Wie man in Polen Auftragnehmer bezahlt

Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen nach Polen expandieren, werden Sie Teams von engagierten Mitarbeitern aufbauen, die Ihnen bei der Abwicklung des Tagesgeschäfts helfen. Diese Teams bilden das Rückgrat Ihres Betriebs und arbeiten konsequent daran, Ihrem Unternehmen zu helfen, seine Ziele zu erreichen. Die Anzahl der polnischen Mitarbeiter ist in den letzten zwei Jahrzehnten stetig gestiegen, von 9.9 Millionen im Jahr 2003 auf 13 Millionen im Jahr 2020. Selbstständige Mitarbeiter und Auftragnehmer stellen jedes Jahr weitere 3 Millionen Mitarbeiter in die Belegschaft ein.

Wenn Ihr Unternehmen zusätzlich zu den Mitarbeitern mit Auftragnehmern zusammenarbeitet, müssen Sie einige wesentliche Verantwortlichkeiten erfüllen. Die erste besteht darin, sicherzustellen, dass Sie Ihre Auftragnehmer korrekt klassifizieren, indem Sie das Gesetz untersuchen, um zu bestimmen, welche Kriterien die Arbeiter als Auftragnehmer qualifizieren. Sobald Sie eine Beziehung zu Ihren Auftragnehmern aufgebaut haben, müssen Sie auch die richtige Art und Weise kennen, wie Sie sie bezahlen, da die standardmäßigen Gehaltsabrechnungsprozesse, die Sie für Ihre Mitarbeiter verwenden, nicht gelten. Die korrekte Bezahlung Ihrer Auftragnehmer trägt dazu bei, eine harmonische langfristige Arbeitsbeziehung zu gewährleisten, die es Ihrem neuen polnischen Team ermöglicht, erfolgreich zu sein. Glücklicherweise ist es relativ einfach, einen polnischen Auftragnehmer zu bezahlen, sobald Sie wissen, wie diese Zahlungen funktionieren müssen.

Was ist der Unterschied zwischen Mitarbeitern und unabhängigen Auftragnehmern?

Die Unterschiede zwischen der Einstellung eines Mitarbeiters und der Zusammenarbeit mit einem Auftragnehmer hängen hauptsächlich von der Gehaltsabrechnung und den Steuern ab. Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter einstellt, sind Sie dafür verantwortlich, Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträge von deren Gehaltsschecks einzubehalten und Arbeitgebersteuern in staatliche Sozialversicherungsfonds zu zahlen. Sie bieten in der Regel auch Leistungen wie Urlaub, Altersvorsorgepläne und bezahlte Freizeit an. Andererseits, wenn Sie mit unabhängigen Auftragnehmern zusammenarbeiten, behalten Sie  keine Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge ein oder zahlen keine arbeitsbezogenen Leistungen für Auftragnehmer.

Darüber hinaus gelten polnische Arbeitsgesetze für Mitarbeiter, aber im Allgemeinen nicht für Auftragnehmer. Auftragnehmer sind wahrscheinlich von Überstunden- und Mindestlohngesetzen befreit.

Im Allgemeinen, wenn auch nicht immer, können unabhängige Auftragnehmer viel höhere Vergütungen verlangen als Mitarbeiter, teilweise um die Tatsache auszugleichen, dass sie ihre eigenen Lohnsteuern zahlen müssen und auf eine vom Arbeitgeber gestellte Krankenversicherung, bezahlte Freizeit, Altersrenten und andere Leistungen verzichten müssen.

Kriterien für die Klassifizierung von Mitarbeitern vs. Auftragnehmern

Wie in den meisten Ländern hat Polen strenge Anforderungen, die bestimmen, ob ein Unternehmen Arbeitnehmer als Mitarbeiter oder Auftragnehmer einstufen kann. Diese haben im Allgemeinen damit zu tun, wie viel Kontrolle das Unternehmen über die Arbeit hat, wie z. B. was die Mitarbeiter tun und wie sie es tun, sowie wie die Mitarbeiter bezahlt werden, wer Vorräte bereitstellt und ob das Unternehmen Vorteile anbietet.

Was bedeuten diese Kriterien in der Praxis? Im Allgemeinen bedeuten sie, dass Mitarbeiter in Voll- oder Teilzeit für ein einzelnes Unternehmen arbeiten, Anweisungen und Management von diesem Unternehmen erhalten, vom Arbeitgeber vorgegebene Stunden pro Woche arbeiten, Teil der Arbeitgeber-Gehaltsabrechnung sind und die erforderlichen Arbeitsleistungen erhalten. Andererseits arbeiten unabhängige Auftragnehmer auf Projekt- oder Angebotsbasis, verwalten ihre eigene Arbeit und Zeit, sind nicht Teil der Gehaltsabrechnung des Unternehmens, zahlen ihre eigenen Steuern und arbeiten oft für mehrere Kunden an bestimmten Projekten. Auftragnehmer reichen in der Regel Rechnungen für abgeschlossene Arbeiten ein, anstatt Gehaltsschecks zu erhalten, und sie zahlen ihre eigenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.

Mit anderen Worten, Auftragnehmer sind selbstständig, während Mitarbeiter direkt für das Unternehmen arbeiten. Auftragnehmer haben in der Regel ein großes Kundenportfolio, und Ihr Unternehmen ist nur eines davon.

Diese Unterscheidungen zwischen Mitarbeitern und unabhängigen Auftragnehmern  bestehen, um zu verhindern, dass Unternehmen ihre Arbeiter ausnutzen, indem sie sie als Mitarbeiter behandeln, sie aber als Auftragnehmer klassifizieren, um die Bereitstellung der erforderlichen Mitarbeiterleistungen zu vermeiden.

Warum Unternehmen ihre Auftragnehmer sorgfältig klassifizieren und bezahlen sollten

Wenn Ihr Unternehmen mit unabhängigen Auftragnehmern zusammenarbeitet, werden Sie ihnen keine Leistungen gewähren und Sie werden keine Lohnsteuern zahlen oder in deren Namen zu sozialen Programmen beitragen. Die stündlichen Beschränkungen, die für Ihre Mitarbeiter gelten, gelten nicht für Ihre Auftragnehmer, sodass sie Überstunden arbeiten können, ohne Anspruch auf Überstundenvergütung zu haben. Diese Vereinbarung ist für viele Arbeitgeber sehr vorteilhaft, was ihre Logistik vereinfacht und ihre Ausgaben reduziert.

In einigen Fällen klassifizieren Unternehmen Mitarbeiter falsch als unabhängige Auftragnehmer. Eine Fehlklassifizierung von Arbeitnehmern auf diese Weise birgt ernsthafte Risiken. Wenn die Gerichte feststellen, dass die als Auftragnehmer klassifizierten Arbeiter Mitarbeiter sind, kann das Unternehmen für jahrelange Rücksteuern und Rückvergütungen für Überstunden und bezahlten Urlaub haftbar gemacht werden. Diese aufgebauten Ausgaben können ein Betriebsbudget ruinieren und erhebliche rechtliche und logistische Herausforderungen verursachen.

In vielen Fällen ist die Arbeit, die ein Unternehmen leisten muss, jedoch wirklich Vertragsarbeit, und die Partnerschaft mit unabhängigen Auftragnehmern ist am sinnvollsten. Daher muss Ihr Unternehmen wissen, wie Auftragnehmer in Übereinstimmung mit dem Gesetz eingestellt und bezahlt werden.

Einstellung eines unabhängigen Auftragnehmers in Polen

Wie in vielen Teilen der Welt steigt auch die Auftragsarbeit in Polen, insbesondere in bestimmten Branchen. Arbeitsbeziehungen in Bereichen wie Informationstechnologie und Gig-Economy-Arbeit erfordern oft Geschäftsverträge anstatt traditioneller Arbeitsverträge.

Während traditionelle Mitarbeiter in Polen Arbeitsgesetzverträge und -schutz nach polnischem Arbeitsrecht haben, haben Auftragnehmer Geschäftsverträge, die als zivilrechtliche Vereinbarungen bekannt sind. Im Rahmen zivilrechtlicher Vereinbarungen fungieren Arbeitnehmer als Auftragnehmer oder Freiberufler. Die Verträge verpflichten Arbeitnehmer, bestimmte Aufgaben zu erfüllen, und sie arbeiten außerhalb der Arbeitsgesetze, die im Allgemeinen für polnische Mitarbeiter gelten.

In Polen sind die im Arbeitsgesetzbuch festgelegten Kriterien nützlich, um festzustellen, ob ein Arbeitnehmer ein Auftragnehmer oder ein Mitarbeiter ist. Der  polnische Arbeitsgesetzbuch  legt mehrere verschiedene Kriterien fest, die Unternehmen verwenden sollten, um ihre Auftragnehmer von ihren Mitarbeitern zu unterscheiden. Mitarbeiter sind im Allgemeinen Mitarbeiter und keine Auftragnehmer, wenn sie diese Kriterien erfüllen:

• Sie führen Arbeiten eines bestimmten Typs durch.
• Sie erreichen diese Arbeit unter direkter Aufsicht des Arbeitgebers.
• Sie arbeiten an dem Ort und zu der Zeit, die der Arbeitgeber vorschreibt.
• Das Arbeitsverhältnis ist relativ kontinuierlich.

Andererseits werden Arbeitnehmer, die ihre Arbeit mit minimaler direkter Arbeitgeberaufsicht ausführen, entscheiden, wann und wo sie arbeiten, und eine Reihe von kurzfristigen Projekten ihrer Wahl übernehmen, eher als Auftragnehmer eingestuft.

Anforderungen, die die Bezahlung von Auftragnehmern in Polen regeln

Das polnische Recht hat nicht viele Anforderungen, wie Unternehmen ihre Auftragnehmer bezahlen müssen. Berücksichtigen Sie zum Vergleich die Anforderungen, die die Mitarbeitervergütung regeln.

In Polen haben die Mitarbeiter Anspruch auf bestimmte  Vergütungen, Sozialleistungen und Schutzmaßnahmen  nach polnischem Arbeitsrecht. Sie sollten nur acht Stunden pro Tag, 40 Stunden pro Woche arbeiten. Sie können Überstunden über diese Stunden hinaus leisten, obwohl der Arbeitgeber die Überstunden genehmigen muss und die Überstunden die 150 Stunden pro Jahr nicht überschreiten dürfen. Arbeitgeber müssen die Arbeitnehmer für ihre Überstunden mit 150 bis 200 Prozent des Standardgehalts oder zusätzlicher Freizeit vergüten. Mitarbeiter müssen außerdem einen Mindestlohn von  mindestens  PLNzł18.30 pro Stunde oder PLNzł2,800 Monat erhalten.

Darüber hinaus müssen Mitarbeiter in Polen 2026bezahlte Urlaubstage erhalten, je nachdem, wie lange sie bereits beschäftigt sind oder in der Schule sind. Die bezahlte Urlaubszeit umfasst auch vier Krankheitstage, die Mitarbeiter nach Bedarf nutzen können, und Mitarbeiter haben Anspruch auf bis zu 33 Tage bezahlten Krankheitsurlaub, wenn sie über eine zertifizierte ärztliche Bescheinigung verfügen. Mitarbeiter müssen auch 13 bezahlte Feiertage und Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub für die Geburt eines Kindes erhalten.

Wenn ein Unternehmen in Polen Mitarbeiter kündigen möchte, müssen die Mitarbeiter eine Kündigung und Abfindung erhalten. Ist der Vertrag unbefristet, bedarf die Entscheidung Kündigungsgründe, die vor dem Arbeitsgericht stehen würden. Die Kündigungsfrist richtet sich nach der Art des Vertrages und der Dauer der Dienstzeit des Mitarbeiters. Die Abfindung hängt in der Regel auch von der Dauer der Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiter ab.

Darüber hinaus müssen Unternehmen in Polen im Namen ihrer Mitarbeiter an die nationale Sozialversicherungseinrichtung (ZUS) zahlen.  Der Arbeitgeber kann Zahlungen in Höhe von bis zu 22.14 Prozent des Bruttogehalts jedes Mitarbeiters leisten. Im Gegensatz dazu zahlen die Mitarbeiter selbst nur etwa 14 Prozent ihrer Bruttovergütung.

Die meisten dieser Anforderungen gelten nur für Mitarbeiter. Auftragnehmerbeziehungen sind nicht an die meisten Arbeitsgesetze gebunden und haben keinen Anspruch auf ZUS-Leistungen, bezahlten Urlaub oder eine Kündigungsfrist vor der Kündigung.

In der Vergangenheit haben viele unabhängige Auftragnehmer auch deutlich unter dem Mindestlohn verdient. Eine 2017 rechtliche Änderung sieht jedoch vor, dass der Mindestlohn Polens für Mitarbeiter auch für Auftragnehmer gilt. Der Zweck dieses Gesetzes ist es, unabhängige Auftragnehmer vor Ausbeutung zu schützen und sicherzustellen, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht nur zur Einsparung von Geld bei gezahlten Löhnen fälschlicherweise als Auftragnehmer einstufen.

Steuerpraktiken für die Einstellung von Auftragnehmern in Polen

Wenn Sie mit unabhängigen Auftragnehmern in Polen zusammenarbeiten, werden Sie diese nicht zu Ihrer Gehaltsabrechnung hinzufügen oder Lohnsteuern zahlen. Sie sollten jedoch die Einzelheiten des Steuerrechts kennen, damit Sie die Steuerverbindlichkeiten Ihrer Auftragnehmer verstehen können.

Sozialversicherungsbeiträge

Die meisten unabhängigen Auftragnehmer müssen zu ZUS beitragen, auch wenn ihre Arbeitgeber nicht dafür verantwortlich sind, in ihrem Namen Beiträge zu leisten. Die Beiträge gehen in die Rentenversicherung, Invalidenrentenversicherung, Krankenversicherung und manchmal in die Arbeitsunfallversicherung. Krankenkassenbeiträge sind Sache des Auftragnehmers. Studenten, die jünger sind als müssen 26 nicht in die obligatorische Sozialversicherung oder Krankenversicherung einzahlen. Ob unabhängige Auftragnehmer ZUS-Beiträge leisten, hängt von der spezifischen zivilrechtlichen Vereinbarung ab, die sie haben.

Beachten Sie beim Aufbau internationaler Teams in Polen, dass Sie Ihren Auftragnehmern ihre volle Vergütung zahlen werden, ohne einen Teil ihrer Vergütung für ZUS-Beiträge einzubehalten. Ihre Organisation zahlt auch keine Lohnsteuern an ZUS im Namen Ihrer Auftragnehmer.

Einkommensteuer

In Polen berechnen Auftragnehmer und Mitarbeiter ihre Einkommenssteuer unterschiedlich. Die polnische Einkommensteuer gilt nur für Mitarbeiter und Auftragnehmer, die 26 älter oder älter  sind, es sei denn, sie  machen PLNzł85,528 oder mehr pro Jahr, was etwa USD23,165 oder etwa  EUR beträgt19,005. Polnische Mitarbeiter unter 26 mit einem Einkommen von bis zu PLNzł85,528 einem Steuersatz in 17 Prozent. Diejenigen, deren Einkommen diesen Schwellenwert überschreitet, unterliegen einem Steuersatz in 32 Prozent. Im Gegensatz dazu zahlen Auftragnehmer einen Pauschalsteuersatz von 19 Prozent.

Möglichkeiten, Auftragnehmer in Polen zu bezahlen

Die Bestimmung der besten Art und Weise, internationale Mitarbeiter und Auftragnehmer zu bezahlen, ist oft eine Herausforderung. Wenn Sie mit unabhängigen Auftragnehmern zusammenarbeiten, müssen Sie über einen etablierten Prozess verfügen, um diese korrekt und pünktlich zu bezahlen. Hier sind einige gängige Zahlungsformate und ob sie für die Bezahlung Ihrer unabhängigen Auftragnehmer geeignet sind.

1. Gehaltsabrechnungsdienste: Bei Auftragnehmern leisten  Sie keine Zahlungen über Ihre Gehaltsabrechnung, da Ihre Auftragnehmer nicht Teil Ihrer Gehaltsabrechnung sind. Nur Ihre Mitarbeiter sind Teil Ihrer Gehaltsabrechnung, bei der Sie die erforderlichen Einbehalte von Gehaltsschecks entfernen und die erforderlichen Lohnsteuern zahlen. Anstatt Auftragnehmerzahlungen über Ihre Gehaltsabrechnung zu verarbeiten, lassen Sie Ihre Auftragnehmer Rechnungen für ihre Arbeit einreichen und ihre Zahlungen über Ihre Kreditorenbuchhaltung bearbeiten. Einige Gehaltsabrechnungsunternehmen verfügen jedoch über Strukturen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre unabhängigen Auftragnehmer über ihre Dienstleistungen zu bezahlen. Diese Dienstleistungen können kostspielig sein und unterstützen nicht immer den globalen Betrieb.
2. Banken: Ihr Unternehmen könnte die Zusammenarbeit mit einer Bank in Betracht ziehen, um unabhängige Auftragnehmer zu bezahlen. Einige polnische Banken arbeiten jedoch möglicherweise nicht mit einem Unternehmen zusammen, das sich nicht offiziell in Polen registriert hat, und die mit der Eröffnung eines Bankkontos verbundenen Unterlagen und Anforderungen können diese Option unpraktisch machen.
3. Geldtransferdienste: Geldtransferdienste ermöglichen es Ihrem Unternehmen, Gelder auf die Bankkonten Ihrer Auftragnehmer zu senden. Wenn Sie eine Tochtergesellschaft in Polen eingerichtet haben, haben Sie bereits ein Bankkonto, von dem aus Sie Gelder über Ihre Kreditorenabteilung überweisen können. Dieser Prozess ist eine ausgezeichnete Option für die Bezahlung von Auftragnehmern in Polen, da er relativ schnell und bequem ist, sodass Sie Verzögerungen reduzieren und eine gute Arbeitsbeziehung zu Ihren unabhängigen Auftragnehmern aufrechterhalten können. Geldüberweisungsdienste bieten oft auch mehrere Überweisungsoptionen, hohe Überweisungsgrenzen und zuverlässige Sicherheit.Beachten Sie  jedoch, dass Ihnen wahrscheinlich Währungsüberweisungsgebühren entstehen, wenn Sie Auftragnehmer in einer anderen Währung als Polnisch  złoty bezahlen. Diese Gebühren sind in der Regel Prozentsätze, sodass große Überweisungen Sie mehr kosten können.
4. Zusammenarbeit mit einem Einstellungspartner: Wenn Sie mit einem Einstellungspartner zusammenarbeiten, rationalisieren Sie häufig die Zahlungsprozesse Ihrer Auftragnehmer erheblich. Ein zuverlässiger Partner kann Ihnen helfen, Ihre Auftragnehmer legal einzustellen und sie schnell, genau, in der lokalen Währung und in einer Weise zu bezahlen, die den polnischen Vorschriften entspricht.

Aufbau internationaler Teams in Polen mit Globalization Partners

Wenn Sie bereit sind, Ihren Geschäftsbetrieb nach Polen auszuweiten und erwägen, Vollzeittalente aus Polen einzustellen, arbeiten Sie mit Globalization Partners zusammen. Mit unserer umfassenden, KI-gesteuerten Plattform rationalisieren wir den Prozess der Einstellung und Bezahlung Ihrer polnischen Teammitglieder, um korrekte, zeitnahe Zahlungen zu gewährleisten und Ihrem Unternehmen Zeit zu sparen.

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