Die Sonderverwaltungsregion Hongkong, die gewöhnlich nur als Hongkong bezeichnet wird, ist ein Metropolregion in der Volksrepublik China, die sich durch ihre eigene Regierung, Sprache und Bräuche von anderen Teilen Chinas unterscheidet. Hongkong kann für Unternehmen aus anderen Ländern ein attraktiver Standort sein, weil es ein Schmelztiegel der Kulturen ist und, wie die Regierung von Hongkong betont, eine Wirtschaft hat, die durch freien Handel, niedrige Steuern und minimale staatliche Eingriffe.
Wenn Ihr Unternehmen die Einstellung von Mitarbeitern in dieser Region in Erwägung zieht, kann Ihnen unser Leitfaden für die Einstellung von Mitarbeitern in Hongkong dabei helfen, die damit verbundenen Überlegungen und Kosten zu bewältigen.
Was Sie vor einer Einstellung in Hongkong wissen sollten
Wenn Sie Mitarbeiter in Hongkong einstellen möchten, müssen Sie die Gepflogenheiten, Entschädigungen und die staatlichen Vorschriften kennen, die die Beschäftigungspraktiken in Hongkong regeln.
1. Sprache
Einer der Vorteile einer Expansion nach Hongkong für Unternehmen aus englischsprachigen Ländern besteht darin, dass Englisch neben Chinesisch eine der Amtssprachen Hongkongs ist und vor allem im Geschäftsleben weit verbreitet ist. Kantonesisch – das sich von Mandarin-Chinesisch unterscheidet – ist jedoch bei weitem die am häufigsten gesprochene Sprache in Hongkong. Sie können vermutlich Personen finden, die zumindest Kantonesisch und Englisch sprechen, wenn sie nicht auch andere Sprachen wie Mandarin oder Putong-hua fließend beherrschen.
Aufgrund des westlichen Einflusses in Hongkong und des weit verbreiteten Gebrauchs des Englischen werden Sie feststellen, dass einige Bewerber sowohl einen chinesischen als auch einen westlichen Namen haben, der für Nordamerikaner und Europäer leichter auszusprechen und zu merken ist. Vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, welchen Namen eine Person verwenden möchte. Es ist auch gut, ein paar Sätze auf Kantonesisch zu lernen, um die Hongkonger begrüßen zu können, auch wenn der Rest des Gesprächs auf Englisch geführt wird.
2. Überlegungen zur Gehaltsabrechnung
Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter in Hongkong ist einfacher als die Lohn- und Gehaltsabrechnung in vielen anderen Ländern. Wenn es um die Bezahlung von Mitarbeitern geht, sollten Sie immer den staatlich vorgeschriebenen Mindestlohn im Blick behalten. Ab beträgt Mai 2019der gesetzliche Mindestlohnsatz in Hongkong HK$37.5 pro Stunde. Die offizielle Währung Hongkongs ist der Hongkong-Dollar.
Einer der Gründe, warum die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Hongkong einfacher ist, liegt darin, dass die Arbeitgeber keine Beiträge für die Krankenversicherung oder die Einkommensteuer einbehalten müssen. Stattdessen zahlen die Mitarbeiter ihre Steuern direkt an das Finanzamt, aber die Arbeitgeber müssen die Steuerformulare für ihre Mitarbeiter erstellen. Arbeitgeber müssen Beiträge für den Mandatory Provident Fund (MPF), ein Rentenprogramm, einbehalten. Die Regierung legt Mindestbeträge fest, die Mitarbeiter und Arbeitgeber monatlich einzahlen müssen. In den meisten Fällen sind dies 5%. Um einen MPF-Fonds einzurichten, müssen Sie mit einer privaten Organisation zusammenarbeiten.
3. Die Arbeitswoche
In Hongkong gibt es keine Vorschriften über die Höchstarbeitszeit von Mitarbeiter, und der durchschnittliche Mitarbeiter in Hongkong arbeitet etwa 42 Stunden pro Woche. Diese Wert sinkt im Trend stetig, vor allem seitdem von staatlicher Seite begonnen wurde, eine Fünf-Tage-Arbeitswoche für Angestellte anstelle einer Sechs-Tage-Woche zu fördern.
Die Regierung überlässt die Arbeitszeiten zwar dem Ermessen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern, schreibt aber für sieben Tage jeweils einen Ruhetag vor, damit sich Mitarbeiter mit unbefristeten Verträgen erholen können. In diesem Fall bedeutet ein Tag 24 Stunden ohne Arbeitsverpflichtungen. Dieser Ruhetag fällt in der Regel auf den Sonntag, aber die Arbeitgeber können einen Ruhetag wählen, der für ihr Unternehmen sinnvoll ist. Verstößt ein Arbeitgeber gegen diese Vorschrift, kann er mit hohen Geldstrafen belegt werden.
4. Feiertage und Urlaubstage
In Hongkong gibt es 12 gesetzliche Feiertage. Sobald ein Mitarbeiter mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag drei Monate lang in einem Unternehmen beschäftigt war, hat er Anspruch auf Urlaubsgeld für alle folgenden gesetzlichen Feiertage im Kalender. Fällt ein Feiertag auf einen Ruhetag, müssen die Arbeitgeber einen anderen Tag als bezahlten Urlaubstag anbieten.
Zusätzlich zu den Feiertagen haben Mitarbeiter auch Anspruch auf bezahlte Urlaubstage. Nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit sollte ein Mitarbeiter sieben Tage bezahlten Urlaub erhalten. Im nächsten Jahr erhalten sie außerdem sieben Urlaubstage. Danach erhöht sich die Zahl der Urlaubstage des Mitarbeiters jedes Jahr um einen Tag und erreicht nach neun Jahren Betriebszugehörigkeit die Höchstgrenze von 14 Tagen. Die Urlaubstage verfallen nicht am Ende des Jahres. Die Mitarbeiter können sie auf Wunsch in das nächste Jahr mitnehmen.
5. Lohnfortzahlung bei Krankheit
Auch Mitarbeiter in Hongkong haben Anspruch auf Lohnfortzahlung bei Krankheit. Für jeden Monat im ersten Jahr der Betriebszugehörigkeit sollte ein Arbeitnehmer zwei bezahlte Krankentage erhalten. Nach diesem ersten Jahr erhalten die Arbeitnehmer vier bezahlte Krankentage für jeden Monat der Beschäftigung. Diese Tage können bis zu einem Maximum von 120 Tagen kumuliert werden.
Mitarbeiter können eine Vergütung erhalten, wenn sie mindestens vier Krankheitstage bei Krankheit verbringen – mit Ausnahme der schwangerschaftsbezogenen Versorgung – und eine Bescheinigung von einer medizinischen Fachkraft besitzen. An genehmigten Krankentagen sollten die Mitarbeiter vier Fünftel ihres durchschnittlichen Tageslohns erhalten.
Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Hongkong
Die Einstellung neuer Mitarbeiter in Hongkong ist mit einigen Kosten verbunden, vor allem, wenn Sie Ihr Unternehmen zum ersten Mal nach Hongkong expandieren. Einige Aspekte des Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses, die Ihre Gesamtkosten erhöhen können, sind:
- Gesetzliche Compliance: Wann immer Sie in einem neuen Land beschäftigt werden, übernehmen Sie eine ganz neue Reihe von Gesetzen in Bezug auf die Beschäftigung dort. Sie können sich nicht einfach vor Geldstrafen oder rechtlichen Konsequenzen drücken, indem Sie sagen, dass Sie sich des Gesetzes nicht bewusst waren. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie umfangreiche Nachforschungen anstellen oder einen sachkundigen Fachmann beauftragen, um sicherzustellen, dass Sie die Arbeitsgesetze in Hongkong einhalten.
- Betriebsstätte: Sofern Sie keine Berufsorganisation (PEO) als eingetragenen Arbeitgeber verwenden, müssen Sie eine juristische Person in Hongkong haben. Für die Ausweitung Ihrer Geschäftstätigkeit in einem neuen Land haben Sie die Möglichkeit, eine Niederlassung, eine Repräsentanz oder eine Tochtergesellschaft zu gründen. Alle diese Optionen sind mit Kosten verbunden.
- Personalagenturen: Personalagenturen können Ihnen helfen, die Talente zu gewinnen, die Sie benötigen, um Ihrem Unternehmen zu helfen, in Hongkong erfolgreich zu sein. Natürlich kann jedes Unternehmen, das schon einmal mit einer Personalvermittlungsagentur zusammengearbeitet hat, bestätigen, dass diese Dienstleistung die Gesamtkosten für die Einstellung von Personal erheblich erhöhen kann.
- Einstellungsausschuss: Einige Unternehmen verwenden einen internen Einstellungsausschuss, um die neuen Positionen zu definieren, Kandidaten zu rekrutieren, Interviews durchzuführen und Einstellungsentscheidungen zu treffen. Die bezahlten Stunden, die diese Ausschussmitglieder für die Einstellung aufwenden, machen einen großen Teil Ihrer gesamten Einstellungskosten aus. Hinzu kommen die Reisekosten, wenn Mitglieder Ihres Einstellungsausschusses nach Hongkong reisen, um Vorstellungsgespräche zu führen.
- Stellenbörsen: Die Online-Veröffentlichung Ihrer Stellenanzeige kann auch Ihre Rekrutierungskosten erhöhen. Auf einigen Websites gibt es die Möglichkeit, Stellen kostenfrei auszuschreiben, was dazu beitragen kann, die Kosten für die Ausschreibung Ihrer neuen Stellen zu eliminieren oder zu minimieren.
- Screening-Prüfungen: Der Prozess vor der Einstellung umfasst oft die Überprüfung der Identität und der Referenzen einer Person und die Durchführung einer Hintergrundprüfung, um sicherzustellen, dass sie über eine saubere Aufzeichnung verfügt. Möglicherweise müssen Sie ein anderes Unternehmen mit der Durchführung dieser Aufgaben beauftragen.
Was benötigt ein Unternehmen, um Mitarbeiter in Hongkong einzustellen?
Bevor Sie Personal in Hongkong einstellen können, müssen Sie eine Wirtschaftseinheit in Hongkong sein. Die genauen Anforderungen hängen von der Art der Zweigstelle oder Tochtergesellschaft ab, die Sie gründen wollen. Einige Dinge, die Sie möglicherweise brauchen, sind:
- Rechtsgründung: Die Schaffung einer Rechtspräsenz für Ihr Unternehmen in Hongkong beinhaltet die Einreichung eines Antragsformulars, Gründungsunterlagen, einer Satzung, einer Gründungsurkunde, des Memorandums Ihrer Muttergesellschaft und von Ausweisdokumenten für Ihre leitenden Angestellten des Unternehmens.
- IRD-Registrierung: Sie müssen auch Ihre Niederlassung oder Tochtergesellschaft beim IRD registrieren, um ein Registrierungszertifikat zu erhalten.
- Lizenzen oder Genehmigungen: Je nach Branche müssen Sie möglicherweise andere Genehmigungen speziell für Ihre Branche einholen, bevor Sie mit der Einstellung einer Person in Hongkong beginnen.
Sie können diese rechtlichen Auflagen umgehen, wenn Sie stattdessen mit einem Employer of Record zusammenarbeiten, der für Ihre Mitarbeiter in Hongkong registriert ist. Dies erspart Ihnen eine rechtliche Niederlassung in Hongkong und nimmt Ihrem Unternehmen die Verantwortung für die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften und die Gehaltsabrechnung ab.
Schritte für die Einstellung von Personal in Hongkong
Der Einstellungsprozess in Hongkong besteht aus fünf grundlegenden Schritten, von der Stellenausschreibung bis zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
1. Stellenanzeige aufgeben
Erstellen Sie eine Stellenanzeige, in der Sie die Position und die Art des Bewerbers, den Sie suchen, beschreiben. Sie können Ihre Stellenanzeigen auf Englisch, Kantonesisch oder beides aufgeben. Wenn Sie einen mehrsprachigen Bewerber suchen, der Ihr Unternehmen mit verschiedenen Märkten verbinden kann, sollten Sie dies in Ihrer Stellenanzeige angeben.
Sie können Ihre Stellenanzeige an verschiedenen Stellen im Internet veröffentlichen, damit die Hongkonger sie sehen können. Neben privaten Stellenbörsen sollten Sie auch in Erwägung ziehen, Ihre Anzeige beim Interactive Employment Service, einer Einrichtung des Arbeitsministeriums, aufzugeben.
2. Bewerber prüfen
Sie können Fragebögen oder Kompetenztests in Ihr Bewerbungsverfahren einbauen, um die Bewerber zu überprüfen. Die Regierung von Hongkong betont, wie wichtig es ist, dass alle Ihre Einstellungspraktiken in Hongkong, einschließlich der Auswahlfragen oder Tests, nichtdiskriminierend sind. Das bedeutet, dass Sie auf alle Screening-Methoden verzichten sollten, die Menschen aufgrund von Faktoren wie Rasse, Geschlecht oder Familienstand benachteiligen könnten.
Sie können auch eine Software oder eine Personalvermittlungsagentur einsetzen, die Sie bei diesem Schritt unterstützt und Ihnen eine Auswahlliste der am besten qualifizierten Bewerber vorlegt.
3. Interview mit Top-Kandidaten
Sobald Sie eine Liste der qualifiziertesten Bewerber erstellt haben, können Sie mit den Vorstellungsgesprächen mit diesen Bewerbern beginnen. Wie beim Screening sollten Sie darauf achten, dass Sie keine Fragen stellen, die diskriminierend sein könnten. Vorstellungsgespräche in Hongkong, einschließlich des Formats und der Art der gestellten Fragen, entsprechen in der Regel dem Ablauf von Vorstellungsgesprächen in westlichen Ländern. Sie können Interviews in Ihrem Büro in Hongkong führen, wenn Sie dort eine physische Präsenz aufbauen.
Wenn Sie nur daran interessiert sind, Remote-Mitarbeiter in Hongkong einzustellen, können Sie stattdessen auch virtuelle Interviews führen. Wenn Sie diese Telefon- oder Videointerviews planen, sollten Sie den möglichen Zeitunterschied zwischen Ihrem Standort und der Zeit in Hongkong (HKT) berücksichtigen. Hongkong befindet sich zum Beispiel sieben Stunden vor London, sodass ein britisches Unternehmen Interviews für den frühen Morgen ansetzen sollte, damit sie mit dem letzten Teil des Arbeitstages in Hongkong zusammenfallen.
4. Erstellen Sie einen Arbeitgebervereinbarungsvertrag
Wenn Sie entschieden haben, welche Bewerber am besten zu Ihrem Unternehmen passen, sollten Sie ihnen ein förmliches Stellenangebot unterbreiten und den Vertrag mit ihnen teilen, in dem ihre Arbeitsaufgaben und die Bedingungen für ihre Beschäftigung festgelegt sind. Ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist in Hongkong nicht vorgeschrieben, wird aber dringend empfohlen, um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Mitarbeiter auf derselben Seite stehen.
Ihr Vertrag sollte alle arbeitsrechtlichen Anforderungen in Hongkong berücksichtigen, aber Sie können über diese Anforderungen hinausgehen und einen großzügigeren Urlaub oder eine zusätzliche Krankenversicherung anbieten, was zwar nicht vorgeschrieben, aber in vielen Unternehmen in Hongkong üblich ist.
5. Einarbeitung Ihres neuen Mitarbeiters
Sobald ein Mitarbeiter seinen Vertrag unterzeichnet hat, können Sie mit dem Einarbeitungsprozess beginnen. Da Sie sich nicht um die Einbehaltung von Steuern oder Krankenversicherungsbeiträgen kümmern müssen, ist das Onboarding für Mitarbeiter in Hongkong möglicherweise etwas einfacher als für Mitarbeiter in anderen Ländern. Es wird jedoch noch eine Menge schriftlicher Formalitäten anfallen, auch interne schriftliche Formalitäten für Ihr Unternehmen. Durch die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record, der das Onboarding übernimmt, kann Ihr Unternehmen diesen Schritt vermeiden.
Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie innerhalb von drei Monaten nach dem Startdatum Ihres neuen Mitarbeiters ein IR56E Formular an das IRD senden. Mit diesem Formular teilen Sie dem Finanzamt mit, dass Sie einen neuen Mitarbeiter eingestellt haben. Sie müssen es also jedes Mal einreichen, wenn Sie Ihr Team erweitern oder jemanden ersetzen.
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Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Leitfaden einen Einblick in die Einstellung in Hongkong geben konnten. Wenn wir nur einen Tipp für die Einstellung von Mitarbeitern in Hongkong geben könnten, dann wäre es der, den Prozess für sich selbst zu vereinfachen, indem man mit einem globalen Professional Employer Organization wie Globalization Partners zusammenarbeitet.
Mit einer Präsenz in 187 Ländern verfügen wir über das Know-how, das Sie für die internationale Expansion Ihres Unternehmens benötigen. Sie finden nach wie vor Ihre neuen Mitarbeiter und sie arbeiten für Ihr Unternehmen, aber wir fungieren als Employer of Record für die Einarbeitung, die Gehaltsabrechnung und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, sodass Sie keine Zeit und Energie für diese Aufgaben aufwenden müssen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über Globalization Partners zu erfahren, die Ihnen helfen können, Mitarbeiter in Hongkong oder anderen Ländern einzustellen, in denen Sie expandieren möchten.
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