Votre guide détaillé de classification des travailleurs à l’international

La constitution d’une équipe internationale est l’une des phases les plus passionnantes du développement d’une entreprise. Cependant, elle implique également des recherches considérables. Vous devez répondre à une question clé : Dois-je embaucher un employé ou un sous-traitant ?

Pour rester du bon côté de la loi, réduire les risques,  éviter les amendes  et maintenir la conformité à l’échelle internationale, il est important de  veiller à classer correctement vos travailleurs, en tant qu’employés  ou sous-traitants , en fonction du droit du travail  du pays où ils se trouvent.

Sous-traitant ou  employé ? Comment prendre la bonne décision

Bien que chaque pays soit différent, les lignes directrices suivantes fournissent un aperçu général de la définition légale d’un prestataire :

• Vous n’exercez pas de supervision, de direction ou de contrôle sur ces travailleurs. Si vous pouvez donner des instructions sur les résultats à atteindre et les spécifications d’un projet, vous ne dirigez pas leur travail quotidien et ne fixez pas leurs horaires.
• Ils sont libres de fournir des services à d’autres entreprises sans votre consentement. Ils peuvent travailler ou non pour d’autres entreprises, cela n’a rien à voir avec votre engagement envers eux.
• Ils ne travaillent pas pour vous à plein temps et pour une durée indéterminée.
• Les travailleurs sont payés à un prix fixe pour la réalisation de certaines tâches ou certains projets et ne participent à aucun programme d’avantages sociaux.

Quand un prestataire est-il considéré comme un employé ? Les conseillers en fiscalité internationale et conseillers RH utilisent généralement les paramètres suivants :

Est-ce que la personne :

• Travaille à temps plein pour une seule entreprise ?
• Prend la direction de cette entreprise ?
• N’a pas d’autres clients ?
• Bénéficie de certains avantages sociaux (par exemple jours de vacances, options sur actions, indemnités de déplacement, assurance maladie privée, etc.)

Si vous avez répondu oui à une ou plusieurs de ces questions au sujet du recrutement que vous espérez faire, cela signifie que vous pourriez être confronté(e) à des complications. Cela est particulièrement vrai si la relation avec un prestataire ne se termine pas sur une note positive.

Classification des travailleurs internationaux

La principale raison pour laquelle les entreprises embauchent des entrepreneurs est la flexibilité : elles peuvent rapidement acquérir l’expertise d’un professionnel hautement qualifié sans passer par le processus de s’ établir  en tant qu’employeur légal dans un nouveau pays. Ils fonctionnent également de manière plus indépendante et  pourraient faire économiser de l’argent à long  terme à l’entreprise.

D’un autre côté, la principale raison pour laquelle les entreprises embauchent des salariés est qu’elles recherchent des professionnels qui s’engageront pleinement dans leur activité à long terme. En général, les employés à temps plein s’investissent davantage dans la réussite de l’entreprise, et ils peuvent contribuer à la mise en place des opérations dans un nouveau pays, en recrutant d’autres personnes et en formant des équipes performantes.

Les employés et les sous-traitants  peuvent jouer des rôles clés pour les entreprises internationales à croissance rapide, mais il est essentiel de vous assurer de  les classer correctement. Si quelqu’un « doit » être un employé conformément au droit du travail local, mais que  la personne est  classée comme sous-traitant,  c’est là que les entreprises peuvent rencontrer des problèmes.

Prestataires :

• Ils réalisent leur travail sur une base bien définie. Ils savent clairement où se terminent leurs projets.
• Leur rémunération est fonction du projet.
• Ils sont responsables du paiement des impôts qui les concerne.
• Ils ne participent pas aux programmes d’avantages sociaux offerts par l’entreprise.
• Ils acquièrent eux-mêmes ce dont ils ont besoin pour réaliser leur travail.
• Ils fixent eux-mêmes leurs heures de travail quotidiennes.
• Le travail effectué concerne un projet précis, et non pas des activités commerciales dans leur ensemble.
• Ils ont la charge de leurs propres dépenses professionnelles.
• Ils peuvent être remerciés à tout moment, bien que certains pays exigent une période de préavis.

Les travailleurs sous contrat , également  appelés « travailleurs gig »,   sont un sous-ensemble croissant de la main-d’œuvre, des entreprises telles qu’Uber, Postmates et Amazon s’appuyant sur des entrepreneurs indépendants pour soutenir les services de leurs entreprises.

La dépendance à l’égard des entrepreneurs indépendants peut devenir encore plus fréquente parmi les organisations à mesure qu’elles se développent à l’échelle mondiale, car elle est souvent considérée comme  un moyen  pratique d’exploiter le capital humain  à l’ échelle  mondiale.

Bien que le travail à la demande puisse sembler être au départ une situation mutuellement avantageuse pour le travailleur et l’employeur, la réalité est que ces travailleurs à la demande n’ont généralement pas accès aux avantages sociaux professionnels tels que les congés payés, les congés maladie et les congés maternité ou paternité.

De plus, dans la plupart des pays, les travailleurs à la demande ne sont pas en mesure d’accéder aux programmes de filets de sécurité sociale, tels que l’indemnisation des travailleurs, et  ne versent pas de cotisations de sécurité  sociale. Par conséquent, les tribunaux, les législateurs et les entreprises aux États-Unis  et à l’étranger sont mis au défi de savoir comment  classer  correctement ces travailleurs et leur donner accès à des avantages sociaux.

Employés :

• Les employés travaillent pour l’entreprise sur une base indéterminée.
• Leur rémunération se fait sous forme de salaire.
• Les employeurs sont responsables des impôts qui les concernent et des charges sociales.
• Les employés participent aux programmes d’avantages sociaux qui concernent par exemple les jours de congés ou la location de voiture.
• Les employés peuvent s'appuyer sur les ressources de l’employeur pour accomplir leur travail.
• Les employés travaillent dans le cadre des heures de travail définies par leur employeur.
• Le travail qu’ils accomplissent fait partie des activités commerciales quotidiennes.
• L'employeur rembourse les employés des dépenses liées à leur travail.
• Les employés ont droit à une indemnité de licenciement et à une période de préavis avant leur licenciement, qui varient considérablement selon les pays.

Employés à temps plein

Les employés à temps plein et leur employeur sont liés par un accord qui stipule qu’ils doivent travailler au moins 35 heures par semaine (habituellement) et qu’ils recevront un salaire et des avantages sociaux en retour.

Les employés à temps plein ont plus de droits et un meilleur accès aux avantages sociaux que les prestataires ou les employés à temps partiel, par exemple un salaire minimum, des congés payés, des indemnités de maladie, des congés parentaux (paternité/maternité/adoption), des congés en cas d’urgence, un accès aux programmes de protection sociale et un préavis légal si leur emploi prend fin.

Notamment, l’emploi  de gré à gré  est unique aux États-Unis, et les organisations doivent examiner attentivement les risques de licenciement des employés à temps plein   basés à l’international.

Employés à temps partiel

Les employés à temps partiel travaillent moins d’heures que les employés à temps plein, mais reçoivent la plupart des avantages sociaux liés à un emploi à temps plein. Le travail à temps partiel est courant aux États-Unis, mais moins à l’international, notamment en Europe de l’Est.

Les employés à temps partiel ont généralement droit à un  salaire égal aux taux  d’emploi à temps  plein, aux prestations de retraite, aux congés, aux cotisations sociales, à la formation et aux opportunités d’avancement.

Une erreur de classification des travailleurs : comment cela se produit-il ?

L’histoire de l’erreur de classification des travailleurs commence presque toujours de la même manière : une première embauche dans le secteur des ventes au Brésil, un programmeur fantastique en Pologne, un contrôleur de qualité du fabricant tiers en Chine.

Imaginez ceci : Votre entreprise a décidé que la stratégie commerciale de cette année impliquera au moins une entreprise  internationale. Cela signifie que vous et votre équipe RH serez chargés de faciliter l’embauche parfaite une fois la décision  prise.

Vous commencez à rechercher ce dont  vous aurez  besoin pour  mettre en place la gestion de  la paie  pour votre embauche internationale. Après avoir parcouru d’innombrables sites web contenant des informations contradictoires, vous commencez à paniquer. Vous vous demandez comment  vous   ferez cette embauche lorsque vous n’avez pas d’entité enregistrée dans le pays.

Face à la pression croissante, de nombreux professionnels des RH dans les petites et grandes entreprises ne parviennent pas à embaucher le candidat en tant qu’entrepreneur ou consultant   :  « Embauchons simplement la personne et voyons ».

Si la personne concernée y est ouverte, cela semble résoudre plusieurs problèmes immédiats. Vous évitez également de  consacrer du temps et de l’argent à la création d’entités commerciales dans des pays où vous n’êtes pas sûr d’embaucher plus d’une  personne ou de la  maintenir  dans l’équipe à  long  terme. Cela semble être une solution simple où tout le monde est gagnant. Problème résolu.

Mais est-ce le cas ? Tout dépend du droit du travail de classification des  travailleurs  dans le pays où votre prestataire est basé. Si  la personne  répond à  la définition juridique d’un employé  mais  fonctionne en tant qu ’entrepreneur, vous ne pouvez échanger qu’un problème contre un autre.

Risques  de mauvaise classification des travailleurs

Vous pouvez être tenté d’écarter le faible risque de découverte et de reclassement par les autorités locales. Mais le risque de découverte n’est pas nécessairement le plus important. Après tout, combien d’autorités ont le temps d’enquêter sur plus qu’un petit pourcentage de prestataires ? Toutefois, il convient de garder à l’esprit que certains pays ont les moyens d’être plus vigilants que d’autres.

Par exemple, au Brésil, les paiements entrants effectués par une société à un particulier sont automatiquement signalés à l’administration fiscale. Cela ne veut pas dire que chaque paiement fera l’objet d’une enquête, mais certains le feront, et les moyens de les suivre sont en place.

De manière plus détaillée, les paiements sortants du client brésilien vers son fournisseur international sont également suivis. Si une correspondance est découverte, le client brésilien peut se voir infliger une amende pour avoir travaillé avec une entreprise qui embauche une personne illégalement. À l’ère des mesures d’austérité et des fonds limités, les autorités locales se perfectionnent plus que jamais pour pouvoir identifier les fraudes fiscales.

[bctt tweet=« À l’ère des mesures d’austérité et des fonds limités, les autorités locales sont plus sophistiquées que jamais en matière d’identification des opportunités fiscales. » nom d’utilisateur=« globalpeo »]

Si l’on met de côté le risque de découverte par l’administration fiscale, le plus grand risque concerne ce qui pourrait se passer si vous vous séparez d’un prestataire mécontent.

Supposons que vous décidiez de mettre fin à votre engagement avec un prestataire, et que la négociation ne se passe pas bien. Dans ce cas, la  menace la  plus importante peut être que l’entrepreneur  décide d’informer  les autorités. La menace d’action est souvent suffisante pour obtenir un paiement significatif à l’entrepreneur,  qui peut atteindre des centaines de milliers de dollars.

Si les autorités sont saisies d’un tel cas et qu’elles considèrent que la personne concernée dispose de toutes les caractéristiques d'un employé, voici quelques-unes des conséquences auxquelles vous pouvez vous attendre :

• Il incombe à l’employeur de retenir et de déclarer les impôts sur le revenu dans le cadre d’une relation de travail. En outre, l’employeur est tenu de payer les charges sociales patronales. Si l’évaluation fiscale est établie et que votre prestataire est reclassé en tant qu’employé, les honoraires de l’employé sont généralement traités comme un revenu net.

L’impôt sur le revenu des employés et l’impôt sur les salaires sont évalués au-delà de ce revenu. Les cotisations peuvent remonter à plusieurs années, intérêts et pénalités compris. Compte tenu des taux d’imposition sur le revenu d’environ 30 pour cent, et des impôts sur la paie allant d’environ 10 à 20 pour cent en Asie et jusqu’à 40 pour cent dans certains pays européens, plus les intérêts et les pénalités, l’évaluation totale peut être un montant substantiel, avec des chiffres au nord de USD250 000 pas rare.

• Si vous traitez votre prestataire comme un employé, les documents juridiques indiquant le contraire n’auront aucune validité. Dans à peu près toutes les autres juridictions, une certaine forme de période de préavis existe dans le droit du travail. Ainsi, si le prestataire exige un statut d'employé, il pourrait également prétendre à un licenciement abusif.

• L’erreur de classification des travailleurs peut déclencher des problèmes potentiels d’impôt sur les sociétés. Lorsque l’administration fiscale se rend compte que l’entreprise a embauché de manière irrégulière dans le pays, elle peut alors estimer que les activités de l’entreprise ont entraîné un établissement stable ou un nexus et que l’entreprise aurait dû respecter le droit des sociétés et payer les impôts sur les sociétés depuis le début. L’administration fiscale locale documentera la législation en la matière dans de nombreuses juridictions. La reclassification correspond au proverbe du sang dans l’eau.

La question de la classification de vos travailleurs est une question de gestion des risques. Dans quelle mesure votre entreprise tolère-t-elle le risque lorsqu’elle envisage d’engager des prestataires ? S’agit-il d’une startup en phase de démarrage, où l’intérêt commercial d’une présence sur le terrain dans un pays donné est fort, et où la décision est prise d’abandonner la gestion des prestataires ? Ou travaillez-vous pour une société cotée en bourse  avec  une politique  interdisant  entièrement l’ embauche de sous-traitants ? La récompense l’emporte-t-elle sur le risque, ou est-ce l’inverse ? Voici les questions auxquelles vous devrez répondre lorsque vous envisagerez votre stratégie de  recrutement  international.

Droits et avantages sociaux des travailleurs internationaux

Chaque pays dispose de critères différents pour déterminer si les travailleurs sont des employés ou des prestataires indépendants, ce qui mène à des résultats différents, parfois même au sein d’une même entreprise.

1. Classification des travailleurs aux États-Unis

Bien qu’il n’existe pas de critère international en matière de classification des prestataires indépendants, les tribunaux tiennent souvent compte de facteurs permettant de déterminer si l’employeur exerce un contrôle sur le travailleur, si le travailleur a des activités commerciales ou indépendantes dans ce domaine professionnel et si le travail est effectué en dehors du cours normal des activités de l’employeur.

Ces facteurs sont présentés dans le  « test ABC »  pour la classification, qui est appliquée dans certains États,  y compris le  Massachusetts,  et a été adoptée plus tôt 2018 en en  Californie. De plus, partout aux États-Unis, les tribunaux utilisent couramment le critère du « droit de contrôle » pour évaluer les demandes de reclassification en matière d’emploi. Le test du « droit de contrôle » tient compte de tous les facteurs de la relation entre les parties pour déterminer qui a le droit de contrôler les moyens et la façon dont le travail est exécuté.

Dans une récente  décision de New York,  par exemple,  les coursiers pour le service de livraison, Postmates Inc.,  étaient considérés comme des entrepreneurs indépendants. Le  tribunal a  utilisé  le  test du  « droit de contrôle »  pour  déterminer qu’ il n’y avait  pas de « supervision, direction  et contrôle nécessaires pour établir une relation employeur-employé » entre les livreurs et la société.

2. Classification des travailleurs au Royaume-Uni

Au Royaume-Uni, une nouvelle classification des travailleurs a été créée, qui donne droit aux travailleurs à temps partiel à certains droits et protections, notamment à des droits légaux. Cependant, ils peuvent ne pas avoir accès aux mêmes avantages sociaux que les employés à temps plein.  De plus, le gouvernement fournit des directives détaillées relatives aux droits des travailleurs à temps partiel, où il est indiqué que « les travailleurs à temps partiel sont protégés contre un traitement moins favorable que les travailleurs équivalents à temps plein simplement parce qu’ils sont à temps partiel ».

[bctt tweet=« Au  Royaume-Uni, une nouvelle classification des travailleurs a été créée, ce qui donne droit aux travailleurs à temps partiel à certains droits et protections, y compris les droits légaux. » nom d’utilisateur=« globalpeo »]

Les entrepreneurs peuvent être à la fois des travailleurs et des employés s’ ils sont embauchés  par l’intermédiaire d’une agence, et il existe un régime spécial pour les entrepreneurs, en fonction du secteur dans lequel ils travaillent.

D’autres classifications de travailleurs existent, notamment :

• L’apprentissage qui offre une formation sur le tas dans divers secteurs. Toutefois, en fonction de leur lieu d’apprentissage, les apprentis peuvent ne pas avoir accès aux mêmes droits que les employés à temps plein. Dans certains pays, comme le Royaume-Uni, les apprentis disposent de certains droits, qui peuvent inclure des congés payés.
• C’est aussi le cas pour les travailleurs indépendants, mais pas tout à fait comme les employés contractuels. Les droits des travailleurs indépendants varient selon leur lieu de résidence, mais ils n’ont généralement pas droit à des avantages sociaux tels qu’un salaire minimum et des congés payés.

3. Classification des travailleurs en Europe

La  Cour de justice de l’Union européenne (CJUE) a déclaré que les tribunaux nationaux sont responsables de la classification des travailleurs et que les entrepreneurs doivent être considérés comme des employés ayant droit aux droits du travail. Toutefois, la CJUE a stipulé que le fait de relever de la catégorie des prestataires indépendants en vertu du droit national n’empêche en aucun cas une personne d’être classée comme employé en vertu du droit européen.

En Italie, le recours à des travailleurs intérimaires, en particulier des prestataires, est strictement limité et ne peut dépasser 1 % du nombre total d’employés permanents d’une entreprise. Les entreprises sont également autorisées à remplacer des travailleurs en grève, mais ne peuvent remplacer d’autres travailleurs faisant l’objet d’un licenciement collectif et qui faisaient le même travail ou un travail similaire.

En 2017, la France a adopté une loi créant des entreprises de « portage ». Les travailleurs indépendants peuvent conclure des contrats de travail avec une entreprise de portage leur permettant d’obtenir les avantages sociaux d’un emploi salarié tout en gardant la souplesse liée à leur travail en tant qu’indépendants. Les entreprises de portage ne gèrent pas le travail quotidien, mais plutôt les avantages sociaux, la paie, la facturation et les congés payés.

En Espagne, chaque type de travailleur est tenu de disposer d’un contrat rédigé par son employeur, et toute entreprise faisant des affaires dans le pays doit se référer au Statut des entrepreneurs indépendants établi par la Loi20/2007 of 11 Juillet.

Dans des pays comme la  France, l’Allemagne  et les Pays-Bas, la distinction entre un sous-traitant et un employé dépend de la nature de la relation entre les parties. Cependant,  il existe plusieurs  critères clés  que les entreprises peuvent  utiliser.

L’histoire n’est pas différente en  Europe de l’Est, où chaque pays a ses propres critères  pour classer les travailleurs et ses propres lois sur les erreurs de classification.

4. Classification des travailleurs en Asie-Pacifique

En Australie,les employés à temps  partiel  ont droit aux mêmes avantages que les employés à temps plein au prorata. La relation d’emploi  a  également plus de réglementations qu’une relation avec un sous-traitant. Cependant,  une mauvaise classification  en Australie  enfreint  la loi et les entreprises pourraient être tenues responsables des frais de  pension.

En Inde, le gouvernement  interdit aux  entreprises  de contrôler les entrepreneurs  indépendants,  et les accords doivent être rédigés en tant que contrats juridiquement exécutoires.

En Chine, les prestataires indépendants fonctionnent comme des entités exclusives à l’entreprise, ce qui nécessite un contrat de travail légal. Cependant, le gouvernement chinois considère comme employé quiconque travaille sous l’autorité d’une entreprise.

Aux Philippines, les réglementations stipulent que les  sous-traitants  doivent être enregistrés  au  Bureau  of Internal Revenue du pays.

5. Classification des travailleurs en Amérique latine

Presque tous les pays d’Amérique latine considèrent que les personnes fournissant des services à une entreprise ont une relation de travail avec cette dernière, qu’il s’agisse d’employés à temps plein ou à temps partiel, ou de prestataires. L’Argentine, le Brésil, la Colombie et le Venezuela considèrent que l’embauche d’un prestataire équivaut à l’embauche d’un employé, car les prestataires ont droit à tous les avantages sociaux des employés.

Au Mexique, la législation établit que les prestataires ne sont pas soumis à une subordination. Dès lors, ils n’ont pas droit aux avantages sociaux des employés. Cependant, les tribunaux classent les travailleurs selon la façon dont les services sont rendus.

Transformation des prestataires en employés

Au fur et à mesure que les entreprises mûrissent, il arrive souvent un moment où elles décident qu’elles doivent maîtriser le risque lié aux prestataires et embaucher ces personnes en tant qu’employés. Les prestataires sont souvent satisfaits de la décision de passer au statut de salarié parce qu’ils bénéficient d’une certaine augmentation de leurs avantages, même si cette augmentation est due au paiement de la sécurité sociale et d’autres avantages obligatoires par l’employeur.

Une relation d’emploi à temps plein offre également un niveau de sécurité d’emploi qui peut accroître l’engagement. Des protections plus importantes sont en place pour les employés lorsque les entreprises s’engagent à les embaucher à temps plein.

Le problème le plus important et le plus complexe est de fixer un salaire approprié pour l’employé par rapport aux honoraires du prestataire. Les prestataires en transition ont tendance à négocier fortement pour obtenir une augmentation de salaire, car ils n’ont peut-être pas retenu d’impôts lorsqu’ils étaient prestataires.

Pour ceux qui l’ont fait, l’imposition des indépendants pourrait se traduire par des impôts sur le revenu moins élevés. En tout état de cause, leur salaire net finit généralement par être inférieur en tant qu’employé qu’entrepreneur, une situation que  vous  devrez traiter avec un juste niveau de finesse. Trouver un équilibre entre trop et pas assez est délicat.

La meilleure manière de gérer la transition de prestataire à employé implique une négociation détaillée impliquant notamment :

• Une petite estimation des impôts des indépendants.
• Des avantages supplémentaires reçus en tant qu’employé.
• Une estimation générale du net par rapport au brut pour arriver au nouveau salaire.

On a généralement tendance à surcompenser parce qu’on ne veut pas perdre les précieuses compétences de travailleurs qui ont fait leurs preuves. Vous serez donc tenté(e) de convenir d’un salaire final nettement supérieur au montant versé à un employé classique.

Si votre entreprise envisage de développer ses activités dans un pays en particulier, ce salaire gonflé peut créer des précédents compliqués pour les futurs recrutements. De plus, le salaire supplémentaire de l’employé et le coût des charges sociales peuvent l’emporter sur les économies apparentes réalisées au début, lors de l’embauche de cette personne en tant que prestataire.

Quelles sont vos options ?

L’embauche de travailleurs internationaux ne doit pas nécessairement être compliquée, grâce au portage salarial (EOR).

Un EOR  aide  les entreprises à commercialiser plus rapidement en offrant une alternative légale au recrutement direct. Votre entreprise peut contourner la configuration de l’entité, l’inscription  et les déductions fiscales sur la  paie,  ainsi que le  temps et les coûts requis  pour exécuter tout ce qui précède.

[bctt tweet=”Un EOR  aide  les entreprises à commercialiser plus rapidement en offrant une alternative légale à l’embauche directe.” nom d’utilisateur=”globalpeo”]

Avec des entités internationales  conformes déjà en place, un EOR  s’occupe de la paie et répond aux exigences obligatoires en matière de main-d’œuvre. Dans le même temps, votre entreprise gère et dirige la personne au quotidien.

L’employé bénéficie d’avantages sociaux statutaires locaux, est couvert par toutes les lois du travail obligatoires, et votre entreprise réduit son exposition au risque d’emploi. Par-dessus tout, un EOR  réduit  l’exposition au  risque de mauvaise classification des  travailleurs et vous permet de faire rapidement une embauche légale.

Si votre entreprise a décidé  qu’un sous-traitant est mieux adapté à vos besoins, Globalization Partners peut  vous  aider à  effectuer une évaluation de la classification des travailleurs et à  embaucher des sous-traitants internationaux en  toute conformité. À l’avenir, à mesure que votre entreprise se développe et que les relations  avec vos sous-traitants évoluent, vous pouvez facilement les convertir en employés à temps plein, si nécessaire.

Grâce à  Globalization Partners,  vous pouvez  commencer et développer votre présence internationale, avec l’avantage supplémentaire de pouvoir embaucher à la  fois des employés pour votre croissance à  long terme et des entrepreneurs internationaux  pour des projets à court terme.

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