Der Schlüssel dazu, dass Remote-Arbeit zu einem echten Gewinn für Ihr Unternehmen wird, ist eine klare und detaillierte Richtlinie für Remote-Arbeit. Dies ist auch für die Steigerung der Produktivität und des Gesamterfolgs Ihres Teams von entscheidender Bedeutung.
Unabhängig davon, ob die aktuelle Lage in der Welt Ihr Unternehmen dazu gezwungen hat, remote zu arbeiten, wird eine Richtlinie für Remote-Arbeit Ihrem Unternehmen helfen, agiler und anpassungsfähiger zu sein.
Sie sollten wissen, dass Remote-Arbeit nicht nur ein Konzept ist, das während einer globalen Pandemie geboren wurde. Remote-Arbeit war schon vorher üblich und wird auch in Zukunft etwas sein, das Unternehmen aufgreifen müssen.
Daten des United States Census Bureau und des Bureau of Labor Statistics zeigen, dass von 2017 bis 20184.7 Millionen Menschen, das sind etwa 3.4 Prozent der Belegschaft in den USA, remote arbeiteten. Dies entspricht einem Anstieg von 1 Prozent oder 800,000 Beschäftigten gegenüber 2015.
Laut Global Workplace Analytics (GWA) stieg die Zahl der Remote-Mitarbeiter von 2005 bis 2018 um 173 Prozent. GWA fand außerdem heraus, dass weltweit, sogar vor der Pandemie, „Umfragen wiederholt zeigten, dass 80% der Mitarbeiter zumindest zeitweise von zu Hause aus arbeiten möchten.“
Eine Richtlinie für Remote-Arbeit gibt Ihren Mitarbeitern ein klares Verständnis der Erwartungen Ihres Unternehmens an Remote-Mitarbeiter. Die Erstellung Ihrer Richtlinie wird Ihnen helfen, Richtlinien zu verfestigen, Ihre Remote-Teams zu transformieren und Talente anzuziehen.
Was ist eine Richtlinie für Remote-Arbeit?
Eine Richtlinie für Remote-Arbeit umfasst eine Reihe von Leitlinien für Mitarbeiter, die von zu Hause aus oder an anderen Orten als dem Büro arbeiten.
Der Zweck einer Richtlinie für Telearbeit ist es, die Erwartungen der Mitarbeiter von Anfang an zu verwalten und es einfacher zu machen, Engagement und Produktivität zu fördern.
[bctt tweet=„Eine Richtlinie für die Fernarbeit ist eine Reihe von Richtlinien für Mitarbeiter, die von zu Hause oder an Standorten außerhalb des Büros arbeiten.“ Benutzername=„globalpeo“]
Welche Informationen sollten in eine Richtlinie für Remote-Arbeit aufgenommen werden?
Laut der Stellenausschreibungsseite Betterteam sollte eine Richtlinie für Remote-Arbeit die folgenden Informationen enthalten:
- Berechtigung
Kann jeder in Ihrem Unternehmen von zu Hause aus arbeiten? Nur ein paar Teams? Es ist wichtig, klar festzulegen, welche Abteilungen, Teams oder Mitarbeitertypen von zu Hause aus arbeiten können und wie oft sie dies tun dürfen. Es wird erwartet, dass die Arbeit von zu Hause aus bis zum Jahr 2025 um 8 % zunehmen wird. Berücksichtigen Sie bei der Festlegung Ihrer Richtlinie für Remote-Arbeit, welche Positionen nur im Büro besetzt werden können. Bereiten Sie sich darauf vor, auf Anfrage Beispiele zur Richtlinie für Remote-Arbeit zu liefern. - Regeln und Unternehmensrichtlinien
Die Arbeit von zu Hause aus befreit niemanden, unabhängig von Position oder Verantwortung, davon, dieselben Regeln und Richtlinien zu befolgen, die sie im Büro einhalten würden. Es ist wichtig, die Mitarbeiter daran zu erinnern, dass sie sich an das Mitarbeiterhandbuch halten müssen, auch wenn sie remote arbeiten. Alle Regeln und Richtlinien des Unternehmens, wie z. B. in Bezug auf Krankentage und Urlaubstage, sollten auch bei Remote-Arbeit gelten. Es ist zwar nicht unbedingt notwendig, ein neues Exemplar des Mitarbeiter-Handbuchs bereitzustellen, aber es ist ein wesentlicher Bestandteil der Erstellung eines Dokuments mit Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus. - Erwartungen
In diesem Abschnitt wird erläutert, was Sie von Ihren Mitarbeitern hinsichtlich Leistung, Qualität, Produktivität und Ergebnissen erwarten. Sie sollten auch die Tools und Ressourcen erläutern, die Sie ihnen zur Verfügung stellen, damit sie die Standards des Unternehmens einhalten können. Der Abschnitt sollte auch Arbeitszeiten und Leistungserwartungen enthalten. Möglicherweise ist ein gewisses Maß an Flexibilität erforderlich, und Sie müssen Ihre Erwartungen etwas zurückschrauben, während sich Mitarbeiter, die an eine Büroumgebung gewöhnt sind, an die Arbeit von zu Hause aus gewöhnen. - Kommunikation
Klären Sie, wie Mitarbeiter kommunizieren sollten. Erklären Sie, welche Tools für die Kommunikation zur Verfügung stehen und wie sie genutzt werden sollen. Legen Sie fest, wie Besprechungen durchgeführt werden und auf welchen Plattformen sie stattfinden sollen. An dieser Stelle können Sie auch darlegen, ob Sie synchrone oder asynchrone Kommunikation einsetzen werden. Arbeitgeber sollten zudem eine Notfall-Kommunikationsform für den Fall von technischen Schwierigkeiten, Stromausfällen oder anderen unvorhergesehenen Komplikationen vorsehen.
- Sicherheit
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, wie ernst Ihr Unternehmen die Cybersicherheit nimmt. Berichte zeigen, dass Datenschutzverletzungen die USA jedes Jahr 3.92 Millionen US-Dollar kosten können. Wenn Sie remote arbeiten, werden vertrauliche Informationen und Daten online ausgetauscht. Ihre Mitarbeiter müssen sicher sein, dass ihre Daten geschützt sind und wie sie mit sensiblen und vertraulichen Materialien umgehen sollten. Erläutern Sie, welche Schritte Sie unternehmen werden, um die Sicherheit geschützter Daten zu gewährleisten, von VPNs über sichere Netzwerke bis hin zu starken Passwörtern und Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Anmeldung. Klären Sie, ob Ihre Mitarbeiter ihre eigenen Geräte für die Arbeit von zu Hause aus nutzen können oder ob sie die Geräte des Unternehmens verwenden müssen. - Versicherung und Haftung
Was passiert, wenn Ihre Mitarbeiter einen Unfall erleiden, während sie von zu Hause aus arbeiten? Das müssen Sie wissen, und Ihre Mitarbeiter auch. Wie funktionieren Versicherungsansprüche, und wer haftet im Rahmen von Richtlinien für Remote-Arbeit? Wie gehen Sie mit der Beweislast um, wenn alles aus der Ferne erledigt wird? Mitarbeiter, die sich bei Remote-Arbeiten verletzen, müssen beweisen, dass sie sich die Verletzung während der Arbeitszeiten im Rahmen der ihnen zugewiesenen Aufgaben zugezogen haben. Legen Sie fest, welche Schritte sie unternehmen müssen und an wen sie sich wenden können.
Zusätzlich zu diesen Informationen sollte Ihr Unternehmen eventuell auch Themen behandeln wie:
- Mitarbeiterrechte
Eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass zufriedene Mitarbeiter klar ihre Pausenzeiten, Essenszeiten, den Prozess zur Beantragung von Urlaubstagen usw. definieren. Die Mitarbeiter müssen wissen, welche Rechte sie haben, sowohl als Mitarbeiter als auch als Remote-Mitarbeiter, und wo es Unterschiede zwischen den beiden Formen geben könnte. - Mission und Vision des Unternehmens
Selbst wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, repräsentiert Ihr Team und die Arbeit, die es leistet, Ihr Unternehmen. Möglicherweise kennen Ihre Mitarbeiter die Mission und Vision Ihres Unternehmens bereits, aber es kann auch sein, dass dies bei den meisten Einarbeitungen in Vergessenheit gerät. Es ist nie verkehrt, sie an die Ziele des Unternehmens zu erinnern und sich die Zeit zu nehmen, diese Erklärung an ein Remote-Arbeitsmodell anzupassen. - Konfliktlösung
Wenn Menschen nicht von Angesicht zu Angesicht interagieren, können Konflikte reduziert werden, da die Reibung reduziert wird. Andererseits erschwert die räumliche Entfernung das gegenseitige Verständnis, was eine Reihe neuer Herausforderungen mit sich bringt. Bis zu 80 Prozent der Remote-Mitarbeiter berichten von Konflikten am Arbeitsplatz, die zu ihre täglichen Arbeitsaufgaben beeinträchtigen könnten. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, an wen sie sich wenden können und wie sie bei Konflikten vorgehen sollten. Der Vorteil bei der Lösung von Konflikten zwischen Remote-Mitarbeitern ist, dass es einfacher ist, die Konfliktparteien auseinander zu halten, ohne die Arbeitsdynamik zu beeinträchtigen. - Ausrüstung
Erläutern Sie die Ausrüstung, die für jede Rolle erforderlich ist, und ob das Unternehmen diese Tools bereitstellen wird. Werden den Mitarbeitern die Anschaffungskosten erstattet, oder sollten sie warten, bis sie ihre Ausrüstung erhalten, bevor sie mit der Arbeit beginnen? Bei der Erstellung einer Richtlinie für Remote-Arbeit ist möglicherweise eine gewisse Flexibilität erforderlich, wenn Ihr Team auf technische Schwierigkeiten stößt. Ein eigenes IT-Team hat zwar möglicherweise die Antworten, aber es ist schwieriger, Probleme aus der Ferne zu diagnostizieren.
Wie können Sie eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Richtlinie für Remote-Arbeit erstellen?
Jedes Unternehmen ist anders, und es gibt keine Einheitslösung für alle. Um Ihre Richtlinie für Remote-Arbeit auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen, müssen Sie die folgenden Punkte berücksichtigen:
1. Unternehmensziele
Wenn Sie eine Richtlinie erstellen, die den Auftrag und die Vision Ihres Unternehmens widerspiegelt, verleiht dies Ihrem Konzept für Remote-Arbeit eine einzigartige Note. Sie können diese Gelegenheit nutzen, um Ihre Mitarbeiter an ihre Ziele zu erinnern und zu erläutern, wie sie diese Ziele als Remote-Unternehmen erreichen können.
2. Ihre Unternehmenskultur
Nehmen Sie sich die Zeit, um sicherzustellen, dass sich Ihre Kultur in Ihrer Richtlinie für Remote-Arbeit widerspiegelt, und sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter diese Kultur auch bei der Remote-Arbeit erleben können. Annehmlichkeiten wie Online-Veranstaltungen, Spiele, Beratungsangebote usw. können dazu beitragen, das allgemeine Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter zu verbessern und Ihre Kultur zu bereichern.
3. Flexibilität
Dies hängt eng mit Ihrer Unternehmenskultur zusammen. Entscheiden Sie, wie flexibel Sie bei Dingen wie Arbeitszeiten und bezahltem Urlaub sein wollen. Es ist einfacher, eine Richtlinie für Remote-Arbeit zu erstellen, wenn Sie bereits entschieden haben, wie viel Flexibilität Sie Ihren Mitarbeitern zugestehen wollen. Denken Sie daran, dass es für Mitarbeiter, die remote arbeiten, schwierig sein kann, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben aufzubauen und zu erhalten. Berücksichtigen Sie diese Tatsache, wenn Sie entscheiden, welches Maß an Flexibilität Sie Remote-Teams zugestehen wollen.
4. Kennen Sie Ihr Team
Sie wissen, unter welchen Bedingungen Ihr Team die besten Leistungen erbringt und welche Ressourcen es braucht, um seine Ziele zu erreichen. Berücksichtigen Sie dies bei der Erstellung Ihrer Richtlinie und fragen Sie Ihre Manager nach Auskünften über ihre Teams. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie neue Mitarbeiter einarbeiten, die Sie aufgrund von Quarantäne, Lockdowns und geschlossenen Büroräumen noch nie persönlich kennen gelernt haben. Es kann schwierig sein, jemanden wirklich kennenzulernen, wenn Sie sich nur über Textnachrichten und E-Mails austauschen.
Jedes Team arbeitet anders. Wenn Sie also die Arbeitsabläufe und Performanceeinzelheiten aller Manager kennen, können Sie eine Richtlinie erstellen, die zu jedem Mitarbeiter passt.
Was sind die Vorteile einer Richtlinie für Remote-Arbeit?
Laut einem Bericht von Upwork arbeiten über 57 Prozent der Unternehmen in den USA ohne eine Richtlinie für Remote-Arbeit. Vor der Pandemie waren sie nicht wirklich notwendig – nur 6 Prozent der Mitarbeiter arbeiteten vollständig von zu Hause aus, und mehr als 75 Prozent hatten noch nie die Möglichkeit dazu. Die Realität ist jedoch, dass eine Richtlinie für Remote-Arbeit Ihrem Unternehmen nur helfen kann.
Lassen Sie uns im Folgenden einige der Vorteile näher betrachten.
Klarheit
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern nicht die richtigen Hilfestellungen für die täglichen Abläufe und Projekte geben, kann dies die Mitarbeitermotivation beeinträchtigen – niemand möchte ständig nach Anweisungen fragen und auf Antworten warten müssen. Wenn Ihre Mitarbeiter sich über Ihre Richtlinien für Remote-Arbeit im Klaren sind, ist es einfacher, Probleme zu lösen – von der Nutzung bestimmter Kommunikationsplattformen bis hin zur Überwindung von Hindernissen bei Projekten. Transparenz wird Ihren Mitarbeitern helfen, sich auf ihre Aufgaben zu fokussieren und bessere Leistungen zu erbringen – so einfach ist das.
Optimierte Kommunikation
Unternehmen, die Richtlinien für Remote-Kommunikation übernehmen, können sich schneller anpassen und schneller wachsen. In allen Bereichen Ihres Unternehmens ist die Kommunikation der erste Schritt zum Erfolg, und wenn sie nicht funktioniert, kann dies zu erheblichen Problemen führen.
Der beste Weg, um Inklusion zu schaffen und die Leistung der Mitarbeiter in einer Remote-Geschäftswelt zu steigern, ist, jedem das Gefühl zu geben, dass er ein integraler Bestandteil des Systems ist. Dies kann erreicht werden, indem man den Mitarbeitern die besten Tools und Richtlinien für eine effektive und respektvolle Kommunikation an die Hand gibt.
Paul Burrin, Vice President bei Sage People, erklärt gegenüber Workplace: „Regelmäßige, gezielte, effektive und personalisierte Zwei-Wege-Kommunikation ist entscheidend, damit Unternehmen ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden halten können. Auf diese Weise wissen sie, was vor sich geht, können Fragen stellen oder in Echtzeit Feedback geben.“
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter befähigen, von überall aus mit effektiven Kommunikationsstrategien zu arbeiten, beseitigen Sie Hindernisse für Ihr Unternehmen und stellen sicher, dass Ihr Unternehmen zukünftige Herausforderungen meistern kann.
[bctt tweet=“Gemäß einem Bericht von Upwork arbeiten über 57 Prozent der Unternehmen in den USA ohne Richtlinie für Remote-Arbeit.“ Benutzername=“globalpeo“]
Erhöhte Flexibilität und Produktivität
Laut einer weltweiten Umfrage der International Workspace Group (IWG) sagen 85 Prozent der Remote-Mitarbeiter, dass flexible Richtlinien für Remote-Arbeit ihre Gesamtproduktivität steigern konnten.
Wie wir bereits erwähnt haben, werden Ihre Mitarbeiter bessere Leistungen erbringen, wenn sie sich über die Regeln Ihres Unternehmens in Bezug auf Flexibilität bei Faktoren wie Arbeitszeiten und arbeitsfreie Zeiten im Klaren sind. So können beispielsweise berufstätige Eltern, die die Richtlinien ihres Unternehmens für Remote-Arbeit gut kennen, ihren Tag stressfreier planen, was zu zufriedeneren und produktiveren Mitarbeitern führt.
Besseres Mitarbeiterengagement
Mit einer Richtlinie zur Remote-Arbeit zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie sich für ein besseres Arbeitsumfeld einsetzen. Wenn Ihre Mitarbeiter dies erkennen, sind sie eher bereit, dieses Engagement zu erwidern und jeden Tag die Extrameile zu gehen.
Unternehmen übersehen oft, wie wichtig das Mitarbeiterengagement ist. Wenn Sie sich dafür entscheiden, das Mitarbeiterengagement zu fördern, bedeutet dies eine geringere Mitarbeiterfluktuation, was sich langfristig in geringeren Kosten niederschlägt.
Eine Studie von USI Insurance Services ergab, dass die Fluktuation von Mitarbeitern im Durchschnitt sechs bis neun Monatsgehälter kostet. Jedes Mal, wenn ein Unternehmen einen Mitarbeiter ersetzt, der beispielsweise 60,000 US-Dollar pro Jahr verdient, können die Ausgaben für Rekrutierung und Schulung zwischen 30,000 US-Dollar und 45,000 US-Dollar liegen.
Verbesserter Einarbeitungsprozess
In einer Welt, in der Remote-Mitarbeiter die Hauptrolle spielen, ist der Einarbeitungsprozess ein entscheidender – und anspruchsvoller – Aspekt des Lebenszyklus eines Mitarbeiters geworden. Sie müssen über ein solides Rahmenwerk verfügen, um Ihre Remote-Mitarbeiter auf Erfolgskurs zu bringen, und die Einführung einer Richtlinie für Remote-Arbeit wird die Schaffung dieses Rahmenwerks erheblich vereinfachen.
Nach Angaben derSociety for Human Resource Management(SHRM) positionieren Unternehmen mit schlechten Einarbeitungsprozessen ihre Mitarbeiter nur für einen frühen Ausstieg.
Amy Hirsh Robinson, Principal des Beratungsunternehmens The Interchange Group in Los Angeles, erklärt gegenüber SHRM: „Die Einarbeitung ist der magische Moment, in dem sich neue Mitarbeiter entscheiden, ob sie sich engagieren oder nicht.“ In einer Remote-Umgebung mag dies eine Herausforderung sein, aber ohne persönliche Interaktion ist dies noch entscheidender.
Gewinnung von Top-Talenten weltweit
Eine Richtlinie für Remote-Arbeit ist ein Indiz für ein seriöses Unternehmen, das sich für seine Mitarbeiter einsetzt. Diese Details machen den Unterschied aus, wenn die besten Talente Ihr Unternehmen in Augenschein nehmen.
Internationale Talente könnten Remote-Unternehmen gegenüber misstrauisch sein, weil ihre Karriere und ihr Erfolg davon abhängen, ob Ihr Unternehmen über einen strukturierten und formalen Ansatz für Remote-Arbeit verfügt.
Die Erstellung einer Richtlinie für Remote-Arbeit ist nur einer der Schritte, um erfolgreich internationale Mitarbeiter einzustellen und global zu wachsen. Mit dem richtigen Ansatz für Remote-Arbeit können Sie ein zuversichtliches und seriöses Unternehmen ohne Grenzen schaffen.
Kann eine Richtlinie für Remote-Arbeit Ihrem Unternehmen helfen, global zu wachsen?
Die kurze Antwort lautet: Ja. Heute nutzen viele Unternehmen die Vorteile unserer vollständig remote arbeitenden Welt, indem sie internationale Mitarbeiter selbst für lokale Aufgaben einstellen. Betrachten Sie eine Richtlinie für Remote-Arbeit nicht als etwas, mit dem Sie die Pandemie überstehen können, sondern als eine Blaupause für die Zukunft Ihres Unternehmens.
Die Schaffung eines Rahmenwerks für Remote-Mitarbeiter kann der erste Schritt zu einem agileren und anpassungsfähigeren Unternehmen sein, in dem Geschäfte überall auf der Welt getätigt werden können, unabhängig von Zeitzonenunterschieden.
Wie lässt sich ein regelkonformes Remote-Unternehmen am besten aufbauen?
Viele Unternehmen sehen die globale Expansion immer noch als eine Reihe von Hindernissen an, die die Registrierung bei lokalen Behörden, die Einrichtung einer internationalen juristischen Person und den Umgang mit der globalen Compliance beinhalten. Es gibt jedoch Lösungen, die globales, entferntes Wachstum fördern und den Prozess rationalisieren können, wie z. B. einen Employer of Record (EOR).
Das „Employer of Record“-Modell wurde entwickelt, um Unternehmen wie Ihrem zu helfen, global zu wachsen, indem es die Herausforderungen aus dem Weg räumt, die zwischen Ihrem lokalen und globalen Potenzial stehen. Der Employer of Record verfügt über internationale Unternehmen, die Gehaltsabrechnungen, Steuern, Sozialleistungen und Human-Resources 100 Prozent gesetzeskonform abwickeln.
Sie behalten die vollständige Kontrolle über das Management, während Sie überall auf der Welt schnell und einfach einstellen. Erfahren Sie mehr darüber, wie ein EOR Ihrem Unternehmen helfen kann, ein globales Remote-Unternehmen zu werden.
