Lorsque vous comprendrez comment gérer des équipes internationales, vous constaterez que l’accès aux bons outils technologiques revêt une nouvelle importance. Par exemple, considérez la différence entre la collaboration avec des collègues locaux et des collègues internationaux. Lorsque vos collègues se trouvent juste en face du bureau ou dans le couloir, vous pouvez travailler ensemble sur des projets en personne, même en utilisant des outils analogiques comme des tableaux blancs ou des carnets dans certains cas. Lorsque vos collègues vivent à des milliers de kilomètres, vous avez besoin d’une technologie de collaboration internationale efficace.
Les technologies de collaboration pour les équipes internationales prennent de nombreuses formes et visent à faciliter divers processus commerciaux. Certains autres outils essentiels sont spécialement conçus pour que les services RH et la direction supervisent et dirigent les processus dans toute l’organisation. Nous discuterons de certains des meilleurs types de technologie que vous devez mettre en œuvre afin que vous puissiez rationaliser et améliorer la façon dont vous gérez votre équipe et l’aider à se connecter à travers le monde.
1. Logiciel de visioconférence
Les appels vidéo existent depuis un certain temps, mais l’essor du travail à distance a fait passer cette technologie de la nouvelle à la technologie essentielle. Une enquête de a Avril 2020 révélé que les entreprises augmentaient leurs dépenses en logiciels de conférence Web plus que toutes les autres solutions logicielles. Avant même que la visioconférence ne prenne vraiment son envol dans le contexte de la pandémie mondiale, 62 % des cadres en ont 2017 convenu que la visioconférence était une amélioration significative par rapport à l’audioconférence en ce qui concerne la qualité de la communication.
Il n’est pas étonnant que les entreprises se tournent vers la visioconférence à la place des appels audioconférence. Tenez compte de tous les indices visuels que vous obtenez lorsque vous parlez avec des personnes en face à face plutôt qu’au téléphone. La visioconférence permet de savoir plus facilement qui parle à tout moment et de reconnaître quand une personne est sur le point de parler afin d’éviter les interruptions involontaires. Vous pouvez également lire les visages des gens pour mieux comprendre leurs intentions et leurs pensées. Ces indices visuels peuvent être particulièrement utiles dans les communications interculturelles, où les malentendus se produisent plus facilement.
Les applications gratuites abondent pour que les personnes puissent passer des appels vidéo à leurs amis et à leur famille, mais un logiciel de visioconférence professionnel est conçu pour les entreprises afin que de nombreux participants puissent rejoindre l'appel. Ces programmes comprennent également des fonctionnalités utiles telles que le partage d’écran et le tableau blanc, où un ou plusieurs utilisateurs peuvent marquer un écran vide comme ils le feraient pour un tableau blanc physique, pour faciliter les présentations et la collaboration.
2. Plateforme de gestion de projet
La gestion des projets et des horaires est généralement une tâche assez difficile, même pour les petites entreprises avec des employés locaux. Mais pour les entreprises mondiales, cela peut être particulièrement difficile. Cependant, une plateforme de gestion de projet adaptée peut vous faciliter la tâche.Un logiciel de gestion de projet peut aider votre équipe à suivre les tâches quotidiennes et les objectifs plus importants. Pour les entreprises internationales, la bonne plateforme de gestion de projet peut vous aider à connecter toute votre équipe en un seul endroit.
Toutes les plateformes doivent vous aider à définir des échéances, à créer des calendriers et à attribuer des tâches. Certains programmes seront également fournis avec d'autres fonctionnalités, telles que des modèles de projet, le partage de fichiers et des outils de communication. Généralement, la base principale d'une plateforme de gestion de projet est le tableau de bord où vous pouvez obtenir un aperçu rapide des projets en cours. Les employés doivent avoir leurs propres tableaux de bord personnalisés ou listes de tâches où ils peuvent gérer leurs propres tâches.
De nombreuses plateformes de gestion de projet sont disponibles. Certains peuvent être mieux adaptés à votre secteur ou permettre la personnalisation dont vous avez besoin pour adapter la plateforme à vos besoins. Business News Daily recommande de prendre en compte les facteurs suivants lors du choix du meilleur programme de gestion de projet pour votre équipe :
- La taille actuelle de votre organisation
- L’évolutivité d’un programme, au cas où vous évolueriez
- Les défis de gestion de projet que vous souhaitez que votre logiciel résolve ou améliore
- La convivialité d’un programme
Le bon programme peut stimuler la productivité de votre équipe mondiale et vous aider à vous assurer qu’aucun projet ne tombe jamais dans les failles. Il est essentiel pour les organisations de continuer à mettre à jour les outils qu’elles utilisent et d’en savoir plus sur ce qui existe, en particulier lorsque le travail à distance est devenu le nouveau joueur du jeu.
3. Services de stockage et de partage de fichiers
Quel que soit votre secteur d'activité, vous créez, consultez, échangez et stockez des fichiers régulièrement. Au fil des années, de nombreuses entreprises se sont appuyées sur le stockage local pour organiser leurs fichiers. Si vous vouliez partager un fichier, vous l’avez probablement simplement envoyé par e-mail, ou peut-être y avez-vous accédé via un dossier partagé et une connexion Ethernet. Vous vous êtes peut-être également appuyé sur des documents imprimés stockés dans des classeurs. Ces méthodes de stockage et de partage de fichiers sont devenues obsolètes, car les solutions basées sur le cloud sont devenues de plus en plus populaires.
Aujourd’hui, la moitié de toutes les données d’entreprise dans le monde est stockée dans le cloud. Pour les entreprises internationales, le stockage dans le cloud n’est pas seulement pratique : il est nécessaire que tous les employés puissent facilement accéder aux fichiers dont ils ont besoin. Avec le modèle cloud, le fournisseur cloud stocke vos données sur des serveurs distants et vous permet d’accéder aux données en ligne, soit via une application sur votre appareil, soit via votre navigateur Web. En d’autres termes, les employés du monde entier peuvent accéder aux dossiers et fichiers partagés tant qu’ils disposent des bonnes informations d’identification et d’une connexion Internet.
De nombreux services sont actuellement disponibles sur le marché pour le stockage, la synchronisation et le partage de fichiers. Vous connaissez peut-être certaines options gratuites, mais ces solutions limitent le nombre de gigaoctets (Go) que vous pouvez stocker gratuitement, généralement dans la plage de 5-15 Go. Les entreprises qui ont besoin d'une solution de stockage plus robuste peuvent choisir des versions payantes parmi ces fournisseurs connus ou s'inscrire auprès d'autres fournisseurs qui pourraient mieux répondre à vos besoins.
4. Outil de collaboration documentaire
La possibilité de partager et d’accéder aux fichiers est essentielle, mais pour de nombreuses équipes, le simple fait de partager des produits finis ne suffit pas. Vous devrez peut-être également collaborer lors de la création de documents, qu’il s’agisse d’ un article pour le blog de votre entreprise, d’une présentation de diaporama pour une réunion à venir avec un client ou d’une feuille de calcul contenant des données de vente trimestrielles. Au cours des années précédentes, vous auriez dû travailler à tour de rôle sur un document, envoyer de nouvelles versions ou des commentaires par e-mail jusqu’à ce qu’il soit terminé, un processus désordonné et inefficace.
Aujourd’hui, le cloud a résolu ce problème, et vous pouvez tirer parti de cette solution en utilisant un outil de collaboration documentaire adapté à votre équipe. Tous ces outils doivent permettre à plusieurs employés d’accéder à un document car il est en cours d’apporter des modifications dans le document ou d’offrir des commentaires sous forme de commentaires ou de suggestions de modifications. Les utilisateurs doivent être en mesure d’examiner l’historique des révisions afin de pouvoir restaurer les anciennes versions si nécessaire ou comprendre quelles modifications ont été apportées et par qui.
Certains services de partage de fichiers incluent également des outils d’édition en ligne, mais ce n’est pas une fonctionnalité standard pour tous les services. Et, lorsqu’il est inclus, il peut être insuffisant pour vos besoins. Vous devriez envisager d’utiliser des outils de collaboration en ligne, gratuits ou payants, lorsque vous devez créer et modifier des documents dans un groupe. Les recherches montrent que le travail collaboratif stimule l’engagement et la performance des individus. Par conséquent, les entreprises doivent trouver des moyens de faciliter cette dynamique synergique entre les employés, même si une personne est principalement responsable d’un projet.
5. Application de messagerie instantanée
Même lorsque vous souhaitez communiquer avec des collègues dans le même bâtiment, vous êtes susceptible de leur envoyer une note en ligne plutôt que de vous rendre à leur bureau ou de les appeler au téléphone. Lorsque vous devez communiquer avec des collègues internationaux, la communication écrite est encore plus essentielle. Le courrier électronique est depuis longtemps la communication écrite par défaut dans les contextes professionnels, mais cela a changé ces dernières années. Les applications de messagerie instantanée ont gagné en popularité au sein de nombreuses entreprises, car elles peuvent faciliter une communication plus directe et immédiate que les e-mails.
Si vous n’utilisez pas actuellement d’application de messagerie instantanée et que vous souhaitez essayer autre chose que la messagerie électronique, envisagez d’intégrer l’une de ces applications dans vos communications professionnelles quotidiennes. Harvard Business Review recommande de choisir une application que la plupart de vos employés connaissent déjà, afin qu’ils soient plus susceptibles de l’adopter sur le lieu de travail. Étant donné que différentes applications de messagerie sont populaires dans différentes parties du monde, cela peut signifier choisir une application que vos employés internationaux connaissent, même si elle est nouvelle pour vous.
Les applications de messagerie instantanée sont appréciées pour la façon dont elles favorisent la communication instantanée aller-retour, mais elles peuvent ne pas toujours fonctionner de cette manière lorsqu’elles sont utilisées par des collègues internationaux. En particulier lorsque vous travaillez dans des fuseaux horaires très différents, un collègue peut ne pas voir votre message immédiatement lorsque vous l’envoyez. Certaines applications vous indiqueront quand quelqu’un est en ligne, afin que vous sachiez si la personne verra votre message instantané ou si un e-mail à lire ultérieurement serait plus logique.
6. Logiciel de gestion de l'apprentissage en ligne
Le secteur de l’apprentissage et du développement vaut plus de milliards de dollars370 dans le monde entier, démontrant les rôles importants que jouent la formation et l’amélioration des compétences pour les entreprises du monde entier. En plus d’offrir aux nouveaux employés une formation pour les initier à leurs nouveaux rôles, de nombreuses entreprises offrent également des opportunités d’apprentissage continu pour aider les employés à affiner leurs compétences ou même à développer de nouvelles compétences pour répondre aux nouveaux défis et demandes.
Les entreprises internationales peuvent avoir encore plus de raisons de se concentrer sur la formation des employés, car l’embauche sur de nouveaux marchés peut impliquer d’embaucher des employés ayant des formations différentes. La formation peut être un moyen efficace de s’assurer que tous vos employés disposent des bases de connaissances et des compétences dont ils ont besoin pour réussir. Les entreprises peuvent dispenser une formation de diverses manières, y compris en personne et en ligne.
L’apprentissage en ligne, également appelé e-learning, a commencé à remplacer la formation en personne dirigée par un instructeur, qui était autrefois plus fréquente. Le dernier rapport d’apprentissage sur le lieu de travail de LinkedIn montre un changement significatif de l’apprentissage en personne en faveur d’un apprentissage plus en ligne, même au cours de l’année dernière. Pour les équipes mondiales et à distance, les options d’apprentissage en ligne sont généralement les plus logiques. Un logiciel de gestion de l'apprentissage en ligne peut vous permettre de partager des vidéos, des articles, etc., et de tester l'apprentissage des employés par le biais de questionnaires et d'exercices. Ils permettent également aux employés de travailler de manière indépendante à leur propre rythme.
7. Plateforme d’expansion mondiale
Les systèmes d’information des ressources humaines (SIRH) peuvent aider les services des RH à suivre et à automatiser de nombreuses fonctions des RH, mais ces programmes ne sont pas nécessairement conçus pour les entreprises internationales qui gèrent plus de complexités RH. Par exemple, vous ne pouvez pas placer des employés internationaux sur la même paie que vos employés nationaux. Vos employés internationaux peuvent également avoir légalement droit à des avantages sociaux différents. Heureusement, vous pouvez toujours rationaliser de nombreuses fonctions de gestion des ressources humaines (RH) lorsque vous utilisez une plateforme d’expansion mondiale comme GoGlobal de Globalization Partners.
Cette plateforme technologique de bout en bout fournit l'accès à tous les outils dont vous avez besoin pour gérer une main-d'œuvre mondiale sur un tableau de bord pratique. Gérez les fonctions RH directement depuis la plateforme, notamment :
- Intégration : dès le premier jour de travail de vos employés au sein de votre entreprise, la solution innovante de Globalization Partners facilite le démarrage avec des contrats de travail conformes à la loi et d’autres procédures d’intégration.
- Paie : vos employés internationaux sont placés sur notre système de paie conforme aux normes locales, mais vous pouvez toujours approuver la paie, ajouter des primes ou apporter des modifications si nécessaire.
- Avantages sociaux : Administrez des régimes d’avantages sociaux conformes aux lois et normes locales pour tout pays où vous embauchez des employés.
- Temps et dépenses : vous pouvez facilement afficher et approuver les demandes de temps et de dépenses de tous vos employés en un seul endroit.
Avec toute technologie RH, la sécurité est essentielle. Globalization Partners protège les données des employés en vous permettant de déployer des mesures de sécurité basées sur les rôles afin que seul le personnel autorisé puisse accéder aux données.
Lorsque vous faites appel à l’expertise de notre EOR mondial, vous pouvez contacter des experts via le Centre d’aide et en savoir plus sur les marchés internationaux afin de planifier de nouvelles expansions.
Équipez-vous des bons outils et du bon EOR
Travailler dans des équipes internationales s’accompagne de récompenses uniques, ainsi que de défis uniques. C’est pourquoi vous avez besoin des bons outils technologiques à votre disposition pour unifier votre équipe et améliorer votre productivité. En plus des bons outils pour les équipes internationales, vous avez également besoin du bon partenariat pour vous aider à employer les meilleurs talents à travers le monde.
Travailler avec un EOR est une solution idéale pour embaucher et gérer des travailleurs internationaux, car elle vous permet de sauter ou de retarder la création de vos propres filiales dans les pays où vous embauchez. Cela vous évite également d’avoir à comprendre toutes les lois locales sur l’emploi et les affaires. Un EOR rationalise le processus de gestion de votre équipe internationale.
Globalization Partners est un EOR auquel vous pouvez faire confiance pour gérer les fonctions RH, juridiques et financières de vos employés internationaux et pour vous aider à planifier et à exécuter avec succès des expansions internationales à travers le monde. Si vous souhaitez en savoir plus sur les types d’EOR, choisir le bon EOR et l’importance de cette décision, téléchargez notre eBook gratuit, « Le Guide pour choisir un modèle d’employeur de référence ».
