern für Einkünfte bis 13,440 EUR und begrenzt bei 50 % Steuern für Einkünfte ab 42,370 EUR. Diese Tarife sind für Einwohner und Nichtansässige gleich.

Weitere wichtige Steuern, die Sie kennen sollten, sind:

• TVA: Waren und Dienstleistungen unterliegen einer Mehrwertsteuer, die in Belgien als TVA bekannt ist. Diese Steuer wird bei jeder Transaktion zu einem Standardsatz von 21 Prozent erhoben. Für bestimmte Waren und Dienstleistungen, wie z. B. Zeitschriften, Lebensmittel und Wasser, Medizin, Bücher und Sozialwohnungen, können jedoch niedrigere Preise gelten.
• Nichtansässige Steuer: Personen, die nicht in Belgien ansässig sind oder in mehreren Ländern arbeiten, müssen einen Pauschalsatz von 7 Prozent ihres Einkommens zahlen. Wenn Sie planen, Mitarbeiter aus anderen Ländern zur Arbeit in Belgien zu entsenden, beachten Sie diese Steuer.
• Quellensteuer: Im Gebäude-, Fleisch- und Überwachungssektor müssen Unternehmen 15 Prozent ihrer Rechnungsbeträge an Behörden zahlen.

4. Arbeitsverträge

Best Practices für das Verfassen von Verträgen umfassen die Verwendung der regionalen Sprache. Wenn Sie beispielsweise eine Niederlassung in Wallonien gründen, sollten Sie Arbeitsverträge auf Französisch ausstellen.

Der Standard-Dauervertrag ist auf unbestimmte Zeit gültig. Auch nach belgischem Arbeitsrecht bestehen mehrere Sondervertragsarten :

1. Befristet: Der Vertrag endet an einem bestimmten Datum oder nach einem bestimmten Ereignis.
2. Spezifische Zuweisung: Dieser Vertrag endet, nachdem der Mitarbeiter eine bestimmte Aufgabe abgeschlossen hat. Zum Beispiel können Schauspieler in einem Film nach dem Filmen von ihren Verträgen befreit werden.
3. Ersatz: Diese Art von Vertrag gilt für einen Mitarbeiter, der vorübergehend einen anderen Mitarbeiter ersetzt, der für einen bestimmten Zeitraum abwesend ist. Beispielsweise würde ein Mitarbeiter, der für einen anderen Mitarbeiter im Mutterschaftsurlaub eintrifft, einen Ersatzvertrag haben.
4. Temporär: Verträge zwischen einem Mitarbeiter und einer Zeitarbeitsagentur sind maximal sechs Monate gültig.
5. Teilzeit: Ein Teilzeitmitarbeiter ist jeder, der weniger als 38 Stunden pro Woche arbeitet. Teilzeitbeschäftigte erhalten nach wie vor bestimmte Schutzmaßnahmen nach belgischem Arbeitsrecht.

Das belgische Arbeitsrecht enthält weitere Spezifikationen für Studenten.  Sowohl Studenten als auch Arbeitgeber zahlen Sozialversicherungsbeiträge an das Nationale Sozialversicherungsamt (NSSO). Studenten dürfen bis zu 475 Stunden pro Jahr  arbeiten, solange sie Solidaritätsbeiträge zahlen, die 2.71 Prozent für Studenten und 5.42 Prozent für ihre Arbeitgeber ausmachen. Die normalen Sozialversicherungszahlungen für Studenten betragen 13.07 Prozent für Studenten und 32 Prozent für Arbeitgeber.

Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Belgien

Im privaten Sektor des Landes werden die meisten Löhne durch einen Tarifvertrag (CBA), auch als Tarifvertrag (CLA) bezeichnet, bestimmt. CBAs gelten für bestimmte Branchen, Sektoren und Gewerkschaften.

Diese Vereinbarungen beschreiben die Mindestlöhne für jede Branche und jeden Mitarbeitertyp. Bestimmte Branchen-CBAs verpflichten Arbeitgeber auch, einen Jahresendbonus zu zahlen, der als 13. Monatszahlung bekannt ist.

Bei der Berechnung der Ausgaben müssen Sie auch die Leistungen berücksichtigen, die Sie Ihren Mitarbeitern gewähren. Einige Vorteile, die Sie Ihrem belgischen Team bieten können, sind:

1. Versicherungspläne
2. Renten
3. Krankenversicherung
4. Aktienoptionen
5. Firmenwagen
6. Essensgutscheine

Im Allgemeinen zählen diese Leistungen als Teil des Jahresgehalts eines Mitarbeiters. Einige Bestimmungen können bestimmten Steuern unterliegen.

Einstellungspraktiken in Belgien

Belgien verfügt über strenge Arbeits- und Einstellungsgesetze zum Schutz der Mitarbeiter. Bevor Sie mit der Einstellung beginnen, müssen Sie gründlich recherchieren, um die Compliance sicherzustellen.

Einige wichtige Aspekte der Einstellung sollten Sie beachten:

1. Hintergrundüberprüfungen: Das belgische Arbeitsrecht  schränkt Arbeitgeber  ein, umfangreiche Hintergrundüberprüfungen zu Stellenbewerbern durchzuführen. Wenn Sie Hintergrundprüfungen durchführen müssen, dürfen Sie nur Informationen sammeln, die für die Funktionen der Stelle, für die Sie einstellen, relevant sind. Sie müssen auch Kandidaten benachrichtigen, bevor Sie Hintergrundprüfungen durchführen.
2. Mitarbeiterkategorien: Das belgische Arbeitsrecht enthält verschiedene Vorschriften für verschiedene Arten von Mitarbeitern. Die Hauptkategorien bilden Mitarbeiter mit Blue-Collar, Mitarbeiter mit White-Collar, Vertriebsmitarbeiter und inländische Mitarbeiter. Eine bemerkenswerte Unterscheidung ist, dass die Probezeit für Angestellte mit blauem Kragen kürzer ist als die für Angestellte mit weißem Kragen. Für Studenten und Remote-Mitarbeiter gelten zusätzliche Regeln.
3. Löhne: Im privaten Sektor werden Löhne durch einen CLA und nicht durch Gesetz bestimmt. Bestimmte Branchen im öffentlichen Sektor haben derzeit einen gesetzlichen Mindestlohn von 1625.72 EUR pro Monat; Belgien hat jedoch keinen nationalen Mindestlohn.
4. Regionale Spannungen: Die Regionen Belgiens haben unterschiedliche kulturelle Normen, die zu einer Trennung zwischen den Teammitgliedern führen können.
5. Einschränkungen bei Vorstellungsgesprächen: Bei Vorstellungsgesprächen dürfen Arbeitgeber nur Fragen stellen, die sich direkt auf die Stelle und ihre Funktionen beziehen. Beispielsweise kann der Interviewer fragen, welche Qualifikationen und Branchenerfahrung der Bewerber hat, aber er kann die politischen Meinungen des Bewerbers nicht fragen.

Was muss ein Unternehmen tun, um Mitarbeiter in Belgien einzustellen?

Vor der Einstellung müssen Sie die Präsenz Ihres Unternehmens in Belgien feststellen. Wenn Sie planen, über Ihr eigenes Unternehmen einzustellen, umfassen Ihre Optionen:

1. Zweigniederlassung: Diese Art von Einheit ist im Wesentlichen eine Erweiterung der Hauptniederlassung Ihres Unternehmens im Gastland. Es ist kein Mindestkapital erforderlich, um eine Niederlassung zu errichten, aber Ihre Muttergesellschaft haftet in vollem Umfang für alle Probleme, die in ihrer Niederlassung auftreten.
2. Eine Tochtergesellschaft: Im Gegensatz zu einer Niederlassung ist eine Tochtergesellschaft ein völlig neues Geschäft innerhalb des Gastlandes. Eine belgische Tochtergesellschaft muss als Aktiengesellschaft (PLC), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (PLLC) oder als Starter-Private Gesellschaft mit beschränkter Haftung (S-PLLC) gegründet werden.

Jede Art von Unternehmen hat ihre Vorteile, aber es ist notwendig, alle Unternehmen bei den zuständigen Behörden zu gründen und zu registrieren, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Unabhängig von der Art des Unternehmens, das Sie festlegen möchten, müssen Sie die folgenden Schritte unternehmen, bevor Sie neue Mitarbeiter in Belgien einstellen:

1. Registrieren Sie Ihr Unternehmen beim NSSO.
2. Melden Sie sich beim Steuersammlerbüro an.
3. Melden Sie sich bei Bedarf für eine Industrieschadenversicherung an.
4. Ernennen Sie eine autorisierte Person, die die Dokumentation und Korrespondenz mit nationalen Beamten verwaltet.
5. Beantragen Sie eine Firmennummer aus dem Zentralen Unternehmensregister.
6. Wenn Sie mit Nicht-EU-Mitgliedern handeln möchten, melden Sie sich beim Zoll für eine EORI-Nummer an. Diese Nummer basiert auf Ihrer Firmennummer.
7. Wenden Sie sich an einen Geschäftsschalter , der Ihr Hauptansprechpartner für administrative Funktionen ist.

Einstellung von Remote-Mitarbeitern in Belgien

Je nachdem, wie weit das Heimatland Ihres Unternehmens von Belgien entfernt ist, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Schritte bei der Rekrutierung und Einstellung von Teammitgliedern unternehmen. Wenn Reisen keine Option sind und Sie aus der Ferne mieten müssen, können diese Tipps den Prozess erleichtern:

1. Entsprechende Planung: Unternehmen, die sich weit von Belgien entfernt befinden, sollten sicherstellen, dass die Zeitzonen der Kandidaten bei der Planung von Vorstellungsgesprächen und Meetings berücksichtigt werden. Wenn möglich, erlauben Sie Ihrem Bewerber, eine Zeit auszuwählen, die für ihn funktioniert. Es ist auch eine gute Idee, vor Ihrem Meeting eine automatische Erinnerung zu senden.
2. Beweisen Sie Professionalität: Seien Sie bei Ihren Treffen mit Kandidaten pünktlich und formell, da der Ruf Ihres Unternehmens stark von einem glanzvollen Image profitieren kann. Stellen Sie sicher, dass Ihre Technologie im Voraus funktioniert, und sorgen Sie für eine konstante Kommunikation, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
3. Nutzung einer Globale Beschäftigungsplattform: Die Zusammenarbeit mit einem globalen Employer of Record wie Globalization Partners ist eine hervorragende Möglichkeit, ein Team im Ausland aufzubauen, ohne eine Niederlassung oder Tochtergesellschaft zu gründen. Ihr eingetragener Arbeitgeber kann Ihre Mitarbeiter innerhalb weniger Tage einstellen und einbinden, während Sie in Ihrem Heimatland wie gewohnt weiterarbeiten.

Rationalisierung der internationalen Einstellung mit Globalization Partners

Als globaler Employer of Record mit etablierter Präsenz in Belgien können Globalization Partners Ihnen helfen, ein internationales Team einzustellen. Über unsere KI-gestützte Globale Beschäftigungsplattform kannst du deine Mitarbeitenden mit wenigen Klicks von überall auf der Welt einstellen, einarbeiten und verwalten. Unsere Rechts- und Personalexperten kümmern sich um Compliance- und Steuerangelegenheiten, damit Sie sich auf andere Bereiche Ihres Betriebs konzentrieren können.

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