Was ist Vollzeitäquivalent (FTE)?

Wichtige Erkenntnisse

• Legt einen Standard fest: FTE bietet eine Standardmessung zum Vergleich verschiedener Arbeitsarten.

• Unterstützt Genauigkeit: Es gewährleistet eine genaue Budgetierung, Leistungsplanung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in allen Regionen.

• Reduziert Risiken: FTE minimiert Probleme mit der Klassifizierung von Mitarbeitern und regulatorische Risiken.

• Vereinfacht die geleisteten Arbeitsstunden: Die Berechnung der FTE ist einfach, wenn Sie die richtige Formel anwenden.

Wenn Unternehmen über Zeitzonen, Beschäftigungsarten und Länder hinweg arbeiten, benötigen sie eine konsistente Möglichkeit, die Arbeitskosten zu vergleichen und die Produktivität zu messen. Das Vollzeitäquivalent (FTE) ist eine standardisierte Methode, um die Arbeit in Vollzeit-, Teilzeit- und Zeitarbeitspositionen zu messen. 

Für HR-Führungskräfte ist FTE der Schlüssel für Budgetierung, Leistungen und Compliance. Wenn Sie weltweit expandieren oder Teams an mehreren Standorten verwalten, richtet FTE die Strategie an Zahlen aus. 

Was ist FTE? 

FTE ist eine Arbeitseinheit, die den Stunden eines Vollzeitmitarbeiters entspricht, typischerweise über ein Jahr. Mit der Lösung können Unternehmen Teilzeit- oder Zeitarbeit in ein Vollzeitäquivalent umwandeln. Wenn ein Vollzeitmitarbeiter 40 Stunden pro Woche arbeitet, entspricht eine Vollzeitstelle 40 Stunden. Ein Teilzeit-Teammitglied, das 20 Stunden pro Woche arbeitet, entspricht 0.5 Vollzeitstellen. Die FTE für Vollzeitbeschäftigte beträgt 1.0.

Weltweit verwenden Unternehmen FTE, um die Produktivität zu vergleichen, Ressourcen zuzuweisen und Vorteile zu planen. In den USA verwendet der Affordable Care Act (ACA) beispielsweise FTE-Zählungen, um zu bestimmen, ob ein Arbeitgeber eine Krankenversicherung anbieten muss. Außerhalb der USA verwenden Unternehmen FTE, um unterschiedliche lokale Stunden und Beschäftigungsmodelle in eine konsistente Metrik zu übersetzen. 

Wenn du FTE verwendest, richtet dein Unternehmen grenzüberschreitende Abläufe aus, unterstützt die strategische Planung und stellt sicher, dass die Vorteile auf einer gemeinsamen Grundlage basieren.

Wer gilt als FTE-Mitarbeiter? 

Die FTE ist eine Berechnung, keine Stellenbezeichnung. Es bezieht sich nicht auf eine bestimmte Rolle oder Klassifizierung, sondern darauf, wie Stunden in eine gleichwertige Vollzeiteinheit umgewandelt werden. Zu den normalerweise eingeschlossenen Mitarbeitern gehören:

• Vollzeitbeschäftigte, deren Stunden die Benchmark definieren

• Teilzeitbeschäftigte, deren Stunden in einen Bruchteil der Vollzeitstunden umgewandelt werden

• Vorübergehende Teammitglieder, die zu Ihrer Arbeitsbelastung beitragen

Freiwillige, unbezahlte Praktikanten und Berater sind in der Regel von FTE-Berechnungen ausgeschlossen. Eine Fehlklassifizierung eines Vollzeitmitarbeiters als Auftragnehmer kann rechtliche, steuerliche und Nutzenrisiken haben. 

Bei G-P arbeiten Technologie- und Humanexperten hinter den Kulissen, um die Compliance zu gewährleisten. Unser Team von Rechts- und Personalexperten hält mit sich ändernden Vorschriften Schritt, sodass Sie dies nicht tun müssen. Und unsere KI-gestützte Klassifizierungs-Engine prüft Verträge auf Fehlklassifizierung und bietet umsetzbare Anleitungen, um Ihr Unternehmen vor kostspieligen Geldstrafen zu schützen. Dies nimmt Ihnen die Last ab, die korrekte Klassifizierung zu bestätigen.

„Die Gewissheit, dass G-P mit den komplizierten Arbeitsgesetzen, Lohn- und Steuervorschriften Japans umgeht, war von unschätzbarem Wert. Sie befreite uns von einem enormen Verwaltungsaufwand und ermöglichte es uns, uns ausschließlich auf unsere Geschäftsziele zu konzentrieren. G-P ermöglichte es uns, ein Pre-Sales-Team in Japan in Wochen und nicht Monaten einzusetzen. Diese Geschwindigkeit war entscheidend, um unsere medizinischen Geräte erfolgreich auf den japanischen Markt zu bringen“, so Esther Kang, HR Business Partner und Talent Acquisition Partner Lead bei LivsMed.

Was sind die Vorteile von Vollzeitäquivalenten (FTE)? 

Die FTE-Metrik hat viele Vorteile, insbesondere wenn Sie weltweit tätig sind oder in neue Märkte expandieren:

• Standardisierte Messung für einen genauen Vergleich: Durch die Umwandlung von Stunden in Vollzeitäquivalente erhalten Sie eine konsistente Metrik über Rollen und Standorte hinweg. Diese Standardisierung erleichtert den Vergleich von Workloads. Wenn beispielsweise ein Büro 10 Teilzeitmitarbeiter hat, die 20 Stunden pro Woche arbeiten, und ein anderes Büro fünf Vollzeitmitarbeiter hat, die 40 Stunden pro Woche arbeiten, ermöglicht die Berechnung der Vollzeitstelle den Vergleich beider Büros. In diesem Fall haben beide Büros fünf FTEs, die bestätigen, dass ihre gesamte Personalausstattung trotz der Unterschiede in der Anzahl der Mitarbeiter und ihrer Arbeitszeiten gleichwertig ist.

• Klare Daten für strategische Entscheidungen: Die Kenntnis Ihrer FTE-Zahl hilft Ihnen, Arbeitskosten, Einstellungen und Leistungsziele durch genaue Prognosen zu planen.

• Verbessertes Projektmanagement und Ressourcenzuweisung: Projekte können Vollzeit-, Teilzeit- und Vertragspersonal mischen. Mit FTE kannst du die gesamte Arbeitskapazität messen und Ressourcen entsprechend zuweisen. Wenn ein Projekt 400 Stunden pro Woche benötigt, zeigt die Umstellung auf FTE an, wie viele Vollzeitmitarbeiter Sie benötigen.

• Vereinfachte und faire Verwaltung von Sozialleistungen: FTE hilft HR, die Berechtigung für alle Mitarbeiter zu bestimmen. Teilzeitbeschäftigte können beispielsweise proportional auf der Grundlage ihres FTE-Verhältnisses Leistungen erhalten.

Wie man FTE in 5 Schritten berechnet

Die Formel zur Berechnung von FTE ist universell, aber die Definition von Vollzeitbeschäftigung variiert je nach Land. Zum Beispiel beträgt die typische Arbeitswoche in Großbritannien 37.5– 40 Stunden, während in Japan, die Vollzeitbeschäftigung in der Regel bei 35 Stunden pro Woche beginnt. Die Kenntnis dieser lokalen Definitionen ist bei der Verwaltung einer globalen Belegschaft unerlässlich. So berechnen Sie FTE:

Schritt 1: Definieren Sie die Vollzeitarbeitszeit

Beginnen Sie mit der Festlegung der Standard-Vollzeitstunden Ihrer Organisation. Dies ist Ihre Baseline.

Viele Unternehmen verwenden die 40-hour-Arbeitswoche als Standard, was 2,080 Stunden pro Jahr entspricht – 40 Stunden x 52 Wochen. In Regionen wie Deutschland oder Frankreich definieren gesetzliche Grenzen eine kürzere Standardarbeitswoche. Verwenden Sie immer den in dem Land oder der Region, in dem/der Ihre Mitarbeiter arbeiten, anerkannten Vollzeitschwellenwert.

Schritt 2: Anzahl Vollzeitmitarbeiter

Identifizieren Sie als Nächstes alle Mitarbeiter, die Ihre definierten Vollzeitkriterien erfüllen. Schließen Sie nur diejenigen ein, die während der gewählten Berechnungszeit konsistent bei oder über der Standardstundenzahl arbeiten.

Wenn Sie FTE für einen Monat berechnen und ein Mitarbeiter während dieser Zeit in Vollzeit arbeitet, zählt er als eine FTE. Teilzeit-, Zeitarbeits- und Auftragnehmer sind nicht in dieser Zählung enthalten.

Schritt 3: Addieren Sie alle Teilzeit-Mitarbeiterstunden

Jetzt summieren Sie die Stunden aller Teilzeitmitarbeiter, die im gleichen Zeitrahmen gearbeitet haben. Dies sind Personen, die weniger als die im ersten Schritt definierten Vollzeitstunden arbeiten.

Wenn Sie zum Beispiel FTE für einen Monat berechnen, addieren Sie die Gesamtarbeitsstunden jedes Teilzeitmitarbeiters in diesem Monat. Dieser Schritt stellt sicher, dass Sie die Beiträge von Teilzeit-Teammitgliedern berücksichtigen.

Schritt 4: Berechnung der Teilzeit-FTE

Verwenden Sie diese Formel, um den FTE-Beitrag von Teilzeitmitarbeitern zu bestimmen: 

Teilzeit-FTE = Gesamtteilzeitstunden ÷ Standard-Vollzeitstunden

Wenn Ihr Vollzeitstandard beispielsweise 160 Stunden pro Monat beträgt und Teilzeitmitarbeiter zusammen 480 Stunden arbeiten, wäre Ihr Teilzeit-FTE: 480 ÷ 160 = 3 FTE. Das bedeutet, dass Ihre Teilzeitbeschäftigung drei Vollzeitbeschäftigten entspricht.

Schritt 5: Kombination von Vollzeit- und Teilzeit-FTEs

Fügen Sie schließlich Ihre Gesamtzahl an Vollzeitmitarbeitern zum Teilzeit-FTE-Wert hinzu, um die Gesamt-FTE-Zahl Ihres Unternehmens zu finden. Wenn Sie beispielsweise 25 Vollzeitmitarbeiter oder 25  FTE haben und 3  FTE von Teilzeitmitarbeitern, beträgt Ihre Gesamt-FTE: 25 + 3  = 28  FTE

Diese Zahl stellt die gesamten Vollzeitäquivalente für den ausgewählten Zeitraum dar, unabhängig davon, ob dies wöchentlich, monatlich oder jährlich erfolgt.

Automatisierung von FTE-Berechnungen

Manuelle FTE-Berechnungen dauern Zeit und können fehleranfällig sein, insbesondere für globale Teams. G-P Gia™, die erste agentische KI ihrer Art für HR, automatisiert diesen Prozess. Gia integriert lokale Beschäftigungsdaten, wendet regionsspezifische Definitionen von Vollzeitarbeit an und liefert präzise Echtzeit-FTE-Berechnungen. Diese Automatisierung reduziert den Verwaltungsaufwand und hilft Ihren HR-Teams, schnellere, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

Warum ist die Berechnung der FTE wichtig?

Genaue FTE-Daten zeigen die Kapazität der Belegschaft und helfen bei Budgetierung, Terminplanung und Compliance.

Am heutigen Arbeitsplatz, wo Flexibilität und Remote-Arbeit Standard sind, ist FTE noch wichtiger. Da sich Teams über Zeitzonen hinweg ausbreiten und in unterschiedlichen Arrangements arbeiten, ist der Vergleich der Arbeitsbelastung allein nach der Anzahl der Mitarbeiter nicht mehr korrekt. 

Strategische Personalplanung und Budgetierung

Mit genauen FTE-Berechnungen kannst du Bereiche identifizieren, in denen du möglicherweise über- oder unterbesetzt bist, und deine Einstellungspläne anpassen, bevor sie sich auf die Leistung auswirken. Dieser proaktive Ansatz hilft Ihnen, die betriebliche Effizienz aufrechtzuerhalten und unnötige Arbeitskosten zu vermeiden.

FTE-Tracking unterstützt auch die Gehaltsabrechnung und das Budgetmanagement. Anstatt die Kosten allein nach Mitarbeiterzahl abzuschätzen, können Sie Ressourcen basierend auf der Belegschaftskapazität zuweisen. So können Sie bei der Budgetierung strategischer vorgehen und sicherstellen, dass Sie Gelder dort einsetzen, wo sie den größten Mehrwert bieten. 

In Kombination mit Produktivitäts- und Projektdaten helfen FTE-Metriken Führungskräften dabei, die Personalplanung an den Geschäftszielen auszurichten, sei es bei der Skalierung auf einen neuen Markt, bei der Verwaltung der saisonalen Nachfrage oder bei der Optimierung der Teamstruktur über Zeitzonen hinweg.

Einhaltung behördlicher Vorschriften

FTE-Berechnungen sind für die Einhaltung der Beschäftigungsvorschriften weltweit unerlässlich. Die FTE bestimmt, ob ein Unternehmen gemäß dem Affordable Care Act (ACA) für die Small Business Health Care Tax Credit in den USA als maßgeblicher Großarbeitgeber (ALE) qualifiziert ist. Unternehmen mit 50 oder mehr FTEs müssen berechtigten Mitarbeitern eine Krankenversicherung anbieten oder mit rechtlichen Sanktionen rechnen.

Die manuelle Compliance-Nachverfolgung dauert Zeit und ist fehleranfällig. Aber Gia wendet automatisch die richtigen regionalen Definitionen an, berechnet FTEs und generiert in wenigen Minuten konforme HR-Dokumentation.

Die Verwendung von agentischer KI zur Automatisierung dieses Prozesses reduziert Fehler, verbessert die Auditbereitschaft und hilft Ihnen, den sich entwickelnden globalen Arbeitsgesetzen einen Schritt voraus zu sein.

Berechtigung für Steuergutschriften und Regierungsprogramme

FTE-Berechnungen beeinflussen auch Ihre Berechtigung für Programme der Bundesregierung und Steueranreize. In den USA steht die Small Business Healthcare Tax Credit beispielsweise Arbeitgebern mit weniger als 25 Vollzeitstellen zur Verfügung, die bestimmte Deckungs- und Lohnkriterien erfüllen.

Selbst außerhalb der USA verwenden viele Länder FTE-Metriken, um Arbeitszuschüsse, Schulungszuschüsse oder Sozialversicherungsprogramme zu strukturieren. 

Equitable Projekt- und Workload-Management

FTE-Daten helfen Managern, einen klaren Überblick über die Fähigkeit jedes Teammitglieds zu erhalten, Arbeit fair zuzuweisen.

Durch die Verfolgung von FTE-Werten können Führungskräfte sehen, wo Workloads die Kapazität überschreiten, und Zuweisungen entsprechend neu zuweisen. Wenn zum Beispiel die kollektive FTE eines globalen Marketingteams 12.5 beträgt, ihre Projekte jedoch 15 FTE benötigen, signalisiert dies eine sofortige Notwendigkeit, Aufgaben neu auszurichten oder Teammitglieder hinzuzufügen. 

FTE-Daten helfen Ihnen dabei, zu vermeiden, dass Mitarbeiter überbeansprucht werden, und bieten Managern den Einblick, den sie benötigen, um die Leistung auf der Grundlage von Auswirkungen und nicht der Präsenz zu bewerten.

Verwalten Sie Ihre globalen Mitarbeiter mit G-P

Wenn Sie verstehen, was FTE ist, können Führungskräfte datengesteuerte Entscheidungen treffen. Gia kann FTE präzise berechnen, überwachen und melden. Dies gibt Ihren Personal- und Finanzteams mehr Zeit, sich auf die Planung im großen Maßstab zu konzentrieren, anstatt Tabellen zu verwalten.

Als anerkannter Marktführer im globalen Arbeitsmarkt hilft G-P Unternehmen jeder Größe, Talente in über 180 Ländern einzustellen, einzuarbeiten und zu verwalten.  

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