Gehaltsabrechnung in Deutschland.

Als größte Volkswirtschaft Europas ist Deutschland die erste Wahl für den Aufbau Ihres globalen Teams. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein zentraler Bestandteil der reibungslosen Abwicklung des Betriebs. Machen Sie es falsch, und die Konsequenzen gehen weit über eine verspätete Gehaltszahlung hinaus. 

Der richtige Partner vereinfacht die Gehaltsabrechnung. G-P vereinfacht den Prozess mit einer End-to-End-Beschäftigungslösung. Hier erfahren Sie, was Sie bei der Verwaltung von Gehaltsabrechnungsdiensten in Deutschland beachten müssen.

Einrichten der Gehaltsabrechnung in Deutschland

Die Nutzung von Gehaltsabrechnungsdiensten in Deutschland hilft Ihnen, die lokalen Vorschriften einzuhalten. Bevor Sie jedoch Mitarbeiter einstellen und bezahlen können, benötigen Sie eine rechtliche Präsenz im Land, was in der Regel bedeutet, eine Tochtergesellschaft in Deutschland zu gründen. 

Sobald Ihr Unternehmen eingerichtet ist, müssen Sie verschiedene Schritte befolgen, bevor Sie die Gehaltsabrechnung bearbeiten. Arbeitgeber erfassen Informationen von jedem Mitarbeiter, einschließlich:

• Vollständiger Name, Adresse, Geburtsdatum und -ort 

• Gültiger Ausweis oder Reisepass 

• Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis (falls zutreffend) 

• Steueridentifikationsnummer (Steueridentifikationsnummer) 

• Sozialversicherungsnummer (Sozialversicherungsnummer) 

• Angaben zur Krankenversicherung 

• Deutsche Bankverbindung (IBAN) 

• Erklärung des Beschäftigungsstatus (Primär-/Sekundärtätigkeit) 

• Steuerklasse (Steuerklasse), Kinderzuschüsse und Kirchensteuerzugehörigkeit (elektronisch abgerufen über ELStAM-System

Gehaltsabrechnungsdaten müssen in Übereinstimmung mit der EU- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) gehandhabt werden. Die Nichteinhaltung kann zu Geldstrafen von bis zu 20 Mio. EUR oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Wert höher ist, sowie zu Reputationsschäden führen. 

Eine einfachere Alternative ist die Zusammenarbeit mit einem eingetragenen Arbeitgeber (EOR) wie G-P. Die Gehaltsabrechnung wird mit 99 % Genauigkeit abgewickelt, sodass dein Team immer pünktlich bezahlt wird. Bei uns müssen Sie keine lokale Einheit einrichten oder sich Sorgen um die Verwaltung der Gehaltsabrechnung machen. Wir stellen die vollständige Einhaltung aller Lohn- und Beschäftigungspflichten sicher.

Lohnsteuer und Sozialversicherung in Deutschland

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland beinhaltet die Einbehaltung von Einkommenssteuerabzügen und Sozialversicherungsbeiträgen vom Gehalt des Mitarbeiters. Die monatliche Gehaltsabrechnung erfolgt in der Regel über Banküberweisungen der Single Euro Payments Area (SEPA ). Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, den Arbeitnehmern in jedem Abrechnungszeitraum eine detaillierte Gehaltsabrechnung zu geben.

Anforderungen an die Gehaltsabrechnung:

• Arbeitgeber- und Mitarbeiterangaben

• Mitarbeitersteuer-ID (Steuer-ID) und Sozialversicherungsnummer (sozialversicherungsnummer)

• Startdatum des Mitarbeiters

• Ertragsaufschlüsselung, einschließlich aufgeschlüsselter gesetzlicher Abzüge und Nettogehalt

Deutschland persönliche Einkommensteuer (einkommensteuer)

Die persönliche Einkommensteuer, die Einkommensteuer genannt wird, wird über ein progressives System erhoben, das als Lohnsteuer bezeichnet wird. Einkünfte oberhalb des steuerfreien Freibetrages werden ab 14 % versteuert, wobei höhere Zinsen mit steigendem Einkommen gelten. 

Ab 2026 sind die wichtigsten Steuersätze und -schwellen:

• Steuerfreibetrag (grundfreibetrag): Einkünfte bis 12,348 EUR sind nicht versteuert. Top-Satz (spitzensteuersatz): Für Erträge über 68,480 EUR gilt ein Steuersatz von 42 %.

• „Vermögensteuer“ (reichensteuer): Für Einkünfte über 277,826 EUR gilt ein Steuersatz von 45 %.

• Solidaritätszuschlag (Solidaritätszuschlag): Für hohe Verdiener können zusätzlich 5.5 % anfallen.

• Kirchensteuer (Kirchensteuer): Dies entspricht in der Regel 8–9 % der Einkommensteuer.

Beiträge zur deutschen Sozialversicherung

Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen mehr oder weniger zu gleichen Teilen zur Sozialversicherung bei. Beiträge werden vor Gehaltsabzügen bis zu einer monatlichen Obergrenze berechnet.

Zu den Beiträgen gehören:

• Rentenversicherung (Rentenversicherung): 18.6 %, zu gleichen Teilen. Die monatliche Einkommensobergrenze beträgt EUR 8,450.

• Arbeitslosenversicherung (Arbeitslosenversicherung): 2.6 %, zu gleichen Teilen. Die monatliche Einkommensobergrenze beträgt EUR 8,450.

• Krankenversicherung (krankenversicherung): Der Basiszinssatz beträgt 14.6%, zu gleichen Teilen, zuzüglich eines durchschnittlichen Zusatzzinssatzes von 2.9% (zusatzbeitrag), der ebenfalls zu gleichen Teilen aufgeteilt wird. Die monatliche Einkommensobergrenze beträgt EUR 5,812.50.

• Langzeitpflegeversicherung (Pflegeversicherung): Der Standardsatz beträgt 3.6 %, gleichmäßig aufgeteilt. Mitarbeiter über 23 und ohne Kinder zahlen zusätzlich 0.6 %, während Mitarbeiter mit mehreren Kindern einen Rabatt erhalten. Die monatliche Einkommensobergrenze beträgt EUR 5,812.50.

Sonstige deutsche Gewerbesteuern

Arbeitgeber leisten andere Gehaltsbeiträge, zu denen Mitarbeiter nicht beitragen:

• Unfallversicherung (Unfallversicherung): Rate variiert je nach Branchenrisiko

• Mutterschaftsurlaubsabgabe (Umlage U2): deckt das gesetzliche Mutterschaftsgeld ab

• Krankengeldabgabe (Umlage U1): Nur kleine und mittlere Arbeitgeber zahlen diese Abgabe an die Krankenkasse. Ein Teil wird an den Arbeitgeber zurückgezahlt, wenn ein Mitarbeiter krankgeschrieben ist.

• Insolvenzabgabe (umlage U3): Schützt die Gehälter der Mitarbeiter, wenn ein Arbeitgeber aus dem Betrieb ausscheidet

Elemente der Lohnverwaltung in Deutschland

• Gehaltsabrechnungshäufigkeit: Gehälter werden normalerweise monatlich gezahlt. 

• Ein 13th- - und 14-Monatsgehalt: Listenurlaubsboni (urlaubsgeld) und Weihnachtsboni (weihnachtsgeld) werden gezahlt, wenn sie in einen Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag (CBA) aufgenommen werden.

• Berichterstattung und Fristen: Die elektronische Lohnsteuererklärung (lohnsteueranmeldung) wird dem lokalen Finanzamt bis zum 10 . des Folgemonats vorgelegt. Einbehaltene Steuern sind bis zum selben Datum fällig. Sozialversicherungsbeiträge werden monatlich bis zum dritten letzten Bankarbeitstag des Monats, in dem die Löhne gezahlt werden, gemeldet und gezahlt.

Deutschland Gehaltsabrechnungsoptionen für Unternehmen

Unternehmen, die nach Deutschland expandieren, haben drei Hauptoptionen für die Verwaltung der Gehaltsabrechnung:

• Interne Gehaltsabrechnung: Ein Unternehmen mit einer registrierten Tochtergesellschaft in Deutschland und einem großen HR-Team kann die Gehaltsabrechnung intern verwalten. Dieser Ansatz erfordert die Einstellung von Mitarbeitern mit Fachkenntnissen im lokalen Arbeits- und Steuerrecht und eignet sich oft am besten für große Organisationen mit einem langfristigen Engagement für das Land.

• Partnerschaft mit einem eingetragenen Arbeitgeber (EOR): Die Arbeit mit einem EOR wie G-P ist die effizienteste und sicherste Option. Als EOR für Deutschland G-P übernimmt er alle Lohn-, Steuer- und Compliance-Verpflichtungen, sodass du dich auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren kannst. 

• G-P Contractor™ : Obwohl unabhängige Auftragnehmer nicht Teil der Gehaltsabrechnung sind, verlassen sich einige Unternehmen bei spezialisierten Projekten auf diesen Mitarbeitertyp. Mit können G-P Contractor Sie Auftragnehmer in 190 Ländern und Ihrer Wahl der Währung mit einer digitalen Geldbörse, Banküberweisung oder virtuellen Karte einstellen und bezahlen.

Bezahlung unabhängiger Auftragnehmer in Deutschland

Unabhängige Auftragnehmer in Deutschland sind für ihre Einkommensteuererklärungen verantwortlich und zahlen ihre eigenen Sozialversicherungsbeiträge. 

Eine Fehlklassifizierung, die als Scheinselbstständigkeit oder „Pseudoselbstständigkeit“ bezeichnet wird, ist ein großes Risiko. Wenn Arbeitgeber Mitarbeiter wie Auftragnehmer behandeln, können Behörden die Beziehung neu klassifizieren, was zu rückdatierten Beiträgen, Strafen und möglichen strafrechtlichen Konsequenzen führt. 

Deutschland-Berechtigungs- und Kündigungsbedingungen

Mündliche Verträge sind zwar legal, aber befristete Verträge und Kündigungsvereinbarungen müssen schriftlich erfolgen und unterzeichnet werden.

Arbeitgeber müssen den Mitarbeitern auch eine schriftliche Erklärung der wichtigsten Beschäftigungsbedingungen geben. Wir empfehlen die Ausarbeitung eines schriftlichen Arbeitsvertrags , der die wichtigsten Bedingungen enthält, einschließlich Vergütung, Sozialleistungen und Kündigungsverfahren. In Unternehmen mit 10 oder mehr Mitarbeitern sind die Mitarbeiter nach sechsmonatiger Probezeit vor der Entlassung geschützt.  Danach müssen Kündigungen sozial begründet sein und strengen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Entlassung muss auf spezifischen persönlichen, verhaltensbezogenen oder betrieblichen Gründen beruhen. Bestimmte Mitarbeiter, einschließlich schwangerer Mitarbeiter und Elternzeitmitarbeiter, sind vor der Entlassung geschützt.

Die gesetzliche Mindestfrist beträgt vier Wochen. Die Kündigungsfristen steigen mit der Dienstzeit und können bis zu sieben Monate nach 20 Jahren betragen. Arbeitsverträge oder CBAs können längere Kündigungsfristen vorsehen. 

Arbeitgeber zahlen keine Abfindung, es sei denn, der Arbeitsvertrag oder die CBA beschreibt diese Bedingungen, sie wird als Teil eines Sozialplans angeboten oder ein Gericht gewährt sie aufgrund eines Klageabweisungsvergleichs. 

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