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Chez G-P, notre Global Employment Platform™ (plateforme d’embauche internationale), leader du secteur, aide les entreprises à libérer tout leur potentiel en constituant des équipes internationales hautement qualifiées en quelques jours au lieu de quelques mois. Mais comment le personnel du monde entier peut-il collaborer de manière optimale ? Nous discutons ici des opportunités — et des défis — pour atteindre le type de croissance internationale et de succès que nous pouvons tous partager.
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S’adapter à l’ère numérique n’est pas une tâche à laquelle toutes les entreprises sont préparées. Il devient désormais courant pour les entreprises d'externaliser certains processus qui ne sont pas réalisables en interne à des prestataires externes afin qu'ils gèrent des fonctions.
L'externalisation de la paie en est un exemple.
Qu'est-ce que l'externalisation de la paie ?
Externalisation de la paie est un service offert par une entité externe qui fournit un soutien juridique, fiscal et comptable aux entreprises pour garantir que les employés reçoivent leurs chèques de paie en temps opportun et avec précision, et avec un risque minimal.
En permettant à un prestataire externe de gérer leur paie, les entreprises peuvent simplifier la conformité législative et soulager leur équipe d'une lourde charge administrative.
L'externalisation de leur paie permet aux entreprises de:
- Enregistrer et contrôler les incidents.
- Calculez, payez et distribuez la paie selon la fréquence appropriée (hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuelle).
- Calculez les avantages, tels que les vacances, les commissions ou les incitations, les primes de vacances, les indemnités de départ, la préretraite ou d'autres paiements qui ne font pas partie du salaire de l'employé.
- Simplifiez la conformité réglementaire, y compris la législation sur la protection des données.
- Opérez à l'échelle mondiale et gérez de manière transparente la paie sur les sites nationaux et internationaux.
L'externalisation de la paie est-elle adaptée à votre entreprise ?
Les entreprises de tous secteurs, tailles, types et emplacements peuvent bénéficier d'un service complet d'externalisation de la paie. Cependant, ils doivent tenir compte de la qualité du service fourni et de la technologie utilisée pour exécuter les fonctions.
L'externalisation de la paie est particulièrement utile si votre entreprise:
- N'a pas d'équipe interne des finances et de l'administration.
- A besoin que l'équipe des finances et de l'administration se concentre sur des tâches stratégiques en dehors de la paie.
- Fonctionne à l'échelle internationale, mais n'a pas gestion de la paie experts dans chaque pays.
- Nécessite une continuité de la gestion de la paie et manque d'un solide récupération de données système.
- Est préoccupé par le respect de la réglementation actuelle ou future.
Bien que ces raisons soient valables, chaque entreprise est différente. Par conséquent, ils doivent effectuer une analyse approfondie de leur situation pour choisir le bon fournisseur. Cette analyse nécessite la prise en compte de facteurs spécifiques, notamment:
- Taille de l'effectif et nombre de personnes exerçant les fonctions de paie en interne.
- Impact sur les employés qui assumaient les fonctions de paie de l'entreprise - seront-ils transférés dans d'autres secteurs de l'entreprise ou devront-ils être licenciés ?
- Si l'entreprise manque de connaissances et d'expertise en matière de paie.
- Si la décision stratégique de transformer les coûts associés aux fonctions de paie en un coût variable proportionnel à la taille de l'effectif a du sens pour l'entreprise.
Comment fonctionne l'externalisation de la paie ?
Une fois que l'entreprise a décidé de faire appel à un service d'externalisation de la paie, elle doit définir des lignes directrices et des processus pour assurer la collaboration.
La première chose à faire est d'établir un système de transfert d'informations . Les entreprises doivent partager des informations essentielles sur leur main-d'œuvre avec le fournisseur de services tiers, telles que les noms, les salaires, les taux horaires ou quotidiens, les feuilles de temps, les politiques de congés et de maladie, les indemnités de dépenses et toute autre donnée impliquée dans le calcul de la paie.
Étant donné que les informations partagées sont sensibles, l'entreprise doit également s'assurer que le prestataire de paie s'engage à protéger ces informations et à respecter un accord de sécurité et de confidentialité. UNE politique de protection des données peut également être nécessaire.
Une fois le système mis en place et les processus définis, le prestataire de paie peut utiliser les informations pour calculer la paie et payer vos employés à temps. Ils peuvent également s'occuper de la conformité, des charges sociales et des rapports.
Les entreprises doivent comprendre que l'externalisation de la paie ne signifie pas qu'elles peuvent se passer des professionnels de la paie internes. Cela signifie que ces professionnels peuvent se concentrer sur d'autres tâches comptables importantes, telles que l'examen des rapports financiers et la résolution des problèmes comptables qui peuvent survenir.
Avantages et inconvénients de l'externalisation de la paie
L'externalisation de la paie présente de grands avantages, mais elle peut aussi présenter des inconvénients qui méritent d'être évalués. La clé est d'évaluer les avantages et les inconvénients à l'avance.
Avantages de l'externalisation de la paie
1. Gain de temps
La paie est un processus qui prend du temps. En soulageant le service de la paie de ces charges, ces employés peuvent se concentrer sur d'autres domaines clés de l'entreprise, tels que le développement de stratégies financières qui renforcent l'avantage concurrentiel de l'entreprise.
2. Minimise les dépenses
L'externalisation de la paie aide les entreprises à minimiser les dépenses et à quantifier les coûts visibles et cachés liés à la gestion de la paie.
3. Empêche les erreurs
En embauchant des professionnels dont la seule responsabilité et l'objectif sont la paie, vous minimisez les risques d'erreurs, de délais manqués, d'omissions ou de déclarations de revenus tardives.
4. Garantit la conformité
Les prestataires d'externalisation de la paie sont au-dessus des codes du travail et des législations, ce qui permet aux employeurs de rester plus facilement conformes.
5. Accélère la réactivité
Les prestataires de services de paie peuvent consacrer du temps à la résolution des questions ou des problèmes que vos employés peuvent avoir, ce qui accélère les temps de réponse.
L'externalisation de la paie aide les entreprises à minimiser les dépenses et à quantifier les coûts visibles et cachés liés à la gestion de la paie. Cliquez pour tweeterInconvénients de l'externalisation de la paie
1. Perte de contrôle
Confier vos opérations de paie à un tiers limite votre contrôle sur les processus et l'accessibilité des informations.
2. Menaces de confidentialité
Comme mentionné ci-dessus, il est extrêmement important de s'assurer que toutes les informations de l'entreprise et des employés sont protégées et d'établir des politiques et des accords de confidentialité et de protection des données. Sinon, les menaces de confidentialité pourraient poser des problèmes à votre entreprise.
3. Coordination difficile
Les entreprises doivent encore prévoir du temps pour coordonner certaines tâches et activités avec leurs prestataires de paie, ce qui peut s'avérer chronophage. Ils doivent également fournir un soutien continu pour s'assurer que le tiers obtient les résultats souhaités.
Après avoir analysé les avantages et les inconvénients de l'externalisation de la paie, les entreprises sont confrontées à un autre dilemme: choisir le bon fournisseur d'externalisation de la paie. Voici quelques facteurs dont vous devez tenir compte.
Comment choisir le bon fournisseur d'externalisation de la paie
1. Contrôle interne
Un bon fournisseur d'externalisation de la paie s'occupe de son entreprise et investit dans l'amélioration de sa propre offre. Cela garantit qu'ils sont bien organisés, structurés et capables de s'engager à assurer des performances de qualité. Cet engagement et cette concentration les rendent également moins susceptibles de générer des retards de paiement, des amendes et des poursuites pour perte de données.
2. Technologie de pointe
Un bon fournisseur d'externalisation de la paie dispose de la meilleure technologie de sa catégorie pour aider les entreprises à évoluer. La technologie offre une fonctionnalité accrue et offre des avantages à l'employeur et aux employés. Une bonne technologie fournit également une sauvegarde des données et une reprise après sinistre, ce qui peut atténuer les risques potentiels.
3. Conformité
En plus de fournir une expérience sur mesure pour atteindre les objectifs uniques de l'entreprise, les prestataires de services de paie restent au fait de l'évolution des réglementations. Cela se traduira par le maintien du respect des lois fiscales et du travail, quel que soit l'emplacement de l'entreprise.
4. Prix
Le prix est et continuera d'être important lors du choix d'un fournisseur. Cependant, le prix doit s'aligner sur les objectifs et les attentes de performance de l'entreprise.
5. Service Clients
Un bon service client est crucial pour une externalisation réussie de la paie. Tenez compte des avis des autres clients et demandez des références.
L'externalisation de votre paie peut être un processus complexe, et choisir le bon fournisseur n'est pas facile. La plate-forme mondiale Employeur of Record (EOR) de Globalization Partner pilotée par l'IA et entièrement conforme est alimentée par nos experts RH dans le monde entier et vous permet d'automatiser votre processus de paie en quelques clics.
Nous nous occupons de la paie internationale afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise et économiser du temps et de l'argent tout en restant conforme aux lois et réglementations du travail.
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