Des conseils d'experts au sujet des meilleurs outils pour soutenir les équipes mondiales à distance

Alors que les entreprises cherchent à s’adapter à un monde post-pandémie et à répondre aux besoins changeants de leur équipe à distance, il est essentiel d’investir dans les meilleurs outils. Cela permettra aux entreprises de maintenir une communication claire et d’encourager une collaboration étroite, ce qui est essentiel pour retenir et attirer les meilleurs talents qui recherchent une expérience positive pour les employés.

Bien que la technologie permette aux anciens employés de bureau d’effectuer le même travail n’importe où, avec une productivité accrue, tous les outils de travail à distance ne sont pas créés égaux. Examinons quelques outils numériques essentiels pour aider vos télétravailleurs et vos équipes à prospérer.

Quel est le plus grand défi du télétravail ?

L’un des défis auxquels les équipes distantes sont confrontées est de rester connectées. Pour contrer cela, les entreprises doivent trouver et utiliser les meilleurs outils pour rendre l’intégration du travail à distance aussi transparente que possible.  Cependant, le travail à distance a entraîné une saturation des services logiciels. De quels outils avez-vous besoin pour que votre équipe à distance puisse prospérer tout en travaillant dans différents endroits à travers le monde ? Nous avons demandé à l’expert de Globalization Partners (G-P ), vice-président des technologies de l’information Stephen McCormack, de nous parler de ses principaux choix en matière de connectivité et de responsabilisation d’une équipe à distance.

Ci-dessous, il présente certains des meilleurs outils à distance, du recrutement à l’intégration en passant par la vidéoconférence.

Quels sont les meilleurs outils de recrutement dans l’expérience de G-P ?

Stephen : Lorsque vous parlez des outils à distance, il est important de reconnaître leur impact et leur utilité avant même l’intégration d’un employé.

• Anaplan : par exemple, nous utilisons Anaplan pour fournir des prévisions automatisées basées sur les données qui nous permettent de budgétiser avec précision nos besoins de recrutement.
• Greenhouse : Greenhouse est un outil à distance qui nous permet de documenter notre processus d’entretien et de suivre le parcours d’un candidat du début à la fin. Nos responsables du recrutement et nos partenaires d’acquisition de talents l’utilisent pour travailler sur chaque rôle pertinent et sélectionner les candidats avant la phase d’entretien. Une fois qu’un entretien est mené, les commentaires sont traités dans Greenhouse, qui sera visible par toutes les parties internes appropriées liées au poste vacant.
• Crosschq : Crosschq est utilisé lorsque nous avons décidé d’un candidat et que les références de la personne ayant réussi l’entretien doivent être vérifiées. Crosschq est un excellent exemple d'outil en ligne qui a remplacé l'appel téléphonique traditionnel pour obtenir des commentaires pertinents sur un candidat. Il permet à l’arbitre de prendre son temps pour donner son avis et de le faire à son propre rythme et selon son propre calendrier, ce qui permet à son feedback d’être plus précis et précieux.
• DocuSign : DocuSign est un outil à distance final qui mérite d’être mentionné dans le processus d’embauche. Une fois l’offre faite et acceptée, le contrat est remis à l’employé potentiel. DocuSign permet au candidat choisi de signer son contrat à distance et de le renvoyer au responsable du recrutement d’un simple clic.

Quel type de technologies aide à l’intégration à distance ?

Stephen : Un élément essentiel de la création d’une équipe à distance est d’avoir un système de gestion de l’apprentissage efficace. Chez G-P , nous utilisons Lessonly.

Être une entreprise axée sur le télétravail signifie que tous les nouveaux employés commencent généralement la vie chez G-P depuis leur bureau à domicile. Par conséquent, Lessonly joue un rôle crucial pour aider à comprendre :

• L’entreprise dans son ensemble
• Leur service pertinent
• Politiques et procédures de l’entreprise
• Organigrammes
• De plus, tous les différents outils à distance en fonctionnement

Lessonly est une clé pour intégrer nos employés avec succès. Le responsable concerné et le personnel des RH travaillent en étroite collaboration avec le nouvel employé pour planifier chaque module de formation Lessonly au cours des deux premières semaines de leur nouvelle carrière chez G-P.

Quels outils numériques aident à effectuer une évaluation des performances à distance ?

Stephen :  Lors de la gestion d’une équipe à distance, il est essentiel d’avoir dans votre arsenal un outil qui donne à un employé un accès régulier et structuré à son responsable. 15Five permet aux employés de faire le point chaque semaine sur leur activité et de mettre en évidence ce qu’ils prévoient de réaliser au cours des sept prochains jours. De plus, ils peuvent suivre leurs progrès vers leurs objectifs personnels, départementaux et d’entreprise.

Encore une fois, dans une entreprise axée sur la télécommande comme G-P , un outil comme 15Five est un excellent exemple de la meilleure façon de garder tout le monde connecté, à la fois en haut et en bas de la chaîne de commandement. Bien sûr, un responsable doit également organiser des 1:1 réunions au moins une fois par semaine et fournir des mises à jour à son équipe.

Mais le travail est toujours très chargé, et le temps a tendance à passer. 15Five favorise une période de réflexion automatique généralement à la fin de la semaine, où nous pouvons réfléchir à nos objectifs et à la manière dont nous les atteindrons au cours de la semaine prochaine. Évidemment, c’est très important.

Qu’en est-il des outils de gestion financière ?

Stephen : Nous avons lancé Workday chez G-P en juillet de cette année. Workday est notre principal système financier et de gestion du capital humain. Il s’agit en fait de notre outil de planification des ressources d’entreprise.

Nous avions auparavant plusieurs applications distinctes effectuant ces tâches. Depuis le déploiement de Workday, nous avons regroupé tous ces éléments en un seul et même groupe.

En résumé, Workday agit comme une source d’enregistrement pour un employé en termes de congés, de dépenses, de paie et de toutes sortes d’informations RH. Elle sert également de source financière d’archives, aboutissant à la production de notre ensemble financier de livres chaque mois de l’année.

Quel est le meilleur outil pour la visioconférence ?

Stephen : G-P utilise Zoom pour nos réunions vidéo. Il est utilisé à la fois en interne et avec des partenaires externes. Nous utilisons Zoom pour toutes nos réunions de conférence, événements importants, webinaires, etc., et cela s’est toujours avéré être un succès substantiel.

Quel est le meilleur outil de communication pour les équipes à distance ?

Stephen : En ce qui concerne la messagerie instantanée, Slack est le principal outil de collaboration privilégié par les collègues de G-P. D’après notre expérience, Slack est exceptionnel pour les activités collaboratives entre les individus et les équipes. Slack offre diverses opportunités de collaboration et de communication, des canaux généraux aux canaux de projet spécifiques, aux canaux d'équipe et aux messages directs individuels entre collègues.

Quel est le meilleur pour la documentation et le stockage de fichiers ?

Stephen : Nous utilisons de nombreux outils pour le stockage structuré de fichiers, de Confluence et SharePoint à OneDrive. SharePoint et OneDrive font partie de la 365 suite de produits Microsoft et nécessitent peu d’introduction.

Confluence fait partie de la gamme de produits Atlassian. Nous utilisons Confluence dans G-P comme forum de documentation ad hoc qui est très flexible en fonction des exigences spécifiques de l’équipe.

Quels outils à distance G-P utilise-t-il pour la cybersécurité ?

Stephen : L’une de mes principales tâches chez G-P est la gestion de la sécurité de l’information. Être une entreprise axée sur le télétravail pose des défis dans ce domaine.

Lorsque votre personnel est basé au bureau, vous avez beaucoup de contrôle en termes de sécurité de l’information. Mais du point de vue de la télécommande, notre réseau est en fait le domicile de tous nos 1 300 employés. Il peut donc s’agir d’un environnement difficile pour s’assurer que nos utilisateurs et nos systèmes sont en sécurité du point de vue de la sécurité de l’information. Pour y parvenir, nous déployons plusieurs outils à distance qui peuvent nous alerter de tout problème potentiel et nous permettre de réagir en conséquence et avec précision lorsque cela est nécessaire. Il s’agit notamment de Barracuda, Inky , Crowdstrike etNetskope pour n’en citer que quelques-unes.

Outre la suite d’outils à distance qui nous aident à assurer notre sécurité, il est également crucial d’éduquer nos utilisateurs. Nous menons des exercices internes de phishing pour développer la maturité dans l’espace de cybersécurité pour notre personnel. Nous sensibilisons le public grâce à des programmes de formation qui sont régulièrement disponibles sur Lessonly et via Knowbe4.

Les pirates peuvent fonctionner ensemble, donc pour contrer cela, il est essentiel que le personnel d’une entreprise travaille également ensemble : il faut un réseau pour battre un réseau.

Créer une équipe mondiale à distance dès aujourd’hui

Lors de la création d’une équipe à distance, il peut être plus difficile de garantir que tout le monde reste connecté. Mais lorsque vous mettez en œuvre les meilleurs outils de communication et numériques, vous pouvez vous assurer qu’une base solide est en place. Lorsqu’elle dispose des outils appropriés pour travailler ensemble, une équipe à distance a augmenté la productivité par rapport au personnel interne, ce qui contribue au succès d’une entreprise.

Pour d’autres conseils et stratégies, téléchargez notre eBook, Le Guide complet de la création d’une équipe internationale à distance, pour en savoir plus :

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• Comment créer un système de gestion à distance efficace.
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