Um Ihr Unternehmen erfolgreich nach Kanada zu expandieren, müssen Sie eine talentierte lokale Belegschaft einstellen und die komplexen Lohn- und Steuervorschriften des Landes navigieren. Das Verständnis der gesetzlichen Beiträge, Steuereinbehaltung und Meldepflichten ist entscheidend, bevor Sie Ihr Team konform bezahlen können.

Wichtige Aspekte der Gehaltsabrechnung in Kanada

Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung in Kanada beinhaltet die Einhaltung von Bundes- und Provinz-/Gebietsgesetzen. Zu den wichtigsten Komponenten gehören Einkommensteuereinbehaltung, Sozialversicherungsbeiträge und spezifische Berichtsregeln.

Quellensteuer Kanada

Kanada verwendet ein progressives Steuersystem auf Bundes- und Provinzebene. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Einkommenssteuer aus den Arbeitnehmereinkünften einzubehalten und an die Canada Revenue Agency (CRA) zu überweisen. Zum sind Juli 2025die Bundeseinkommensteuerklassen:

• 15 % auf Erträge bis zu 57,692 CAD
• 20.5 % auf Erträge über 57,692 CAD bis zu 115,384 CAD
• 26 % auf Erträge über 115,384 CAD bis zu 178,867 CAD
• 29 % auf Erträge über 178,867 CAD bis zu 252,987 CAD
• 33 % auf Erträge über 252,987 CAD

Neben der Bundessteuer müssen Arbeitgeber auch die provinzielle oder territoriale Einkommensteuer einbehalten, die je nach Gerichtsbarkeit erheblich variiert.

Sozialversicherungsbeiträge in Kanada

Von jedem Gehaltsscheck werden obligatorische Sozialversicherungsbeiträge abgezogen. Dies sind hauptsächlich Bundesprogramme, mit einer bemerkenswerten Ausnahme für Quebec.

• Canada Pension Plan (CPP): Bietet Renten-, Invaliden- und Hinterbliebenenleistungen. Für 2025 beträgt der Beitragssatz für Arbeitnehmer und Arbeitgeber 5.95 % des pensionsfähigen Einkommens bis zu einem jährlichen Maximum.
• Arbeitsunfallversicherung (EI): Bietet vorübergehende Einkommensunterstützung für Situationen, einschließlich Arbeitsplatzverlust, Krankheit oder Schwangerschaft. Für 2025 beträgt der Beitragssatz für Arbeitnehmer 1.66 %, und der Arbeitgeber trägt das 1.4 -fache dieses Betrags (2.324 %) bis zu einem jährlichen Maximum bei.
• Quebec-spezifische Pläne: Unternehmen mit Mitarbeitern in Quebec müssen an den Quebec Pension Plan (QPP) und den Quebec Parental Insurance Plan (QPIP) anstelle der CPP- und EI-Programme des Bundes mitwirken. Diese haben unterschiedliche Beitragssätze und Höchstbeträge.

Häufigkeit der Gehaltsabrechnung und Gehaltsabrechnungen in Kanada

Provinzielle Beschäftigungsstandards legen die Mindestgehaltshäufigkeit fest, die in der Regel halbmonatlich oder zweiwöchentlich ist. Monatliche Zahlungszyklen sind ungewöhnlich und oft nicht konform. Jede Gehaltsabrechnung (Gehaltsabrechnung) muss den Abrechnungszeitraum, die Brutto- und Nettoeinnahmen, die geleisteten Arbeitsstunden, den Vergütungssatz und eine detaillierte Liste aller Abzüge, einschließlich Steuern, CPP/QPP und EI/QPIP, eindeutig beschreiben.

Kanada Gehaltsabrechnungsoptionen für Unternehmen

Unternehmen haben drei Hauptoptionen für die Verwaltung der Gehaltsabrechnung in Kanada:

• Interne Gehaltsabrechnung: Nach der Gründung einer Tochtergesellschaft in Kanada kann ein Unternehmen die Gehaltsabrechnung intern verwalten. Dieser Ansatz bietet direkte Kontrolle, erfordert jedoch erhebliche Investitionen in lokales Fachwissen, um die Einhaltung komplexer, mehrschichtiger Vorschriften sicherzustellen.
• Lokaler Lohnbuchhaltungsanbieter: Ein Unternehmen kann einen kanadischen Lohnbuchhaltungsanbieter mit der Abwicklung von Zahlungen beauftragen. Während dies einige administrative Aufgaben entlastet, bleibt der zuständige Arbeitgeber rechtlich für alle Berechnungen und die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich.
• Employer of Record (EOR) Partner: Durch die Partnerschaft mit einem globalen EOR wie G-P können Sie Mitarbeiter in Kanada einstellen und bezahlen, ohne eine lokale Einheit einzurichten. Der EOR kümmert sich um alle Aspekte der Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und Compliance, reduziert Risiken und beschleunigt deinen Markteintritt.

So richten Sie die traditionelle Gehaltsabrechnung in Kanada ein

Wenn Sie sich gegen die Verwendung eines EOR entscheiden, erfordert die Einrichtung der Gehaltsabrechnung mehrere Schritte:

1. Gründung einer juristischen Person, entweder auf Bundesebene oder in einer bestimmten Provinz.
2. Holen Sie eine Geschäftsnummer (BN) vom CRA (oder eine Quebec Enterprise Number (NEQ) ein, wenn Sie in Quebec arbeiten).
3. Eröffnen Sie ein Gehaltsabrechnungsprogrammkonto (als RP-Konto bekannt) bei CRA.
4. Melden Sie sich bei Provinzen wie dem Workplace Safety and Insurance Board (WSIB) in Ontario an.
5. Legen Sie einen Prozess fest, um Einbehaltungen genau zu berechnen, zeitnahe Überweisungen vorzunehmen und konforme Gehaltsabrechnungen für jeden Abrechnungszeitraum auszustellen.

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