Équiper votre équipe à distance des bons outils peut faire toute la différence lorsqu’il s’agit de rester aligné, de maintenir l’engagement de l’équipe et de se développer en tant qu’entreprise. Mais, lorsque vous commencez à chercher les bons outils, le nombre d’options à portée de main peut sembler écrasant.
Vous souhaitez mettre en œuvre un logiciel qui favorise la collaboration au sein de votre équipe sans créer de travail supplémentaire dans le processus. Lorsqu’il s’agit de choisir votre pile technologique, pensez à la qualité plutôt qu’à la quantité. Après tout, il est préférable d’avoir moins d’outils et de les utiliser à leur plein potentiel, plutôt que de trop d’outils dont vous ne faites que gratter la surface. De plus, l’optimisation de quelques outils vous permettra d’économiser de l’argent.
C’est pourquoi nous avons dressé une liste des 17 meilleurs outils pour les équipes réparties dans le monde entier afin de favoriser un lieu de travail collaboratif, quel que soit l’emplacement.
17 outils de collaboration pour les équipes réparties dans le monde entier
Intéressons-nous aux outils qui permettront à votre équipe distante de mieux communiquer, d’être plus productive et de rester alignée, quelle que soit la proximité.
Engagement des employés
Hypercontext est une solution qui permet à plus de 100 000 responsables et à leurs équipes d'être très performants en combinant des priorités trimestrielles, des réunions hebdomadaires et des mesures d'engagement, le tout en un seul endroit.
Avec Hypercontext, les entreprises peuvent fermer la boucle de rétroaction à l'échelle de l'organisation, en commençant par les responsables et leur équipe directe. Au sein de vos points de contact récurrents, les employés et les responsables peuvent disposer d'un espace dédié et organisé pour échanger des commentaires, documenter les décisions et suivre les objectifs, tout en stimulant l'engagement dans toute l'entreprise.
Principales caractéristiques :
- Ordres du jour des réunions collaboratives pour s’assurer que tout le monde contribue et se présente préparé aux réunions.
- Notes de réunion automatisées accessibles à tous les participants.
- Commentaires des employés en temps réel pour améliorer la qualité des réunions et évaluer l'engagement.
- Caractéristique permettant de documenter les prochaines étapes pour favoriser une culture de responsabilité.
- Plus de 500 amorces de conversation et modèles d’ordre du jour.
- Plus de 180 exemples d’objectifs, du développement professionnel aux objectifs spécifiques au rôle.
Les exemples d’objectifs et les modèles d’ordre du jour d’Hypercontext sont également accessibles au public.
Intégrations :
Google Suite comprenant Calendar, Slack, Microsoft Teams, Outlook, Zapier, Chrome, etc.
Tarification :
Hypercontext est un produit freemium avec une version gratuite pour toujours, un plan Pro, qui est de USD7/utilisateur/mois, et un plan commercial au prix de USD11/utilisateur/mois. Les petites équipes de cinq personnes maximum peuvent profiter de leur pack de démarrage pour les cinq premiers utilisateurs au prix total de USD5/mois.
Bonusly est un programme de reconnaissance et de récompenses qui enrichit la culture d'entreprise et améliore l'engagement des employés en les encourageant à apprécier leurs pairs. Avec Bonusly, tous les membres d'une organisation peuvent publiquement féliciter tous les autres en offrant de petites primes qui s'additionnent à des récompenses monétaires ou physiques (qui peuvent être données).
Lorsque les employés se reconnaissent mutuellement dans Bonusly, leurs cris apparaissent dans le flux de l’entreprise pour que tout le monde puisse les voir. En amplifiant la visibilité des contributions et de la reconnaissance des membres de l'équipe, Bonusly aide les employés à distance à sentir que leur travail est significatif.
Principales caractéristiques :
- Indemnité de reconnaissance mensuelle que les employés doivent donner à leurs collègues.
- Flux public qui partage la reconnaissance des employés à l’échelle de l’organisation.
- Catalogue mondial de récompenses avec des cartes-cadeaux des marques les plus populaires au monde.
- Possibilité pour les employés de donner leurs récompenses de reconnaissance à des organismes de bienfaisance crédibles.
- Des analyses pour repérer les tendances de reconnaissance au sein de votre organisation.
Intégrations :
Slack, MS Teams, Google Hangouts Chat, Zapier, Igloo, Zoho, etc.
Tarification :
Fonctionne en prime sur trois niveaux de tarification : Core, Pro et Custom. En plus du coût des récompenses, leur forfait Core est facturé USD3.26/utilisateur/mois, Pro est USD5.43/utilisateur/mois, et la tarification personnalisée est basée sur les besoins de chaque client.
Base de connaissances et formation
Helpjuice est une plateforme de base de connaissances qui aide vos clients et votre équipe interne à accéder aux réponses aux questions courantes via un hub centralisé, en tenant tout le monde informé et en éliminant les questions répétitives. Cette plateforme permet à votre équipe de créer facilement des bases de connaissances sans avoir à apprendre un nouvel outil compliqué.
Grâce à une fonction de recherche intelligente, les utilisateurs peuvent trouver rapidement les réponses qu'ils recherchent. Au-delà de cela, les analyses détaillées de la plateforme vous aident à comprendre quelles questions vos clients et employés recherchent le plus.
Principales caractéristiques :
- Options de création et de formatage illimitées.
- Contrôle de version pour la publication de plusieurs versions du même article.
- Options de catégorie et de dossier pour la structuration du contenu.
- Contrôle de la visibilité du contenu avec paramètres d'articles publics, internes et privés.
- Collaboration en temps réel avec commentaires, réponses et modifications
Intégrations :
Slack, Salesforce, Microsoft Teams, Zendesk et Chrome.
Tarification :
La tarification commence à USD120/mois pour un maximum de quatre utilisateurs et s’élève à USD369/mois pour le niveau Premium avec un nombre illimité d’utilisateurs.
Notion est un espace de travail tout-en-un pour vos notes, tâches, wikis et documents. La plateforme est personnalisable, ce qui permet aux équipes de trouver le processus qui leur convient le mieux.
Cette application de collaboration et de base de connaissances permet aux équipes de créer des documents de connaissances complets, de planifier et de gérer des projets et des sprints tout en restant alignées.
Principales caractéristiques :
- Équiper le wiki pour créer une base de connaissances et documenter les procédures.
- Espaces de travail personnalisables avec tableaux Kanban, tableaux, listes, etc.
- Outil de documentation de notes pour garder vos systèmes et équipes organisés.
- Collaboration en temps réel et fonctionnalités de mention.
- Puissantes capacités de filtrage pour personnaliser les tableaux de bord à votre convenance
Intégrations :
Suite Google, Slack, Figma, Typeform, etc.
Tarification :
Notion est une application freemium pour les équipes de cinq utilisateurs maximum, avec des limitations. À des fins professionnelles, leur forfait Pro commence à $US8/mois/utilisateur avec un plan d’entreprise que vous devrez consulter l’équipe commerciale pour découvrir.
360 Learning est une plateforme d'apprentissage interactive qui combine des outils collaboratifs avec un logiciel de gestion de l'apprentissage. Les équipes peuvent s’appuyer sur leurs connaissances mutuelles et créer des cours internes auxquels les autres peuvent accéder. 360 L’apprentissage crée une base de connaissances interne qui repose sur l’expertise collective d’une entreprise, au lieu de se concentrer sur le mentorat descendant.
Au-delà de l’apprentissage collectif, ce logiciel offre une excellente opportunité d’intégration des employés à distance, de formation des employés en contact direct avec les clients et de création de programmes D&I (diversité et inclusion).
Principales caractéristiques :
- Création de cours internes sur le sujet de votre choix.
- Interactions avec les pairs et partage des connaissances qui apportent une connexion humaine à vos programmes de formation à distance.
- Boucles de rétroaction intégrées pour une amélioration continue du cours.
- Gamification par le biais de défis, de réalisations et de classements pour développer des habitudes d’apprentissage.
- Architecture de plateforme flexible qui reproduit les besoins de votre organisation et de votre entreprise
Intégrations :
Zoom, BambooHR, LinkedIn, Google Drive, etc.
Tarification :
Pour les équipes de jusqu’à 100 employés, le coût est de USD8/utilisateur/mois. Pour les entreprises au-delà des 100 employés, vous devrez contacter leur équipe commerciale.
Communication
Bien que cette application ne nécessite aucune introduction pour la plupart des entreprises, Slack est un outil de communication interne conçu pour compléter, voire remplacer, les e-mails. Dans Slack, vous pouvez créer des canaux pour des groupes de personnes comme des services, des projets, des passe-temps, etc. Cela garantit que vous créez des espaces de communication pertinents qui sont plus conversationnels que les e-mails.
Principales caractéristiques :
- Création de canaux pour permettre aux employés de suivre tout ce qui est lié à un sujet, un projet ou une équipe.
- S’intègre aux conversations pour minimiser le chaos de communication.
- Recherche avancée pour trouver facilement les informations que vous recherchez.
- Fichiers joints.
- Capacités de connexion à d’autres organisations.
Intégrations :
Des centaines d'intégrations, notamment Google Suite, Asana, Salesforce, etc.
Tarification :
Slack dispose d'une version gratuite pour toujours avec certaines restrictions telles que l'historique des messages. Leur abonnement Pro est facturé USD8/utilisateur/mois et leur abonnement Business+ est facturé USD15/utilisateur/mois.
Microsoft (MS) Teams est une solution tout-en-un qui regroupe les appels vidéo ou audio, le chat et les outils de collaboration en un seul endroit. Sans surprise, cette plateforme de communication s’intègre parfaitement à tout ce qui concerne Microsoft, y compris Outlook et Microsoft Suite.
Principales caractéristiques :
- Un emplacement unique pour vos documents, photos, vidéos, historiques de chat et listes de tâches.
- Un espace dédié pour votre équipe qui s'intègre à toutes les applications nécessaires pour rester aligné et productif.
- Capacités pour des conférences téléphoniques massives, d'un entretien individuel avec deux personnes à une assemblée générale de plus de 10 000 personnes à l'échelle de l'entreprise.
- Appels de groupe, messagerie vocale cloud et transferts d'appels pour une communication directe dans l'application
Intégrations :
Des centaines d'intégrations dans leur app store, y compris des outils dans cette liste tels que Hypercontext, Helpjuice et Bonusly.
Tarification :
MS Teams est une application freemium avec une version gratuite pour toujours, mais pour ajouter d’autres applications et services comme Exchange, OneDrive et SharePoint, le coût est de USD5/utilisateur/mois. Pour ajouter une gamme d’applications telles que l’ensemble de la suite Microsoft, le coût est de USD12.50/mois/utilisateur. Les deux régimes payés nécessitent un engagement annuel.
Données et graphiques par Crazy Egg
Loom est un logiciel d'enregistrement d'écran qui permet aux équipes de communiquer et de collaborer de manière asynchrone. Avec Loom, vous pouvez enregistrer votre caméra et votre écran avec du son et envoyer des vidéos rapides à votre équipe, vos clients ou vos partenaires pour réduire les réunions ponctuelles inutiles.
Principales caractéristiques :
- Enregistrement de l'écran et de la caméra pour faciliter et accélérer la communication.
- Un logiciel d'édition vidéo qui vous évite d'être parfait à chaque prise de vue.
- Partage facile de vidéos dès que vous arrêtez l'enregistrement.
- Réactions que les spectateurs peuvent exprimer lorsqu’ils regardent votre vidéo.
- Affichage des autorisations via la protection par mot de passe ou des e-mails spécifiques
Intégrations :
Slack, Notion, Jira, GitHub, Gmail, Intercom, etc.
Tarification :
Loom propose une version gratuite pour toujours. Leur plan d’affaires commence à USD10/utilisateur/mois et leur plan d’entreprise nécessite une démonstration avec leur équipe de vente.
Yac est une plateforme de messagerie vocale pour la communication professionnelle et d'équipe. Sur Yac, les messages vocaux vous permettent de rester en phase avec votre équipe et de partager vos commentaires de manière asynchrone sans être perturbé par une réunion. Débloquez la collaboration d’équipe en éliminant les réunions inutiles et en évitant la surcharge d’e-mails.
Principales caractéristiques :
- Messages vocaux asynchrones pour collaborer rapidement et facilement avec votre équipe à votre rythme.
- Capacités d’enregistrement d’écran pour partager des visuels avec des messages vocaux.
- Pas besoin de télécharger, lier, modifier ou copier des fichiers n’importe où.
- Transcriptions consultables sur l’ensemble de l’historique de vos messages vocaux.
- Canaux d'équipe pour envoyer des annonces vocales, des réunions et des stands asynchrones.
Intégrations :
Slack et Zapier, qui déverrouillent d'autres intégrations telles que Google Sheets, Zendesk, GitHub, etc.
Tarification :
Yac est une application freemium qui est gratuite pour toujours, en plus d'un plan payant qui s'élève à USD5/utilisateur/mois.
Pour les équipes hybrides et entièrement distantes, Zoom est un outil incroyablement utile pour établir des relations ! Comme tout outil de visioconférence, Zoom offre aux équipes un moyen de se rencontrer en « face à face », ce qui vous aidera à établir des relations plus significatives dans des environnements distants. Il est également efficace pour collaborer avec des partenaires externes.
Principales caractéristiques :
- Conférence vidéo et audio, prenant en charge jusqu’à participants 1000 vidéo.
- Enregistrements de réunions locaux ou dans le cloud et transcriptions consultables.
- Outils de collaboration intégrés tels que les sondages, les questions-réponses et le partage d'écran multiple.
- Fonctionnalités de chat d'équipe avec historique consultable, partage de fichiers intégré et 10-year archive.
- Arrière-plans Zoom amusants ou professionnels à choisir ou télécharger
Intégrations :
Zoom dispose d’une librairie d’applications complète pour sélectionner des intégrations, notamment Slack, Asana, Intercom, etc.
Tarification :
Zoom propose une version gratuite pour toujours, mais avec de nombreuses limitations. Le premier niveau payant est proposé au prix de USD20/utilisateur/mois avec un plafond de neuf licences. Lorsque vous atteignez des 10 licences ou plus, le coût atteint USD27/utilisateur/mois avec des fonctionnalités supplémentaires.
Gestion de projet
Toggl Plan est un outil de gestion de projet magnifiquement simple. Il facilite la planification de projet, la gestion des tâches et le suivi. Les agences et équipes créatives d'Amazon, Netflix et Stripe l'utilisent pour gérer leurs projets.
Principales caractéristiques :
- Faites glisser et déposez les calendriers du plan pour définir les calendriers du projet.
- Calendrier de l’équipe pour la planification de la disponibilité de l’équipe et la gestion visuelle de la charge de travail.
- Tableaux de tâches par glisser-déposer avec flux de travail personnalisables.
- Classez les pièces jointes et les commentaires pour la collaboration pendant les affectations de tâches.
- Planification de tâches récurrentes comme des réunions périodiques, des audits, etc.
- Mises à jour instantanées par e-mail et notifications intégrées à l’application lorsque les choses changent.
- Accès complet à la modification et options d’affichage en lecture seule pour les membres externes de l’équipe.
Intégrations :
Trello, GitHub, Chrome, Google Agenda, Slack et Toggl Track.
Tarification :
La tarification du programme Toggl commence à partir de USD9/utilisateur/par mois. Les utilisateurs de Solo peuvent utiliser Toggl Plan gratuitement.
nTask est un logiciel de gestion de tâches qui permet aux équipes de planifier, d'analyser et de gérer des projets de bout en bout. Cet outil de gestion de projet peut vous aider à rationaliser votre planification, la gestion des ressources, les communications avec les parties prenantes et les résumés financiers de chaque livrable de projet, en maintenant l'équipe alignée à chaque étape d'un projet.
Principales caractéristiques :
- Capacités de gestion de projet détaillées, y compris la budgétisation, l’allocation des ressources et les jalons.
- Répétez la création de tâches sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
- Tableaux Kanban, champs personnalisés et modèles prédéfinis pour l'organisation du flux de travail.
- Diagrammes de Gantt pour le suivi visuel des progrès.
Intégrations :
Zapier, Slack, Zoom, Google Agenda, 1 000 etc.
Tarification :
nTask est une application freemium. Leur niveau de tarification Premium est de USD3.99/utilisateur/mois et le tarif Business est de USD11.99/utilisateur/mois.
Todoist est une application de liste de tâches qui peut être utilisée par des personnes, des équipes et des entreprises. Au sein de Todoist, vous pouvez planifier des projets en équipe et suivre les progrès au fil du temps. Simultanément, vous pouvez également créer des listes de tâches pour vous tenir responsable des tâches hebdomadaires qui vous sont assignées.
Principales caractéristiques :
- Organisez soigneusement les tâches, les responsabilités, les fichiers, les progrès et les détails de tous vos projets.
- Synchronisez-vous sur plus de 10 plateformes (y compris Apple Watch !) en temps réel.
- Ajoutez des commentaires, des fichiers et discutez des détails dans vos tâches pour une communication asynchrone.
- Affichez le flux d’activité de votre équipe par projet ou par membre de l’équipe.
Intégrations :
Todoist propose des centaines d'intégrations, notamment Alexa, Gmail, Microsoft Teams et Slack.
Tarification :
Todoist est un produit freemium avec une version gratuite pour toujours. Leur compte Pro est de USD5.50/utilisateur/mois et USD8/utilisateur/mois pour les comptes Business.
Clockwise est un assistant de calendrier qui vous aide à gérer votre calendrier afin que vous puissiez optimiser le temps de concentration et minimiser les distractions. Cette application est idéale pour la collaboration entre les équipes mondiales car, bien qu'elle permette aux employés d'avoir un temps de concentration ininterrompu, elle permet également de coordonner les heures sur plusieurs horaires.
Principales caractéristiques :
- Un assistant de calendrier intelligent qui vous libère du temps.
- Option de synchronisation des calendriers personnels et professionnels pour ne jamais doubler votre réservation.
- Code couleur du calendrier par type de réunion (comme 1 : 1sréunions d’équipe, etc.)
- Le calendrier intelligent mesure votre temps de trajet, du point A au point B.
Intégrations :
Slack et Google Agenda.
Tarification :
Clockwise propose une version gratuite pour toujours. Leur plan Pro commence à $US10/utilisateur/mois et leur plan commercial exige que les équipes intéressées réservent une démo.
Calendly est un logiciel de planification de réunions qui élimine les tracas liés aux e-mails ou aux messages de va-et-vient nécessaires pour réserver une heure qui convient à tout le monde. Il s'agit d'une plateforme de planification intuitive utilisée par plus de 10 millions de personnes dans le monde. Leur logiciel facilite la recherche de temps pour se rencontrer, qu’il s’agisse de deux personnes (version gratuite) ou d’un plus grand nombre de personnes (version Pro).
Principales caractéristiques :
- Connectez Calendly à tous vos calendriers afin de ne jamais avoir à effectuer de double réservation.
- Contrôlez vos préférences de disponibilité pour protéger votre temps. Créez plusieurs types de réunions qui varient en termes de disponibilité, de durée et de plage de dates (idéal pour le recrutement !).
- Ajoutez automatiquement des options de conférence à tout événement ou lien de calendrier que vous créez.
- Les événements programmés sont directement intégrés à votre calendrier et aux calendriers des participants à la réunion.
Intégrations :
Google Agenda, Microsoft Teams, Zoom, Google Hangouts, Salesforce, Stripe, etc.
Tarification :
Calendly a une version gratuite pour toujours. Au-delà de cela, ils ont un niveau de tarification Premium pour les petites équipes au prix de USD8/utilisateur/mois. Les grandes équipes peuvent s’inscrire au plan Pro, qui est de USD12/utilisateur/mois. Ils ont également un niveau Entreprise qui nécessite une démonstration.
RH et opérations humaines
Si vous souhaitez vous développer dans plusieurs pays, Globalization Partners est le choix idéal pour de nombreuses équipes réparties dans le monde entier cherchant à simplifier l’expansion mondiale. Ils éliminent les tracas liés à la mise en place de succursales ou de filiales locales dans plus de 187 sociétés dans le monde. Globalization Partners aidera les entreprises à gérer et à gérer les complexités telles que la paie, les impôts, les RH et d’autres questions juridiques afin que vous puissiez vous soucier de la gestion et de la croissance de votre équipe.
Principales caractéristiques :
- Recrutez facilement de nouveaux membres d'équipe grâce à leur plateforme Employer of Record optimisée par IA.
- Produire des contrats de travail conformes localement et des expériences d’intégration dans plus de 187 pays.
- Accédez à la paie automatisée et mondiale dans des centaines de devises.
- Le suivi du temps et des dépenses centralise et décharge les charges de travail inutiles de votre équipe financière.
- Des experts régionaux et nationaux sont disponibles 24 h/24, 7 j/7 pour aider votre équipe.
Tarification :
Pour en savoir plus sur les différentes options de tarification, demandez une proposition ou un devis à Globalization Partners.
BambooHR est un logiciel RH qui collecte et organise toutes les informations que vous recueillez tout au long du cycle de vie des employés, de la rémunération aux évaluations de performance. Étant donné que de nombreuses organisations dépendent des RH pour gérer les informations des employés, il est facile de se désorganiser. BambooHR relève ce défi en offrant structure et organisation, quel que soit le lieu.
Principales caractéristiques :
- Rapports analytiques puissants pour une gestion facile des données de la main-d'œuvre.
- Système de suivi des candidatures pour organiser votre processus de recrutement, de la collecte des CV à l'envoi des lettres d'offre.
- Capacités d’intégration pour minimiser les problèmes de conformité lors de la demande de formulaires à remplir.
- Suivi du temps, avantages et fonctionnalités de gestion des congés payés pour une surveillance facile des données de paie.
Intégrations :
BambooHR possède son propre marché et s'intègre à des outils tels que PayScale, Okta et Indeed.
Tarification :
Pour accéder à la tarification BambooHR, vous devez demander un devis via leur site Web .
Conclusion
Travailler à distance peut être un défi pour n’importe quelle équipe. Encore plus difficile ? Collaborer à distance. Cependant, avec les bons outils et processus en place, vous pouvez encourager une meilleure communication et un meilleur travail d’équipe dans votre organisation, quel que soit l’emplacement.
À propos de l’auteur :
Hiba Amin dirige le marketing chez Hypercontext , un logiciel de réunion utilisé par plus de 100 000 responsables et leurs équipes. Vous pouvez trouver Hiba sur Twitter .
