Die Einhaltung der Vorschriften für Remote-Arbeit ist wichtiger denn je. Seit dem Ausbruch der Pandemie haben viele Unternehmen eine dauerhafte „Remote-first“-Arbeitspolitik eingeführt, die wahrscheinlich bald zur Norm werden wird. In der Tat werden bis 202575 Prozent der Beschäftigten mindestens fünf Tage im Monat von einem Remote-Arbeitsplatz aus arbeiten.
Zwar gibt es nur wenige Gesetze, die für zeitlich befristete Arbeitsverhältnisse von zu Hause aus gelten, doch haben viele Länder damit begonnen, Rechtsvorschriften für die Remote-Arbeit einzuführen.
Hier sind einige der rechtlichen Probleme, die Unternehmen bei der Umsetzung einer konformen Remote-First-Arbeitsrichtlinie berücksichtigen sollten.
Problem Nr. 1: Datenkonformität (Datenschutz und Sicherheit)
Daten-Compliance sollte ganz oben auf der Prioritätenliste eines Unternehmens stehen. Beim Umgang mit sensiblen Daten – einschließlich Kundendaten – ist es von entscheidender Bedeutung, den Datenschutz und die Sicherheit der Informationen zu gewährleisten, zu denen die Mitarbeiter Zugang haben und die sie nutzen. Ein weiteres Problem ist die internationale Übertragung von Daten. Hält Ihr Unternehmen die DSGVO-Vorschriften ein?
Was Sie tun können:
- Definieren Sie Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien, die Software, Hardware, Informationen und Zugriffskontrolle abdecken.
- Lassen Sie Mitarbeiter einen Virtual Private Network (VPN)-Dienst nutzen, der das Surfen im Internet sicher hält, insbesondere für Remote-Mitarbeiter, die öffentliches WLAN nutzen.
- Verschlüsseln Sie vertrauliche Informationen.
- Richten Sie für jedes Gerät eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ein.
[bctt tweet=“Beim Umgang mit sensiblen Daten – einschließlich Kundeninformationen – ist es wichtig, den Datenschutz und die Sicherheit der Informationen zu gewährleisten, auf die Mitarbeiter Zugriff haben und die sie verwenden.“ Benutzername=“globalpeo“]
Ausgabe-Nr.2: Einhaltung der Gehaltsabrechnung
Die Rechtmäßigkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine häufige Herausforderung für Unternehmen, die Remote-Mitarbeiter beschäftigen. Unternehmen müssen das Beschäftigungs- und Arbeitsrecht in jedem Land, in dem sie Mitarbeiter einstellen, kennen, um sicherzustellen, dass sie ihre Mitarbeiter in Übereinstimmung mit diesen Gesetzen bezahlen.
Das können Sie tun:
Informieren Sie sich über die Anforderungen des jeweiligen Staates oder Landes:
- Mindestlohn. Der Mindestlohn ist der niedrigste Lohn oder das niedrigste Entgelt, das Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern gesetzlich zahlen dürfen. Er ist von Land zu Land unterschiedlich – und in den USA unterscheidet er sich von Bundesstaat zu Bundesstaat. Die meisten Länder haben einen Mindestlohn, aber einige Länder haben auf die Einführung eines offiziellen Mindestlohns verzichtet. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die Lohnanforderungen in dem Land, in dem Sie tätig sind, im Auge zu behalten. Unternehmen, die diese Vorschriften nicht einhalten, können mit Geldstrafen und Klagen rechnen.
- Gesetze über Überstunden und Arbeitszeiten. Obwohl es weltweit einen Standard für Arbeitszeiten gibt, gibt es Unterschiede in verschiedenen Ländern. Die lokalen Arbeitsgesetze legen die maximalen und minimalen Arbeitszeiten und Überstunden für Mitarbeiter fest, und Unternehmen müssen diese einhalten.
- Urlaubsregelung. Lokale Arbeitsgesetze legen ihr eigenes bezahltes Urlaubsprogramm fest. Urlaubsurlaube unterscheiden sich in Nord- und Südamerika von denen in Europa oder Afrika , ebenso wie Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaube. Wenn Sie diese Vorschriften einhalten, können Unternehmen nicht mit Verbindlichkeiten konfrontiert werden.
- Die Häufigkeit der Gehaltszahlung. Die Vergütungshäufigkeit definiert, wie oft Mitarbeiter bezahlt werden sollten (d. h. wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich, monatlich) und unterscheidet sich in jedem Land. Es ist wichtig, dies im Hinterkopf zu behalten, um die Vorschriften jedes Landes einzuhalten und Compliance-Probleme zu vermeiden.
- Sozialleistungen. Mitarbeiter haben Anspruch auf bestimmte obligatorische Leistungen, die durch die Arbeitsgesetze ihres Landes vorgeschrieben sind. Während es in jedem Land grundlegende Leistungen wie Sozialversicherung gibt, haben viele andere festgestellt, dass Arbeitgeber auch Arbeitslosen- und Rentenleistungen anbieten sollten.
- Versicherung. In vielen Ländern gibt es eine gesetzliche Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Das müssen die Unternehmen bei der Einstellung von Mitarbeitern in diesen Ländern berücksichtigen.
- Besteuerung. In einigen Ländern sind die Steuersysteme komplexer als in anderen. Das Verständnis dieser Systeme ist der Schlüssel zur Einhaltung von Steuergesetzen und -vorschriften.
Lassen Sie sich von Experten beraten, die Ihr Unternehmen über die lokalen Gesetze und Vorschriften informieren.
Ausgabe-Nr.3: Gesundheit und Sicherheit
Der Schutz der Gesundheit und der Sicherheit der Arbeitnehmer ist für die Unternehmen schwieriger geworden, seit sie auf Remote-Arbeit setzen. Aber auch wenn die Mitarbeiter nicht in einem Büro arbeiten, ist das Unternehmen dafür verantwortlich, dass sie gesund und sicher sind.
Das können Sie tun:
- Identifizierung potenzieller Gefahren und Umsetzung von Maßnahmen zur Risikokontrolle und -minderung.
- Richten Sie ein System für die Meldung von Verletzungen oder Zwischenfällen ein und stellen Sie sicher, dass die Arbeitnehmer wissen, wie sie es nutzen können.
- Führen Sie Gesundheits- und Sicherheitsschulungen durch und halten Sie Ihre Mitarbeiter dazu an, die erforderlichen Vorsichtsmaßnahmen zu treffen.
- Psychische Gesundheit ist ebenfalls wichtig. Die Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass die Arbeitnehmer Pausen und Ruhezeiten einhalten.
Ausgabe-Nr.4: Ausrüstung
Es ist wichtig, die Mitarbeiter mit den notwendigen Werkzeugen und Geräten auszustatten, damit sie ihre Arbeit ausführen können. In einigen Ländern sind die Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmern die Kosten für die Telearbeit zu erstatten oder einen Zuschuss zu gewähren.
Das können Sie tun:
- Stellen Sie die Ressourcen bereit, die Ihre Mitarbeiter benötigen, um von zu Hause aus zu arbeiten.
- Wenn das Unternehmen nicht in der Lage ist, die Ausrüstung zur Verfügung zu stellen, muss es eine Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer treffen und die anfallenden Kosten erstatten.
- Halten Sie sich an die örtlichen Gesetze, die eine zusätzliche Vergütung für Strom-, Telefon- und Internetdienste vorschreiben.
Ausgabe Nr.5: Geistiges Eigentum
Neben dem Schutz sensibler Daten sollten Unternehmen auch dem Schutz der von ihren Mitarbeitern geleisteten Arbeit, einschließlich Urheberschaft, Erfindungen und Designs, Priorität einräumen. Der internationale Schutz des geistigen Eigentums ist ein wichtiger Faktor, der bei der Einstellung von Fernarbeitern zu berücksichtigen ist.
Was Sie tun können:
- Registrieren Sie das geistige Eigentum in den Ländern, in denen Ihre Mitarbeiter tätig sind.
- Nehmen Sie eine Geheimhaltungsklausel in den Arbeitsvertrag auf und stellen Sie sicher, dass die Bedingungen klar und verständlich sind.
Um diese Probleme zu vermeiden, sollten Unternehmen eine offizielle Richtlinie für Remote-Arbeit erstellen und implementieren.
Richtlinie für Remote-Arbeit
Es ist äußerst wichtig, eine Reihe von Regeln und Leitlinien zur Regulierung und Verwaltung von Remote-Arbeit festzulegen.
Eine Richtlinie für Remote-Arbeit sollte Folgendes beinhalten:
- Unternehmensregeln
Die Arbeit von zu Hause befreit Mitarbeiter nicht von den Bedingungen und Richtlinien, die für sie am Arbeitsplatz gelten. Um Verwirrung zu vermeiden, ist es am besten, dies in den Richtlinien zur Remote-Arbeit des Unternehmens klar anzugeben. - Arbeitserwartungen und Mitarbeiterleistung
Definieren Sie Richtlinien zu Zeitplänen, Fristen, Berichten und Aufgaben. Es ist auch wichtig zu erklären, wie Sie Leistung und Produktivität messen werden, sowie die Metriken, die für jede Rolle wichtig sind. - Datenschutz- und Klauseln zu geistigem Eigentum Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnen und verstehen, wie wichtig der Schutz der Informationen des Unternehmens ist.
- Vergütung und Sozialleistungen
Klären Sie, dass Mitarbeiter Anspruch auf die gleiche Vergütung und Sozialleistungen haben wie am Arbeitsplatz. Achten Sie auch darauf, ob eine zusätzliche Vergütung für Strom- oder Internetkosten anfällt. - Kommunikationsleitlinien
Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter mit den Kommunikationstools vertraut sind, die Ihr Team verwendet. Definieren Sie alle Erwartungen an die Online-Verfügbarkeit während der Arbeitszeit und betonen Sie die Bedeutung von Check-ins und Meetings , um eine reibungslose Kommunikation mit Ihrem Team zu gewährleisten.
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