Überwachung der Remote-Arbeit: Was Unternehmen über Compliance und Datenschutz wissen sollten

Die letzten Monate haben wichtige Veränderungen in der Arbeitswelt mit sich gebracht. Die Pandemie hat sowohl die Mitarbeiter als auch die Arbeitgeber dazu gezwungen, ihre Wahrnehmung des Modells der Remote-Arbeit zu ändern.

Während die Arbeit von zu Hause aus viele klare Vorteile für Unternehmen und ihre Teams bietet, bringt der Übergang zu Remote-Arbeit auch Herausforderungen mit sich, einschließlich weniger Möglichkeiten für persönliche Interaktionen und Management.

Dies hat Führungskräfte dazu veranlasst, die Schlüsselfrage zu stellen: Wie können Manager ihre Remote-Teams effizient und konform überwachen?

Fernarbeitsüberwachung:  Ausgewogenheit finden

Arbeitgeber  stehen vor einer Vielzahl von Herausforderungen, da sie Strategien zur Überwachung von Remote-Teams in Betracht ziehen.  Dazu gehören  eine wachsende Prävalenz von organisatorischen Silos,  ein erhöhtes Risiko von Datenlecks im Unternehmen, die zusätzlichen Überstunden  und die daraus resultierende erforderliche Vergütung.

[bctt tweet=„Es ist wichtig, dass Manager ein Gleichgewicht zwischen Überwachung und Führung ihrer Remote-Teams finden“ Benutzername=„globalpeo“]

Es ist wichtig, dass Manager ein Gleichgewicht zwischen der Überwachung und Führung ihrer Remote-Teams finden und sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter den Raum haben, ihre Fähigkeiten individuell zu erlernen und zu verbessern. Es ist notwendig, die Privatsphäre der Mitarbeiter und den Rahmen der gesetzlichen Vorschriften zur Überwachung der Mitarbeiter zu respektieren.

Welche Vorschriften sollten Unternehmen beachten?

Weltweit verabschieden viele Länder Gesetze, die regeln, wie Arbeitgeber die Fernarbeitsüberwachung konform angehen müssen.

Polen ist ein Beispiel  dafür. Die polnische Gesetzgebung  hat eine Reihe von Vorschriften eingeführt, die Arbeitgeber einhalten müssen, während sie ihre Teams in der neuen Remote-Geschäftswelt überwachen. Gemäß dem Arbeitsgesetzbuch:

• „Soweit dies erforderlich ist, um die ordnungsgemäße Organisation der Arbeit zu gewährleisten oder die volle Nutzung der Arbeitszeit oder die ordnungsgemäße Nutzung der dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellten arbeitsbezogenen Werkzeuge zu ermöglichen, kann der Arbeitgeber die Überwachung der arbeitsbezogenen E-Mail des Arbeitnehmers einführen (E-Mail-Überwachung)“ (Artikel 223 § 1 des Arbeitsgesetzbuchs).
• „Die Überwachung von E-Mails darf die Sicherheit der Privatsphäre der Korrespondenz und anderer Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters nicht beeinträchtigen“ (Artikel 223 § 2 Arbeitsgesetzbuch).
• „Die vorstehenden Bestimmungen (Artikel 223 § 4 des Arbeitsgesetzbuchs) können für Remote-Arbeit außerhalb der E-Mail-Korrespondenz gelten, einschließlich der Nutzung von arbeitsbezogener Software oder IT-Plattformen.

Obwohl der Arbeitscode Anleitungen zur Fernarbeitsüberwachung bereitgestellt hat, gibt es immer noch viele Grauzonen. Das Ziel der Fernarbeitsüberwachung sollte strikt sein, die angemessene Nutzung von Geschäftseigentum und Arbeitszeiten sicherzustellen.

Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter im Vorfeld über die Durchführung der Fernüberwachung mit detaillierten Informationen darüber informieren, was sie erwarten sollten und was genau überwacht wird. Diese Bestimmungen können in einem offiziellen Dokument enthalten sein, in dem die allgemeinen Vorschriften des Unternehmens zur Fernarbeit beschrieben sind. Arbeitgeber sollten auch ein separates Dokument in Betracht ziehen, das speziell für Fernüberwachung spricht. Es ist auch wichtig zu bedenken, dass laut Arbeitsgesetzbuch:

„Die Ziele, der Umfang  und  die Art und Weise der  Anwendung der   Fernüberwachung  sollten  in einem   Tarifvertrag, dokumentierten   Arbeitsvorschriften oder  der Erklärung des Arbeitgebers angegeben werden,  wenn der Arbeitgeber nicht vom  Tarifvertrag abgedeckt ist  oder nicht verpflichtet ist, die  Arbeitsvorschriften festzulegen.“

Arbeitgeber können Details und Vorschriften zur Fernüberwachung in einer offiziellen Richtlinie für Fernarbeit oder im Tarifvertrag dokumentieren, aber separate Dokumente, die bestimmte Aktivitäten wie Überwachung abdecken, sind auch gesetzlich zulässig.

 

Sollten Arbeitgeber Fernarbeitsüberwachungssoftware verwenden?

Arbeitgeber sollten sorgfältig auswählen, welche Software für die Fernarbeitsüberwachung verwendet wird, um die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen. Wie bereits erwähnt, sollte die verwendete IT die Privatsphäre der Mitarbeiter nicht verletzen oder vertrauliche Informationen gefährden.

[bctt tweet=“Arbeitgeber sollten sorgfältig auswählen, welche Software für die Fernüberwachung verwendet wird, um die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen.“ Benutzername=“globalpeo“]

Arbeitgeber können jedoch Probleme bei der Implementierung der Softwareüberwachung haben, wenn Mitarbeiter (vorübergehend oder dauerhaft) Arbeiten mit ihren eigenen Computern ausführen. Die Überwachung von Geräten, die den Mitarbeitern vom Arbeitgeber anvertraut werden, ist weniger kompliziert, da die Mitarbeiter diese Geräte nur für arbeitsbezogene Zwecke verwenden sollten. Wenn Mitarbeiter ihre eigene Ausrüstung verwenden, muss die Fernarbeitsüberwachung auf arbeitsbezogene Aktivitäten beschränkt sein.

Es gibt zahlreiche Unternehmen auf dem Markt, die Software zur Überwachung von Remote-Arbeit anbieten. Der Arbeitgeber muss jedoch daran denken, dass er für Risiken im Zusammenhang mit implementierten IT-Lösungen voll verantwortlich ist.

Welche Best Practices sollten Arbeitgeber bei der Implementierung von Fernarbeitsüberwachung befolgen?

Ein paar Tipps zur Überwachung von Remote-Arbeit sind:

• Überwachung  der Produktivität der  Mitarbeiter, einschließlich der Verwendung bestimmter Anwendungen: Die Mitarbeiter sollten sorgfältig bestimmen, welche Anwendungen von den Mitarbeitern für arbeitsbezogene Zwecke verwendet werden, und nur diese Anwendungen überwachen.
• Überwachung  der Aktivitäten von  Mitarbeitern:  Dies kann die Festlegung von Beschränkungen umfassen, auf welche Websites die Mitarbeiter zugreifen können, und das Festlegen von Sicherheitswarnungen für bestimmte Aktivitäten. Unternehmen schränken häufig Websites ein, die die Produktivität hemmen, wie z. B. Social-Media-Websites, oder Websites, die das Risiko von Computerviren erhöhen.
• Klarstellung der  Remote-Arbeitszeit: Dies ist wichtig, um die Produktivität der Mitarbeiter effektiv zu überwachen und die Risiken im Zusammenhang mit Überstundenansprüchen zu mindern.
• Überwachen von  Arbeitspausen: Arbeitgeber sollten Einzelheiten zur Häufigkeit und Dauer der täglichen Arbeitspausen angeben.
• Sicherstellung von Datensicherungen: Implementierung von Software, wie z. B. einer gesicherten Online-Cloud, die eine automatische Datenspeicherung garantiert.
• Datenschutz und Sicherheit verwalten: Schützen Sie persönliche und geschäftliche Daten durch klar definierte und etablierte Zugriffe auf einzelne Anwendungen oder Dokumente.
• Überwachen Sie  die Verwendung von  USB-Ports und -Geräten: Verwenden Sie eine zusätzliche Identitätsprüfung, um zu begrenzen, wer USB-Ports und -Geräte verwenden kann.

Daher kann die Überwachung von Remote-Arbeit nicht nur bei der Beurteilung des Produktivitätsniveaus hilfreich sein, sondern auch bei der Sicherstellung der angemessenen Verwendung von anvertrauten Tools oder letztendlich bei der Sicherung personenbezogener Daten und der Stärkung der Sicherheit des Unternehmens.

Was ist mit den Datenschutzrechten und der DSGVO?

In Polen ist die Überwachung privater (nicht arbeitsbezogener) Geräte und Aktivitäten gemäß Artikel 223 § 1 des Arbeitsgesetzbuchs unzulässig – es wird darauf hingewiesen, dass die Überwachung „arbeitsbezogene Werkzeuge umfassen kann, die dem Mitarbeiter vom Arbeitgeber anvertraut werden“. Es kann jedoch eine Überwachung implementiert werden, um „die Organisation der Arbeit sicherzustellen, die die vollständige Nutzung der Arbeitszeit ermöglicht“, was eine begrenzte Verfolgung der Aktivitäten des Mitarbeiters im Zusammenhang mit der Nutzung privater IT-Geräte zu rechtfertigen scheint.

Entscheidet sich der Arbeitgeber für die Überwachung der an der persönlichen Ausrüstung des Arbeitnehmers durchgeführten Fernarbeit, ist es unerlässlich, angemessene technische Maßnahmen zu ergreifen. Andernfalls setzen sich Arbeitgeber Vorwürfen in Bezug auf Verstöße gegen den Datenschutz und andere persönliche Mitarbeiterrechte aus. Eine einfache Lösung ist die Überwachung der Software der Mitarbeiter nur während ihrer Arbeitszeit. Dies kann durch die Bereitstellung eines VPN (Virtual Private Network) für die Mitarbeiter erfolgen, das nur für arbeitsbezogene Aktivitäten verwendet wird.

Arbeitgeber müssen die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten und ihre Mitarbeiter über den Prozess informieren, der bei der Überwachung ihrer personenbezogenen Daten während der Telearbeit Anwendung findet.

Erstellen eines Überwachungsplans für die Fernarbeit, der zu Ihrem Unternehmen passt

Obwohl die klare Definition des Prozesses und der Richtlinien für die Fernarbeitsüberwachung aufgrund der Komplexität der beteiligten Vorschriften eine Herausforderung darstellen kann, sollte das zugrunde liegende Ziel darin bestehen, die Richtlinien an das Unternehmen, die Beschäftigungsbedingungen und sogar bestimmte Stellen anzupassen. Es gelten weiterhin allgemeine Regelungen aus der DSGVO zur Datenverarbeitung – diese beziehen sich auf die Einschränkung der Datenspeicherung und die Gründe für die Überwachung der Arbeit sowie auf die Verantwortlichkeit.

Es ist auch wichtig, weitere Gesetze zur Telearbeit zu befolgen. In Polen ist die aktuelle Rechtsgrundlage noch Gegenstand 3 des Spezialgesetzes über spezifische Lösungen zur Prävention von Covid-19, das März 2020zunächst als vorübergehende Regelung umgesetzt wurde. Die polnische Gesetzgebung hat kürzlich bekannt gegeben, dass die aktuellen Regeln für die Fernarbeit als neuer Arbeitscode dienen sollen. Arbeitgeber sollten diesen Regeln gegenüber den bestehenden Telearbeitsbestimmungen größere Bedeutung beimessen.

Neben rein rechtlichen Erwägungen sollten Arbeitgeber alle Umstände und den Kontext der Überwachung ihres Unternehmens berücksichtigen. Obwohl es wichtig ist, formelle Vorschriften zu befolgen, sollten sie während der Implementierung einer effektiven und angemessenen Lösung nicht den „allgemeinen Sinn“ ersetzen.

Selbst die besten technischen Lösungen werden nicht wirksam, wenn die Überwachung ohne ausreichende Kommunikation mit dem Team und Verständnis der gegenseitigen Bedürfnisse implementiert wird. Eine Nichtbeachtung könnte kontraproduktive Auswirkungen haben und das notwendige Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer untergraben. Die Einführung übermäßiger Maßnahmen kann das Risiko einer Verletzung der Privatsphäre und anderer Persönlichkeitsrechte von Mitarbeitern (die den Arbeitgeber durch Klagen freilegen können) und eine Demobilisierung des Teams zur Folge haben.