Leitfaden für die Einstellung von Personal in Deutschland

Es gibt viele Gründe, warum eine globale Expansion in die Bundesrepublik Deutschland ein kluger Schachzug sein kann. Auf die Bundesrepublik entfällt ein Fünftel des gesamten Bruttoinlandprodukt der Europäischen Union, und hier befindet sich der größte Verbrauchermarkt der EU. Wenn Sie daran interessiert sind, eine neue deutsche Niederlassung oder Tochtergesellschaft zu gründen oder auch nur ein paar deutsche Mitarbeiter einzustellen, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um sich über die Beschäftigungspraktiken und rechtlichen Anforderungen in der Bundesrepublik zu informieren. Wir haben einige Tipps für die Einstellung in der Bundesrepublik, um Sie zu unterstützen.

Was Sie vor einer Einstellung in der Bundesrepublik wissen sollten

Bevor Sie mit der Einstellung deutscher Mitarbeiter beginnen, sollten Sie sich über das Arbeitsrecht in Deutschland informieren. Hier einige wichtige Überlegungen, die zu berücksichtigen sind.

1. Lohngesetze

In der Vergangenheit sah bundesdeutsches Recht die uneingeschränkte Tarifautonomie privater Unternehmen und der Gewerkschaften zur Aushandlung von Löhnen vor, aber im Jahr 2014 legte die deutsche Regierung mit dem Mindestlohngesetz zum ersten Mal überhaupt einen Mindestlohn fest. Der Bundes-Mindestlohn beträgt derzeit €9.35 pro Stunde , und dieser Betrag wird in kleinen Schritten bis zu €10.45 pro Stunde in erhöhtJuli 2022.

Es gibt zwar ein Gesetz, das die Anzahl der Überstunden, die ein deutscher Mitarbeiter pro Woche leisten kann, begrenzt, aber es gibt kein Gesetz, das die Überstundenvergütung festlegt. Das bedeutet, dass die Arbeitgeber festlegen müssen, wie viel sie den Mitarbeitern für Überstunden zahlen, und dies in den Arbeitsverträgen festschreiben müssen. Ein weiterer Punkt, der den Arbeitgebern überlassen bleibt, sind die Prämien und Boni. Ein 13. Monatsgehalt ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber einige Arbeitgeber gewähren ihren Beschäftigten einen Jahresbonus.

2. Arbeitszeiten und erforderlicher Urlaub

Die Arbeitswoche in Deutschland wird durch spezifische gesetzliche Bestimmungen beeinflusst. Die Arbeitswoche darf 48 Stunden pro Woche (6 Arbeitstage/Woche) nicht überschreiten, und die einzelnen Arbeitstage dürfen acht Stunden nicht überschreiten. Die Überstundenvergütung ist auf 12 Stunden pro Wochebegrenzt. Die meisten Deutschen arbeiten 40 Stunden pro Woche oder weniger. Deutsche haben Anspruch auf neun Feiertage, die über das ganze Kalenderjahr verteilt sind. Einzelne Bundesländer in Deutschland können zusätzliche eigene Feiertage haben.

Mitarbeiter haben, wenn zutreffend, auch Anspruch auf bezahlte Freistellung im Krankheitsfall. Das Bundesurlaubsgesetz schreibt vor, dass Mitarbeiter 20 Tage Urlaub oder 24 Tage bekommen, wenn sie an sechs statt an fünf Tagen in der Woche arbeiten. Die meisten Arbeitgeber bieten mehr als die vorgeschriebene Menge an Urlaub an. Mitarbeiter müssen ihren Urlaub innerhalb des Kalenderjahres verbrauchen und können, von einigen Ausnahmen abgesehen, nicht in Anspruch genommenen Urlaub nicht übertragen. Eine Übertragung ist nur aus betrieblichen Gründen und nur mit Zustimmung des Arbeitgebers zulässig. Im Krankheitsfall haben Mitarbeiter einen gesetzlichen Anspruch auf bis zu sechs Wochen bezahlte Freistellung pro Jahr, sofern sie ein ärztliches Attest vorlegen können. Nach Ablauf dieses Zeitraums erhalten Mitarbeiter eine Krankengeldzahlungen von ihrer Krankenkasse.

3. Lohnsteuerabzugsverfahren und Sozialversicherung

In Deutschland gilt das Lohnsteuerabzugsverfahren, das von den Arbeitgebern verlangt, dass sie die erforderlichen Abzüge für die Gehaltsschecks ihrer Mitarbeiter berechnen und abziehen. Dazu gehören Einkommenssteuern, deren Höhe von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterschiedlich ist, sowie vier Versicherungsarten, die Teil des deutschen Sozialversicherungssystems sind. Diese Versicherungsbeiträge richten sich nach bestimmten Prozentsätzen, bis zu einer bestimmten Obergrenze.

Die Rentenversicherung und die Krankenversicherung sind die beiden wichtigsten Versicherungsarten, in die Mitarbeiter einzahlen. Die Arbeitgeber zahlen das Doppelte der von den Mitarbeitern eingezahlten Beiträge. Das Gleiche gilt für die Arbeitslosen- und Pflegeversicherung, die einen viel geringeren Anteil an den Sozialversicherungsbeiträgen ausmachen. Arbeitgeber haben eine fünfte Art von Versicherung, zu der Mitarbeiter nicht beitragen können: Unfallversicherung. Letztendlich zahlen die Arbeitgeber einen Betrag in Höhe von etwa 20.7 % des Gehalts eines Arbeitnehmers in die Sozialversicherung ein.

4. AUG-Lizenzierungsanforderungen

Arbeitgeber, die mit einem Professional Employer Organization (PEO) zusammenarbeiten möchten, sollten auch die Zulassungsanforderungen des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AUG) beachten, die im Gesetz über die Arbeitnehmerüberlassung festgelegt sind. Die aktualisierten Vorschriften von 2017 schreiben vor, dass die entsandten Mitarbeiter nach 18 Monaten der Projektarbeit standardmäßig zu Mitarbeitern des Endunternehmens werden. Um dieses Szenario zu vermeiden, muss das eingetragene Unternehmen über eine AUG-Lizenz verfügen und die Anforderungen erfüllen, um den Mitarbeiter auf seiner Gehaltsabrechnung zu behalten.

Das bedeutet, dass Unternehmen, die auf der Suche nach einem globalen Employer of Record (EOR) für eine Partnerschaft in der Bundesrepublik Deutschland sind, ihre Suche auf Unternehmen beschränken sollten, die die AUG-Genehmigungsanforderungen vollständig erfüllen. Globalization Partners verfügt über die erforderlichen Lizenzen und das Fachwissen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nicht versehentlich von unserem Unternehmen in das Ihres Unternehmens wechseln und Sie plötzlich eine legale Geschäftspräsenz in der Bundesrepublik benötigen.

Die Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in der Bundesrepublik

Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter ist es wichtig, die Einstellungskosten zu berücksichtigen. Wenn Sie in einem neuen Land einstellen, ist dieser Prozess in der Regel mit höheren Kosten verbunden als bei einer Einstellung in Ihrem Heimatland. Einer Studie zufolge belaufen sich die durchschnittlichen Einstellungskosten für Fachkräfte in der Bundesrepublik auf 4,700 EUR, das sind mehr als acht Wochenlöhne. Diese Zahl könnte für ein Unternehmen, das zum ersten Mal in die Bundesrepublik expandiert, leicht höher sein – es sei denn, dass Sie mit einem Employer of Record zusammenarbeiten. Einige Kosten, die Sie einplanen sollten, sind:

• Steuer- und Rechtsdienstleistungen: Deutschland ist ein hervorragendes Land, auf das man aufgrund der dortigen wirtschaftlichen Chancen, aber nicht wegen der Leichtigkeit der Geschäftstätigkeit, expandieren kann. In Deutschland gelten strenge Gesetze, die die Gründung eines Unternehmens und die Abwicklung von Steuern und Gehaltsabrechnungen zu einem komplizierten und langwierigen Prozess machen. Aus diesem Grund müssen Sie lokale Experten für Steuer- und Arbeitsrecht beauftragen, die sicherstellen können, dass Sie bei Ihren Einstellungs- und Beschäftigungsverfahren rechtskonform vorgehen.
• Registrierung des Unternehmens: Um eine rechtliche Geschäftspräsenz in Deutschland zu haben, müssen Sie die erforderlichen Registrierungsgebühren zahlen, um Ihr Geschäft aufzubauen.
• Stellenanzeige: Die Werbung für Ihre Stellenausschreibung kann auch zu Ihren Kosten beitragen, unabhängig davon, ob Sie eine Anzeige in einer Zeitung veröffentlichen oder online veröffentlichen. Die gute Nachricht ist, dass es in der Bundesrepublik einige Online-Jobportale gibt, auf denen Sie kostenlos eine Stellenanzeige aufgeben können.
• Einstellungsagentur: Die Zusammenarbeit mit einer lokalen Einstellungsagentur in Deutschland kann Ihnen dabei helfen, die besten Kandidaten schneller und einfacher zu finden, als wenn Sie den Prozess selbst durchführen würden. Die Einschaltung einer Personalvermittlungsagentur erhöht offensichtlich Ihre Einstellungskosten.
• Einstellungsausschuss: Wenn Sie sich entscheiden, einen internen Einstellungsausschuss zu erstellen, anstatt mit einer Agentur zusammenzuarbeiten, haben Sie auch hier einige Kosten. Die Arbeitszeit des Einstellungsausschusses, die für die Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen, die Durchführung von Interviews und vieles mehr aufgewendet werden, erhöhen die Gesamtkosten für die Einstellung.
• Reisekosten: Die Erweiterung Ihres Geschäfts und die Einstellung neuer Mitarbeiter in Deutschland können auch einige Reisekosten mit sich bringen, insbesondere wenn Sie persönliche Interviews durchführen möchten oder wenn Sie planen, eine offizielle Niederlassung oder Tochtergesellschaft Ihres Unternehmens einzurichten.
• Übersetzungsdienste: Möglicherweise müssen Sie auch einen Übersetzer einstellen, der Ihnen hilft, rechtliche Dokumente auszufüllen oder mit Stellenbewerbern zu kommunizieren.
• Rechtliche Überprüfungen: Es liegt an den Arbeitgebern, sicherzustellen, dass sie nur Personen einstellen, die ein gesetzliches Recht auf Arbeit in Deutschland haben. Das bedeutet, dass Sie den Aufenthaltsstatus bzw. die Arbeitserlaubnis der Bewerber überprüfen sollten. Möglicherweise müssen Sie auch Dritte für die Durchführung von Leumundsprüfung bezahlen. Bedenken Sie, dass das deutsche Recht Leumundsprüfungen und persönliche Erkundigungen auf Informationen beschränkt, die unmittelbar relevant für die Stelle sind.

Was benötigt ein Unternehmen, um Mitarbeiter in der Bundesrepublik einzustellen?

Bevor Sie mit der Einstellung von Mitarbeitern in der Bundesrepublik beginnen können, müssen Sie einige grundlegende Dinge erledigen. Die Ausnahme ist, wenn Sie mit einem Employer of Record zusammenarbeiten, da dieser bereits über eine Wirtschaftseinheit verfügt, die im Land rechtlich anerkannt ist und als Employer of Record für Ihre deutschen Mitarbeiter fungieren kann. Ohne Employer of Record benötigen Sie:

• Juristische Geschäftseinheit: Bevor Sie Mitarbeiter einstellen können, benötigen Sie eine juristische Geschäftseinheit in Deutschland. Für die meisten ausländischen Unternehmen gibt es zwei Hauptoptionen: die Gründung einer Tochtergesellschaft oder einer Zweigniederlassung. Eine Tochtergesellschaft ist unabhängiger, während eine Zweigniederlassung enger mit der Muttergesellschaft verbunden ist.
• Steuer- und Sozialversicherungsregistrierungen: Bei der Gründung als Unternehmen müssen Sie auch eine Arbeitgebernummer erhalten, damit Sie sich bei den Sozialversicherungs- und Steuerbehörden des Landes registrieren können. Dieser Prozess kann einige Wochen dauern. Beginnen Sie daher frühzeitig, damit Sie die Gehaltsabrechnung für Ihre neuen Mitarbeiter einrichten können.
• Deutsches Bankkonto: Die Einrichtung eines Bankkontos in Deutschland ist technisch nicht erforderlich, aber es ist ein kluger Schritt, da es die Dinge vereinfacht und der Regierung einen Ort gibt, an den Sie eventuell Anspruch auf Erstattungen haben.
• Lizenzen oder Zulassungen: Je nach Branche, in der Sie tätig sind, müssen Sie möglicherweise auch spezielle Lizenzen oder Zulassungen erwerben, die es Ihnen ermöglichen, Mitarbeiter einzustellen und Ihr Geschäft legal zu betreiben.

Schritte zur Einstellung in der Bundesrepublik

Wie wir gesehen haben, müssen Sie mehrere Aufgaben erledigen, bevor Sie mit dem Einstellungsprozess beginnen. Sobald Sie bereit sind, neue Mitarbeiter einzustellen, werden Sie einige Schritte unternehmen, um neue Mitarbeiter zu finden und sie in Ihr Team einzuladen. Hier sind die wichtigsten Schritte für eine Einstellung in der.

1. Inserieren freier Stellen

Erstellen Sie eine Stellenanzeige für jede offene Stelle, die Sie haben. Stellen Sie sicher, dass Sie den Bewerbern mitteilen, welche Qualitäten und Qualifikationen Sie suchen, und geben Sie so viele Informationen wie möglich über die Arbeitsaufgabe, ohne zu sehr ins Detail zu gehen.

Sie sollten den Arbeitsuchenden auch mitteilen, ob Sie in der Bundesrepublik Remote-Mitarbeiter einstellen oder ob sie in einem Büro arbeiten werden. Wenn Sie daran interessiert sind, deutschsprachige Personen einzustellen, die vielleicht nicht die Muttersprache Ihres Unternehmens beherrschen, dann sollten Sie Ihre Anzeige auf Deutsch schalten. Dies kann bedeuten, dass Sie Übersetzerdienstleister beauftragen müssen, die Ihre Anzeige vor der Veröffentlichung ins Deutsche übersetzen.

2. So finden Sie die am besten qualifizierten Bewerber

Sobald die Arbeitsuchenden ihre Bewerbungen eingereicht haben, können Sie damit beginnen, ihre Qualifikationen zu bewerten und festzustellen, welche Bewerber am ehesten zu Ihnen passen. Wenn Sie die Liste der Bewerber eingrenzen, bevor Sie mit den Interviews beginnen, können Sie sich effizienter auf die idealen Bewerber konzentrieren.

Auch hier können Sie die Hilfe eines Übersetzers in Anspruch nehmen, wenn die Bewerbungen auf Deutsch verfasst wurden. Wenn Sie es gewohnt sind, knappe Lebensläufe zu sehen, stellen Sie sich darauf ein, dass deutsche Bewerber detailliertere Lebensläufe (CVs) vorlegen, die kaum ein Detail über ihre Ausbildung und ihren beruflichen Werdegang auslassen.

3. Interviews führen

Jetzt sollten Sie sich mit den besten Bewerbern in Verbindung setzen und Interviews vereinbaren. Wenn Sie Remote-Mitarbeiter, können Sie diese Interviews online oder per Telefon führen. Beachten Sie gegebenenfalls die Zeitverschiebung. In Deutschland gilt die mitteleuropäische Zeit, wenn Ihr Büro also beispielsweise in den Vereinigten Staaten in Eastern Standard Time liegt, müssen Sie Interviews für den Vormittag ansetzen, was für Bewerber in Deutschland der späte Nachmittag ist.

Achten Sie bei allen Interviews, ob virtuell oder persönlich, darauf, dass Sie nicht das Recht der Bewerber auf Privatsphäre verletzen oder Fragen stellen, die als diskriminierend gelten könnten, da deutsches Recht diese Themen sehr ernst nimmt. Dazu gehören Fragen zur Familienplanung, zur politischen Zugehörigkeit, zu religiösen Überzeugungen und zu anderen persönlichen Themen, die nicht direkt mit der Arbeit zusammenhängen.

4. Senden Sie Verträge an Ihre Top-Bewerber

Wenn Sie sich entschieden haben, wer Ihr Team verstärken soll, unterbreiten Sie ein formelles Stellenangebot und fertigen Sie einen Vertrag aus, den der Bewerber prüfen kann. Dies ist ein wichtiger Schritt in der Einstellungspraxis in Deutschland, da Arbeitsverträge dort verbindlich vorgeschrieben sind.

Ihr Vertrag sollte sich auf die Aspekte des Arbeitsverhältnisses konzentrieren, die nicht bereits gesetzlich vorgeschrieben sind. Wie sehen beispielsweise Ihre Richtlinien für Überstunden aus, und bieten Sie bezahlte arbeitsfreie Zeiten oder andere Leistungen, die über die Mindestanforderungen hinausgehen? Sie sollten auch klar darlegen, was von einem Mitarbeiter in seiner Funktion erwartet wird und wie die Kündigung des Arbeitsverhältnisses vonstattengehen würde.

5. Einarbeitung Ihres neuen Mitarbeiters

Jetzt können Sie Ihre neuen Mitarbeiter einstellen und sie alle erforderlichen Unterlagen ausfüllen lassen, um ihr Lohnsteuerabzugsverfahren festzulegen. Dazu gehören auch die internen schriftlichen Formalitäten, die Sie für neu eingestellte Mitarbeiter haben, sowie alle Schulungen, die sie vor dem Antritt ihrer neuen Stelle absolvieren müssen.

Wenn Sie mit einem Employer of Record wie Globalization Partners zusammenarbeiten, können Sie alles Weitere delegieren, sobald Sie Ihre neuen Mitarbeiter rekrutiert haben, und es der Professional Employer Organization überlassen, sich um das Onboarding und alle anderen Gehaltsabrechnungen, HUMAN RESOURCES- und Compliance-Angelegenheiten zu kümmern.

Einstellung von Mitarbeitern in Deutschland mit Hilfe von Globalization Partners

Wenn Sie sofort mit der Einstellung von Mitarbeitern in Deutschland beginnen möchten, sollten Sie eine Partnerschaft mit einem Employer of Record in Erwägung ziehen. Globalization Partners kann als Employer of Record für Ihre deutschen Mitarbeiter fungieren und sich um alle technischen Aspekte der Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Steuern kümmern, damit Sie sich auf die Führung Ihres Unternehmens konzentrieren können. Ihre deutschen Mitarbeiter werden weiterhin für Sie arbeiten, aber wir sorgen dafür, dass ihre Beschäftigung rechtskonform erfolgt. Fordern Sie einen Vorschlag an, um mehr darüber zu erfahren, wie Globalization Partners Ihnen bei Ihrer globalen Expansion helfen kann.