Leitfaden für die Einstellung von Mitarbeitern in Finnland

Finnland ist ein skandinavisches Land mit einer starken Wirtschaft, die zu freiem Unternehmertum und privatem Eigentum ermutigt. Es  ist auch die Heimat einer hochqualifizierten Belegschaft. Ob  Sie erwägen, einen finnischen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen per Fernzugriff einzustellen oder ein ganzes Team von Mitarbeitern in Finnland einzustellen, Sie müssen einige Schlüsselaspekte des finnischen Arbeitsmarktes, der Einstellungspraktiken und der Arbeitsgesetze verstehen. In unserem Leitfaden zur Einstellung in Finnland werden wir diese Schlüsselpunkte behandeln und einige Tipps geben.

Was man vor der Einstellung in Finnland wissen sollte

Internationale Anstellungen erfordern Nachforschungen und oftmals auch rechtliche Unterstützung durch lokale Experten, da jedes Land seine eigenen Gesetze und Gepflogenheiten hat, die sich auf den Prozess auswirken. Die Arbeitsgesetze und  Einstellungspraktiken in Finnland  können von denen in Ihrem Heimatland abweichen. Sehen wir uns einige wichtige Aspekte der Beschäftigung in Finnland an, die Sie kennen sollten, bevor Sie dort Mitarbeiter einstellen.

1. Der finnische   Arbeitsmarkt

Die erwerbstätige Bevölkerung Finnlands zeichnet sich durch ein außergewöhnlich hohes Bildungsniveau aus. Mit Stand von 25 hatten 2016 87.9 Prozent der Finnen über Jahren eine obere sekundäre oder tertiäre Ausbildung erreicht. Der durchschnittliche finnische Student wird voraussichtlich etwa 20 Jahre Ausbildung absolvieren, was drei Jahre über dem EU-Durchschnitt liegt.

Welche Studiengänge belegen diese Studenten? Im Jahr  wurde  2019der  größte Prozentsatz der Abschlüsse in Wirtschaft, Verwaltung und Recht sowie in Geisteswissenschaften und Kunst, gefolgt von Technologie, erworben.  Detailliertere Daten aus 2017 zeigen, dass  Ingenieurwesen, Fertigung, Bauwesen, Journalismus und Sozialwissenschaften auch bei Universitätsstudenten beliebt  sind. Zu den beliebtesten Studiengebieten für  Doktoranden 2019 gehörten  Handel, Verwaltung und Recht, Menschen und Kunst, Technologie sowie Gesundheit und Wohlergehen.

Der  größte Sektor in Finnland  ist der Dienstleistungssektor. Die meisten finnischen Mitarbeiter arbeiten in diesem Sektor, der ein breites Spektrum von Branchen umfasst, wie z. B. Transport, Gesundheits- und Sozialdienste und Gastgewerbe. Der  zweitgrößte Sektor in Finnland  ist die Fertigung. Wenn Ihr Unternehmen zu einem dieser Sektoren gehört, werden Sie wahrscheinlich hochqualifizierte Bewerber mit Erfahrung in Ihrem Bereich finden.

2.   Tarifverträge

Die Gewerkschaften spielen eine wichtige Rolle auf dem finnischen Arbeitsmarkt. Wie in anderen skandinavischen Ländern ist ein hoher Prozentsatz der finnischen Arbeitnehmer Mitglied einer Gewerkschaft. Diese Gewerkschaften verhandeln mit den Arbeitgeberverbänden, um Tarifverträge (CBA) abzuschließen. Tarifverträge ergänzen die gesetzlichen Bestimmungen für Mitarbeiter in Finnland und legen häufig Mindestlöhne, Höchstarbeitszeiten, Kündigungsfristen und vieles mehr fest.

Einige Tarifverträge werden für ein bestimmtes Unternehmen oder eine bestimmte Unternehmensgruppe erstellt. Viele Tarifverträge in Finnland gelten jedoch für ganze Branchen. Das bedeutet, dass eine CBA wahrscheinlich für Ihr Unternehmen und Ihre finnischen Mitarbeiter gilt, auch wenn Sie nicht zu einem Arbeitgeberverband in Finnland gehören  oder  Ihre Mitarbeiter  nicht gewerkschaftlich  organisiert sind. Sie müssen sich nicht nur mit den finnischen Arbeitsgesetzen vertraut machen, sondern auch mit den geltenden Tarifverträgen, um die Vorschriften einzuhalten.

3.  Arbeitszeit und  Gehalt

Die Arbeitswoche in Finnland darf acht Stunden pro Tag oder 40 Stunden pro Woche nicht überschreiten. Die meisten Mitarbeiter sind an eine etwas kürzere Arbeitswoche 37.5 gewöhnt, die in 7.5-hour Tage unterteilt ist. Mitarbeiter können Überstunden leisten, wenn ihr Arbeitgeber dies verlangt und sie zustimmen. Selbst mit Überstunden darf eine Arbeitswoche im Allgemeinen einen Durchschnitt von 48 Stunden über einen Zeitraum von vier Monaten nicht überschreiten.

Mitarbeiter  haben Anspruch auf eine 50 prozentuale Prämie  auf ihren normalen Stundenlohn für die ersten zwei Überstunden, die sie an einem Tag arbeiten. Für zusätzliche Überstunden gibt es einen 100 Prozent-Zuschlag zum normalen Lohn. In Finnland gibt es keinen nationalen Mindestlohn, da diese Norm den Tarifverträgen überlassen wird. Tarifverträge können jedoch andere Vergütungen der Überstunden vorsehen.

4. Steuern und   Sozialleistungen

Finnische Mitarbeiter zahlen Einkommensteuer nach einem progressiven Satz sowie kommunale Einkommensteuer. Finnische evangelisch-lutherische und orthodoxe Kirchenmitglieder unterliegen ebenfalls einer Kirchensteuer. Arbeitgeber sind für die Einbehaltung der Steuern von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter verantwortlich.

Sowohl Mitarbeiter als auch Arbeitgeber müssen in die Sozialversicherungssysteme einzahlen. Arbeitgeber tragen allein zur Unfallversicherung und zur Gruppenlebensversicherung für ihre Mitarbeiter bei. Arbeitgeber und Mitarbeiter tragen zur Arbeitslosen-, Kranken- und Rentenversicherung bei. Der weitaus größte Teil der Beiträge fließt in die Rentenversicherung. trugen 2020Arbeitgeber im Durchschnitt Prozent der Bruttogehälter der Arbeitnehmer zur Rentenversicherung bei. Die Arbeitnehmer  tragen  je nach Alter 7.15 Prozent oder 8.65 Prozent bei. 16.95  Arbeitgeber müssen die Beiträge der Mitarbeiter zur Sozialversicherung einbehalten.

5. Bezahlte   Freizeit

Das Jahresurlaubsgesetz gibt finnischen Mitarbeitern Anspruch auf bezahlten Urlaub und legt fest, dass das Urlaubsjahr von April bis März dauert. Während des ersten Arbeitsjahres erhalten Mitarbeiter für jeden Monat, den sie arbeiten, zwei Tage bezahlten Urlaub. Nach diesem Zeitraum verdienen die Mitarbeiter jeden Monat etwas mehr bezahlten Jahresurlaub, insgesamt 30 Tage oder fünf Wochen.  Mitarbeiter erhalten in der Regel auch 10 bezahlte Urlaubstage pro Jahr.

Die Finnen haben auch Anspruch auf bezahlte Krankentagen. Wenn  Mitarbeiter  krank werden oder eine Verletzung erleiden und Arbeit  versäumen  müssen, müssen Sie sie bis zu 10 Tage bezahlen, solange  diese Mitarbeiter mindestens einen Monat in Ihrem Unternehmen  waren. Mitarbeiter, die erkranken, bevor sie einen vollen Monat gearbeitet haben, haben weiterhin Anspruch auf die Hälfte ihres regulären Lohns.

6. Lokale  Sprachen

Finnland hat zwei offizielle Sprachen: Finnisch und Schwedisch. Finnisch dabei mit deutlichem Abstand die vorherrschende Sprache. Die meisten Finnen, die Schwedisch als Muttersprache sprechen, leben auf den Åland-Inseln, einem autonomen Teil Finnlands in der Ostsee. Eine 2018 Umfrage ergab, dass 93 Prozent der finnischen Einwohner im Alter über ein gewisses Maß an Kenntnissen in mindestens einer Sprache neben ihrer Muttersprache 18-64 verfügten.

Zu den häufigsten Zweitsprachen in Finnland gehören Englisch, Schwedisch und Deutsch. Unternehmen mit Sitz in englischsprachigen Ländern sollten wissen, dass etwa 90 Prozent der Finnen bescheinigen , Englisch zu sprechen. Englisch zu sprechen ist besonders im Geschäftsleben gang und gäbe. Dennoch ist es eine gute Möglichkeit, ein paar  finnische  Phrasen zu lernen, die Sie im Gespräch mit Ihren finnischen Kollegen verwenden können, um Respekt und Wohlwollen zu zeigen.

Die  Kosten der Einstellung eines Mitarbeiters in Finnland

Wenn Sie in einem neuen Land einstellen,  müssen Sie  die laufenden Arbeitskosten und die Vorabkosten des Rekrutierungsprozesses berücksichtigen. Die Arbeitskosten in Finnland liegen  leicht über dem  EU-Durchschnitt. Zusätzlich zu den Vergütungen, die Sie Ihren Mitarbeitern zahlen, müssen Sie auch die zusätzlichen Kosten für die die Sozialleistungen berücksichtigen. In Finnland empfehlen  wir, einen zusätzlichen 25 Prozentsatz  des Gehalts eines Mitarbeiters zu budgetieren, um gesetzliche Leistungen zu erhalten.

Für den Rekrutierungsprozess sollten Sie die folgenden Kosten berücksichtigen:

• Forschung und rechtliche Unterstützung bei der Einhaltung der Vorschriften
• Gebühren für die Unternehmensgründung
• Die Zeit Ihres Einstellungsausschusses
• Externe Personalvermittlungsagentur
• Bezahlte Stellenanzeigen
• Einstellungsuntersuchungen
•  Reisekosten

Was benötigt ein Unternehmen, um Mitarbeiter in Finnland einzustellen?

Wenn Sie Mitarbeiter in einem neuen Land einstellen möchten, haben Sie zwei Hauptoptionen: eine Geschäftseinheit im Land einrichten oder mit einem  Employer of  Record (EOR) zusammenarbeiten. Wenn Sie sich für  eine Tochtergesellschaft entscheiden, müssen Sie  zusätzlich zu den Anforderungen des finnischen Gesetzes über Gesellschaften mit beschränkter Haftung alle Anforderungen für den jeweiligen Standort befolgen. Die Gründung eines Unternehmens  in Finnland dauert 13 Tage  oder länger. Bevor Sie mit der Einstellung beginnen, sollten Sie die folgenden Schritte einplanen:

• Wählen Sie die Geschäftsstruktur: Im Allgemeinen sollten Sie zwischen einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung für Ihre Tochtergesellschaft wählen. Sie können auch eine Auslandsniederlassung Ihres Unternehmens gründen, aber Zweigstellen müssen in engerer Verbindung mit Ihrem Hauptsitz arbeiten als eine Tochtergesellschaft. Sie müssen auch Ihre Managementstruktur festlegen.
• Bankkonto eröffnen: Sie müssen ein Bankkonto in Finnland eröffnen und die Mindestkapitalanforderungen für Ihren Geschäftstyp erfüllen.
• Geschäftsdokumente einreichen: Sie müssen mehrere Dokumente entwerfen und einreichen, einschließlich Stiftungsurkunden, Ihrer Gründungsurkunde und einer Erklärung der Geschäfts- und Bankaktivitäten Ihres Unternehmens. Sie müssen auch Angaben zur Identität aller Shareholder und Geschäftsführer machen, einschließlich notariell beglaubigter Kopien der Reisepässe.
• Einen Start der Geschäftsbenachrichtigung einreichen: Sie müssen auch eine Benachrichtigung einreichen, dass Sie ein Unternehmen gründen, damit Sie bei den Handelsregistern und den Steuerverwaltungsregistern registriert werden können.
• Kaufen Sie Versicherungspolicen: Sie müssen private Versicherungspolicen abschließen. Dazu gehören Arbeitspensionsversicherung, Arbeiterunfallversicherung und  Gruppenlebensversicherung. Abschluss von Policen bei Versicherungsgesellschaften, die nach finnischem Recht zugelassen sind.

Sie können diese Liste von Anforderungen vermeiden, wenn Sie sich für eine EOR entscheiden. Wenn Sie mit einer EOR zusammenarbeiten, die auch als  Professional Employment Organization (PEO) bekannt ist, müssen Sie keine Geschäftseinheit einrichten  – die EOR dient als offizieller finnischer Arbeitgeber und ist für die Gehaltsabrechnung, Mitarbeiterleistungen und Personalaufgaben wie Onboarding verantwortlich, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.Sie verwalten  jedoch weiterhin Ihre Mitarbeiter und ihre täglichen Aufgaben.

Schritte zur Einstellung in Finnland

Wenn Sie sich fragen,  wie man in Finnland einstellt, werden Sie feststellen, dass der Prozess   dem in vielen anderen Ländern sehr ähnlich ist. Einige Aspekte des finnischen Rechts und der finnischen Kultur sollten jedoch die Art und Weise beeinflussen, wie Sie die einzelnen Schritte angehen.

1.  Stellenangebote  bewerben

Sobald Sie bereit sind, mit Ihrer Suche zu beginnen, müssen Sie Stellenanzeigen erstellen. In den meisten Fällen werden Sie diese Anzeigen auf Finnisch verfassen wollen, sodass Sie eventuell einen Dolmetscher/Übersetzer zu Hilfe nehmen müssen. Sie können auch Anzeigen auf Englisch aufgeben, wenn Sie fließend Englisch sprechende Personen ansprechen möchten. Sobald Sie Ihre Stellenanzeige erstellt haben, sollten Sie die besten Stellen für die Veröffentlichung ausfindig machen.

Finnland hat eine beeindruckende  hohe Durchdringungsrate von Internetnutzern, daher ist die Online-Werbung eine solide Strategie. Sie können Anzeigen immer noch in Zeitungen oder anderen traditionellen Medien veröffentlichen, aber Online-Jobbörsen wie  Monster.fi, Oikotie.fi und  Duunitori.fi sind beliebte Plattformen. Sie können auch auf branchenspezifischen Stellenbörsen posten. Einige Finnen suchen auch nach Stellen auf Social-Media- Websites, insbesondere LinkedIn.

2.  Top- Bewerber auswählen

Finnische Arbeitnehmer sind es gewohnt, sich mit kurzen Lebensläufen und Anschreiben um eine Stelle zu bewerben. Sie können auch Fragebögen, Kompetenztests oder andere interaktive Schritte in den Bewerbungsprozess einbauen, solange Sie Fragen vermeiden, die als diskriminierend angesehen werden könnten. Ihre Personalvermittlungsagentur oder Ihr Einstellungsausschuss wird wahrscheinlich Software verwenden, um die Bewerbungen zunächst zu sichten. Während Sie den Pool eingrenzen, sollten Sie herausfinden, welche Bewerber am besten geeignet sind.

3. Bewerber  interviewen

Planen Sie persönliche oder virtuelle Interviews mit den beeindruckendsten Bewerbern. Da die Finnen an die digitale Kommunikation gewöhnt sind, sollten Sie keine Probleme bei der Durchführung von Videointerviews haben. Dies ist eine besonders wertvolle Option, wenn Sie in Finnland Remote-Mitarbeiter einstellen. Persönliche Gespräche sind ebenfalls eine Option und könnten vorzuziehen sein, wenn Sie ein Büro in Finnland einrichten. Wenn Sie Interviews über große Entfernungen führen, sollten Sie die Zeitverschiebung berücksichtigen, wenn Ihr Unternehmen nicht in der osteuropäischen Zeitzone liegt.

4.   Stellenangebote erweitern und  Verträge  überprüfen

Wenn Sie nach einer oder mehreren Gesprächsrunden die besten Bewerber für Ihr Unternehmen ermittelt haben, können Sie ihnen offiziell eine Position anbieten. Dies ist auch der Zeitpunkt, an dem Sie sich auf ein Gehalt und andere Bedingungen einigen müssen, die verhandelbar sind. Sobald ein Bewerber Ihr Angebot angenommen hat, sollten Sie einen ausführlichen Arbeitsvertrag erstellen. In Finnland sind schriftliche Verträge üblich.

Sie  müssen den Mitarbeitern eine schriftliche Erklärung  über ihre wichtigsten Beschäftigungsbedingungen vorlegen. Sie müssen ihnen dieses Dokument bis zum Ende ihres ersten Zahlungszeitraums zur Verfügung stellen, und es sollte  wichtige Vertragsmerkmale abdecken, einschließlich:

• Arbeitsaufgaben
• Probezeit (sofern vorhanden)
• Geltender Tarifvertrag
• Vergütung
• Typische Arbeitszeiten und Feiertage
• Kündigungsfrist im Falle einer Kündigung

Wenn Sie jemanden  für einen festen Zeitraum in Finnland  einstellen, müssen Sie diese Dauer auch zusammen mit dem Grund, der diese feste Laufzeit rechtfertigt, in den Vertrag aufnehmen. Dies liegt daran, dass Finnland keine befristeten Verträge zulässt, es sei denn, Sie haben einen triftigen Grund  dafür, dass es sich nicht um einen unbefristeten Vertrag handelt.

5. Bewerber an Bord 

Abschließend können Sie Ihre neuen Mitarbeiter einarbeiten, indem Sie den gesamten Papierkram erledigen, der für die Erstellung der Gehaltsabrechnung und die Aufnahme der Mitarbeiter in Ihre internen Systeme erforderlich ist. Falls Sie die Verträge der Mitarbeiter noch nicht überprüft haben, sollten Sie dies an ihrem ersten Arbeitstag zur Priorität machen. Möglicherweise müssen Sie auch Schulungen anbieten, um Ihre neuen Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen und ihren Arbeitsaufgaben vertraut zu machen.

Globalization Partners kann Ihnen beim Aufbau Ihres finnischen Teams helfen

Dieser Leitfaden für die Einstellung von Arbeitnehmern in Finnland wird Ihnen helfen, mit Ihrem globalen Expansionsprozess zu beginnen. Wie Sie jedoch sehen, kann die Gründung einer Tochtergesellschaft und die Einhaltung aller finnischen Arbeitsgesetze sehr aufwändig sein. Wenn Sie den Prozess vereinfachen und neue Mitarbeiter in Finnland einstellen möchten, ohne sich um die Zeit und die Kosten zu kümmern, die mit der Gründung einer Gesellschaft verbunden sind, kann Globalization Partners als Ihrem Employer of Record in Finnland dienen. Unsere Lösung in Verbindung mit den Rechtsexperten vor Ort übernimmt die Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und andere HR-Aufgaben für alle Ihre finnischen Mitarbeiter. Fordern Sie noch heute einen Vorschlag von Globalization Partners an, um mit dieser Lösung zu beginnen.